Was sind digitale Verträge?

Wechseln Sie von gedruckten Papieren, handschriftlichen Unterschriften und physischen Archiven zu wirklich digitalen Verträgen, die sicher und datengesteuert sind und Ihnen die Freiheit geben, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Was sind digitale Verträge?

Digitale Verträge, auch bekannt als elektronische Verträge oder E-Verträge, sind Vereinbarungen, die Sie mit digitalen Methoden abschließen und ausführen. Statt mit Papierstapeln werden diese Verträge mit elektronischen Mitteln wie E-Mails, Online-Plattformen oder digitalen Signaturen erstellt, gespeichert und verwaltet. Das Tolle an digitalen Verträgen ist, dass sie für alle Beteiligten eine Erleichterung darstellen. Sie können Verträge online erstellen, unterzeichnen und speichern, ohne dass Sie die Dokumente ausdrucken, einscannen oder per Post versenden müssen. Alles wird elektronisch erledigt, was Zeit und Geld spart. Außerdem sind digitale Verträge mit zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Authentifizierung ausgestattet, was sie zu einer sichereren Option macht. Ganz gleich, ob Sie ein Unternehmen oder eine Privatperson sind, digitale Verträge helfen Ihnen, Ihre Prozesse zu rationalisieren und Online-Transaktionen problemlos abzuwickeln.

Was ist digitales Contracting?

Digitales Contracting ist der Prozess der Erstellung, Ausführung und Verwaltung dieser Verträge in einer digitalen Umgebung. In der Welt des digitalen Vertragsabschlusses gibt es eine breite Palette von Software, die dabei hilft, verschiedene Komponenten dieses Vertragslebenszyklus zu automatisieren und zu verbessern, aber im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Software für den digitalen Vertragsabschluss.

Je nachdem, was Sie konkret benötigen, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Elektronische Signatur-Software
  Diese Variante dient dazu, Verträge digital zu signieren. Sie können online eine digitale Signatur erstellen und dabei auch oft zwischen verschiedenen Signaturarten und Stilen wählen. Der Vorteil dieser Option ist, dass sie mit Vorschriften für Rechtskonformität übereinstimmt.
• CLM Software ( Contract Lifecycle Management Software)
  Im Vergleich zur vorigen Software ist die CLM Software umfangreicher, was die von ihr angebotenen Möglichkeiten betrifft. Sie ist für den ganzen Prozess der Vertragsunterzeichnung zuständig. Mithilfe einer CLM Software lassen sich Verträge digital unterschreiben, nachdem man sie mithilfe der gleichen Software zuerst erstellt und danach möglicherweise auch angepasst hat.

Die zwei Arten von digitalen Verträgen

Bei der digitalen Vertragsverwaltung gibt es im Wesentlichen zwei Schulen. Die eine basiert auf dem Hinzufügen von Unterschriften zu statischen PDF-Dateien, die andere auf HTML, wodurch der Vertragsprozess browserbasiert, dynamisch und interaktiv wird. Mit anderen Worten: Statt ein Standbild eines Dokuments zu unterschreiben, können Sie bei digitalen Verträgen den Vertrag durch Ziehen und Ablegen von Text in ein kollaboratives Dokument erstellen. Das bedeutet, dass sich der Vertrag nach dem Versand bearbeiten lässt. Man kann z.B. Videos und Anhänge einbinden und ansprechende Produktfelder einfügen, sodass die Gegenpartei sie ausfüllen kann.

Bei Verträgen, die auf HTML basieren, können Sie auch die Metadaten aus allen Ihren Verträgen extrahieren. Bei PDF-Verträgen sieht die Situation etwas anders aus – alle Informationen muss man manuell dokumentieren. Auf lange Sicht leisten die auf HTML basierenden Verträge einen wichtigen Beitrag, wenn es um Zeitersparnis und Automatisierung von Verfahren geht.

Brauchen Sie einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur?

Eine einfache elektronische Signatur braucht man nur, um seine Identität zu bestätigen. Der Vorteil dieser Form der E-Signatur ist ein leichtes Verfahren, denn man kann seine Unterschrift einfach einscannen oder per Click eingeben. Dabei muss man auch vorsichtig sein, weil eine solche digitale Unterschrift leicht gefälscht werden kann.

