FAQ

Die Grundlagen

Oneflow ist eine umfassende Plattform für elektronische Verträge, die die Vertragsverwaltung für Unternehmen jeder Größe automatisiert.

E-Vertrag oder auch elektronischer Vertrag, ist ein von Oneflow entwickelter Begriff, der es den Benutzern ermöglicht, alle Schritte in einem Vertragsprozess in einem sicheren Arbeitsbereich zu verwalten. Dies dient zur Digitalisierung Ihres gesamten Vertragsprozesses.

Oneflow bietet seinen Benutzern die Möglichkeit, Dokumente zu erstellen und zu unterzeichnen, zusammenzuarbeiten, Lebenszyklen zu verwalten und Verträge sowie mit ihnen verbundene Daten zu analysieren. Benutzer können ihre Interessenvertreter und Gegenseite ganz einfach zur Teilnahme am Vertragsprozess einladen. Die Kommunikation wird in einem Prüfpfad nachverfolgt. Die Vertragsunterzeichnungen via Oneflow sind fast überall auf der Welt rechtsverbindlich.

 

Oneflow ist ein Tool, das für alle Abteilungen eines Unternehmens konzipiert wurde, um die Schritte in einem Vertragsprozess durch einen kompletten, leistungsstarken Arbeitsbereich zu vereinheitlichen. Vertrieb, Human Resources, Einkauf, Finanzen, die Rechtsabteilung und IT-Experten verwenden Oneflow, um die Vertragsverwaltung zu automatisieren und durch die täglich intelligentere Arbeit Zeit zu sparen.

If you are an existing customer or a trial user, you can find most answers at our Help Center here. For urgent requests, you can also email support@oneflow.com or call us at  +46 (0) 8 517 297 70. For more details about our Service Level Agreement, please visit this page.

Für Unterzeichner oder Empfänger

Als Empfänger haben Sie eine E-Mail mit einem Link zu einem Vertrag erhalten. Ihre Gegenseite möchte, dass Sie sich diesen durchlesen, überdenken und (hoffentlich) unterzeichnen. Ein Oneflow-Vertrag kann interaktiv sein und ermöglicht es Ihnen, Informationen einzutragen und Entscheidungen direkt im Vertrag zu treffen.

Wenn Sie dazu eingeladen wurden, einen Vertrag zu unterzeichnen, lautet die Antwort „Nein“ auf die Frage, ob Sie ein registrierter Benutzer sein müssen, um den Vertrag zu öffnen.

Sobald der Vertrag von beiden Parteien unterzeichnet wurde, können Sie den signierten Vertrag als PDF herunterladen. Die Kopie des unterzeichneten Vertrags wird zusätzlich an Ihren Posteingang gesendet.

Ein Testkonto erhalten

Nachdem Sie ein Konto erstellt haben, erhalten Sie sofortigen 14-tägigen Zugriff auf Oneflow. Wir fragen Sie nicht nach Ihrer Kreditkarte, um Ihre Testversion zu starten. Also können Sie Oneflow ganz ungezwungen ohne Verpflichtungen testen.

Ihre Testversion läuft automatisch nach 14 Tagen ab. Danach können Sie sich nicht mehr in Ihr Konto einloggen oder auf Ihre Verträge oder Vorlagen zugreifen. Wenn Sie Verträge exportieren möchten, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team, um temporär Zugriff zu erhalten. Sie können auch selbst vor dem Ende der Testversion Ihre Verträge exportieren.

 

Verfassen

Author ist das Erstellungstool von Oneflow. Dies ermöglicht es Ihnen, tolle Markenverträge zu erstellen und zu gewährleisten, dass die richtigen Vertragsversionen und -vorlagen verwendet werden. Mit dem einfachen Drag-and-Drop-Editor und den vorgegebenen Inhaltsmodulen können Sie tolle, flexible und sichere HTML-basierte Vertragsvorlagen professionell erstellen.

Datenfelder sind Platzhalter, die es Ihnen ermöglichen, Informationen an verschiedenen Stellen eines Vertrags zu duplizieren. Dies ist ein einfacher Weg, automatisch wiederkehrende Informationen in den Vertragsinhalt einzufügen, wie der Unternehmensname des Empfängers. Dadurch sparen Sie Zeit und Aufwand, da Sie nicht mehr manuell den gesamten Vertrag durchgehen müssen, um die wiederkehrenden Daten einzugeben.

Datenfelder werden auch mit Integrationen verwendet. Sie können beispielsweise Ihre Felder in einem CRM auf den entsprechenden Datenfeldern in einer Vertragsvorlage abbilden und die Datenauffüllung in jedem neuen Vertrag automatisieren. Auch umgekehrt können Sie Datenfeldwerte von Oneflow in jedes andere System, wie CRM und ERP, durch unsere API übertragen.

Collaborate

Mit Collaborate können Sie Ihren Vertragsverhandlungsprozess beschleunigen, indem Sie jeden einladen, der vor dem Senden an die Gegenseite an der Überprüfung, der Kommentierung und der Freigabe des Vertrags beteiligt ist – auf einer gemeinsamen Web-Plattform, auf der Sie die Zugangsrechte und -berechtigungen für jeden Vertragspartner verwalten können. Erhalten Sie Benachrichtigungen und Erinnerungen, wenn Sie an der Reihe sind und wenn andere mit dem Vertrag interagieren.

