Jos haluat ymmärtää hankintojen perusteet ja tehokkaan hankintastrategian luomisen, tämä opas on sinua varten! Perehdymme syvällisesti siihen, mitä hankinnat ovat, mitä hyötyjä niistä on, hankintaprosessiin ja erilaisiin hankintatyyppeihin. Tarkastelemme myös hankinnan roolia liiketoiminnassa ja parhaita käytäntöjä. Lopuksi tarkastelemme hankintajärjestelmän käytön etuja ja haittoja sekä yleisiä haasteita, joita saatat kohdata käyttöä aloittaessasi.
1. Mitä hankinta on?
Yksinkertaisesti sanottuna hankinta kattaa tavaroiden ja palveluiden hankintaprosessin. Näihin tavaroihin ja palveluihin voi kuulua raaka-aineita, komponentteja ja valmiita tuotteita, joita tarvitaan muiden tavaroiden ja palvelujen tuottamiseen. Hankintaan voi kuitenkin liittyä myös tavaroiden ja palvelujen ostajan ja toimittajan välisten sopimussuhteiden hallinnointi.
Hankinnat ovat olennainen osa kaikkia organisaatiota. Se auttaa organisaatioita saavuttamaan päämääränsä ja tavoitteensa. Hankintaprosessilla varmistetaan, että organisaatiot saavat parhaan vastineen rahoilleen hankkimalla oikeat tavarat tai palvelut oikeaan hintaan.
Lue myös: 10 parasta sopimushallinnan ohjelmistoa
2. Hankinnan tuoma hyöty
Hankinnat tuovat organisaatioille monia etuja. Ne auttavat vähentämään kustannuksia, minimoimaan riskejä ja ennen kaikkea maksimoimaan voittoja. Hankinta auttaa organisaatioita myös säästämään aikakustannuksissa.
Hankinnat auttavat organisaatioita parantamaan suhteitaan tavarantoimittajiin, sillä ne johtavat pidempiaikaisiin työjärjestelyihin. Tämä puolestaan johtaa parempaan palveluun ja laadukkaampiin tuotteisiin.
Lisäksi hankinnat auttavat organisaatioita varmistamaan, että ne noudattavat lakisääteisiä ja lainsäädännöllisiä vaatimuksia, kuten paikallisia ympäristö- ja työlainsäädäntöjä.
Toinen suuri hyöty hankinnoista on se, että ne antavat organisaatioille mahdollisuuden pysyä ajan tasalla uusimmista teknologioista ja suuntauksista. Sen avulla organisaatiot voivat pysyä pelinsä huipulla hyödyntämällä uusinta teknologiaa ja pysyä näin kilpailijoidensa edellä.
Lue myös: 10 parasta hankintaohjelmistoa vuonna 2024
3. Hankinnan eri tyypit
Hankintoja on erilaisia. Niitä ovat mm:
- Suora hankinta: Tämä tarkoittaa ostamista yhdestä lähteestä. Siinä valitaan ja tehdään sopimus yhden toimittajan kanssa, joka voi toimittaa tarvitsemasi tuotteet.
- Epäsuora hankinta: Tämä tarkoittaa ostamista useista lähteistä. Siinä valitaan ja tehdään sopimuksia useiden eri toimittajien kanssa.
- Strateginen hankinta: Tämä tarkoittaa pitkäaikaisia suhteita painottavaa ostamista. Siinä valitaan ja tehdään sopimuksia sellaisten toimittajien kanssa, jotka tarjoavat parasta arvoa, laatua ja palvelua pitkällä aikavälillä. Tällöin todennäköisesti neuvottelet parhaasta hinnasta.
- Sähköinen hankinta: Tämä tekee ostoprosessista digitaalisen. Siinä käytetään verkkoalustoja ja -työkaluja tavaroiden ja palvelujen ostamiseen.
