Lo entendemos. Dirigir una pequeña empresa es duro. Pero algo que puede aligerar la carga es encontrar el software de firma electrónica adecuado para pequeñas empresas. Estamos aquí para ayudarte. En este artículo, veremos por qué el software de firma electrónica para pequeñas empresas es la elección correcta.
Cubriremos estos casos de uso:
- Contratos de trabajo
- Contratos de venta
- NDAs
- Contratos públicos
- Acuerdos de propiedad intelectual
- Contratos inmobiliarios
- Formularios de autoselección para clientes
Pero antes de llegar a nada de eso…
¿Qué es una firma electrónica?
Antes de sumergirnos en la legalidad de adjuntar firmas electrónicas a los documentos, definamos primero qué es una firma electrónica. Una firma electrónica es una representación digital de una firma manuscrita. Se crea utilizando medios electrónicos, como un ratón, un lápiz óptico o el dedo sobre una pantalla táctil. Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes y están reconocidas como forma válida de firma por muchos países del mundo.
Ahora, sin más preámbulos, pasemos a esos casos de uso.
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1. Contratos de trabajo
Cuando tu empresa despegue, tendrás que empezar a contratar gente. Ya sean empleados remunerados o becarios, necesitarán contratos. Ahí es donde entra en juego el software de firma electrónica adecuado para pequeñas empresas, como Oneflow.
Con el software adecuado, puedes tener una plantilla estándar lista en un momento. Todo lo que tienes que hacer es cargar la plantilla, rellenar los datos de tu nuevo empleado, comprobar que los campos de firma están en su sitio y ¡listo!
Lo mejor es que cada uno obtendrá una copia del contrato para conservarla. Pero también puedes utilizar la función de archivo online de tu programa de contratos: todos los programas de firma electrónica para pequeñas empresas incluyen una función de archivo de serie.
Lo mejor es que, gracias a la posibilidad de crear montones de plantillas, puedes garantizar el cumplimiento legal pidiendo a tu equipo jurídico que revise una plantilla antes de ponerla en marcha.
2. Contratos de compraventa
Tanto si te abres paso en el espacio B2B como en el B2C, vas a necesitar contratos de venta, y por eso es importante encontrar el software de firma electrónica adecuado para pequeñas empresas. Los contratos de venta son el alma de cualquier empresa, independientemente de su tamaño. Y sustituir los contratos HTML por contratos digitales puede reducir el tiempo de firma de semanas, o incluso meses, a cuestión de días, o incluso de unas pocas horas.
Lo mejor es que los programas de firma electrónica, como Oneflow, te permiten personalizar tus contratos con algo más que un logotipo o un membrete. Puedes añadir vídeos, imágenes y GIFs para que tus contratos destaquen de verdad. Igualmente, con menús desplegables para elegir servicios, bienes, etc., puedes añadir un elemento de autoservicio fundamental a tus contratos.
Con los contratos digitales, puedes iniciar la experiencia del cliente incluso antes de que haya firmado.
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3. NDAs
Tanto si un empleado se traslada, es despedido o despedido, como si un consultor trabaja contigo durante un breve periodo de tiempo, los acuerdos de confidencialidad pueden ser imprescindibles. Afortunadamente, el software de firma electrónica adecuado para pequeñas empresas también te cubre las espaldas en este caso.
Los A.D.N. suelen ser bastante identitarios, así que, con una plantilla, puedes generar A.D.N. en un momento, incluso en medio de una reunión. Lo mejor es que, gracias a las carpetas, puedes almacenar de forma segura todos estos documentos sensibles en un solo lugar. Dirigir una pequeña empresa puede ser duro, pero perder documentos no tiene por qué hacerlo aún más.
4. Contratos públicos
Tanto si los bienes que necesitas son físicos como digitales, necesitarás contratos de adquisición. Los contratos de adquisición garantizan que los bienes y/o servicios que necesitas te lleguen a tiempo y al precio acordado.
Ahora bien, el software de firma electrónica adecuado para pequeñas empresas no puede ayudarte a negociar ese mejor precio posible, pero puede contribuir a que el proceso sea lo más fluido posible.
Por ejemplo, si has conseguido esa gran oferta y necesitas firmarla lo antes posible, los contratos digitales pueden ayudarte a conseguirlo. En lugar de tener que editar, generar y luego enviar un contrato en PDF, puedes simplemente editar un contrato HTML en directo en la página, y conseguir que se firme en unos instantes. ¡No está nada mal!
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5. Acuerdos de propiedad intelectual
Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes. Así que, tanto si colaboras en un proyecto externo con una empresa o un particular, como si necesitas dejar claro a quién pertenece qué por cualquier otro motivo, puedes estar seguro de que el software de firma electrónica adecuado para pequeñas empresas es vinculante, y de que el estado de tu trabajo es seguro.
6. Contratos inmobiliarios
Tanto si es tu primera oficina como si necesitas algo más grande, necesitarás un contrato inmobiliario. Un contrato inmobiliario significa que has acordado alquilar o comprar un inmueble a un propietario o vendedor. Como la mayoría de las empresas alquilan sus locales, probablemente será lo primero.
Con el software de firma electrónica adecuado para pequeñas empresas, como Oneflow, puedes firmar en segundos. Esto no sólo es genial para ti, sino también para el propietario, ya que puede conseguir que sus propiedades se alquilen más rápido que nunca.
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7. Formularios de autoselección para clientes
Con un 81% de clientes que intentan hacer una compra o resolver un problema por sí mismos, el autoservicio es más importante que nunca. Con los contratos PDF, tienes que tener lista una página de destino interactiva, y luego contratos PDF que se puedan autogenerar con todas las combinaciones posibles. Es mucho tiempo y esfuerzo, y, cuando eres una pequeña empresa, el tiempo es dinero.
Ahí es donde entra en juego la autoselección. Con contratos HTML dinámicos y todo en uno, como los contratos Oneflow, puedes ofrecer a los clientes casillas de autoselección, todo ello sin salir del contrato. No sólo has eliminado un montón de trabajo interno, sino que también has hecho que comprarte sea un proceso mucho más sencillo para tus clientes, todo gracias a los contratos HTML.
Lo mejor es que los cuadros desplegables son editables. Lo son en Oneflow. Así, si un cliente hace clic en la opción equivocada, o cambia de opinión antes de firmar, simplemente puede volver atrás y elegir la opción correcta para él.
Todo eso no está mal para una plataforma de gestión de contratos.