Bei einer fortgeschrittenen E-Signatur handelt es sich um eine digitale Unterschrift, die durch Kryptografie geschaffen wurde. Dafür braucht man seine Identität zu bestätigen und bekommt ein digitales Zertifikat. Das Sicherheitsniveau und die Beweiskraft dieser Art der elektronischen Signatur müssen hoch sein, während die Unterschrift rechtsgültig bleibt, solange sie nicht manipuliert wird.

Die sicherste Form ist jedenfalls die Form einer qualifizierten elektronischen Signatur. Laut eIDAS hat diese Signaturart die gleiche Rechtsgültigkeit wie die per Hand unterschriebenen Unterlagen. Der erste Schritt zur qualifizierten elektronischen Signatur ist die Genehmigung einer staatlich anerkannten Zertifizierungsstelle. Wenn Sie ein wichtiges Dokument signieren möchten, wie z.B. Kreditverträge oder Kündigungen, ist diese Art der Signatur das, was Sie brauchen.

Fünf Gründe, warum Teams digitale Verträge lieben

1. Anpassbare Kontrolle

Verträge erfordern oft ein hohes Maß an Sicherheit oder Sensibilität. Deshalb verfügen einige digitale Vertragslösungen wie Oneflow über anpassbare Benutzerberechtigungen und eine BankID-Signatur, um sicherzustellen, dass Verträge nie in die falschen Hände gelangen. Für Vertrauensdienste, wie elektronische Signaturen, ist das die wichtigste Aufgabe. Oneflow ermöglicht auch das Sperren von Textblöcken in Vertragsvorlagen. Dies bedeutet, dass ein Nutzer nur diejenigen Felder und Artikel bearbeiten kann, dessen Bearbeitung eine andere Person aus Ihrem Team erlaubt hat.

2. Nahtlose Integrationen

Verträge können oft eine lästige Ablenkung von anderen Arbeitsabläufen sein. Deshalb ist es wichtig, eine digitale Vertragslösung zu finden, die sich in die von Ihnen am häufigsten verwendete Software integrieren lässt, um Zeit zu sparen. Diese Integrationen können oft automatisch Daten aus Ihrer Software in den Vertrag einfügen, was die Datenkonsistenz verbessert und menschliche Fehler bei der manuellen Vertragserstellung reduziert. Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, können Sie einige Software mit Power-Apps wie Zapier oder Microsoft Power Automate verbinden, um Arbeitsabläufe zu automatisieren, z. B. die automatische Erstellung eines Vertrags, wenn ein bestimmter Auslöser in Ihren anderen Apps auftritt. Eine weitere Option wäre auch Salesforce, die CRM-Plattform, die am besten für große Firmen geeignet ist. Salesforce ist cloud-basiert und nutzt KI als Unterstützung. Kleinere Betriebe können auch die HubSpot-Software ausprobieren. Sie verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche und erleichtert Workflows für Vetrieb und Marketing. Wenn einem Basisfunktionen genug für die Arbeit sind, kann man auch die kostenlose Version benutzen.

3. Organisiert

Mit digitaler Vertragssoftware wie Oneflow können Unternehmen dedizierte Arbeitsbereiche mit Vorlagen, Dashboards und Archiven speziell für verschiedene Teams oder Abteilungen erstellen. Nach der Unterzeichnung kommt die Organisation noch mehr ins Spiel, denn Sie können alle Ihre Verträge mithilfe von Ordnern, Tags, Vertragsverknüpfungen, globaler Suche und internen Erinnerungen einfach navigieren. Oneflow, als Software für eine fortgeschrittene elektronische Signatur, hilft Ihnen dabei, alle wichtigen Unterlagen, wie z.B. Arbeitsverträge, thematisch oder chronologisch zu organisieren.

4. Kein Rückruf oder erneutes Senden

Der Unterschied zwischen dem Versand von statischen PDF-Dateien und erstellbaren dynamischen Verträgen ist leicht einzusehen. Die Digitalisierung der Unterzeichnungsprozesse hat mit sich die Möglichkeit gebracht, Verträge digital zu bearbeiten, obwohl sie schon versendet wurden. Man kann später beispielsweise eine einfache elektronische Signatur hinzufügen oder sogar die ganze Form des Vertrags ändern. Das Beste an der Arbeit mit Oneflow ist, dass man seine digitale Unterschrift hinzufügen kann, ohne den Vertrag immer wieder neu hochladen zu müssen.

