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Assinatura electrónica

Como assinar um PDF online: Um guia completo

How to sign a pdf online for free?

Como assinar um PDF online gratuitamente?

Parabéns – tal como muitos dos que vieram antes de si, foi-lhe enviado um contrato em PDF e está agora a lutar para o assinar (gratuitamente). Talvez uma pesquisa frenética no Google o tenha trazido até aqui, ou talvez esteja apenas curioso para saber o que há mais por aí. Seja como for, chegou ao sítio certo. O ato de assinar um PDF (sem a etiqueta de preço) não podia ser mais simples.

Pretende assinar um PDF online que requer uma assinatura digital ou electrónica juridicamente vinculativa?

Não importa se é um acordo de consultoria, um contrato de freelancer, uma procuração ou uma ata de uma reunião do conselho de administração, pode facilmente assinar um PDF online com qualquer um dos muitos serviços disponíveis atualmente.

Basta pesquisar no Google “assinar um pdf online” e obterá mais de um quarto de milhar de milhões de visualizações.

laptop on blue sofa with oneflow website - sign pdf free

Como assinar um PDF online gratuitamente

Assinar documentos PDF online é bastante simples. No entanto, muitos utilizadores iniciantes da assinatura online de PDF podem ter receio de carregar documentos sensíveis online que contenham informações pessoais, como contratos. É por isso que listamos aqui uma série de alternativas viáveis aos fornecedores de assinaturas electrónicas.

É fácil assinar um documento PDF online. Aqui tem um guia passo-a-passo para o conseguir:

  1. Em primeiro lugar, crie o documento em PDF que pretende assinar a partir de qualquer editor de documentos, como o Google Docs ou o Microsoft Office Word. Basta criar o contrato que pretende assinar e exportá-lo como PDF.
  2. Adicione um nome explicativo ao documento PDF que pretende assinar e guarde-o na sua unidade local.
  3. Escolha um dos fornecedores de assinatura electrónica válidos aqui.
  4. Em alternativa, pode criar uma conta gratuita na Oneflow aqui.
  5. Depois de ter criado a sua conta gratuita, receberá um e-mail da Oneflow para verificar o seu endereço de e-mail. Isto serve para garantir que mais ninguém o está a registar sem a sua autorização.
  6. Quando clicar na ligação do e-mail Oneflow, terá de completar o seu registo preenchendo os campos obrigatórios.
  7. Ta-da! Já está dentro. Agora está na altura de assinar o documento PDF.
  8. Seleccione “criar novo contrato” e escolha o “modelo PDF”.
  9. Carregue o documento PDF que pretende assinar para o modelo.
  10. Adicione o endereço de correio electrónico da contraparte no painel da direita e o seu contrato está pronto a ser enviado!
  11. Poderá escrever uma mensagem pessoal ou adicionar um vídeo pessoal ao contrato diretamente na Oneflow.
  12. Quando a sua contraparte receber, abrir ou assinar o contrato PDF que acabou de enviar através da Oneflow, receberá automaticamente uma notificação.
  13. Assine o contrato e voilà! Acabou de assinar um documento PDF online com uma assinatura electrónica juridicamente vinculativa.
  14. O contrato assinado em PDF pode ser descarregado através do e-mail enviado automaticamente pela Oneflow depois de ter sido assinado por todas as partes.

Veja o vídeo abaixo para uma demonstração passo-a-passo de como assinar um PDF online

E como é que assino um PDF online num iPhone?

Os negócios e o trabalho já não se limitam apenas ao escritório. Num mundo híbrido que nunca dorme, as pessoas habituaram-se a trabalhar em movimento e a realizar tarefas onde quer que estejam.

Para manter as coisas simples e assinar um PDF num iPhone, pode seguir exatamente o mesmo processo acima descrito com contratos no seu telemóvel. Para sua informação – os PDF não estão optimizados para dispositivos móveis e a sua pobre contraparte terá de apertar o ecrã para aumentar ou diminuir o zoom e avaliar o seu contrato.

No que diz respeito ao processo de assinatura de um PDF num iPhone, os passos na Oneflow são idênticos aos de um computador. Num abrir e fechar de olhos.

sign a pdf online for free

Assine um pdf online gratuitamente: E num Android?

A Apple ainda não dominou o planeta e muitas pessoas vão querer assinar um documento a partir do seu dispositivo Android. Ficará desapontado ao saber (se estava entusiasmado com a perspetiva de instruções mais longas) que a Oneflow é idêntica e tão simples como o processo para iPhone e computador de secretária acima descrito.

Leia também: Dicas inteligentes para assinar online

E quanto à assinatura electrónica de um PDF online?