Ein Prüfpfad verfolgt alle Änderungen und den Zugriff auf Ihre Verträge. Oneflow sammelt und protokolliert alle im Vertrag vorgenommenen Änderungen. Wer hat was wann gemacht? Dies ist eine viel effektivere Arbeitsweise als verschiedene Versionen des Vertrags hin und her zu schicken und dessen Inhalt zu vergleichen.

Es werden immer dann Benachrichtigungen versandt, wenn der andere Vertragspartner Aktualisierungen oder Änderungen am Vertrag vorgenommen hat. Sie und Ihre Gegenseite können offen kommunizieren und sind immer auf dem neuesten Stand. Bei jeder Änderung wird eine E-Mail mit einer Zusammenfassung der Aktualisierungen und der betreffenden Person versandt. Auch bei Oneflow ist eine Zusammenfassung der Benachrichtigungen verfügbar.

Signieren

Sign ermöglicht es Ihnen, einen Vertrag elektronisch ohne Papier und ganz einfach auf jedem Gerät zu unterzeichnen. Verträge, die via Oneflow unterzeichnet werden, sind in den meisten Ländern der Welt rechtsverbindlich. Sie sind sogar noch sicherer als Tinte auf Papier. Verwenden Sie die mehrstufige Authentifizierung, um die Sicherheit zu erhöhen, wie die SMS- und die elektronische Identifizierung (z. B. Bank-ID).

Ja, es ist rechtsverbindlich und fast überall auf der Welt gerichtstauglich, einschließlich aller europäischen Länder, den Vereinigten Staaten von Amerika, Australien, Neuseeland und einem Großteil der Länder in Asien. Eine elektronische Unterschrift oder auch elektronische Unterzeichnung hat mindestens das gleiche Gewicht und die Rechtswirkung wie eine klassische Unterschrift mit Tinte auf Papier. 

Wir bieten die fortschrittlichste elektronische Unterschrift als Standardeinstellung für die Oneflow-Verifizierung und -Unterzeichnung. Ihre Gegenseite erhält eine E-Mail mit einem sicheren und eindeutigen Link zum Vertrag und kann diesen sicher und rechtsverbindlich von jedem Gerät aus mit nur einem Klick unterzeichnen. Außerdem bietet Oneflow zusätzliche Authentifizierungsmethoden mittels SMS und elektronischer ID.

 

Öffnen Sie das unterzeichnete PDF-Dokument im Adobe Reader. Sie können den Adobe Reader hier herunterladen. Oben sehen Sie einen blauen Balken, der bestätigt, dass das Dokument unterzeichnet wurde und Sie können das Unterschriftenfeld für zusätzliche Informationen zum Zertifikat und dessen Rechtmäßigkeit öffnen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu unserem Blog.

Lebenszyklus

Lifecycle ermöglicht es Ihnen, Lebenszyklusereignisse zu organisieren und zu Ihren Verträgen hinzuzufügen, damit Sie alle Verträge in einem sicheren Archiv haben. Sie können automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen gemäß den Vertrags-Meilensteinen erhalten. Mit unserer leistungsstarken eingebauten Suchfunktion können Sie einfach einen Vertrag bei Oneflow googeln oder mithilfe von Tags, Platzhaltern, Daten oder Schlagwörtern filtern. Das manuelle Durchsuchen von Akten gehört damit der Vergangenheit an.Sie können buchstäblich nach einem Vertrag bei Oneflow „googeln“ oder nach Tags, Platzhaltern, Daten oder Schlüsselbegriffen filtern. So müssen Sie nie wieder die Nadel im Heuhaufen suchen.

 

Integrieren

Das Automatisieren Ihrer Verträge mit Oneflow bedeutet nicht, dass Sie Ihre aktuellen Arbeitsabläufe unterbrechen müssen. Connect bedeutet, dass Sie Ihre bevorzugten Systeme nutzen können, um Oneflow-Verträge durch die Verwendung der öffentlichen API, WebHooks und Plug-and-Play-Integrationen von Oneflow zu erstellen und unterzeichnen zu können.

Oneflow bietet Plug-and-Play-Integrationen in Salesforce, Upsales, Lime, Intelliplan und mehr als 1.000 anderen Systemen. Falls Sie über ein proprietäres System oder eine Software verfügen, für die wir noch keine Integration zur Verfügung gestellt haben, können Sie Oneflow natürlich auch selbst integrieren. Wir bieten eine offene REST-API und WebHooks. Steigen Sie direkt hier in unser API-Dokument ein oder lesen Sie hier mehr über unsere Integrationen.

Sicherheit und DSGVO

Oneflow entspricht den höchsten Anforderungen im Hinblick auf personenbezogene Daten und erfüllt die Bestimmungen der DSGVO. Alle Verträge werden verschlüsselt und personenbezogene Informationen werden anonymisiert. Wir garantieren, dass keinerlei Daten mit anderen als den vorgesehenen Parteien geteilt werden. Weitere Informationen zur Einhaltung der DSGVO erhalten Sie hier.

Der Schutz Ihrer Daten hat bei uns höchste Priorität. Oneflow nutzt hochsichere, extrem skalierbare und sehr zuverlässige, erstklassige Cloud-Services, die den Anforderungen der sicherheitsempfindlichsten Organisationen entsprechen.

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