Koska 29 prosenttia koko työvoimasta hoitaa sopimustehtäviä, niiden tekeminen oikein on ratkaisevan tärkeää. Kun yhä useammat ihmiset ovat mukana prosessissa, pienetkin virheet tai laiminlyönnit voivat nopeasti muuttua suuriksi ongelmiksi.
Virheellinen sopimus voi häiritä liiketoimintaa, hukata arvokasta aikaa ja johtaa kalliisiin oikeudellisiin ongelmiin. Viimeinen asia, jonka haluat, on kriittisen tärkeän sopimuksen kariutuminen tai se, että keskeiset oikeudet jäävät suojaamatta unohdettujen yksityiskohtien vuoksi.
Mutta mikä tekee sopimuksesta pätevän?
Tässä oppaassa näytän sinulle juuri sen. Käymme läpi keskeiset elementit, jotka jokainen pätevä sopimus tarvitsee. Lisäksi esittelemme sinulle Oneflown työkalun, joka yksinkertaistaa sopimusten luomista ja hallintaa ja auttaa sinua tekemään päteviä ja tehokkaita sopimuksia kerta toisensa jälkeen.
Mikä sopimus on?
Yksinkertaisesti sanottuna se on oikeudellisesti sitova sopimus kahden tai useamman osapuolen välillä. Siinä määritellään kunkin osapuolen oikeudet ja velvollisuudet ja luodaan puitteet näiden velvollisuuksien täyttämiselle.
Sopimukseen sisältyy yhden osapuolen tekemä tarjous, jonka toinen osapuoli hyväksyy, ja jonka tuloksena syntyy molemminpuolinen yhteisymmärrys sopimuksen ehdoista ja velvoitteista. Jotta sopimus olisi oikeudellisesti sitova, siinä on oltava pätevä tarjous, hyväksyntä ja vastike. Molempien osapuolien on myös oltava oikeustoimikelpoisia ja sopimukseen ei saa liittyä painostusta, pakottamista tai virheitä.
Oikeudellisesti sitovan sopimuksen merkitys liiketoiminnassa
Sopimukset eivät ole kaikkein jännittävin osa yrityksen johtamista, mutta ne ovat välttämättömiä. Sanotaan vaikka, että jonkun oikeuksista tai velvollisuuksista työssä tai kumppanuudessa on erimielisyyttä. Mitä voitte tehdä yrityksenä tässä tilanteessa? Jos voimassa olevaa sopimusta ei ole olemassa, juuri mitään ei ole tehtävissä.
Hyvin laaditulla ja selkeästi määritellyllä sopimuksella voidaan ehkäistä väärinkäsityksiä, vähentää riitojen riskiä ja tarjota sopimuspuolille oikeudellinen keino turvautua konfliktien sattuessa. Sopimus luo turvallisuuden ja luottamuksen tunnetta, koska siinä hahmotellaan kunkin osapuolen odotukset ja oikeudet, mikä mahdollistaa sujuvamman liiketoiminnan.
Liiketoimintasopimukset voivat olla eri muodoissa suhteen luonteesta riippuen. Yrityksen ja sen asiakkaan välisessä sopimuksessa voidaan määritellä palvelujen laajuus, maksuehdot ja mahdolliset erityiset suoritteet. Toisaalta yrityksen ja sen toimittajan välisessä sopimuksessa voidaan käsitellä esimerkiksi hinnoittelua, laatuvaatimuksia ja toimitusaikatauluja.
Laillinen sopimus suojaa yrityksiä myös mahdollisilta vastuilta. Vahingonkorvauslausekkeiden sisällyttäminen mahdollistaa vastuun siirtämisen tietyistä riskeistä toiselle osapuolelle. Esimerkiksi rakennusalan yrityksen ja alihankkijan väliseen sopimukseen voidaan sisällyttää korvauslauseke, jossa todetaan, että alihankkija on vastuussa työstään aiheutuvista vahingoista tai vammoista.
Toisin sanoen sopimukset antavat yrityksille mahdollisuuden valvoa oikeuksiaan ja hakea korvauksia rikkomistapauksissa. Jos toinen osapuoli ei täytä sopimuksen mukaisia velvoitteitaan, toisella osapuolella voi olla oikeus vaatia vahingonkorvausta, erityistä suoritusta tai muita asianmukaisia oikeudellisia korvausta.
Huomaa, että vain huolellisesti laaditut, pätevät ja lakimiesten tarkistamat sopimukset takaavat, että ne ovat täytäntöönpanokelpoisia ja suojaavat etujasi.
