Stel je voor dat je een deadline mist of een clausule in een contract over het hoofd ziet – zulke fouten kunnen leiden tot gemiste kansen of kostbare juridische problemen die je bedrijf aanzienlijk kunnen beïnvloeden. Maar bij contractmanagement gaat het niet alleen om het voorkomen van problemen – het gaat erom ze voor te blijven. Het versnellen van het proces en het verminderen van fouten kan knelpunten voorkomen en je bedrijf vooruit helpen.

De beste manier om dit te doen is door contractmanagement automatisering.

In deze gids laat ik je alles zien wat je moet weten over het automatiseren van contractmanagement. Je krijgt ook een kijkje in Oneflow, een slimme tool die in HubSpot kan worden geïntegreerd en het beheren van jouw contracten sneller, eenvoudiger en efficiënter maakt.

Welke aspecten van contractmanagement kunnen worden geautomatiseerd?

Automatisering van contractmanagement stroomlijnt handmatige contractgerelateerde taken. Hier zijn enkele aspecten die efficiënter kunnen:

• Contracten opstellen: Maak contracten in een handomdraai met behulp van geautomatiseerde templates voor contracten. Geen herhalende taken meer, maar steeds snelle en consistente documenten.
• Reviews en goedkeuringen: Stel workflows in om contracten naar de juiste mensen te sturen voor een soepeler goedkeuringsproces. Routeer bijvoorbeeld een sales contract naar de juridische teams ter beoordeling en vervolgens naar het management ter goedkeuring.
• Versiebeheer: Real-time interactiemogelijkheden houden iedereen op één lijn en voorkomen verwarring door meerdere documentversies.
• Status bijhouden: Ontvang geautomatiseerde herinneringen voor belangrijke mijlpalen en data in contracten, zoals hernieuwingen of deadlines. Je kunt HR contracten of Partnerships automatiseren om handmatige follow-ups te verminderen. Zie onze HR workflow automatiseringsgids voor meer advies over HR contracten.
• Ondertekening: Versnel het ondertekeningsproces met e-handtekeningen om tijd te besparen op het afdrukken en scannen van documenten.

Handmatig contractmanagement automatisering wordt nog beter in combinatie met CRM-systemen. Een CRM haalt klant- en dealgegevens op om contracten nauwkeurig in te vullen. Dit voorkomt handmatige invoerfouten en houdt de zaken consistent. CRM kan ook de aanmaak van contracten en follow-ups direct vanuit jouw sales proces triggeren, wat tijd bespaart en jouw workflows soepeler laat verlopen.

Contractmanagement automatisering

De beste manier om contractmanagement te automatiseren is met software voor contractautomatisering.

Zoek eerst de juiste software. Zoek er een waarmee je templates kunt instellen die specifieke data van klanten (zoals namen, adressen en contractvoorwaarden) direct uit jouw CRM halen. Dit voorkomt fouten door handmatige data-invoer en zorgt ervoor dat elk contract elke keer weer de juiste informatie bevat.

Automatiseer vervolgens goedkeuringsworkflows om contracten direct naar de juiste mensen te sturen. Pas deze workflows aan met meerdere stappen of automatische herinneringen, zodat het proces sneller verloopt en handmatig bijhouden niet meer nodig is.

Integreer tot slot de tool voor contract workflow automatisering met jouw bestaande systemen. Niet meer heen en weer springen tussen apps. Met alles op één plek worden belangrijke taken zoals data invoeren, deadlines bijhouden en overeenkomsten verzenden geautomatiseerd, waardoor je tijd bespaart en fouten minimaliseert.

Oneflow – automatiseringssoftware voor contracten

Om het meeste uit automatisering te halen, heb je software nodig waarop je kunt vertrouwen om workflows te automatiseren en gemakkelijk te integreren met de platforms die je gebruikt voor sales en HR, zoals HubSpot, Salesforce en TeamTailor.

Een optie die aan al deze voorwaarden voldoet is Oneflow.

Oneflow is een slim automatiseringsplatform voor contracten dat het maken en beheren van contracten eenvoudiger dan ooit maakt. Bedrijven gebruiken het om documenten veilig te e-handtekenen en workflows zoals goedkeuringsrouting en contractbeoordelingen te automatiseren. Met geavanceerde AI-gestuurde contractopmaak en foutenanalyse helpt het ook bij het identificeren van potentiële risico’s en het waarborgen van naleving.

