Hier volgen 6 redenen waarom.
De toekomst van contracten is 100% web- en html-gebaseerde digitale contracten.
Nu steeds meer bedrijven de voordelen van het digitaliseren van hun belangrijkste bedrijfsmiddelen – contracten – zijn gaan inzien, is het einde van pdf-contracten nabij.
Pdf’s behoren tot het verleden
Voeg een elektronische handtekening toe aan het pdf-bestand en noem het een “digitaal contract” als je dat graag wilt. Maar zolang het een pdf-document betreft, zul je niet de voordelen van een echt digitaal, html-gebaseerd contract ervaren. Of wat wij digitale contracten noemen.
Een pdf is een afbeeldingsformaat. Toch vreemd: waarom zou je naar een afbeelding van een vel papier willen kijken als je voor je computerscherm zit? Wij van Oneflow geloven dat pdf-contracten binnen de komende 10 jaar min of meer zullen uitsterven.
Ten eerste, pdf is een afkorting van Portable Document Format. Het grootste voordeel van een pdf is dat het maakt dat een document overal exact hetzelfde wordt weergegeven, ongeacht via welk platform het bekeken of uitprint wordt.
Welkom digitale contracten
Html – waar digitale contracten om draaien – is de taal van het web. Html-documenten zijn ontworpen om op schermen te worden bekeken en interactief. Ze zijn bedoeld om wanneer dan ook via computers toegankelijk te zijn in plaats van uitgeprint te worden.Velen gebruiken uit gemakzucht nog steeds pdf-contracten in plaats van dat dit een rationele beslissing is. Het recente onderzoek van Jakob Nielsen wijst uit dat pdf’s serieuze gebruiksmankementen hebben en eigenlijk “ongeschikt voor menselijke consumptie” zijn
Zes slimme digitale redenen
Neem deze zes factoren in beschouwing wanneer je beslist of je vast wilt houden aan oude pdf-contracten of juist digitale contracten wilt omarmen:
1. Weergave op mobiele apparaten
- Een pdf-contract is niet responsief – om een pdf-contract op je telefoon te kunnen lezen, zul je moeten inzoomen en scrollen
- Digitale contracten zijn responsief en zien er geweldig uit, ongeacht de grootte van het scherm
2. Gegevensoverdracht
- Een pdf-contract is een afbeelding – je kunt niet gemakkelijk gegevens uit het contract extraheren
- Een digitaal contract is ook echt digitaal – je kunt gemakkelijk contractgegevens die je elders wilt gebruiken extraheren en exporteren naar bijvoorbeeld je CRM-systeem
3. Zoek naar specifieke data
- Binnen je pdf-contract kun je zoeken naar een specifieke term of zinsdeel als je handmatig “velden” toevoegt met de specifieke termen. Maar je kunt niet in één keer al je pdf-contracten doorzoeken
- Je hoeft geen velden toe te voegen aan digitale contracten – ieder woord is zoekbaar, net als het internet! En daarbij kun je ook in één keer al je digitale contracten doorzoeken en filteren op tags, datum of trefwoord – het is alsof je naar je contracten googelt met spreadsheetfuncties
4. Bescherm de integriteit van de inhoud
- Pdf-contracten kunnen gemakkelijk door anderen bewerkt worden zonder een digitaal spoor achter te laten indien dit niet goed ingesteld is vanaf het begin – en zelfs wanneer het adequaat is ingesteld, is het lastig te controleren
- Digitale contracten geven de auteur de volledige controle om te beslissen wat aangepast mag worden in het contract en door wie. Bovendien wordt een complete audittrail achtergelaten
6. Minimaliseer fouten
- Het creëren van een nieuw pdf-contract betekent vaak dat je eerst het bronbestand, dat zich waarschijnlijk in Word bevindt, moet lokaliseren. Daarna moet je het gaan bewerken en opslaan als een pdf. Tijdens dit gehele proces is er geen mogelijkheid om te controleren of het document fouten bevat en of er per ongeluk belangrijke paragrafen zijn weggevallen.
- Digitale contracttemplates zijn gecentraliseerd en dynamisch, wat de auteur in staat stelt om bepaalde secties te versleutelen en de controle te behouden over de delen die bewerkbaar zijn – zo is er een minimaal risico op fouten en blijft alles in overeenstemming met de regels en het beleid
7. Werk aan één versie
- Een pdf-contract is net zo statisch als een papieren contract. Je kunt opmerkingen toevoegen, maar dit levert al snel een rommelig document op, zeker wanneer steeds meer stakeholders zich ermee gaan bemoeien. Bovendien is het lastig om te zien of iedere gebruiker aan de laatste versie van het contract heeft gewerkt.
- Alles wat te maken heeft met digitale contracten wordt bijgehouden en je werkt altijd aan de laatste versie – bovendien krijgt iedere gebruiker een melding wanneer iemand anders aan de slag is gegaan met het contract.