Mikä tekee sopimuksesta pätevän? Sopimuksen olennaiset osat
Sopimuksen on täytettävä tietyt olennaiset osat, jotta se olisi pätevä ja oikeudellisesti sitova. Tämä luo perustan sopimuksen täytäntöönpanokelpoisuudelle ja antaa varmuutta kaikille osapuolille.
Tarjous
Sopimuksen ensimmäinen osa on tarjous. Ajattele sitä ehdotuksena. Toinen osapuoli on halukas tekemään sitovan sopimuksen, jossa esitetään selkeästi, mitä vaihdetaan – olipa kyse rahasta, palveluista tai tavaroista. Jotta tarjous toimisi, sen on oltava selkeä, täsmällinen ja toisen osapuolen helposti ymmärrettävissä.
Kun tarjous on tehty, toinen osapuoli voi hyväksyä sen, hylätä sen tai ehdottaa muita ehtoja. Jos hän ehdottaa uusia ehtoja, alkuperäinen tarjous peruuntuu, ja osapuolet neuvottelevat uuden sopimuksen.
Tarjous on lopullinen vasta, kun se on hyväksytty. Sitä voidaan muuttaa tai se voidaan peruuttaa ennen hyväksymistä. Tarjouksessa olisi myös määriteltävä, koska toisen osapuolen on vastattava siihen. Jos tämä ei ole selvää tai jos tarjousta ei hyväksytä, sopimusta ei synny.
Hyväksyntä
Kun pyynnön esittänyt osapuoli tekee tarjouksen, toinen osapuoli voi hyväksyä sen, mikä on merkki siitä, että se hyväksyy tarjouksessa esitetyt ehdot. Samoin kuin tarjouksen, myös hyväksynnän on oltava selkeä. Sen on myös oltava ehdoton ja täsmälleen ehtojen mukainen, jotta teet sopimuksesta pätevän. Jos jokin muuttuu, kyseessä ei ole enää hyväksyntä vaan vastatarjous, jolloin neuvotteluprosessi alkaa uudelleen.
Hyväksymisellä voi olla erilaisia muotoja. Se voi olla ehdollinen hyväksyminen, jolloin sopimus riippuu siitä, täyttääkö tarjoaja tietyt ehdot. Se voi olla optiosopimus, jossa tarjouksen saaja suostuu tarjoukseen tietyn ajan kuluessa ja ennalta määrättyyn hintaan. Kyse voi olla myös hyväksymisestä teon perusteella, jolloin tarjouksen kohteen käyttäytyminen osoittaa selvästi suostumuksen.
Vastike
Sopimuksen mukainen vastike on hinta tai lupaus, jonka kumpikin osapuoli antaa vastineeksi toisen osapuolen lupauksesta. Se on sopimuksen olennainen osa, sillä sen avulla varmistetaan, että kumpikin osapuoli saa jotakin arvokasta velvoitteistaan. Tämä voi olla rahaa, tavaroita, palveluja tai jopa lupaus tehdä tai olla tekemättä jotakin. Jotta teet sopimuksesta pätevän, vaihdetulla esineellä on oltava oikeudellista arvoa, eli sen on oltava jotain, jonka laki tunnustaa arvokkaaksi.
Otetaan esimerkiksi SaaS-yritys. Se tarjoaa ohjelmistoa kuukausimaksua vastaan. Sekä ohjelmistolla (palvelulla) että maksulla (rahalla) on arvoa, joten sopimus on oikeudellisesti täytäntöönpanokelpoinen.
Vastikkeen vaihto voi tapahtua heti tai tulevaisuudessa:
- Toteutettu vastike: Asiakas maksaa etukäteen vuosittaisesta ohjelmistotilauksesta, ja SaaS-yritys tarjoaa ohjelmiston välittömän käyttöoikeuden.
- Täytäntöönpanovastike: Asiakas suostuu maksamaan ennakkoon tilauksesta, joka sisältää tulevia palveluja, kuten ongelmien ratkaisemisen tai tuen tarjoamisen ohjelmiston käytön aikana. Nämä palvelut toimitetaan myöhemmin, vain tarvittaessa, mutta ne sisältyvät jo tilaukseen.
Kapasiteetti
Kapasiteetilla tarkoitetaan henkilön kykyä ymmärtää sitovan sopimuksen tekemisen luonne ja seuraukset.
Yksi oikeustoimikelpoisuuden osatekijä on ikä. Useimmilla lainkäyttöalueilla henkilöiden on täytettävä tietty ikä, yleensä 18 vuotta, jotta heillä olisi oikeustoimikelpoisuus tehdä sopimus. Useimmissa maissa alaikäisillä ei ole oikeustoimikelpoisuutta tehdä sitovia sopimuksia.