5. Verfolgung und Daten

Mit Software wie Oneflow können Sie auch das Engagement und den Status Ihrer Verträge verfolgen, z. B. ob Ihre Gegenpartei ein Formularfeld öffnet, kommentiert oder ausfüllt. So können Sie reagieren und Ihre Gegenpartei kontaktieren, wenn es am wichtigsten ist. Sie können auch die gesamten Metadaten all Ihrer Verträge exportieren, so dass Sie den Wert des Geschäfts, die verkauften Produkte und die beteiligten Parteien in all Ihren Verträgen verstehen können, ohne dass Sie ein CRM oder eine zusätzliche Lösung benötigen.

Was können Sie mit digitalen Verträgen unterschreiben?

Mit digitalen Verträgen können Sie fast jede Art von Verträgen erstellen, aushandeln und unterzeichnen.

Hier sind einige Beispiele dafür, was Sie mit digitalen Verträgen unterschreiben können:

Kaufverträge

Das nächste große Geschäft abschließen? Gönnen Sie sich mehr Zeit für Ihren Vertrieb und sorgen Sie dafür, dass Ihre Verträge in Stunden oder sogar Minuten statt in Tagen unterzeichnet werden. Und das Beste daran ist, dass Sie dank unserer Integrationen mit Zwei-Wege-Synchronisationen nicht einmal Daten manuell übertragen müssen. Auf diese Weise lassen sich Medienbrüche vermeiden und man spart Zeit, indem alles digital erledigt wird.

Unterlagen für neue Mitarbeiter

Wir alle wissen, dass jedes Mal, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, eine Menge Papierkram anfällt. Wenn Sie aber beispielsweise Arbeitsverträge digital verwalten, entfällt ein Großteil der manuellen Verwaltungsarbeit. Nutzen Sie mehrere Optionen für eine digitale Unterschrift, eine großartige Archivierungsfunktion und Integrationen mit Ihrem ATS, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen kopiert werden. Verträge digital zu verfassen hat noch einen weiteren Nutzen: Sie können der Personalabteilung helfen, die interne Compliance besser zu verwalten.

Pachtverträge

Ganz gleich, ob Sie auf der Suche nach einem tollen neuen Büro sind oder einen Veranstaltungsort für einen Tag benötigen, Sie können einen Mietvertrag als digitalen Vertrag erstellen und versenden. Wenn Sie das nächste Mal eine Klausel überprüfen müssen, brauchen Sie nicht mehr in Aktenschränken oder komplizierten Ordnerstrukturen herumzuwühlen. Das Gleiche gilt für Lieferantenverträge.

Dies sind nur drei Beispiele dafür, wie digitale Verträge Ihrem Unternehmen helfen können, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Wann muss trotzdem eine Schriftform des Vertrags vorliegen?

Auch wenn Plattformen wie Oneflow zahlreiche Vorteile bei Erstellung von Verträgen mit sich bringen, schreibt das Gesetz manchmal die Schriftform vor, und zwar dann, wenn Dokumente eine hohe Beweiskraft haben müssen. Einige Unterlagen, die eine Schriftform verlangen, sind z.B.

• Testamente
• langfristige Mietverträge (über 1 Jahr)
• manche Arbeitsverträge ( und ihre Kündigungen)

In diesen Fällen reicht es nicht, Verträge digital zu signieren, denn ihre Rechtsgültigkeit wäre fragwürdig. In allen anderen Fällen, wenn die Rechtsgültigkeit nicht zu beweisen ist, wäre Oneflow eine perfekte Lösung sowohl für einfache elektronische Signatur als auch für fortgeschrittene elektronische Signatur.

Wie digitale Verträge Ihrem Team zum Erfolg verhelfen können

Juristische Teams

Ein Applaus für Ihre Rechtsabteilung. Schließlich sind sie es, die sich mit dem Kleingedruckten beschäftigen und es auch schreiben. Mit digitalen Verträgen können wir das Kleingedruckte zwar nicht eliminieren, aber wir können den Zeitaufwand, den Sie damit verbringen, massiv reduzieren. Mit Vorlagen brauchen Sie jede Art von Vertrag nur einmal zu erstellen, und dann können Ihre Vertriebs-, Personal- und Marketingteams damit arbeiten – in der Gewissheit, dass er den Vorschriften entspricht.