En dat is nog maar het begin van wat Oneflow voor je kan doen.

Als je bedrijf HubSpot gebruikt voor sales, dan zit je hier op de perfecte plek.

Oneflow werkt naadloos samen met HubSpot, zodat je team op één plek contracten kan maken, beheren en bijhouden. De data van jouw contracten wordt automatisch gesynchroniseerd, dus handmatig uploaden of downloaden is niet nodig – alles blijft op één lijn zonder extra werk.

Plus, als je bedrijf groeit en je sales processen in HubSpot complexer worden, helpt Oneflow je gemakkelijk op te schalen. Je kunt je workflows snel aanpassen om alles soepel te laten verlopen.

Als je bijvoorbeeld nieuwe stappen toevoegt voor het sluiten van deals, kun je goedkeuringsworkflows bijwerken en contract templates aanpassen in slechts een paar klikken – geen gedoe, geen verwarring. Elke verandering is volledig transparant, zodat je hele team altijd op de hoogte is, zodat je volledige controle hebt terwijl je schaalt.

Dit is waar je nog meer op kunt rekenen met Oneflow:

• AI-aangedreven contracten opstellen en beoordelen: Oneflow versnelt de contractbeoordeling met AI tools die risico’s en problemen identificeren. Het helpt je ook bij het opstellen van contracten, zodat je documenten kunt produceren die voldoen aan alle wettelijke en regelgevende vereisten.
• Contracten maken op basis van templates: Met Oneflow kun je in een paar klikken digitale contracten maken met behulp van een aanpasbare template voor contracten. Jouw team kan snel contracten opstellen zonder elke keer vanaf nul te moeten beginnen.
• Real-time samenwerking: Werk samen in elke fase van de levenscyclus van een contract. Teams kunnen tegelijkertijd bewerkingen maken, comments achterlaten en updates bijhouden. Met features zoals onmiddellijke meldingen en versiebeheer van documenten kun je gemakkelijk revisies bijhouden en verwarring voorkomen.
• Veilige e-handtekeningen: Oneflow biedt verschillende opties voor e-handtekeningen, waaronder standaard e-handtekeningen, handgeschreven handtekeningen, SMS-verificatie en elektronische ID’s.
• Contracten bijhouden en analyseren: Het analytics dashboard van Oneflow biedt data over metrics zoals het bekijken en ondertekenen van contracten. Volg welke contracten worden geopend en hoe lang ze worden bekeken en identificeer knelpunten in het goedkeuringsproces. Met deze inzichten kun je datagedreven beslissingen nemen, zoals het aanpassen van tijdlijnen of het finetunen van templates, om de efficiëntie te verbeteren en jouw templates voor contracten te versnellen.
• Gecentraliseerde documentopslag: Al jouw contracten worden opgeslagen in het archief van Oneflow, waardoor het eenvoudig is om documenten op elk moment terug te vinden. Het systeem biedt ook geautomatiseerde workflows om verouderde of afgewezen contracten te verwijderen, zodat je voldoet aan de contractvoorwaarden en privacyregels zoals GDPR.

Oneflow biedt een gratis plan voor altijd, waarmee je toegang krijgt tot het opstellen van contracten, het bijhouden van wijzigingen en veilige e-handtekeningen – helemaal gratis. Je hebt de eerste 14 dagen ook volledige toegang tot alle premium features, zodat je alles wat Oneflow te bieden heeft kunt ontdekken.

Probeer Oneflow om controle te krijgen over jouw contracten, je processen te stroomlijnen en je bedrijfsgroei te ondersteunen.

Automatiseer HubSpot contracten met Oneflow

Hoewel HubSpot tools biedt om te helpen bij het maken van offertes en e-handtekeningen, zoals het maken van documenten, e-handtekeningen en het bijhouden van deals en offertes, mist het specifieke features om jouw contracten te automatiseren.

Als je bijvoorbeeld goedkeuringsworkflows wilt automatiseren, is daar geen tool voor. Of, als je templates voor contracten voor verschillende klanten moet aanpassen, moet je dat handmatig doen. Dit kan een tijdje duren en de volgende keer dat de situatie zich voordoet, moet je het helemaal opnieuw doen.

