Die EU-Verordnung eIDAS ist ein bewährter Rahmen, auf den man sich beziehen kann, wenn man Geschäfte in der EU/im EWR tätigt, insbesondere wenn man sich nicht sicher ist, ob die elektronische Signatur in den Augen der EU/EWR-Mitgliedstaaten rechtsverbindlich ist oder nicht.
Die eIDAS-Verordnung, formell bekannt als Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über “elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen”, regelt elektronische Transaktionen, einschließlich Signaturen, um den Nutzern einen sicheren Weg zu bieten, Geschäfte online abzuwickeln. eIDAS hat in vielerlei Hinsicht die Art und Weise verändert, wie die EU-/EWR-Mitgliedstaaten miteinander Geschäfte machen und wie Unternehmen und Nutzer in der EU/EWR miteinander interagieren. Die Verordnung gilt seit dem 1. Juli 2016 für die EU-/EWR-Mitgliedstaaten. Da es sich um eine Verordnung und nicht um eine Richtlinie handelt, ist sie in der gesamten EU unmittelbar anwendbar, ohne dass sie in nationales Recht umgesetzt werden muss.
Dieser Artikel befasst sich mit dem Thema:
- Wie kann eIDAS mir bei meinen Geschäften helfen?
- Siegel vs. Unterschriften
- Wie wird die eIDAS-Verordnung in der EU/EWR und darüber hinaus angewendet?
- Für welche Länder ist eIDAS anwendbar?
- Sind elektronische Signaturen in meinem Land rechtsverbindlich?
- eIDAS-Konformität bei Oneflow
- Welche Arten von elektronischen Signaturen bietet Oneflow an?
- Wie werden die elektronischen Signaturen in Oneflow mit den Signaturstufen der eIDAS-Verordnung konform?
- Welches Signaturformat verwendet Oneflow?
- Was ist Signicat und warum werde ich manchmal zu Signicat weitergeleitet, wenn ich mit AdES signiere?
- FAQs zu unterzeichneten Verträgen in Oneflow
- Kann ich die unterzeichneten Verträge bearbeiten?
- Meine Gegenpartei hatte unterschrieben, aber plötzlich sieht es so aus, als sei der Vertrag von der Gegenpartei wieder nicht unterschrieben. Was ist da gerade passiert?
- Wie kann ich überprüfen, ob der Vertrag, den ich mit Oneflow unterzeichnet habe, noch gültig und sicher unterzeichnet ist?
- Wie werden elektronische Dichtungen in Oneflow verwendet?
- Wie kann ich sicherstellen, dass die richtige Person den Vertrag unterzeichnet hat?
- Kann ich unterzeichnete Verträge importieren?
Wie kann eIDAS mir bei meinen Geschäften helfen?
Wir sind überzeugte Befürworter von eIDAS! Wir sind der Meinung, dass eIDAS das modernste und umfassendste Signaturgesetz ist, das es derzeit weltweit gibt. Obwohl der Umfang von eIDAS natürlich bedeutet, dass nicht alle Teile von eIDAS für alle Arten von Unternehmen und Organisationen anwendbar oder erforderlich sind, fördert eIDAS weiterhin das digitale Wachstum in der EU/im EWR durch:
- Bereitstellung eines sicheren und berechenbaren Rahmens, der von der EU-Kommission geregelt wird
- Sicherstellung, dass elektronische Interaktionen zwischen Unternehmen sicherer, schneller und effizienter sind, unabhängig davon, in welchem EU/EWR-Mitgliedstaat sie stattfinden
- Regulierung der Technologien und Verfahren zur Fernunterzeichnung von Dokumenten oder zur Versiegelung von Dokumenten, wie z. B. Verträgen
- Schutz der Unternehmen vor Diebstahl, Verlust, Beschädigung oder Veränderung eines Dokuments
- Förderung der Entwicklung von Tools für die Nachverfolgung, den Austausch, die Unterzeichnung, die Versiegelung und die Identifizierung von Dokumenten, die Unternehmen dabei helfen, Kosten zu senken, die Kundenerfahrung zu verbessern und die Sicherheit zu erhöhen
Seit eIDAS 2016 vollständig in Kraft getreten ist, erkennen die Unternehmen die erheblichen Vorteile von eIDAS, was zu einem steigenden Bedarf an Instrumenten für die elektronische Abwicklung von Geschäften führt – wie elektronische Signaturen und Plattformen zur Vertragsautomatisierung.
Siegel vs. Unterschriften
Die eIDAS-Verordnung beschreibt nicht nur elektronische Signaturen (eIDAS Abschnitt 4), sondern auch elektronische Siegel (eIDAS Abschnitt 5).