Por isso, para evitar confusões, o que acabámos de descrever acima é, na verdade, a assinatura electrónica de um PDF online. Uma assinatura electrónica é simplesmente o primo digital da boa e velha assinatura em papel. Poderá perguntar: “Mas as assinaturas electrónicas são legais?”. A resposta curta é sim – as assinaturas electrónicas são legalmente vinculativas em trinta países europeus, nos Estados Unidos e na grande maioria dos países do mundo.

No entanto, nestes países, o valor legal desta assinatura electrónica depende da capacidade de provar quem assinou, a identidade dessa pessoa e que os dados assinados não foram alterados após a assinatura.

A diferença entre assinar um PDF online com uma assinatura electrónica simples e uma assinatura digital

Os termos assinatura digital e assinatura electrónica são utilizados indistintamente, mas na realidade são coisas muito diferentes. As assinaturas digitais e as assinaturas electrónicas são por vezes utilizadas indistintamente, o que é um erro comum. Pense nas assinaturas digitais como a técnica através da qual a assinatura é aplicada e nas assinaturas electrónicas como o tipo de assinatura.

Tal como no mundo real, onde uma assinatura pode assumir muitas formas, por exemplo, em alguns países, um carimbo de tinta é considerado uma assinatura juridicamente vinculativa, as assinaturas electrónicas podem assumir muitas formas.

Uma resposta por correio electrónico com “Concordo” pode ser considerada uma assinatura electrónica. Mas é uma assinatura muito má!

O que é então uma boa assinatura electrónica? Uma assinatura electrónica implementada através de uma assinatura digital!

Uma assinatura digital é uma forma de utilizar matemática avançada que envolve a utilização complexa de grandes números primos para garantir a autenticidade e a origem de uma mensagem, documento ou contrato.

Tal como as assinaturas electrónicas, as assinaturas digitais podem ser feitas de muitas formas diferentes. A forma mais comum é utilizar uma infraestrutura de chave privada ou PKI.

Leia também: Um guia básico sobre assinaturas electrónicas e o que as torna legais?

Assinaturas digitais utilizando a infraestrutura de chave privada

Para efetuar uma assinatura digital com PKI, utiliza um certificado, que foi emitido para o signatário por uma autoridade de certificação, ou CA.

A AC é um terceiro especializado e de confiança cuja responsabilidade é verificar se o signatário é quem diz ser.

O signatário utiliza a sua chave privada do certificado para assinar o documento.

Qualquer pessoa que veja o documento pode mais tarde utilizar a chave pública do certificado para verificar o documento e o certificado.

Uma vez que o signatário tem o controlo exclusivo da chave privada, enquanto a chave pública está, bem, disponível ao público, isso significa que qualquer pessoa pode mais tarde verificar quem é o autor do documento e que o documento não foi alterado.

É esta utilização de chaves privadas e públicas que se designa por Infraestrutura de Chave Privada, ou PKI, e é a forma mais comum de criar assinaturas electrónicas.

Mas nem todas as ACs são iguais, algumas ACs são mais seguras e mais fiáveis do que outras.

Se foi utilizada uma CA de baixa qualidade para emitir o certificado do signatário, poderá ter dificuldade em verificar se a assinatura é válida ou, pior ainda, o signatário poderá não ser quem as CAs dizem ser.

Para garantir que é fácil verificar uma assinatura, por exemplo, no Adobe Reader, só devem ser utilizadas as AC que constem da Adobe Approved Trust List (AATL) ou da EU Trust List (EUTL).

A Lista de Confiança da UE é regulada pelo eIDAS.


Perguntas a fazer antes de assinar um PDF online

Existem muitas ferramentas de assinatura electrónica gratuitas, que fornecem uma ferramenta online que lhe permite carregar o seu PDF e enviá-lo para ser assinado digitalmente.

Com o PLG (product led growth) a ser a estratégia de entrada no mercado para muitas empresas SaaS, muitos dos nossos concorrentes, incluindo nós próprios, oferecem planos gratuitos.

Quando é “grátis”, pode ficar desconfiado se é ou não legítimo.

Além disso, e se atingir o limite de PDFs gratuitos que pode assinar e perder todos os seus documentos assinados algures na Internet e tiver de pagar para ter acesso a eles?

Eis algumas considerações antes de assinar electronicamente um pdf para saber se a ferramenta gratuita é legítima ou não:

  • Opte pelas ferramentas com os clientes empresariais mais exigentes. Porque, nesse caso, eles teriam de corrigir as suas ferramentas de acordo com os requisitos mais rigorosos
  • Opte pelas ferramentas gratuitas sem limite de documentos PDF que pode assinar num determinado período. Para que não tenha de começar a aprender uma nova ferramenta uma e outra vez porque atingiu o seu limite.

E é totalmente legítimo e seguro porque está sempre protegido pelo nosso ecossistema através dos nossos clientes empresariais como a Tele2, Miele, Northvolt, Experis Manpower, Systembolaget, para citar alguns.