Met Oneflow kun je de hele levenscyclus van contracten direct binnen HubSpot automatiseren. Je kunt de automatisering van contracten afstemmen op de manier waarop je jouw sales proces hebt ingericht. Door automatisch een contract te genereren en te versturen in de juiste fase van jouw sales proces, vergroot je de kans aanzienlijk dat jouw contract wordt ondertekend.

Hoe werkt HubSpot integratie met Oneflow?

Door jouw sales proces op te laden met data-rijke contracten kan jouw salesteam deals sluiten en je sales proces continu verbeteren.

Onze HubSpot integratie is gebouwd om verkopers te verlossen van tijdrovende administratie, duidelijke en inzichtelijke offertes te maken en contract data te gebruiken om knelpunten in jouw contracteerproces te identificeren.

De Oneflow integratie met HubSpot biedt:

• Een bidirectionele datasynchronisatie – Het verwijderen van nog meer vervelende, saaie administratie door data vanuit jouw contracten terug te synchroniseren naar Sales Hub en vice versa. Dit omvat ook het synchroniseren van line items tussen jouw contract en HubSpot.
• Volledige zichtbaarheid – Volg de status van elk contract op het tabblad Activiteit in HubSpot. Je weet precies wanneer een contract is geopend, beoordeeld of ondertekend, zodat je op tijd kunt reageren en acties kunt ondernemen.
• Veilig en snel ondertekeningsproces – Sluit deals sneller met veilige e-handtekeningen. Zodra een contract is ondertekend, ontvangen beide partijen een volledig uitgevoerd exemplaar en wordt de dealstatus automatisch bijgewerkt in HubSpot.

Je kunt deze functionaliteit uitbreiden met een HubSpot Workflows add-on. Hiermee kun je automatisch Oneflow contracten maken en versturen op basis van triggers in HubSpot.

Enkele use cases zijn het automatisch genereren van een contract nadat een lead een marketingformulier op je website heeft ingevuld, het versturen van een contract als de dealfase of waarde verandert en het automatisch toevoegen van tegenpartijen aan offertes.

In HubSpot kun je aangepaste workflows bouwen met de volgende Oneflow acties in combinatie met HubSpot triggers:

• Creëer contract
• Contract verzenden
• Deelnemer toevoegen
• Contract details opvragen
• Contract verwijderen
• Lijst met contracten opvragen

Een stap-voor-stap handleiding voor het verbinden van Oneflow met HubSpot

We hebben ervoor gezorgd dat alles in Oneflow eenvoudig te gebruiken is, inclusief het opzetten van de HubSpot integratie.

Je hoeft het maar in vijf stappen te doen:

1. Maak een gratis account aan en log in als beheerder.
2. Klik in de linker zijbalk op de Marktplaats/Marketplace.

3. Selecteer HubSpot en klik op “Inschakelen/Enable”.

4. Klik op “Authenticeren bij HubSpot/Authenticate to HubSpot”.

5. Kies het HubSpot account dat je wilt verbinden met Oneflow en klik op “Account kiezen/Choose Account” om de integratie setup te voltooien.

En de integratie werkt! Nu kun je deze platforms samen gebruiken om jouw HubSpot contracten op niveau te brengen en te automatiseren.

Conclusie

Door jouw contracten te automatiseren, verwijder je veel handmatige, herhalende taken die eerlijk gezegd saai zijn. Maar het belangrijkste is dat je meer tijd krijgt om je te richten op wat echt belangrijk is: deals sluiten en bedrijfsgroei stimuleren.

Bij Oneflow willen we zoveel mogelijk CRM-administratie wegnemen bij verkopers, zodat je salesteam zich kan richten op het sluiten van deals en het verbeteren van je totale verkoopproces.

Daarom hebben we Oneflow ontworpen als de ultieme oplossing voor contractautomatisering.

Oneflow integreert naadloos met HubSpot en stroomlijnt de hele levenscyclus van contracten, van pre-sign via creatie en ondertekening tot post-sign processen. AI-aangedreven tools, aanpasbare templates voor contracten en veilige opties voor e-handtekeningen maken van Oneflow je betrouwbare bondgenoot in het automatiseren van contract workflows en het verbeteren van de nauwkeurigheid en efficiëntie ervan.