In Artikel 3 wird der Begriff “elektronisches Siegel” wie folgt definiert: “Daten in elektronischer Form, die anderen Daten in elektronischer Form beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind, um die Herkunft und Unversehrtheit der letzteren zu gewährleisten”.
Der rechtliche Rahmen und die technische Umsetzung für Siegel sind in den meisten Punkten identisch mit Unterschriften. Der Hauptunterschied zwischen den beiden besteht darin, dass Unterschriften einen Rechtswillen des Unterzeichners voraussetzen, was bei Siegeln nicht der Fall ist.
Die drei Unterschriftsstufen SES, AdES und QES gibt es auch für Siegel, die verwirrenderweise denselben Namen tragen, nämlich einfaches elektronisches Siegel (SES), fortgeschrittenes elektronisches Siegel (AdES) und qualifiziertes elektronisches Siegel (QuES).
Wie wird die eIDAS-Verordnung in der EU/EWR und darüber hinaus angewendet?
Für welche Länder ist eIDAS anwendbar?
eIDAS ist eine EU-Verordnung, das heißt, sie gilt in allen EU/EWR-Mitgliedstaaten. Das heißt, eIDAS gilt in allen EU-Mitgliedstaaten sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen und dem Vereinigten Königreich. Wenn wir auf dieser Seite von EU-/EWR-Mitgliedstaaten sprechen, beziehen wir uns auf all diese Länder.
Sind elektronische Signaturen in meinem Land rechtsverbindlich?
Eine der am häufigsten gestellten Fragen unserer Nutzer ist, ob elektronische Signaturen in den Ländern, in denen sie eingesetzt werden, rechtsverbindlich sind.
Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, dass die eIDAS-Verordnung zwar einen Rahmen schafft, der den Unternehmen hilft, sicherere Transaktionen in alle Länder des “Europäischen Binnenmarktes” und grenzüberschreitend innerhalb der EU/des EWR durchzuführen, dass aber die lokalen Rechtsvorschriften in jedem Land unterschiedlich sind. In vielen Fällen haben die lokalen Rechtsvorschriften Vorrang vor den eIDAS-Verordnungen, und darüber hinaus werden die Rechtsvorschriften ständig aktualisiert.
Das bedeutet, dass alles, was Sie im Internet lesen, mit einem Haftungsausschluss versehen ist, um Streitigkeiten zu vermeiden, es sei denn, Sie konsultieren einen auf dieses Rechtsgebiet spezialisierten Anwalt in dem Land, in dem Sie tätig sind.
Oneflow entwickelt, verkauft und implementiert digitale Vertragsmanagement- und Automatisierungssysteme. Als Anbieter einer SaaS-Vertragsautomatisierungsplattform sind wir, wie viele Anbieter elektronischer Signaturen in der Branche, nicht in der glaubwürdigen Position, irgendjemanden oder ein Unternehmen in rechtlichen Fragen zu beraten.
Das Einzige, was wir tun können, ist, Sie darüber zu informieren, wie Oneflow funktioniert, wie die verschiedenen Ebenen von Signaturen implementiert werden und unter welchen Voraussetzungen das System arbeitet. Es wird immer an Ihnen als Nutzer liegen, sicherzustellen, dass Sie die für Ihre Art von Dokument und die jeweiligen Umstände geeignete Art von Signatur verwenden.
eIDAS-Konformität bei Oneflow
Wir bei Oneflow haben uns verpflichtet, elektronische Signaturen anzubieten, die sicher, einfach zu verwenden, unabhängig überprüfbar und fälschungssicher sind, und zwar in Übereinstimmung mit dem von eIDAS festgelegten Rahmen.
Wir möchten Ihnen auch die Art von Signatur anbieten, die Ihren Bedürfnissen und Anforderungen am besten entspricht. Es ist leicht zu glauben, dass Sie immer qualifizierte elektronische Signaturen verwenden sollten, da dies die höchste Stufe der Signatur ist, aber das ist nicht der Fall. Je höher die Signaturstufe, desto höher die Kosten und desto größer die Reibungsverluste. Aus diesem Grund ist es wichtig, die richtige Signaturstufe für den jeweiligen Anwendungsfall zu verwenden (eSignature – Get started).
Welche Arten von elektronischen Signaturen bietet Oneflow an?
Oneflow bietet sowohl einfache (SES) als auch fortgeschrittene elektronische Signaturen (AdES).
Die einfache Unterschrift gibt es in vielen Formen. Die verschiedenen Formen haben unterschiedliche Sicherheits- und Zuverlässigkeitsniveaus, entsprechen aber auch unterschiedlichen Bedürfnissen und Anforderungen.
