Wanneer heb je voor het laatst iemand een elektronische handtekening zien zetten in een Word-document? Waarschijnlijk al een hele tijd geleden. Dat komt omdat de meeste bedrijven liever elektronische handtekeningen gebruiken om hun documenten te ondertekenen. Het is handiger, bespaart tijd en verlaagt de administratiekosten. Bedrijven die software voor contractbeheer gebruiken, verlagen hun administratiekosten zelfs met 85%. Een elektronische handtekening toevoegen in een Word-document.
Maar dat betekent niet dat Word verouderd is. Verre van dat. Of het nu gaat om een huurcontract, een leveranciersovereenkomst, een NDA of de AV voor een product of dienst, je kunt je zakelijke document in Word elektronisch ondertekenen of er een digitale handtekening onder zetten. Maar hoe?
Er zijn eigenlijk een paar verschillende manieren. Sommige zijn ingebouwd in Word, voor andere heb je een extensie nodig.
Dus als je een van de meer dan een miljoen bedrijven bent die Office 365 gebruiken, dan zal dit artikel je helpen om je elektronische handtekening op een Word document te zetten.
In dit artikel behandelen we:
- Een elektronische handtekening toevoegen aan een Word-document
- Plug-ins voor e-handtekeningen van derden gebruiken
- Het Microsoft tekengereedschap gebruiken om je handtekening te tekenen
- Een afbeelding van je handtekening invoegen in Word
- Professionele lettertypen gebruiken om te ondertekenen in Word
- Je elektronische handtekening versleutelen
- Tips voor het ondertekenen van je Word document
Een elektronische handtekening toevoegen in een Word-document
Een elektronische handtekening toevoegen aan een Word-document is vergelijkbaar met het toevoegen van een elektronische handtekening in een Google Doc of een PDF.
Houd er wel rekening mee dat de geldigheid van een elektronische handtekening kan variëren door lokale regelgeving.
Als je er zeker van bent dat een elektronische handtekening net zo geldig is als een natte handtekening, ben je klaar om documenten te ondertekenen met Word.
Zo doe je dat:
Plug-ins voor e-handtekeningen van derden gebruiken
Stap 1: Selecteer in de menubalk Invoegen>Invoegtoepassingen>Invoegtoepassingen ophalen.
Stap 2: Typ ‘esign’ of ‘e-handtekeningen’ in de zoekbalk en je krijgt meerdere opties te zien.
Pro tip: Gebruik trefwoorden als ‘esign’ en ‘e-handtekening’ om betere opties te zien dan met alleen ‘handtekeningen’.
Stap 3: Bekijk de opties om de extensie te vinden die het beste bij je past.
Stap 4: Nadat je de extensie hebt geïnstalleerd, selecteer je deze in de optie ‘aangepast’.
Je kunt je extensies ook openen via de subsectie ‘Mijn invoegtoepassingen’ in het menu ‘invoegtoepassingen’.
Stap 5: Voeg je naam toe en kies uit de stijlen van de extensie.
Stap 6: Klik op de knop ‘handtekening invoegen’ en voeg hem toe aan je document.
Pro tip: Je kunt de positie en grootte van de elektronische handtekening aanpassen zodra deze aan je document is toegevoegd.
Het Microsoft tekengereedschap gebruiken om je handtekening te tekenen
Stap 1: Selecteer Invoegen>Tekenen>Tekenen in de menubalk.
Stap 2: Er wordt een leeg canvas geopend in het Word-venster. Je kunt je handtekening tekenen met de verschillende tekengereedschappen uit het menu in de horizontale balk linksboven.
Stap 3: Klik op ‘Opslaan en sluiten’. Je handtekening verschijnt op de plaats van de cursor.
Een afbeelding van je handtekening invoegen in Word
Stap 1: Teken een blanco stuk papier en maak er een foto van.
Stap 2: Upload deze foto naar je laptop of computer.
Stap 3: Ga naar Invoegen>Afbeelding>Dit apparaat of Onedrive (als je het naar de cloud hebt geüpload). Klik erop en voeg de afbeelding toe. Voila! Je hebt een elektronische handtekening gemaakt.
In het huidige digitale tijdperk zijn elektronische handtekeningen een steeds belangrijker hulpmiddel geworden om online zaken te doen. Eén toepassing van elektronische handtekeningen is virtuele werving, waar bedrijven ze gebruiken om op afstand vacatures te ondertekenen en naar kandidaten te sturen.
Een virtuele wervingsassistent kan dit proces vergemakkelijken door kandidaten door het proces van de elektronische handtekening te leiden en eventuele vragen te beantwoorden. Afbeeldingannotatie is een andere functie die kan worden geïntegreerd in software voor elektronische handtekeningen, waardoor kandidaten hun handtekening rechtstreeks op een digitale kopie van de vacature kunnen zetten. Deze functie kan ervoor zorgen dat de handtekening van de kandidaat duidelijk en goed zichtbaar is, terwijl het proces ook sneller en efficiënter verloopt.
