Zeer recentelijk moesten we allemaal thuisblijven. Het was niet erg leuk en het weerhield ons ervan om veel dingen te doen in alle aspecten van ons leven. Maar het leidde wel tot enkele geweldige ontwikkelingen in onze werklevens. Een van deze geweldige ontwikkelingen is contractsoftware.
Contractsoftware is geweldig. Voorbij zijn de dagen dat je moest reizen of lange, complexe e-mailketens moest verzenden om vervolgens binnen een paar seconden je handtekening op die stippellijn te zetten. In plaats daarvan kun je het allemaal met slechts een paar klikken comfortabel vanaf je telefoon of desktop doen.
In dit artikel bekijken we wat contractsoftware is, hoe het werkt en hoe het jou en je bedrijf kan helpen in onze geglobaliseerde wereld.
In dit artikel bespreken we het volgende:
- Wat is contractsoftware?
- Hoe werkt contractsoftware?
- Hoe kan het jou en je bedrijf helpen?
Wat is contractsoftware?
Contractsoftware is een van de grote voordelen van digitalisering. Het is ook een van de dingen die door de pandemie werd versneld. Dit is contractsoftware in een notendop: het is software waarmee je contracten kunt maken, ze kunt verzenden naar degenen die ze moeten ondertekenen, ze door iedereen kunt laten nakijken en ze vervolgens kunt ondertekenen en opslaan voor toekomstig gebruik.
Dit wordt steeds belangrijker. Volgens onderzoek door Boston Consulting Group (BCG), zal alleen al 62% van de outsourcingcontracten opnieuw worden onderhandeld in deze post-pandemische wereld. Uit datzelfde onderzoek bleek zelfs dat bijna de helft van de tweehonderd senior executives in allerlei verschillende bedrijven verwachtte dat er na de pandemie een verschuiving zou plaatsvinden naar resultaatgerichte contracten.
Dat betekent dat er in de nabije toekomst veel aandacht aan zelfs de kleinste details moet worden besteed.
Hoe werkt contractsoftware?
Dit is een veelomvattende vraag die zeer branchespecifieke antwoorden heeft die ook verschillen van product tot product. Dus hier is meer een algemeen overzicht van geweldige software:
- Creëer contracten – met goede contractsoftware kun je juridisch bindende contracten opstellen en controleren. Soms kunnen details, zoals salaris, veranderen, dus met goede contractsoftware kun je die aanpassingen maken.
- Stuur ze door – zorg ervoor dat je contracten zo snel mogelijk bij de juiste persoon – of personen – terecht komen.
- Wijzigingen aanbrengen – soms moet je op het laatste moment een wijziging aanbrengen. Dat gebeurt wel eens. Met goede contractsoftware kun je dat doen en het vervolgens terugsturen naar de ondertekenaar. Een functie voor live updates is hier handig. Hiermee kunnen jij en de ondertekenaar in realtime wijzigingen aanbrengen.
- Ontvang een melding: de software laat het je weten zodra iemand heeft getekend, zodat je de bal aan het rollen kunt krijgen en je het ingevulde contract kunt laten zien.
- Contracten opslaan – dit onderdeel is uiterst belangrijk. Op een gegeven moment, om welke reden dan ook, moet je misschien een contract opvragen om enkele details te controleren. Met goede software voor het ondertekenen van contracten kun je in een oogwenk gemakkelijk een contract vinden.
Met dit in gedachten, bieden verschillende providers verschillende functies. Daarom is het een goed idee om de tijd te nemen om de contractsoftware te vinden die bij je past.
Hoe kan het jou en je bedrijf helpen?
Wanneer je je aanmeldt voor software, is het goed om na te denken over je Return on Investment (ROI). Geweldige contractsoftware zorgt voor een fantastische ROI.
Hier is een voorbeeld: je runt een scale-up marketingbureau in Brussel. Je bent op zoek naar een externe ontwerper en je hebt de perfecte kandidaat gevonden in Warschau. Je stuurt het contract door maar ontdekt een fout. Het salaris wordt alleen weergegeven in euro’s, in plaats van zowel euro’s als Poolse zloty.
Met de juiste contractsoftware kun je die wijziging eenvoudig in realtime doorvoeren, in plaats van het contract handmatig te moeten bewerken en vervolgens terug te sturen naar de ondertekenaar. Als alternatief kun je de gebruiker delen van het contract laten bewerken voordat beide partijen ondertekenen.
Dit is slechts één voorbeeld van hoe de juiste contractsoftware je kan helpen sneller aan de slag te gaan, zoals Eurofins ontdekte toen ze hun contracten wilden digitaliseren. Eurofins ontdekte dat het gebruik van contractsoftware managers hielp om beter op de hoogte te blijven door hen “een gevoel van eigenaarschap over hun eigen arbeidsovereenkomsten” te geven.
Dit geldt noodzakelijkerwijs niet alleen voor werknemers. Als het gaat om het ondertekenen van goederen en diensten, kan de juiste contractsoftware je bedrijf helpen om nóg flexibeler te worden door te zorgen voor soepelere, meer tijdbesparende workflows. Het kan ook het einde betekenen van veel documenten die in verschillende applicaties zijn opgeslagen.
De belangrijkste inzichten
Contractsoftware stelt je in staat om je contracten onder controle te houden. Met de juiste software voor jou kun je al je contracten op één plek opstellen, bewerken, verzenden, ontvangen en opslaan. In feite neemt het gebruik van dit soort software alleen maar toe in onze post-pandemische wereld. Dit komt omdat ze helpen om bedrijven nóg flexibeler te maken door alles op afstand te kunnen ondertekenen, van nieuwe werknemers tot nieuwe diensten, overal ter wereld.
Het is ook belangrijk om de tijd te nemen om de juiste software te vinden. Denk na over wat je nodig hebt van een stukje contractsoftware. De ROI kan immers uitstekend zijn.
Vraag ons alles over contractsoftware!
Wil je weten hoe contractsoftware jouw bedrijf kan helpen veranderen? We horen graag van je!