Oneflow bietet unter anderem die folgenden einfachen elektronischen Signaturen an:
- Standard-E-Signatur, bei der Sie mit einem Mausklick über einen privaten, verschlüsselten Link unterschreiben
- Unterzeichnung mit einer SMS oder Textnachricht;
- Unterzeichnung mit einer handschriftlichen Unterschrift;
- Unterzeichnung mit elektronischer Identifizierung durch unsere eID-Partner.
Für fortgeschrittene elektronische Signaturen stützt sich Oneflow auf externe Partner, wie die schwedische und norwegische BankID und Signicat (siehe Abschnitt unten). Die Liste der unterstützten fortgeschrittenen Signaturen wird laufend erweitert, umfasst aber derzeit unter anderem:
- Schwedische BankID
- Norwegische BankID
Wie werden die elektronischen Signaturen in Oneflow mit den Signaturstufen der eIDAS-Verordnung konform?
Oneflow bietet elektronische Signaturen auf einfacher (Simple Electronic Signature, SES) und fortgeschrittener Ebene (Advanced Electronic Signature, AdES).
Die einfache Stufe hat keine weiteren Anforderungen als “Daten in elektronischer Form, die an andere Daten in elektronischer Form angehängt oder logisch mit ihnen verbunden sind und die vom Unterzeichner zum Unterschreiben verwendet werden” (eIDAS Artikel 3). Alle unsere einfachen Signaturen tun dies und noch viel mehr. Außerdem erfassen wir für jede Signatur mehrere Datenpunkte, so dass selbst die einfache Ebene in vielen Fällen sicherer ist als eine herkömmliche handschriftliche Unterschrift.
Die fortgeschrittene Stufe stellt strenge Anforderungen an die Identifizierung des Unterzeichners und seine Kontrolle über die Mittel zur Unterzeichnung. In Oneflow wird dies durch die verschiedenen eIDs geregelt, die für die Unterzeichnung verwendet werden können. Wir fügen auch die eigentliche Signatur, die uns vom eID-Anbieter zur Verfügung gestellt wird, in den unterzeichneten Vertrag ein, damit sie später überprüft und validiert werden kann.
Wie oben im Abschnitt “Wie gilt die eIDAS-Verordnung für die EU/EWR und darüber hinaus?” beschrieben, bietet Oneflow keine Rechtsberatung an und kann Ihnen nicht sagen, welche Art von Signatur Sie in Ihrem speziellen Fall (Art des Dokuments und Umstände) benötigen.
Welches Signaturformat verwendet Oneflow?
Das qualifizierte elektronische Siegel, das auf allen unterzeichneten Verträgen angebracht wird und dessen Integrität nach der Unterzeichnung gewährleistet, ist vom Typ CAdES-A (eSignature Standards+and+specifications).
Was ist Signicat und warum werde ich manchmal zu Signicat weitergeleitet, wenn ich mit AdES signiere?
Um unseren Kunden sichere und zuverlässige eIDs und fortgeschrittene Signaturen in einer Vielzahl von Ländern anbieten zu können, arbeitet Oneflow mit Signicat zusammen. Signicat ist der führende eID-Broker in der EU/EWR und ein Qualified Trust Service Provider (QTSP).
Daher werden Sie beim Unterschreiben mit eIDs oft zu signicat.com weitergeleitet, um die Signatur abzuschließen.
FAQs zu unterzeichneten Verträgen in Oneflow
In diesem Abschnitt haben wir einige der am häufigsten von unseren Nutzern gestellten Fragen zu unterzeichneten Verträgen in der Oneflow-Anwendung ausgewählt. Es gibt noch viele weitere Fragen in unserem Help Center, und wenn Sie spezielle Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.
Kann ich die unterzeichneten Verträge bearbeiten?
Nein. Wenn ein Vertrag von allen Unterzeichnern unterzeichnet wurde, wird er aus rechtlichen und sicherheitstechnischen Gründen gesperrt und kann nicht mehr bearbeitet werden.
Wenn Sie einen unterzeichneten Vertrag bearbeiten müssen, können Sie stattdessen eine Kopie des Vertrags erstellen (öffnen Sie in Oneflow den Vertrag und wählen Sie die Option “Kopieren” unter den drei Punkten oben rechts), und nehmen Sie dann die Änderungen in der Kopie vor, bevor Sie sie erneut zur Unterschrift senden.
Weitere Informationen über das Kopieren und Bearbeiten von unterzeichneten Verträgen finden Sie hier.
Meine Gegenpartei hatte unterschrieben, aber plötzlich sieht es so aus, als sei der Vertrag von der Gegenpartei wieder nicht unterschrieben. Was ist da gerade passiert?