- Käänteinen huutokauppa: Tämä tapahtuu, kun useat toimittajat tekevät tarjouksia sopimuksesta. Se tapahtuu yleensä silloin, kun on tehtävä suurempia sopimuksia. Siinä käytetään verkkoalustaa, jossa toimittajat tekevät tarjouksia ostajan tarvitsemista tavaroista ja palveluista.
4. Hankinnan rooli liiketoiminnassa
Hankinnoilla on tärkeä rooli kaikissa yrityksissä. Hankinta auttaa tunnistamaan yrityksen tarpeet ja löytämään näihin tarpeisiin parhaiten sopivat toimittajat. Hankinnan parissa työskentelevien henkilöiden tehtävänä on varmistaa, että ostettavat tavarat ja palvelut ovat korkealaatuisia ja että ne saadaan parhaaseen mahdolliseen hintaan.
Seuranta on myös tärkeää, sillä sinun on seurattava oston jälkeistä prosessia varmistaaksesi, että sopimusvelvoitteet täytetään, ja että toimittajan suorituskyky on paras mahdollinen.
Lisäksi hankinta auttaa varmistamaan, että tavarat ja palvelut toimitetaan ajallaan, ja että maksuehtoja noudatetaan. Se auttaa myös varmistamaan, että yritys noudattaa lakisääteisiä ja sääntelyyn liittyviä vaatimuksia. Se antaa myös yritykselle mahdollisuuden pysyä kilpailijoidensa edellä, kun on kyse uusimman teknologian hyödyntämisestä.
5. Vaiheet tehokkaan hankintastrategian laatimiseksi
Tehokkaan hankintastrategian laatiminen on olennaisen tärkeää kaikille yrityksille. Seuraavassa on joitakin vaiheita, jotka voivat auttaa sinua sen rakentamisessa:
- Tunnista tarpeet: Ensimmäinen vaihe on tunnistaa yrityksen tarpeet ja määrittää parhaat toimittajat, jotka vastaavat näihin tarpeisiin.
- Analysoi markkinaa: Toisessa vaiheessa tehdään markkina-analyysi ja määritetään parhaat toimittajat, jotka täyttävät yrityksen tarpeet.
- Luo kumppanuuksia: Kolmas vaihe on luoda kumppanuuksia parhaiden toimittajien kanssa, jotta voidaan varmistaa korkealaatuisten tavaroiden ja palvelujen saatavuus parhaaseen hintaan.
- Neuvottele sopimuksista: Neljäs vaihe on sopimusneuvottelut toimittajien kanssa parhaiden ehtojen varmistamiseksi. Tämä voi olla prosessin aikaa vievin osa.
- Seuraa suorituskykyä: Viides vaihe on toimittajien suorituskyvyn seuranta, jotta voidaan varmistaa, että tavaroiden ja palvelujen laatu säilyy.
- Arvioi tavarantoimittajia: Kuudes vaihe on arvioida toimittajien suorituskykyä, jotta varmistetaan, että tuleviin sopimuksiin valitaan vain parhaat.
6. Hankintajärjestelmän käytön hyödyt ja haitat
Hankintajärjestelmän käyttö voi tuoda organisaatiolle monia etuja. Se voi auttaa vähentämään kustannuksia, minimoimaan riskejä ja maksimoimaan voittoja. Se voi myös auttaa säästämään aikaa ja parantamaan tehokkuutta.
Hankintajärjestelmän käyttöön liittyy kuitenkin joitakin haittoja. Sitä voi olla ensinnäkin vaikea hallita ja ylläpitää. Sen käyttöönotto voi myös olla kallista. Tähän yhdistyy se, että järjestelmän mukauttaminen vastaamaan organisaatiosi yksilöllisiä tarpeita voi myös olla haasteellista.
7. Parhaat käytännöt hankintaan
Hankintojen onnistumisen varmistamiseksi organisaatioiden tulisi noudattaa joitakin parhaita käytäntöjä. Näitä ovat mm:
- Aseta selkeät tavoitteet: Organisaatioiden tulisi asettaa hankintaprosessille selkeät tavoitteet ja päämäärät. Näin voidaan varmistaa, että oikeat tavarat ja palvelut hankitaan parhaaseen hintaan.