HR-Teams

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie wechseln von einem Startup zu einem großen Unternehmen. Plötzlich müssen Sie für Dutzende von Stellen im gesamten Unternehmen Personal einstellen. Wenn Sie mit PDFs oder, noch schlimmer, mit Verträgen auf Papier und Tinte arbeiten, wissen Sie, wie schnell Sie sich in der Verwaltung verzetteln können. Mit den leistungsstarken digitalen Verträgen von Oneflow können Sie jeden Schritt des Prozesses direkt von Ihrem ATS aus verfolgen und die Archivierungsfunktion voll ausschöpfen, um alle Ihre Verträge sicher an einem Ort zu speichern.

Verkaufsteams

Sie sind Vertriebsmitarbeiter. Sie wollen das tun, was Sie am besten können, und sich nicht mit langweiligen Verwaltungsaufgaben herumärgern. Dank digitaler Verträge können Sie jetzt die Zeit, die Sie für die Unterzeichnung benötigen, um das 8-fache reduzieren. Und das Ergebnis? Sie können mehr verkaufen und den so wichtigen ARR steigern.

E-Mail-Signatur

Damit alle Mitglieder Ihres Teams in ihren E-Mails professioneller wirken, ist die E-Mail-Signatur da. Egal ob sie sich für eine einfachere Variante entscheiden (Name, Telefonnummer, Position und Firma), oder weitere Details hinzufügen möchten, wie z.B. Social-Media-Daten, würden sie auf diese Weise einen professionellen Eindruck auf potentielle Kunden hinterlassen.

Sparen Sie Zeit und überlassen Sie die Arbeit der Cloud

Mit der elektronischen Unterschrift und digitalen Verträgen sparen Sie viel Zeit und Verwaltungsarbeit, egal in welcher Abteilung Sie tätig sind. Aber dank der Cloud-Speicherung können Sie das noch steigern. So wie Ihr Telefon Ihre Fotos und Videos in einer Cloud speichert, bewahrt Oneflow Ihre Verträge in einem digitalen Archiv auf, das jederzeit per Mausklick abgerufen werden kann. Es ist wirklich eine All-in-One-Lösung für Ihre Plattform.

Vergleichen Sie das mit Verträgen in Papierform. Nicht nur, dass Sie potenziell viel Geld für Porto ausgeben müssen, Sie brauchen auch einen Ort, um sie aufzubewahren. Stichwort: der Raum, den jedes papierbasierte Büro hat und der mit Aktenschränken gefüllt ist, mit denen nur ein oder zwei Personen umgehen können. Mit der elektronischen Unterzeichnung und digitalen Verträgen können diese Räume der Vergangenheit angehören.

Intelligentere Verträge: unterschrieben, besiegelt, zugestellt

Wir sind uns alle einig, dass digitale Verträge eine intelligentere und schnellere Option der Zusammenarbeit sind. Aber wie sieht es mit der Rechtmäßigkeit des Ganzen aus?

Digitale Verträge sind in der EU, im EWR und im Vereinigten Königreich rechtsgültig. Im Vereinigten Königreich können digitale Verträge rechtsverbindlich sein, sofern sie bestimmte Anforderungen erfüllen. Zu diesen Anforderungen gehören:

• Die Beteiligten müssen die Absicht gehabt haben, ein Rechtsverhältnis zu schaffen.
• Der Vertrag muss klar kommuniziert und von allen Parteien verstanden werden können.
• Der Vertrag muss alle erforderlichen Bestimmungen und Bedingungen enthalten.
• Die Parteien müssen sich über die Vertragsbedingungen geeinigt haben.

Darüber hinaus gibt es bestimmte Arten von Verträgen, die im Vereinigten Königreich nicht digital abgewickelt werden können, wie z. B. Verträge über den Verkauf von Grundstücken oder über die Vollstreckung eines Testaments.

Wie Sie mit digitalen Verträgen schneller zum Abschluss kommen

Wie oft haben Sie schon von digitalen Verträgen gehört und wie sie Ihnen helfen können, die Abschlussquote zu erhöhen? Was kann also Ihr Geschäft beschleunigen und Sie schneller zum Abschluss bringen? Die Antwort lautet: digitale Verträge. E-Signatur erleichtert auch Ihren Kunden, sich für die Zusammenarbeit mit Ihnen zu entscheiden, denn das ganze Verfahren bezüglich der Vertragsunterzeichnung besteht nur darin, einen schnell verfassten Vertrag auch schnell zu signieren.

