A assinatura de contratos da forma tradicional, com caneta e papel (ou mesmo PDF), pode ser incrivelmente lenta e aborrecida. Se ainda utiliza estes métodos desactualizados, está na altura de experimentar as alegrias da assinatura de contratos online. Não só é um método mais eficiente, como também oferece mais segurança.
1. O que é a assinatura de contratos online?
A assinatura de contratos online consiste em assinar utilizando uma assinatura digital ou uma assinatura electrónica (e-signature). No entanto, estes dois termos não devem ser confundidos. Essencialmente, deve pensar numa assinatura digital como a técnica através da qual a assinatura é aplicada e nas assinaturas electrónicas como o tipo de assinatura.
Atualmente, a maioria das assinaturas electrónicas é feita com recurso a uma assinatura digital, mas isso não significa que tenha de ser assim. Por exemplo, se escrever a sua assinatura num computador com um estilete ou um rato, isso contará como uma assinatura electrónica, mas não como uma assinatura digital.
Então, o que é uma assinatura digital? É basicamente uma técnica matemática utilizada para garantir a autoria e a integridade de uma mensagem ou de um dado. Neste caso, estamos a falar da assinatura de um contrato, mas isto também pode incluir coisas como e-mails ou transacções bancárias.
2. Como é que assina um contrato online?
É muito revelador que o volume de pesquisa para “assinar pdf online” seja de milhões (e tem um CPC elevado – confie em nós). No entanto, o processo em si é incrivelmente simples. Existem muitos serviços disponíveis que lhe permitem assinar um contrato online.
Basta seguir estes passos simples:
- Crie o contrato que pretende assinar utilizando qualquer editor de documentos (por exemplo, Google Docs ou Microsoft Word). Em seguida, exporte-o para PDF.
- Escolha um fornecedor de assinatura electrónica válido aqui.
- Para efeitos de argumentação, digamos que escolheu a Oneflow (pode criar uma conta aqui).
- Verifique o seu endereço de correio electrónico – clique na hiperligação na mensagem de correio electrónico Oneflow e complete o seu registo preenchendo os campos obrigatórios.
- Ta-da! Já está dentro. Seleccione “criar novo contrato” e escolha o “modelo PDF”.
- Carregue o ficheiro PDF que pretende assinar para o modelo.
- Adicione o endereço de correio electrónico da contraparte no painel direito e o seu contrato está pronto a ser enviado! Pode também incluir mensagens pessoais ou até adicionar um vídeo ao contrato a partir da plataforma Oneflow.
- Será automaticamente notificado quando a sua contraparte receber, abrir ou assinar o seu contrato PDF.
- Assine o contrato e voilà! Acabou de assinar um documento PDF online com uma assinatura electrónica juridicamente vinculativa.
- O contrato PDF assinado pode ser descarregado através do e-mail enviado automaticamente pela Oneflow depois de ter sido assinado por todas as partes.
3. Assinatura do contrato online de forma segura
As assinaturas digitais são, por definição, um método de assinatura muito mais seguro, mas existem precauções adicionais que pode tomar para aumentar a segurança. Reunimos aqui algumas das principais sugestões para o ajudar a fazê-lo:
Utilize um fornecedor de assinaturas digitais com boa reputação: Escolha um fornecedor que ofereça uma interface de utilizador amigável, uma plataforma segura e um excelente apoio ao cliente
Mantenha o software atualizado: Verifique regularmente se existem actualizações, uma vez que estas podem frequentemente incluir correcções de segurança que uma versão desactualizada não forneceria.
Não partilhe a sua chave privada: A sua chave privada é o ponto crucial da segurança da sua assinatura digital. Certifique-se de que guarda esta informação num local seguro e evite partilhá-la com alguém.
Escolha uma palavra-passe forte: Não utilize palavras ou frases que sejam fáceis de adivinhar e tente incluir uma mistura de letras, números e caracteres especiais.
Utilize a autenticação de dois factores: Tornou-se muito popular por uma boa razão, uma vez que acrescenta uma camada extra de segurança ao exigir uma segunda forma de verificação, como um código de verificação enviado por SMS ou por correio electrónico para si.
4. O A-Z da assinatura de contratos online
Criar uma assinatura online é muito simples e pode ser feito em apenas alguns passos. Veja como (utilizando a plataforma Oneflow como exemplo):
1: Escolha o seu fornecedor de assinaturas digitais
Em primeiro lugar, precisa de escolher um fornecedor de assinaturas digitais. Existem vários fornecedores, mas é importante escolher um que satisfaça as suas necessidades. Idealmente, pretende um fornecedor que ofereça uma interface de utilizador amigável, uma plataforma segura e um excelente apoio ao cliente. Por exemplo, a Oneflow.
2: Crie a sua conta
Depois de ter escolhido um fornecedor de assinaturas digitais, terá de criar a sua conta. Geralmente, ser-lhe-á pedido que indique o seu nome, endereço de correio electrónico e escolha uma palavra-passe. A Oneflow oferece uma conta gratuita – depois de a criar, receberá um e-mail a pedir-lhe que verifique a sua conta.
3: Conclua o registo
Clique na ligação da mensagem de correio electrónico que recebeu e ser-lhe-á pedido que complete o registo da sua conta.
4: Escolha o seu documento
Tem agora a opção de “criar novo contrato”. Seleccione esta opção e, em seguida, escolha “carregar PDF”. (A menos que esteja a trabalhar a partir da versão premium da Oneflow e esteja a criar um contrato verdadeiramente digital!) Pode agora carregar o PDF que pretende assinar.
5: Adicione a(s) sua(s) contraparte(s)
Poderá agora adicionar o endereço de correio electrónico da sua contraparte na coluna da direita. Quando receberem, abrirem ou assinarem o seu contrato, será automaticamente notificado.
6: Adicione alguma personalização
Antes de enviar, pode adicionar uma mensagem personalizada ou um vídeo para o destinatário, fornecendo instruções ou apenas uma nota amigável, diretamente na Oneflow.
7: Envie e assine
Está pronto para enviar o contrato à sua contraparte e assinar você mesmo – assinou o seu contrato em PDF com uma assinatura electrónica juridicamente vinculativa!
5. Há uma forma melhor de assinar os seus contratos online
A sua outra opção no que diz respeito a contratos (para além do papel da velha escola e da assinatura de PDFs) são os contratos verdadeiramente digitais. Ao contrário dos PDF, estes são baseados em HTML e totalmente editáveis. Em vez de viver com o atrito de enviar contratos para trás e para a frente sem parar com revisões, pode trabalhar apenas numa versão, editar em tempo real e evitar confusão e erros!
Também não é segredo que cada vez mais pessoas tratam de tudo a partir dos seus telemóveis (70% dos contratos B2B são assinados pelo telefone). Se já tentou ler um PDF no seu telemóvel, sabe muito bem que não é divertido.
Com os contratos HTML da Oneflow, o tamanho do texto e as quebras de linha são ajustados para facilitar a sua leitura. Com estes contratos verdadeiramente digitais, pode também incentivar a negociação e a colaboração, adicionando campos interactivos que o destinatário pode preencher. Todas as alterações e actualizações são feitas em tempo real, como por magia!