Além disso, se pretende assinar o seu documento PDF online com assinaturas seguras e fiáveis que possam ser verificadas mesmo que o fornecedor desapareça da Terra, lembre-se de fazer estas perguntas:

  • O documento está protegido contra adulteração com uma assinatura digital segura?

Qual é a qualidade desse selo e pode ser verificado de forma independente?

Para muitos fornecedores, a resposta a ambas é “não”. A razão é que os selos electrónicos adequados têm um preço. Por cada certificado digital emitido por uma AC, há um custo suportado pelo fornecedor.

Questions to ask before you sign a PDF online

Assine e sele todos os seus contratos PDF online

Um selo é um tipo especial de assinatura electrónica que permite às entidades jurídicas, como um serviço de assinatura de contratos online, assinar um contrato. Isto permite-lhe garantir a origem e a autenticidade do documento aos seus clientes ou, em termos jurídicos, assegurar o “não repúdio”.

O selo impede alterações intencionais e acidentais ao documento PDF após a sua assinatura. Isto significa que você e as suas contrapartes podem permanecer seguros, sabendo que o que assinou hoje permanecerá inalterado de forma verificável agora e no futuro, mesmo que isso aconteça daqui a 20 anos.

eIDAS e assinatura electrónica

O eIDAS, ou identificação electrónica, autenticação e serviços de confiança, é um regulamento da UE relativo à identificação electrónica e aos serviços de confiança para transacções electrónicas no mercado único europeu.

O nível mais elevado de assinaturas e selos electrónicos no âmbito do eIDAS, a assinatura electrónica qualificada e o selo electrónico qualificado, exige a utilização de um certificado qualificado.

Um certificado qualificado só pode ser emitido por uma AC que tenha sido certificada como Prestador de Serviços de Confiança Qualificado, ou QTSP, pela UE. Qualquer certificado qualificado emitido por um QTSP fará automaticamente parte da Lista de Confiança da UE (EUTL).

Para obter informações mais detalhadas sobre assinaturas electrónicas, pode consultar o eIDAS (identificação electrónica, autenticação e serviços de confiança), que é um regulamento da União Europeia.

Resumindo – sim, pode assinar um PDF gratuitamente com a Oneflow!

Leia também: Porque é que a Oneflow é uma plataforma de automatização de contratos para todos

No entanto, tudo isto é um ponto discutível. Se quiser passar para as grandes ligas e criar contratos verdadeiramente digitais que possa criar, colaborar e editar em tempo real, então precisamos de uma conversa mais séria. Ou pode ler mais sobre o assunto aqui.

Edite e assine PDFs online

Editar e assinar PDFs não tem de ser difícil. Com as ferramentas certas e um pouco de conhecimento, pode facilmente editar e assinar os seus PDFs com facilidade.

Passo 1: Descarregue um editor de PDF

O primeiro passo para editar e assinar um PDF é descarregar um editor de PDF. Existem muitos editores de PDF diferentes disponíveis, tanto gratuitos como pagos. Pode encontrar editores de PDF que podem ser descarregados, ou pode descarregá-los como aplicações a partir da loja de aplicações do seu dispositivo.

É importante escolher um editor que se adeqúe às suas necessidades e ao seu orçamento. Pode experimentar diferentes editores para ver qual deles funciona melhor para si antes de tomar uma decisão.

Passo 2: Abra o PDF no editor

Depois de ter instalado um editor de PDF e de o ter posto a funcionar, abra o PDF com que pretende trabalhar e adicione-o ao editor. Poderá então aceder a todas as ferramentas de edição dentro do programa. Pode fazer coisas como alterar o texto, as imagens e o esquema, bem como eliminar e mover elementos existentes.

O interface pode variar consoante o editor que escolher, mas a maioria terá uma disposição e um conjunto de ferramentas semelhantes. É uma boa ideia familiarizar-se com a interface antes de editar o seu PDF.

Leia também: Como assinar um PDF online?

Edit your PDF by changing the text, add images and adjust the layout

Passo 3: Faça todas as suas edições

Quando o PDF estiver aberto no editor, efectue todas as edições necessárias. Isto pode incluir a adição de texto, imagens ou formas, bem como a eliminação ou deslocação de elementos existentes. Certifique-se de que guarda as alterações à medida que as vai fazendo. A maioria dos editores também tem a opção de desfazer ou refazer determinadas acções. Isto pode ser útil se apagar algo acidentalmente ou encontrar um erro de digitação mais tarde, facilitando a edição e a assinatura dos seus PDFs.

Passo 4: Assine o seu PDF

Quando terminar de fazer as suas edições, está na altura de assinar o documento. A maioria dos editores de PDF tem uma ferramenta de assinatura incorporada.