Myös henkinen toimintakyky on otettava huomioon. Osapuolten on oltava henkisesti kykeneviä ymmärtämään sopimuksen osatekijät, ehdot ja sopimuksen vaikutukset, jotta voit tehdä sopimuksesta pätevän.
Toinen oikeustoimikelpoisuuteen liittyvä näkökohta on valtuudet allekirjoittaa sopimus. Liiketoimissa sopimuksen allekirjoittaja voi tehdä sen edustamansa tahon puolesta. Ilman asianmukaista valtuutusta sopimus voidaan katsoa pätemättömäksi ja täytäntöönpanokelvottomaksi.
Valmiit sopimusmallit Oneflowssa
Laillisuus
Jotta teet sopimuksesta pätevän, sen tarkoituksen ja täytäntöönpanon on oltava sopusoinnussa sovellettavan sopimusoikeuden ja lakien kanssa eikä se saa olla yleisen järjestyksen vastainen. Esimerkiksi sopimukset, jotka koskevat laittomien aineiden myyntiä tai petollisen toiminnan edistämistä, katsotaan laittomiksi. Painostuksen alaisena tehdyt sopimukset ja sopimukset, joihin sisältyy petoksia tai vääriä tietoja, eivät myöskään kelpaa oikeudessa.
Lisäksi molemmilla osapuolilla on oltava aikomus tehdä laillinen sopimus, mikä osoittaa sopimuksen vakavuuden. Tämä voi näkyä kirjallisessa sopimuksessa, jossa käytetään muodollista kieltä, kuten:
- ”Tämä sopimus on sitova.”
- ”Osapuolet hyväksyvät tässä esitetyt ehdot.”
- ”Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.”
Luo, allekirjoita ja automatisoi sopimuksia Oneflown avulla
Nyt kun ymmärrät, mikä tekee sopimuksesta pätevän, siirrytään vaiheeseen kaksi – sopimusten tehokkaaseen luomiseen ja hallintaan.
Fiksuin tapa tähän on käyttää Oneflown kaltaista sopimusten automaatio-ohjelmistoa.
Oneflow vie vaivan sopimusten luomisesta ja hallinnoinnista. Se varmistaa, että sopimuksesi ovat oikeudellisesti päteviä, ja pitää sinut täysin ajan tasalla ja hallinnassa koko prosessin ajan:
- Tekoälyavusteinen sopimusten luominen ja hallinta: Oneflown tekoäly auttaa sinua luomaan sopimuksia nopeammin ja saamaan reaaliaikaisia riskianalyysejä. Tekoälyavustaja tarjoaa myös älykkäitä ehdotuksia sopimustesi parantamiseksi ja varmistaa, että ne ovat täytäntöönpanokelpoisia ja säännösten mukaisia.
- Yksinkertainen sopimuksen luominen: Luo, tallenna ja käytä sopimuksia uudelleen ilman, että sinun tarvitsee aloittaa joka kerta alusta. Intuitiivisen sopimusten luonnin avulla voit muokata kirjastomme valmiita malleja tai luoda uusia. Katso oppaamme sopimusten luomisesta ja sopimusten tarkistuslistasta saadaksesi lisää vinkkejä.
- Reaaliaikainen yhteistyö: Säilytä läpinäkyvyys koko sopimusprosessin ajan. Oneflown avulla kaikki osapuolet voivat tarkastella sopimusta ja seurata muiden antamaa palautetta reaaliajassa. Käyttöoikeuksia valvotaan, joten vain oikeat henkilöt voivat kommentoida tai tehdä muutoksia sopimukselle.
- Turvalliset ja vaatimustenmukaiset sähköiset allekirjoitukset: Oneflown turvalliset sähköiset allekirjoitukset varmistavat kaksivaiheisen tunnistautumisen avulla, että digitaaliset sopimuksesi ovat oikeudellisesti sitovia ja vaatimustenmukaisia. Tämä parantaa täytäntöönpanokelpoisuutta ja antaa yrityksellesi luotettavan ja sääntöjenmukaisen tavan allekirjoittaa ja hallita sopimuksia verkossa.
- Automatisoidut prosessit: Aseta ennalta määritellyt hyväksymisvaiheet, jotta varmistat, että jokainen sopimus täyttää vaaditut standardit ennen viimeistelyä ja osapuolten allekirjoittamista. Tiimit voivat seurata muutoksia, jotta asiat pysyvät läpinäkyvinä ja luvattomien muutosten riski minimoituu. Tämä auttaa säilyttämään sopimuksen eheyden ja täytäntöönpanokelpoisuuden.