Professionele lettertypen gebruiken om te ondertekenen in Word
Je kunt kiezen uit verschillende lettertypes om je e-handtekening zoveel mogelijk een afspiegeling te laten zijn van je natte handtekening.
Tenzij je hoogbeveiligde zakelijke documenten ondertekent, is dit een goede vervanging. Hoewel dit niet je echte handtekening is, kan het nog steeds werken als een elektronische handtekening.
Hier zijn een paar lettertypes die je kunt gebruiken om je elektronische handtekening te laten opvallen in Word:
- Jumbo
- Caveat
- Segoe Print
- Baguet Script
- Bookman Old Style
Je kunt ook verschillende aanpassingsopties kiezen in het vervolgkeuzemenu voor het lettertype. Je kunt zelfs spelen met cursief, vet en halfvet om je elektronische handtekening echt te laten opvallen.
Gefeliciteerd! Je hebt met succes je elektronische handtekening toegevoegd aan een Word document. Maar wat als die optie niet beschikbaar is?
Geen zorgen, er is nog een andere manier om het te doen.
Je elektronische handtekening versleutelen
Je digitale handtekening is anders dan je elektronische handtekening. Digitale handtekeningen gebruiken algoritmes en encryptie om je document veilig te houden en te verifiëren. Een digitale handtekening gebruikt ook een digitaal certificaat om je identiteit te valideren.
Als je een digitale handtekening toevoegt aan een Word document, produceert het een digitaal certificaat.
Je kunt dus je digitale handtekening toevoegen aan hoogbeveiligde financiële documenten, deals, GDPR contracten en andere vertrouwelijke rapporten.
Je kunt het als volgt doen:
Stap 1: Selecteer Invoegen>Tekstgroep>Handtekeningregel in de menubalk.
Stap 2: Voer je gegevens in het pop-upvenster ‘Handtekening instellen’ in.
Stap 3: Klik op de knop ‘OK’ en dubbelklik op de regel voor de handtekening.
Stap 4: Je ziet het pop-upvenster ‘Ondertekenen’. Typ je naam in het lege veld.
Stap 5: Selecteer ‘Wijzigen’ in de rechterhoek van het veld ‘Ondertekenen als’.
Stap 6: Het venster ‘Windows Beveiliging’ verschijnt. Selecteer de optie ‘Klik hier om certificaateigenschappen te bekijken.
Stap 7: Het vak ‘Details certificaat’ verschijnt. Je selecteert ‘Sleutelgebruik’. Als er in het tekstvak daaronder ‘Digitale handtekening, onweerlegbaarheid’ staat, klik dan op OK.
Pro tip: Als deze optie niet in het vak staat, ga dan terug en selecteer ‘Meer keuzes’ in het vak ‘Windows Beveiliging’. Volg stap 7 opnieuw tot je de optie ‘Sleutelgebruik’ vindt.
Stap 8: Selecteer ‘Sign’ en steek je USB of Smart Card in de PIV (Personal Identity Verification) lezer. Voer je PIN-code in en klik op ‘OK’.
Stap 9: Er verschijnt een pop-up dialoogvenster. Klik op ‘OK’ en je digitale handtekening is opgeslagen.
Read also: Why electronic signatures are just as valid as handwritten signatures?
Tips voor het ondertekenen van je Word document
Nu je weet hoe je een Word document moet invullen, vraag je je misschien af hoe je het schrijfproces makkelijker kunt maken. Hoewel deze gids de basisprincipes van Word behandelt, is het belangrijk om te weten dat er verschillende soorten Word documenten zijn die voor verschillende doeleinden geschikt zijn.
- CV: Dit document wordt gebruikt om je vaardigheden en ervaring te laten zien om een baan te vinden.
- Witboek: Dit document wordt gebruikt om informatie over een bepaald onderwerp te verzamelen en te organiseren.
- Ondernemingsplan: Dit document wordt gebruikt om de details van het starten van een bedrijf te schetsen.
Of je nu nieuw bent in de wereld van elektronische handtekeningen of al contractsoftware gebruikt, er zijn veel opties. En wij vinden Oneflow een goede, al zeggen we het zelf.
Met lokale klantenondersteuning, een chronologische ondertekeningsfunctie, een live bewerkingsfunctie en een hoop integraties laat Oneflow je contracten als bij toverslag werken. Ontdek hoe wrijvingsloze contracten met native integraties je helpen om met flow te bewegen en zelfs je verkoopproces te versnellen.