Basta clicar na ferramenta de assinatura e, em seguida, utilizar o rato para criar a sua assinatura. Alguns editores de PDF também podem permitir-lhe importar uma imagem da sua assinatura como um ficheiro JPEG ou PNG.

Isto pode ser especialmente útil se precisar de assinar vários documentos, pois ter uma imagem da sua assinatura à mão poupa tempo. Não se esqueça de verificar as definições do editor, para garantir que a assinatura está onde deve estar e é claramente identificável como sendo sua.

Passo 5: Não se esqueça de o guardar

Depois de adicionar a sua assinatura, guarde o PDF editado e assinado. Pode então enviá-lo por correio electrónico ou carregá-lo para um serviço de armazenamento na nuvem para facilitar o acesso.

Não se esqueça de guardar uma cópia do documento assinado para os seus registos. Nunca se sabe quando poderá precisar dele.

Leia também: A morte dos PDFs (e como assiná-los)

Add your signature to your edited PDF

Existe uma forma melhor de trabalhar com os seus documentos do que com PDFs

Os PDFs têm certamente a sua utilidade, mas no mundo dos negócios de alta octanagem, seja B2B ou B2C, precisa de uma forma de tratar os seus contratos que elimine o máximo de administração e confusão possível. É aí que entra a Oneflow.

Com um excelente software de gestão de contratos, pode facilmente editar e assinar PDFs online com apenas alguns cliques. Mas isso não é tudo. Com modelos prontos a usar, pode enviar um contrato em segundos. A Oneflow é fornecida com modelos padrão, mas também pode criar os seus próprios modelos para os contratos que envia mais frequentemente.

A melhor parte é que pode eliminar todos os PDFs. Com os contratos em HTML, pode fazer edições em tempo real, definir ordens cronológicas de assinatura para várias partes interessadas e até definir regras de secção, dependendo do mercado em que o seu contrato vai ser utilizado.

Com a sua função de arquivo, a Oneflow não só reduz o tempo e os custos administrativos, como também funde várias ferramentas numa só.

As principais conclusões

Assinar PDFs online não tem de ser difícil. Com as ferramentas certas, seleccionando as ferramentas mais seguras, e um pouco de conhecimento, pode assinar facilmente os seus PDFs. Quer esteja a trabalhar num contrato, numa fatura ou num currículo, o processo é o mesmo. Por isso, vá em frente e experimente!

Perguntas frequentes

Como assinar um documento PDF online?

Com a Oneflow, pode assinar um documento PDF online gratuitamente com assinaturas juridicamente vinculativas.

  1. Crie uma conta Oneflow gratuita aqui
  2. Carregue o seu PDF
  3. Adicione um signatário
  4. Envie para assinatura
  5. Ta-da!

O que são contratos digitais?

Os contratos digitais são contratos que estão acessíveis online. A Oneflow é uma plataforma de contratos digitais que transforma os seus contratos estáticos em contratos dinâmicos. Isto torna os dados do contrato processáveis ao longo de todo o fluxo de trabalho do contrato, do início ao fim. Os dados do contrato podem ser importados ou exportados sem problemas para os diferentes sistemas que utiliza. Os contratos digitais tornam os processos mais rápidos, as decisões melhores e os negócios mais céleres. É uma forma mais fácil, mais suave e mais inteligente de as equipas de todas as formas e tamanhos lidarem com os seus contratos.

Porquê escolher contratos digitais em vez de PDFs que conheço bem?

The PDF has come a long way since it was introduced in 1993 (almost 3 decades ago!) but it is still unfit for our data-driven world because the format itself is a completely static, ’dead’ document. Many ‘e-sign providers’ either add a layer of data fields on top of a PDF or use image recognition software to make it more useful.

No matter how many data fields you add, a PDF will never be fully interactive, and responsive. Digital contracts are dynamic, searchable, and can be processed to integrate with other business systems.

Are digital contracts safe?

O PDF percorreu um longo caminho desde que foi introduzido em 1993 (há quase 3 décadas!), mas continua a não se adequar ao nosso mundo orientado para os dados, porque o formato em si é um documento completamente estático e “morto”. Muitos “fornecedores de assinaturas electrónicas” acrescentam uma camada de campos de dados a um PDF ou utilizam software de reconhecimento de imagem para o tornar mais útil.

Independentemente do número de campos de dados que adicione, um PDF nunca será totalmente interativo e reativo. Os contratos digitais são dinâmicos, pesquisáveis e podem ser processados para se integrarem noutros sistemas empresariais.

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Pergunte-nos qualquer coisa sobre contratos verdadeiramente digitais

Quer saber mais sobre contratos digitais ou sobre o futuro da gestão de contratos? Gostaríamos de ouvir a sua opinião.

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