Skip to content

Contracten

Laat je bedrijf groeien met software voor contractbeheer

Contractbeheer is de ruggengraat van elk bedrijf, groot of klein. Als zodanig kan het gebruik van een efficiënt en betrouwbaar systeem een enorme impact hebben op het succes van je bedrijf.

Dit is waar software voor contractbeheer om de hoek komt kijken. Deze magische tool is ontwikkeld om bedrijven te helpen hun contracten onder controle te houden en het proces van begin tot eind soepel te laten verlopen.

Maar laten we een stapje terug doen om te begrijpen wat contractbeheer is en welke procesfases er zijn, voordat we een voorproefje nemen van hoe het jouw bedrijf naar een betere toekomst kan leiden.

Wat is contractbeheer?

Hoe vervelend het ook mag zijn, het afhandelen van contracten maakt deel uit van de dagelijkse werkzaamheden van elk bedrijf. Zoals het Nobelprijsuitreikingscomité van 2016 het verwoordde: “Moderne economieën worden bij elkaar gehouden door ontelbare contracten.”

Ongeacht in welke branche je actief bent, achter elk aspect van een bedrijf schuilen contracten. Van het contracteren van leveranciers, het inhuren van werknemers, het verwerven van middelen, het verkopen van diensten of goederen, enz. Als je er even bij stilstaat, zie je overal contracten! 

Volgens Law Insider:

‘betekent Contractbeheer het proces van het systematisch en efficiënt beheren van het maken, uitvoeren en analyseren van contracten met als doel het maximaliseren van de financiële en operationele prestaties en het minimaliseren van risico’s.”

Dus als we het hebben over contractbeheer, bedoelen we hoe een bedrijf al die contracten hanteert. Bovendien beslaat het de gehele levenscyclus van een contract, van begin tot eind en elke kleine stap daartussenin. Laten we het eens nader bekijken.

Contractlevenscyclusbeheer stap-voor-stap

Als er een nieuw contract in het verschiet ligt, staat de contractmanager of het team voor een enorme taak. Zij zijn immers verantwoordelijk voor elke stap in de levenscyclus van een contract, wat een ontmoedigend perspectief kan zijn. 

Als je niet bekend bent met de levenscyclus van een contract, volgt hier een overzicht van wat het standaardproces inhoudt:

  1. Het contract opstellen
  2. Het contract naar de klant versturen
  3. Feedback ontvangen van de klant
  4. Over en weer onderhandelen met de klant
  5. Het contract bewerken op basis van wat jullie zijn overeengekomen
  6. Het contract ondertekenen
  7. Wachten tot de klant het contract ondertekend heeft
  8. Het contract veilig opslaan
  9. Het contract archiveren en/of beëindigen

Alleen al door naar deze stappen te kijken, is het gemakkelijk om te zien hoe complex en lang deze taak kan zijn. Met de traditionele methode om een contract handmatig te beheren, kan het weken, zo niet maanden duren om de deal te sluiten.  

En wat blijft er voor jou over? Stapels papieren, een inbox boordevol onderhandelingsmails en het brandende verlangen naar vakantie.

Bovendien kan een traag proces de uitkomst van een deal beïnvloeden. In SpringCM’s 2018 State of Contract Management Report meldde 66% van de deelnemers dat ze van mening waren dat het contractgoedkeuringsproces vertragingen veroorzaakte bij het sluiten van deals en nog eens 21% meldde dat het een “groot probleem” was voor het sluiten van deals.

Het is niet verwonderlijk dat een snel groeiend aantal bedrijven zich tot software wenden om hen te helpen de klus te klaren!

Voordelen van het gebruik van software voor contractbeheer in een notendop

Als we het zouden hebben over elk aspect dat deze tool zo geweldig maakt, zouden we hier nog jaren zitten. In plaats daarvan houden we het kort en krachtig en vertellen we je over drie belangrijke voordelen die het jouw bedrijf kan opleveren.

  • Vermindert het bedrijfsrisico 

Het handmatig beheren van contracten is een proces dat vatbaar is voor menselijke fouten, wat zowel financiële als juridische gevolgen kan hebben en het vertrouwen van de medeondertekenaar kan belemmeren.

Geautomatiseerde systemen hebben bewezen het risico op fouten aanzienlijk te verminderen. Bovendien worden alle contracten veilig op één plek opgeslagen en kan de verantwoordelijke beperken en controleren wie er toegang toe heeft.

  • Uitzonderlijk tijdbesparend

Elke stap van het proces is sneller, van het maken van het contract tot het ondertekenen ervan. Volgens Forrester en Aberdeen verkort het gebruik van een contractbeheersysteem de tijd die nodig is om een ​project goed te keuren met gemiddeld 82%.

Cloudgebaseerde software voor contractbeheer maakt zelfs realtime onderhandeling mogelijk, waardoor de verwerkingstijd verder wordt verkort en de deal nóg sneller wordt ondertekend.

