Kuvittele, jos myöhästyt sopimuksen määräajasta tai unohdat lisätä siihen lausekkeen – tällaiset virheet voivat johtaa menetettyihin mahdollisuuksiin tai kalliisiin oikeudellisiin ongelmiin, jotka voivat vaikuttaa merkittävästi liiketoimintaasi.
Sopimusten hallinnassa ei kuitenkaan ole kyse vain ongelmien ennaltaehkäisystä, vaan myös niiden edellä pysymisestä. Prosessin nopeuttaminen ja virheiden vähentäminen voi poistaa pullonkauloja ja pitää yrityksesi liikkeessä.
Paras tapa tähän on sopimusten hallinnan automatisointi.
Tässä oppaassa näytämme sinulle kaiken, mitä sinun on tiedettävä sopimushallintaprosessin automatisoinnista. Saat myös kurkistuksen Oneflowhun, älykkääseen työkaluun, joka integroituu HubSpotiin ja tekee sopimusten hallinnasta nopeampaa, helpompaa ja tehokkaampaa.
Mitä sopimusten hallinnointiin liittyviä osia voidaan automatisoida?
Sopimusten hallinnan automatisointi tehostaa sopimuksiin liittyviä manuaalisia tehtäviä. Seuraavassa on joitakin osa-alueita, joita se voi tehostaa:
- Sopimuksen luominen: Luo sopimuksia hetkessä automaattisten sopimusmallien avulla. Ei enää toistuvia tehtäviä – vain nopeita, johdonmukaisia asiakirjoja joka kerta.
- Tarkastukset ja hyväksynnät: Määritä työnkulut, joiden avulla sopimukset lähetetään oikeille henkilöille, jotta sopimusten hyväksymisprosessi sujuu helpommin. Reititä esimerkiksi myyntisopimus lakitiimille tarkistettavaksi ja sitten johdolle hyväksyttäväksi.
- Versionhallinta: Reaaliaikaiset yhteistyöominaisuudet pitävät kaikki samalla sivulla ja estävät useisiin eri asiakirjaversioihin liittyvät sekaannukset.
- Tilan seuranta: Saat automaattisia muistutuksia tärkeimmistä sopimuksen virstanpylväistä ja päivämääristä, kuten uusimisista tai määräajoista. Voit automatisoida esimerkiksi HR-sopimukset tai kumppanuussopimukset manuaalisten seurantojen vähentämiseksi.
- Allekirjoittaminen: Nopeuta allekirjoitusprosessia sähköisten allekirjoitusten avulla ja säästä asiakirjojen tulostamiseen ja skannaamiseen kuluvaa aikaa.
Manuaalisen sopimusten hallinnan automatisointi paranee entisestään, kun se yhdistetään CRM-järjestelmiin. CRM-järjestelmä kerää asiakkaan ja sopimuksen tiedot, jotta sopimukset voidaan täyttää tarkasti. Tämä poistaa manuaaliset syöttövirheet ja pitää asiat johdonmukaisina. CRM voi myös käynnistää sopimusten luomisen ja seurannan suoraan myyntiprosessista, mikä säästää aikaa ja tekee työnkuluista sujuvampia.
Kuinka automatisoida sopimusten hallinnointi
Paras tapa sopimusten hallinnan automatisointiin on sopimusautomaatio-ohjelmisto.
Etsi ensin sinulle oikea ohjelmisto. Valitse sellainen, jonka avulla voit luoda malleja, jotka hakevat asiakastiedot (kuten nimet, osoitteet ja sopimusehdot) suoraan CRM-järjestelmästäsi. Näin vältytään manuaalisesta tietojen syöttämisestä aiheutuvilta virheiltä ja varmistetaan, että jokainen sopimus sisältää aina oikeat tiedot.
Seuraavaksi voit automatisoida hyväksyntätyönkulkuja, jotta sopimukset voidaan lähettää suoraan oikeille henkilöille. Mukauta näitä työnkulkuja niin, että ne sisältävät useita vaiheita tai automaattisia muistutuksia, mikä nopeuttaa prosessia ja poistaa manuaalisen seurannan tarpeen.
Integroi lopuksi sopimusten hallinnan automatisointityökalu olemassa oleviin järjestelmiisi. Ei enää hyppimistä sovellusten välillä! Kun kaikki on yhdessä paikassa, keskeiset tehtävät, kuten tietojen syöttö, määräaikojen seuranta ja sopimusten lähettäminen, automatisoituvat, mikä säästää aikaa ja minimoi virheet.