- Kehitä strategia: Organisaatioiden tulisi kehittää hankintastrategia, joka on räätälöity niiden tarpeisiin. Näin voidaan varmistaa, että valitaan parhaat toimittajat ja neuvotellaan parhaat ehdot.
- Seuraa toimittajien suorituskykyä: Organisaatioiden olisi seurattava toimittajien suorituskykyä, jotta voidaan varmistaa, että tavaroiden ja palvelujen laatu säilyy koko hankintasopimuksen voimassaolon ajan.
- Arvioi tavarantoimittajia: Organisaatioiden olisi hyvä arvioida toimittajien suorituskykyä, jotta voidaan varmistaa, että tuleviin sopimuksiin valitaan parhaat toimittajat.
- Käytä teknologiaa: Organisaatioiden tulisi käyttää teknologiaa hankintaprosessin automatisoimiseksi. Tämä auttaa vähentämään kustannuksia ja parantamaan tehokkuutta.
Lue myös: Mitä digitaaliset sopimukset ovat?
8. Yleiset hankintoihin liittyvät haasteet
Organisaatioilla on joitakin yleisiä haasteita, joita ne kohtaavat hankintojen osalta. Näitä ovat mm:
- Asiantuntemuksen puute: Organisaatioilta saattaa puuttua asiantuntemusta ja kokemusta, joita tarvitaan oikeiden toimittajien tunnistamiseen ja parhaiden ehtojen neuvottelemiseen. Jos haluat laajentaa hankintojasi, saattaa olla aika rekrytoida tähän tehtävään asiantuntevaa työvoimaa.
- Huono viestintä: Huono viestintä ostajan ja toimittajan välillä voi johtaa väärinkäsityksiin ja viivästyksiin.
- Toimittajan heikko suorituskyky: Heikko suorituskyky voi johtaa viivästyksiin ja heikompilaatuisiin tavaroihin ja palveluihin. Joissakin maissa myös sää voi vaikuttaa asiaan. Esimerkiksi runsas lumi voi hidastaa toimituksia.
- Vaatimustenmukaisuuteen liittyvät kysymykset: On tärkeää pysyä ajan tasalla uusimmista hankintoihin liittyvistä ympäristö- ja työlainsäädännöistä.
- Resurssien puute: Organisaatioilla ei välttämättä ole riittävästi resursseja hankintaprosessin hallintaan.
Tiivistelmä
Hankinta on olennainen osa kaikkia organisaatioita. Se auttaa yrityksiä saamaan parhaan vastineen rahoilleen ja pysymään kilpailukykyisenä. Se auttaa organisaatioita myös kehittämään pitkäaikaisia suhteita tavarantoimittajiin, ja varmistamaan oikeudellisten ja lainsäädännöllisten vaatimusten noudattamisen.
Hankintojen onnistumisen varmistamiseksi organisaatioiden olisi noudatettava parhaita käytäntöjä, kuten selkeiden tavoitteiden asettamista, strategian kehittämistä, toimittajien suorituskyvyn seurantaa, toimittajien arviointia ja teknologian hyödyntämistä aina kun se on mahdollista.
Organisaatioiden tulisi myös olla tietoisia yleisistä haasteista, joita ne voivat kohdata. Näitä ovat esimerkiksi asiantuntemuksen puute, huono viestintä, toimittajien heikko suorituskyky, sääntöjen noudattamiseen liittyvät ongelmat ja resurssien puute.
Tässä oppaassa on esitetty yleiskatsaus hankintoihin ja vaiheet tehokkaan hankintastrategian rakentamiseksi. Toivottavasti tästä on sinulle hyötyä ja saat luotua yrityksellesi tehokkaan hankintastrategian!