- Integraatiot: Alusta yhdistyy saumattomasti Salesforcen, Hubspotin ja Microsoft Dynamicsin kaltaisiin työkaluihin. Se tekee tietojen siirtämisestä sopimuksiin helppoa ja varmistaa, että kaikki tiedot pysyvät tarkkoina ja ajantasaisina.
Käyttäjämme saavat vaikuttavia tuloksia näiden ominaisuuksien avulla.
Capterrassa ja G2:ssa käyttäjämme kertovat, miten Oneflow auttaa heitä luomaan ja hallinnoimaan sopimuksia. Kun sopimukset ovat täysin hallinnassa, he pystyvät helposti seuraamaan niitä ja varmistamaan sääntöjen noudattamisen.
Alustan saumaton integraatio HubSpotin kanssa ja reaaliaikainen sopimusyhteistyö vähentävät virheitä ja tehostavat työnkulkuja. Käyttäjät kiittelevät myös muokattavia sopimusmalleja ja asiakkaiden helppoa pääsyä työstettäville sopimuksille.
Oneflow auttaa yrityksiä pysymään järjestyksessä ja hallinnassa tarjousten sekä sopimusten osalta. Se siis virtaviivaistaa sopimusten hallintaa ja varmistaa pätevät sopimukset – kaikki yhdellä alustalla.
Oletko valmis testaamaan sitä itse?
Tiivistelmä
Jotta voit tehdä työstämästäsi sopimuksesta pätevän, sopimuksen olennaisten osien tunteminen on tärkeää. Lainmukaisten sopimusten laatiminen ja hallinnointi on silti haastavaa. Pienikin huolimattomuus voi johtaa merkittäviin ongelmiin, ja kun seurattavia yksityiskohtia on paljon, järjestyksessä pysyminen ei ole aina helppoa.
Tässä kohtaa Oneflow tulee mukaan kuvaan.
Alusta yksinkertaistaa sopimusten luomisen, hallinnan ja allekirjoittamisen yhdessä turvallisessa ja käyttäjäystävällisessä paikassa. Oneflow virtaviivaistaa sopimustehtäviäsi ja varmistaa tarkkuuden joka vaiheessa, kun käytössä on valmiita asiakirjamalleja, joustavia sähköisiä allekirjoitusvaihtoehtoja ja tekoälyllä toimivia työkaluja tehokkaisiin tarkistuksiin ja muokkauksiin.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mikä tekee sopimuksesta pätemättömän?
Sopimus on pätemätön, jos siitä puuttuu jokin olennainen osa: selkeä tarjous, hyväksyminen, vastike, kaikkien osapuolten oikeustoimikelpoisuus tai laillinen tarkoitus. Sopimus ei välttämättä ole oikeudellisesti pätevä, jos ehdot ovat epäselvät tai jos jollakin osapuolella ei ole oikeustoimikelpoisuutta, esimerkiksi jos hän on alaikäinen. Sopimukset, joilla on laiton tarkoitus, kuten laittomaan toimintaan ryhtyminen, ovat myös pätemättömiä.
Mistä tiedän, onko sopimus pätevä?
Etsi selkeitä ehtoja ja velvoitteita, jotta tiedät, onko sopimus pätevä ja sitova oikeudellinen asiakirja. Esimerkiksi kumppanuussopimuksessa olisi määriteltävä voitonjakosuhteet ja liikekumppaneiden vastuut. Varmuuden vuoksi voit myös konsultoida lakiasiantuntijoita.
Mikä tekee sopimuksesta oikeudellisesti sitovan?
Jotta sopimus olisi oikeudellisesti sitova, molempien osapuolten on selkeästi hyväksyttävä sen ehdot. Esimerkiksi työsopimuksessa työnantaja tarjoaa työtä tietyin ehdoin, ja työntekijä suostuu suorittamaan tehtävät palkkaa vastaan. Sopimuksen on myös oltava sopimus- ja työlainsäädännön mukainen, eikä siinä saa olla mukana painostusta tai virheitä, jotka voisivat mitätöidä sen.
Mitkä ovat pätevän sopimuksen 7 vaatimusta?
Pätevän sopimuksen seitsemän edellytystä ovat selkeä tarjous, hyväksyntä, aikomus luoda oikeussuhde, vastike, oikeustoimikelpoisuus, vapaa suostumus ja lainmukaisuus.