Oneflow – sopimusten hallinnan automatisointiohjelmisto
Jotta saat automaatiosta kaiken irti, tarvitset ohjelmiston, johon voit luottaa ja jonka voit helposti integroida myynnissä ja HR:ssä käyttämiesi alustojen, kuten HubSpotin, Salesforcen ja TeamTailorin kanssa.
Yksi vaihtoehto, joka täyttää kaikki nämä vaatimukset ja paljon muuta, on Oneflow.
Oneflow on älykäs sopimusten hallinnan automatisointiin tarkoitettu alusta, joka tekee sopimusten luomisesta ja hallinnoinnista helpompaa kuin koskaan. Yritykset käyttävät sitä asiakirjojen sähköiseen allekirjoittamiseen turvallisesti ja työnkulkujen, kuten hyväksyntien reitityksen ja sopimusten tarkistusten, automatisointiin. Edistyksellisen tekoälypohjaisen sopimuksen luonnostelun ja virheanalyysin avulla se auttaa myös tunnistamaan mahdolliset riskit ja varmistamaan sääntöjen noudattamisen.
Ja tämä on vasta alkua sille, mitä Oneflow voi tehdä puolestasi.
Jos yrityksesi käyttää HubSpotia myyntiin, olet löytänyt itsellesi loistavan työkalun.
Oneflow toimii sujuvasti yhdessä HubSpotin kanssa, jolloin tiimisi voi luoda, hallita ja seurata sopimuksia yhdessä paikassa. Sopimustietosi synkronoituvat automaattisesti, joten manuaalisia latauksia tai tietojen syöttämistä ei tarvita – kaikki pysyy linjassa ilman ylimääräistä työtä.
Lisäksi Oneflow auttaa sinua skaalautumaan helposti, kun yrityksesi kasvaa ja myyntiprosessisi HubSpotissa monimutkaistuvat. Voit mukauttaa työnkulkujasi nopeasti, jotta asiat pysyvät sujuvina.
Jos esimerkiksi lisäät uusia vaiheita kauppojen klousaamiseen, voit päivittää hyväksyntätyönkulkuja ja muokata sopimusmalleja muutamalla klikkauksella – ei vaivaa, ei sekaannusta. Kaikki muutokset ovat täysin läpinäkyviä, joten koko tiimisi on aina ajan tasalla, mikä takaa täydellisen hallinnan kasvaessasi.
Tässä vielä joitakin muita juttuja, joita voit tehdä Oneflown sopimusten hallinnan automatisointiohjelman avulla:
- Tekoälyavusteinen sopimusten laatiminen ja tarkistaminen: Oneflow nopeuttaa sopimusten tarkistusta tekoälytyökaluilla, jotka tunnistavat riskit ja ongelmat. Se auttaa myös sopimusten laatimisessa ja auttaa sinua tuottamaan asiakirjoja, jotka täyttävät kaikki oikeudelliset vaatimukset ja sääntelyvaatimukset.
- Mallipohjainen sopimusten luominen: Oneflown avulla voit luoda digitaalisia sopimuksia mukautettavien sopimusmallien avulla muutamalla klikkauksella. Tiimisi voi luoda sopimuksia nopeasti aloittamatta joka kerta luomisprosessia alusta.
- Reaaliaikainen yhteistyö: Työskentele yhdessä sopimuksen elinkaaren jokaisessa vaiheessa. Tiimit voivat tehdä muokkauksia, jättää kommentteja ja seurata päivityksiä samanaikaisesti. Ilmoitusten ja asiakirjaversioinnin kaltaisten ominaisuuksien avulla voit helposti seurata muokkauksia ja välttää sekaannuksia.
- Turvalliset sähköiset allekirjoitukset: Oneflow tarjoaa erilaisia sähköisiä allekirjoitusvaihtoehtoja, mukaan lukien tavalliset sähköiset allekirjoitukset, käsin kirjoitetut allekirjoitukset, tekstiviestivarmennus ja vahva sähköinen tunnistautuminen.
- Sopimusten seuranta ja analytiikka: Oneflown analytiikkanäkymä tarjoaa tietoja mittareista, kuten sopimusten katseluista ja allekirjoituksista. Seuraa, mitkä sopimukset avataan ja kuinka kauan niitä katsotaan, ja paikanna hyväksymisprosessin pullonkaulat. Näiden tietojen avulla voit tehdä dataan perustuvia päätöksiä – kuten mukauttaa aikatauluja tai hienosäätää asiakirjamalleja – tehokkuuden parantamiseksi ja sopimusprosessien nopeuttamiseksi.