Mobilitätsfreundliche Verträge

Wir leben und atmen mobil. Es ist unsere Lebensweise in der modernen Welt. Verträge digital unterschreiben macht es einfach, Geschäfte von dort aus zu tätigen, wo Ihre Kunden sind – auf dem Handy. Außerdem können Ihre Mitarbeiter so schnell reagieren, wenn das Geschäft voranschreitet – auch wenn sie gerade unterwegs sind.

Den Entscheidungsträger einbeziehen

Im B2B-Bereich verkaufen Sie nicht nur an einen einzelnen Interessenten, sondern an eine ganze Gruppe von Menschen. Und jeder Ihrer potenziellen Kunden kann PDFs leicht an Wettbewerber weiterleiten, um einen anderen Preis zu erzielen. Bei digitalen Verträgen kann jeder Entscheidungsträger in den Prozess einbezogen werden, und es können Änderungen von jedem Unterzeichnenden an einem digitalen Vertrag vorgenommen werden.

Nur eine Version für alle Parteien

Es ist sicherlich schon passiert, dass Sie aus Versehen zu früh auf “Senden” gedrückt haben, und dass die E-Mail ohne Anhang gesendet wurde. Mit Oneflow lassen sich solche Fehler korrigieren, indem Sie das Dokument direkt in der Cloud ändern und speichern können. Auf diese Weise müssen Sie die E-Mail nicht erneut schicken, denn es besteht nur eine Version des Vertrags, und zwar die korrigierte.

Verdoppeln Sie Ihre Verkaufsproduktivität

Vertreter müssen keine Zeit mehr damit verschwenden, nach fehlenden Verträgen zu suchen, Daten manuell in ihre Angebote einzugeben oder zu aktualisieren und den Kontext zu wechseln, weil sie verschiedene Tools zum Erstellen und Verwalten von Angeboten benötigen. Mit einem einzigen Klick können digitale Verträge leistungsstarke Angebote replizieren, auf jedes Angebot mit einem elektronischen Archiv zugreifen und einen Überblick über den Fortschritt und den Status des Geschäfts bieten.

Treffen Sie datengestützte Entscheidungen

Vertriebsleiter können bessere Entscheidungen treffen, wenn sie die Vertriebsleistung auf der Grundlage von digitalen Vertragsdaten verstehen. Wie hoch ist der Gesamtwert der im letzten Quartal unterzeichneten Verträge? Welche Vorlagen haben die beste Trefferquote? Wie lange dauert es von der Erstellung eines Vertrags bis zu seiner Unterzeichnung? Dies sind die Daten, die Vertriebsorganisationen helfen zu wachsen.

Minimierung der rechtlichen Risiken

Die Rechtsprechung verlangt zwei Dinge, um die rechtliche Durchsetzbarkeit eines Vertrags zu beweisen:

Das zweite Ding heißt E-Siegel. Ein elektronisches Siegel soll vorhanden sein, wenn man ein Dokument im Namen der Firma erstellt. Indem ein Dokument elektronisch “versiegelt” wird, wird auch bewiesen, dass es nach der Unterzeichnung nicht manipuliert wurde.

Erstens, dass die unterzeichnende Person diejenige ist, die sie vorgibt zu sein. Das schafft man mithilfe einer E-Signatur.

Für weitere häufig gestellte Fragen zu Oneflow besuchen Sie bitte diese Seite: https://oneflow.com/de/faq/

Es ist nicht überraschend, dass viele immer noch zu traditionellen Unterschriften auf Papier neigen. Es ist aber auch wichtig neue und sichere Optionen auszuprobieren. Sie sparen Zeit und automatisieren das ganze Verfahren, können sicher aufbewahrt werden und helfen dabei, Medienbrüche zu vermeiden. Es wundert nicht, dass sie auf dem Markt immer beliebter werden. Wenn sie sich denjenigen anschließen möchten, die ihre Verträge digital unterschreiben, wagen Sie den ersten Schritt und erkunden Sie Oneflow!