Skip to content

Elektroniska signaturer

Hur signerar man ett elektroniskt dokument?

Förhandlingar kan vara jobbiga. När du äntligen når ett genombrott, och alla är överens och redo att signera ett elektroniskt dokument, är det sista du behöver ytterligare ett hinder att ta dig förbi. Om du använder PDF-avtal kan hindret kännas som att det är 2 meter högt. Men om du använder digitala avtal är det knappt ett par centimeter du måste ta dig över.

När du kommit så långt i processen och är nära en signatur vill du såklart att allt ska flyta på så smidigt som möjligt. Det är där e-signeringsverktygen kommer in i bilden.

De får signeringsprocessen att gå från att ta månader, veckor eller dagar till att kunna vara klar på några timmar om alla krav är uppfyllda.

En studie av Finances Online visar att företag kan spara upp till 55–78 % i totala kostnader om man går över till att använda ett e-signeringsverktyg – detta tack vare minskade material-, administrations-, frakt- och prenumerationskostnader.

Med e-signaturer minskar dessutom tiden till färdigt avtal från i genomsnitt 32,5 dagar till endast två dagar.

Signera ett elektroniskt dokument

Team som analyserar och hanterar många avtal, till exempel juridik- eller ekonomiavdelningarna, arbetar med i genomsnitt fem olika verktyg per projekt. Det kan handla om

  1. Word: För att skapa dokumentet
  2. E-post: För kommunikation mellan parterna
  3. PDF: För att skicka en nedladdningsbar version av dokumentet som
    inte går att redigera
  4. Excel: För informationshantering 
  5. Delade enheter: För att dela information iolika format, såsom presentationer, kalkylark, dokument osv. 

Effektiva programvaror för elektronisk signatur gör att du inte behöver någon av dessa. Dokumentet kan skapas och delas inifrån själva verktyget. Mottagaren får dokumentet med redigerbara avsnitt och kan fylla i den information som krävs i de ovan nämnda avsnitten.

Kostnadsfri e-signering av dokument

Det finns många företag som erbjuder verktyg för elektronisk signering. Till exempel HelloSign, Deel, DocuSign, AdobeSign och SignNow. De erbjuder funktioner som snabb signering, en Google Docs-integration och e-postintegrationer till ett ingångspris.

Men om du vill använda applikationer som är inbyggda i era datorer, till exempel Adobe Acrobat eller Microsoft Word, följer här är en steg-för-steg-guide.

Read also: All you need to know about Oneflow electronic signatures and the eIDAS regulation 

Så skapar du en elektronisk signatur med hjälp av Adobe Acrobat

Steg 1: Klicka på ikonen i form av en penna i menyn högst upp

Steg 2: Välj “Fyll i och signera” i rullgardinsmenyn

Steg 3: Fyll i den information som behövs och lägg till initialer för signaturen.

Eftersom Acrobat är en del av Adobe-paketet stöds verktyget av AdobeSign. Acrobat erbjuder inte avtalssamarbete eller automatisering inom paketet. Detta kan avskräcka effektiva team som gillar att hålla all sin data på ett och samma ställe.

Så lägger du till en elektronisk signatur i ett Word-dokument

Word är standardprogrammet för att skapa dokument på de flesta datorer och används ofta för att skapa avtal. Även om Word erbjuderett elektroniskt signeringsalternativ är det relativt primitivt.

Här följer en steg-för-steg-process: 

Steg 1: Placera markören där du vill infoga signaturen

Steg 2: Välj “Text” under fliken “Infoga”

Steg 3: Välj sedan “Signaturlista” > “MicrosoftOffice-signaturrad”

(Detta gör att du kan anpassa signaturen genom att ange namnet på parten som ska signera)

Om du är mottagare av dokumentet och vill signera det kan du istället högerklicka på signaturraden och välja alternativet “signera” i rullgardinsmenyn.

Men nu kanske du undrar hur elektroniska signaturer faktiskt kan förbättra dina processer?

Läs även: Oneflow’s handwritten signature feature

Kundfall med elektroniska signaturer

Här är några exempel på situationer där elektroniska signaturer kan revolutionera dina processer.

  1. Upplärning av nyanställda:

Anställda kan lätt bli stressade när de översköljs av allt pappersarbete som kommer med ett nytt jobb. Det finns saker att hålla reda på:

  • Anställningsavtal
  • Uppförandekod 
  • Samtycke till bakgrundskontroll 
  • Pensionsuppgifter
  • Sjukförsäkring
  • Säkerhetsdokument

För att inte tala om att alla dessa måste granskas avolika avdelningar, och att samarbetet mellan dessa inte alltid fungerar smärtfritt.

Att flytta denna process till en plattform för e-signering och avtalshantering kan spara båda parterna mycket tid som annars hade lagts på administrativt arbete. Det gör också att man enkelt kan söka efter dokument (till skillnad från PDF-filer eller fysiska kopior) och lagra dokumenten säkert i molnet.

  1. Kundavtal:

Kunderna tar hjälp av dig för att göra sina liv enklare. Inte svårare. De vill inte bada i fler avtal, missade e-postmeddelanden och påträngande uppföljningssamtal. De vill ha en enda lösning som börjar och slutar med ett enkelt klick. Det kan de få med e-signaturlösningar.

Kundavtal är en integrerad del av din verksamhet – oavsett om du arbetar i fastighets-, butiks-, bank-, finans- eller försäkringsbranschen.

Om du kan skicka avtal till dina kunder som de kan läsa igenom i lugn och ro på sina egna enheter kommer dina chanser till ett signerat avtal att bli betydligt högre.

Tar du det ytterligare ett snäpp kan du erbjuda avtal som är möjliga att signera på en smartphone, till exempel ett digitalt.

API för e-signaturer

An e-signature API(application programming interface) is a service that allows people to manage every element of an electronic contract. 

  1. Begära signaturer online
  2. Statusuppdateringar
  3. Ladda ner signerade och verifierade dokument

APIs are important because digital signatures use algorithms to verify digital signatures. Encryption software—like the kind present in credit card transactions—is used to authenticate electronically signed documents via APIs.

Läs även: Edit and sign PDFs online: A how-to guide

Jämförelse av elektroniska signaturtjänster

För att dina team ska prestera på topp måste de skapa säkra, responsiva och interaktiva avtal. Avtal som kunderna kan signera digitalt. Funktioner som liveredigering är integrerade för att möjliggöra ett effektivt samarbete.

Avtalshanteringsplattformar som Oneflow säkerställer att endast en version av ett dokument finns tillgängligt och att det lagras på ett säkert sätt. En version som både kunder och företaget har tillgång till och som de kan söka i när som helst för att hämta viktiga detaljer.

Läs mer om elektroniska signeringar av dokument på Oneflows blogg.

Prev:

Skriv din signatur på telefonen på obekväma ställen

Next:

När ska du använda en digital signatur?

Liknande artiklar

Elektroniska signaturer

Hur signerar man ett avtal i Oneflow?

Avtal

Avtalsautomatisering: Vad exakt automatiserar Oneflow?

Avtal

Redigera inte PDF-filer, redigera dina förväntningar – 7 tips

Avtal

5 tips hur AI förändrar avtalen

Avtal

De svåraste avtalen att signera

Avtal

Hur man vinner avtal för frilansare: Den enda guide du behöver

Produkt

Hur Oneflows integrationer gör ditt liv enklare

Avtal

Upphandling: De 8 stegen för att skapa en framgångsrik strategi