- Keskitetty asiakirjojen säilytys: Kaikki sopimuksesi tallennetaan Oneflown arkistoon, joten asiakirjoja on helppo käyttää milloin tahansa. Järjestelmä tarjoaa myös automatisoituja työnkulkuja vanhentuneiden tai hylättyjen sopimusten poistamiseen, mikä varmistaa sopimusehtojen ja tietosuojasäännösten, kuten GDPR:n, noudattamisen.
Oneflow tarjoaa ilmaisen paketin, jonka avulla voit käyttää ominaisuuksia, kuten sopimusten laatimista, muutosten seurantaa ja turvallisia sähköisiä allekirjoituksia – täysin ilmaiseksi. Saat myös täyden käyttöoikeuden kaikkiin premium-ominaisuuksiin ensimmäisten 14 päivän ajan, jotta voit tutustua koko Oneflown tarjontaan.
Kokeile Oneflowta ilmaiseksi ja testaa, miten helppoa sopimusten hallinnan automatisointi on! Oneflown avulla voit hallita sopimuksiasi, virtaviivaistaa prosessejasi ja tukea liiketoimintasi kasvua.
Sopimusten hallinnan automatisointi: HubSpot-sopimukset
Vaikka HubSpot tarjoaa työkaluja, jotka auttavat tarjousten ja sähköisen allekirjoituksen luomisessa – kuten asiakirjojen luominen, sähköiset allekirjoitukset sekä sopimusten ja tarjousten seuranta – siitä puuttuvat erityiset sopimusautomaatio-ominaisuudet.
Jos esimerkiksi haluat automatisoida hyväksyntätyönkulkuja, siihen ei ole työkalua. Tai jos sinun on mukautettava sopimusmalleja eri asiakkaille, se on tehtävä manuaalisesti. Tämä voi viedä aikaa, ja seuraavan kerran, kun tilanne tulee eteen, sinun on tehtävä kaikki alusta.
Oneflown avulla voit automatisoida koko sopimusten elinkaaren suoraan HubSpotin sisällä. Saat sovitettua sopimusten automatisoinnin yhteen sen kanssa, miten olet määrittänyt myyntiprosessisi. Kun luot ja lähetät sopimuksen automaattisesti myyntiprosessin oikeassa vaiheessa, voit lisätä merkittävästi sopimuksen allekirjoittamisen todennäköisyyttä.
Miten HubSpot-integraatio Oneflown kanssa toimii?
Kun myyntiprosessiasi täydennetään dataan perustuvilla sopimuksilla, tiimisi voi klousata kauppoja nopeammin ja parantaa myyntiprosessia jatkuvasti.
HubSpot-integraatiomme on suunniteltu vapauttamaan myyjät aikaa vievästä hallinnoinnista, luomaan selkeitä ja oivaltavia tarjouksia ja hyödyntämään sopimustietoja myyntiprosessin pullonkaulojen tunnistamiseen.
Oneflown integraatio HubSpotin kanssa tarjoaa seuraavia ominaisuuksia:
- Kaksisuuntainen tietojen synkronointi – poistat vieläkin enemmän työläitä ja tylsiä hallinnollisia tehtäviä synkronoimalla tiedot takaisin Sales Hubiin sopimuksistasi ja päinvastoin. Tähän sisältyy myös rivikohtien synkronointi sopimuksesi ja HubSpotin välillä.
- Täydellinen näkyvyys – Seuraa kunkin sopimuksen tilaa HubSpotin Aktiviteetti-välilehdellä. Tiedät tarkalleen, milloin sopimus on avattu, tarkistettu tai allekirjoitettu, mikä mahdollistaa oikea-aikaiset jatkotoimet ja muut toimenpiteet.
- Turvallinen ja nopea allekirjoitusprosessi – Klousaa kaupat nopeammin turvallisten sähköisten allekirjoitusten avulla. Kun sopimus on allekirjoitettu, molemmat osapuolet saavat siitä kopion, ja sopimuksen tila päivittyy automaattisesti HubSpotissa.
Voit laajentaa tätä toimintoa HubSpot Workflows -lisäosalla. Sen avulla voit luoda ja lähettää Oneflow-sopimuksia automaattisesti HubSpotin triggereiden perusteella.
Joitakin käyttötapauksia ovat esimerkiksi sopimuksen automaattinen luominen sen jälkeen, kun liidi lähettää lomakkeen verkkosivustollasi, sopimuksen lähettäminen, jos sopimuksen tila tai arvo muuttuu, ja vastapuolten automaattinen lisääminen tarjouksille.