Die Unterschriften wurden zurückgesetzt oder entfernt, weil jemand den Vertrag geändert hat.
Wenn ein Vertrag in Oneflow von allen Unterzeichnern unterzeichnet wurde, wird er gesperrt und kann nicht mehr geändert werden (siehe “Kann ich unterzeichnete Verträge bearbeiten?” oben). Bis zu diesem Zeitpunkt kann der gesamte Vertrag geändert werden, sofern der Benutzer die Berechtigung dazu hat.
Bevor der Vertrag jedoch von allen Unterzeichnern unterzeichnet wird, stellt jede Version des Dokuments ein eigenes Vertragsangebot dar. Jede Änderung an einem Vertragsvorschlag führt zu einem neuen Vertragsvorschlag.
Wenn also einige, aber nicht alle Unterzeichner einen Vertrag unterschrieben haben und sich der Vertrag ändert, werden die Unterschriften der Unterzeichner, die den Vertrag unterschrieben haben, zurückgesetzt, um sicherzustellen, dass jeder die richtige Version unterschrieben hat.
Weitere Informationen darüber, wie und warum die Unterschriften bei Vertragsänderungen zurückgesetzt werden, finden Sie in unserem Help Center.
Um zu sehen, welche Änderungen am Vertrag vorgenommen wurden, die zum Zurücksetzen der Unterschriften geführt haben, können Sie den Prüfpfad des Vertrags überprüfen. Die Funktion “Audit Trail” sammelt und protokolliert alle an einem Vertrag vorgenommenen Änderungen. Welches Ereignis genau die Unterschriften zurückgesetzt hat, können Sie auf der Registerkarte “Audit Trail” oben rechts im Vertrag sehen.
Weitere Informationen darüber, wie Sie den Prüfpfad für Ihre Verträge finden, finden Sie hier.
Wie kann ich überprüfen, ob der Vertrag, den ich mit Oneflow unterzeichnet habe, noch gültig und sicher unterzeichnet ist?
Oneflow stellt für alle unterzeichneten Dokumente ein Vertragsnachweis-PDF zur Verfügung. Das Vertragsnachweis-PDF wird mit einem qualifizierten elektronischen Siegel (QuES) elektronisch versiegelt.
Die Überprüfung und ihr Siegel gewährleisten die Integrität des unterzeichneten Vertrags.
Weitere Informationen zur Überprüfung der Integrität der Überprüfung und des Vertrags finden Sie im Oneflow Help Center.
Wie werden elektronische Dichtungen in Oneflow verwendet?
Wenn der Vertrag von allen Unterzeichnern unterzeichnet ist, versieht Oneflow den Vertrag mit einem qualifizierten elektronischen Siegel, um seine Integrität zu gewährleisten und ihn vor Manipulationen zu schützen. Wenn die Überprüfung, der Vertrag oder einer seiner Anhänge geändert wird, egal wie gering die Änderung ist, wird das Siegel gebrochen und die Änderung wird erkannt.
Das Siegel wird von unserem Partner Sovos Trustweaver angebracht, der ein qualifizierter vertrauenswürdiger Dienstanbieter ist.
Das Siegel kann von jedem Dienst oder jeder Anwendung, die CAdES-Signaturen unterstützt, unabhängig überprüft werden.
Wie kann ich sicherstellen, dass die richtige Person den Vertrag unterzeichnet hat?
Oneflow bietet mehrere Arten von Signaturen mit unterschiedlichen Sicherheits- und Zuverlässigkeitsniveaus an. Wenn ein geringeres Maß an Sicherheit akzeptabel ist, kann eine einfache elektronische Signatur über eine verifizierte E-Mail ausreichen. Alternativ kann eine SMS-Multifaktor-Authentifizierung hinzugefügt werden.
Wenn ein höheres Maß an Sicherheit erforderlich ist, sollten eIDs verwendet werden. Das tatsächliche Sicherheitsniveau hängt von der verwendeten eID ab (eIDAS Levels of Assurance (LoA)).
Falls Sie es noch nicht aktiviert haben, finden Sie hier eine Anleitung, wie Sie das unterzeichnen mit eID in den unterstützten Ländern aktivieren.
Kann ich unterzeichnete Verträge importieren?
Ja, natürlich. Sie können unterzeichnete Verträge in Oneflow mit unserer Importfunktion importieren. Melden Sie sich bei Oneflow an und gehen Sie im linken Menü auf “Verträge”. Klicken Sie dann oben rechts auf “Unterzeichnete Verträge importieren”. Mehr darüber, wie Sie Verträge in Oneflow importieren können, erfahren Sie in diesem Leitfaden.
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