  • Onmiskenbaar kostenbesparend

Uit het rapport van Aberdeen over dit onderwerp bleek hoe goed presterende bedrijven denken dat het contract in één keer goed krijgen een positieve invloed kan hebben op de verkoop. Dat niet alleen, maar vertragingen bij het sluiten van een deal kunnen leiden tot omzetverlies. Kortom, een sneller proces leidt tot grotere kansen op succes en extra tijd om te investeren in het binnenhalen van meer deals.

Het is bewezen dat software voor contractbeheer de kans op fouten aanzienlijk verkleint. Menselijke fouten in contracten kunnen leiden tot hoge juridische kosten, dus foutloze documenten kunnen een bedrijf veel geld besparen. 

Hoewel de levenscyclus hetzelfde blijft of je het proces nu handmatig afhandelt of software voor contractbeheer gebruikt, de workflow maakt een wereld van verschil. Een efficiënt proces bespaart veel tijd en, zoals we allemaal weten, betekent tijd geld.

Cloudgebaseerde versus offline oplossingen

Het gebruik van contractsoftware is dus duidelijk beter dan uren verspillen door het handmatig te doen. Maar zijn alle contractbeheerdiensten hetzelfde? 

Hoewel ze allemaal zijn ontworpen om de levenscyclus van contracten effectief vanaf één plek te beheren, het proces te versnellen en het werk te vergemakkelijken, moeten we onderscheid maken tussen cloudgebaseerde en offline oplossingen.

Cloudgebaseerde oplossingen zijn toegankelijk via je browser, terwijl offline software op een apparaat moet worden geïnstalleerd. Het gebruik van een cloudgebaseerd systeem heeft verschillende voordelen ten opzichte van een offline oplossing. Laten we eens kijken welke dit zijn:

  • Live bewerking

Versiebeheer kan een probleem zijn bij het offline werken en kan leiden tot misverstanden. Met live editing kan iedereen er zeker van zijn dat ze te allen tijde aan de laatste versie van het contract werken. Contracten worden in realtime rechtstreeks op het platform bewerkt. Beide partijen kunnen de wijzigingen en updates meteen zien. 

  • Doorlopend onderhandelen

Gebruik opmerkingen rechtstreeks in het contract om vragen te stellen en in realtime over voorwaarden te onderhandelen. De andere partij kan de opmerking onmiddellijk zien en reageren. Dit maakt de communicatie directer en transparanter.

  • Onbeperkte opslag

Wanneer er software op je apparaat is geïnstalleerd, neemt deze na verloop van tijd steeds meer ruimte in beslag, totdat de opslagruimte uiteindelijk opraakt. Cloudgebaseerde software heeft onbeperkte opslag ter beschikking, dus dat is in ieder geval een ding minder om je zorgen over te maken.

  • Toegang op afstand

Een cloudgebaseerd systeem is niet gebonden aan een locatie of apparaat. Het is overal toegankelijk, via elke browser. De pandemie heeft deze noodzaak luid en duidelijk benadrukt, en nu we het tijdperk van werken op afstand ingaan, zijn cloudgebaseerde systemen echt de enige logische oplossing. 

  • Veiliger dan ooit

Het idee om vanaf elke locatie toegang te hebben tot het platform kan alarmbellen doen rinkelen. Maar je moet weten dat alleen geïnteresseerde partijen met toestemming voor toegang tot een document het document kunnen zien en/of bewerken. Bovendien worden alle wijzigingen geregistreerd en voorzien van een tijdstempel, zodat je altijd kunt zien wie het document heeft geopend en wanneer én welke wijzigingen er zijn aangebracht.

Zoals je kunt zien, loopt cloudgebaseerde software voor contractbeheer een stap voor op het gebied van snelheid en efficiëntie. Het biedt ook meer flexibiliteit en transparantie gedurende het hele proces.

Stap de toekomst in en bereik nieuwe hoogten 

Bedrijven investeren vaak eindeloos veel middelen en geld om hun marketing precies goed te krijgen, terwijl de manier waarop contracten worden afgehandeld vaak over het hoofd wordt gezien en ze dus blijven worstelen met verouderde systemen.

Als je bekend in de oren klinkt, is het tijd voor verandering. Geniet van pure efficiëntie, verhoog je winst en zie hoe je bedrijf groeit. Met de juiste software voor contractbeheer is alles mogelijk!

Prev:

5 voordelen van contractautomatisering die je bedrijf een boost zullen geven

Next:

8 manieren waarop SaaS de verkoop kan verhogen door middel van digitale marketing

Related Article

Werk & cultuur

Gen Z aan het werk verslag: Hoe je ze kunt aannemen en inspireren na de pandemie

Contracten

Contractsoftware: een beknopte handleiding voor de basis

Digitale handtekening

Is jouw elektronische handtekening gekwalificeerd en verfieerbaar?

Digitale handtekening

Hoe onderteken je een pdf online?

Contracten

Wat maakt digitale contracttemplates zo slim?

Contracten

Zo ziet het eruit om een contract digitaal te ondertekenen

Sales

9 tips om een datagedreven verkoopstrategie te implementeren

Werk & cultuur

Waarom HR jouw geheime wapen is voor een digitale transformatie