HubSpotissa voit rakentaa mukautettuja työnkulkuja käyttämällä seuraavia Oneflow-toimintoja yhdessä HubSpotin triggereiden kanssa:
- Sopimuksen luominen
- Sopimuksen lähettäminen
- Osallistujan lisääminen
- Sopimustietojen tarkastelu
- Sopimuksen poistaminen
- Sopimusluettelon lataaminen
Ohjeet Oneflown ja HubSpotin yhdistämiseen
Olemme varmistaneet, että kaikki Oneflowssa on helppokäyttöistä, myös HubSpot-integraation määrittäminen.
Siihen tarvitaan vain viisi vaihetta:
- Luo ilmainen tili ja kirjaudu sisään järjestelmänvalvojana.
- Klikkaa vasemmanpuoleisessa sivupalkissa Marketplace-kuvaketta.
- Valitse HubSpot ja klikkaa ”Ota käyttöön / Enable”.
4. Valitse “Tunnistautuminen HubSpotiin / Authenticate to HubSpot”.
5. Valitse HubSpot-tili, jonka haluat yhdistää Oneflowhun, ja klikkaa ”Valitse tili” viimeistelläksesi integraatioasetukset.
Ja nyt integraatio on toiminnassa! Nyt voit käyttää näitä alustoja yhdessä HubSpot-sopimusten automatisointiin.
Tiivistelmä
Sopimusten hallinnan automatisointi auttaa sinua poistamaan suuren osan manuaalisista, toistuvista tehtävistä, jotka suoraan sanottuna ovat tylsiä. Ja mikä tärkeintä, saat enemmän aikaa keskittyä siihen, millä todella on merkitystä: kauppojen klousaamiseen ja liiketoiminnan kasvattamiseen.
Me Oneflowlla haluamme poistaa mahdollisimman paljon CRM-hallinnointitehtäviä myyjiltä, jotta tiimisi voi keskittyä uusien asiakkuuksien hankkimiseen ja koko myyntiprosessin parantamiseen.
Siksi suunnittelimme Oneflown kokonaisvaltaiseksi sopimusten hallinnan automatisointiratkaisuksi.
Oneflow integroituu saumattomasti HubSpotiin ja virtaviivaistaa koko sopimuksen elinkaaren aina ajasta ennen allekirjoittamista, luomiseen ja allekirjoittamisen jälkeisiin prosesseihin. Tekoälyavusteiset työkalut, mukautettavat sopimusmallit ja turvalliset sähköisen allekirjoituksen vaihtoehdot tekevät Oneflowsta luotettavan liittolaisesi sopimusten työnkulkujen automatisoinnissa ja parantavat samalla niiden tarkkuutta ja tehokkuutta.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitä on automatisoitu sopimusten hallinta?
Automatisoidussa sopimushallinnassa käytetään sopimushallintaratkaisua sopimusten työnkulkujen yksinkertaistamiseen ja automatisointiin. Se huolehtii muun muassa sopimusten laatimisesta, neuvottelemisesta, allekirjoittamisesta ja tallentamisesta. Tämä poistaa toistuvaa työtä, vähentää virheitä ja varmistaa sääntöjen noudattamisen.
Mitä CLM-automaatio tarkoittaa?
CLM (Contract Lifecycle Management) tarkoittaa sopimusten elinkaaren hallintaa. Siinä käytetään ohjelmistoja sopimusten hallintaan niiden luomisesta ja neuvottelemisesta aina sopimusten noudattamiseen ja uusimiseen. Se automatisoi kriittisiä tehtäviä, kuten hyväksyntien keräämistä ja muistutusten lähettämistä.
Mikä on sopimusten hallinnointityökalu?
Sopimusten hallintatyökalut auttavat yrityksiä luomaan, tallentamaan ja seuraamaan sopimusasiakirjojaan. Ne tarjoavat sopimusten tallennusta, sähköisiä allekirjoitustoimintoja ja automaattisia muistutuksia määräajoista, uusimisista tai voimassaolon päättymisestä.
Mitkä ovat kuusi sopimusten hallinnoinnin vaihetta?
Kuusi sopimusten hallinnointiin liittyvää vaihetta ovat sopimusprosessin käynnistäminen, sopimuksen laatiminen ja neuvotteleminen, sopimuksen hyväksyminen, sen toimeenpano / toteuttaminen, sopimuksen seuranta sekä sen uusiminen tai irtisanominen.
