Imaginez que vous ne respectiez pas une échéance ou que vous négligiez une clause d’un contrat : de telles erreurs peuvent vous faire perdre des opportunités ou entraîner des problèmes juridiques coûteux susceptibles d’avoir un impact considérable sur votre entreprise.

Mais la gestion des contrats ne consiste pas seulement à prévenir les problèmes, mais aussi à les anticiper. En accélérant le processus et en réduisant les erreurs, vous pouvez éliminer les goulets d’étranglement et permettre à votre entreprise d’aller de l’avant.

Le meilleur moyen d’y parvenir est l’automatisation de la gestion des contrats.

Dans ce guide, je vous montrerai tout ce que vous devez savoir sur l’automatisation de la gestion des contrats. Vous aurez également un aperçu de Oneflow, un outil intelligent qui s’intègre à HubSpot et rend la gestion de vos contrats plus rapide, plus facile et plus efficace.

Quels sont les aspects de la gestion des contrats qui peuvent être automatisés ?

L’automatisation de la gestion des contrats permet de rationaliser les tâches manuelles liées aux contrats. Voici quelques aspects qu’elle peut rendre plus efficaces :

• Création de contrats : Créez des contrats en un rien de temps à l’aide de modèles de contrats automatisés. Finies les tâches répétitives : des documents rapides et cohérents à chaque fois.
• Examens et approbations : Mettez en place des flux de travail pour envoyer les contrats aux bonnes personnes afin de faciliter le processus d’approbation des contrats. Par exemple, acheminez un contrat de vente aux équipes juridiques pour révision, puis à la direction pour approbation.
• Contrôle des versions : Les capacités de collaboration en temps réel permettent à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde et d’éviter la confusion liée à la multiplicité des versions d’un document.
• Suivi de l’état d’avancement : Obtenez des rappels automatisés pour les étapes et les dates clés du contrat, comme les renouvellements ou les échéances. Vous pouvez miser sur l’automatisation de la gestion des contrats de ressources humaines ou les accords de partenariat afin de réduire les suivis manuels.
• Signature : Accélérez le processus de signature avec les signatures électroniques pour gagner du temps sur l’impression et la numérisation des documents.

L’automatisation de la gestion des contrats est encore plus efficace lorsqu’elle est associée à des systèmes de gestion de la relation client (CRM). Un système de gestion de la relation client recueille les données relatives aux clients et aux transactions afin de remplir les contrats avec précision. Les erreurs de saisie manuelle sont ainsi éliminées et la cohérence est assurée. Le CRM peut également déclencher la création de contrats et de suivis directement à partir de votre processus de vente, ce qui permet de gagner du temps et de rendre vos flux de travail plus fluides.

Comment adopter l’automatisation de la gestion des contrats

Le meilleur moyen l’automatisation de la gestion des contrats est d’utiliser un logiciel d’automatisation de la gestion des contrats.

Commencez par identifier le bon logiciel. Cherchez-en un qui vous permette de créer des modèles qui extraient directement les données spécifiques des clients (comme les noms, les adresses et les conditions du contrat) de votre CRM. Vous éliminez ainsi les erreurs dues à la saisie manuelle des données et vous vous assurez que chaque contrat contient les informations correctes, à chaque fois.

Ensuite, automatisez les flux d’approbation pour envoyer les contrats directement aux bonnes personnes. Personnalisez ces flux de travail pour y inclure des étapes multiples ou des rappels automatiques, afin d’accélérer le processus et d’éliminer la nécessité d’un suivi manuel.

Enfin, intégrez l’ outil d’automatisation de la gestion des contrats à vos systèmes existants. Plus besoin de passer d’une application à l’autre. Tout étant regroupé en un seul endroit, les tâches clés telles que la saisie des données, le suivi des délais et l’envoi des contrats sont automatisées, ce qui permet de gagner du temps et de minimiser les erreurs.

Oneflow – logiciel d’automatisation de la gestion des contrats

Pour tirer le meilleur parti de l’automatisation, vous avez besoin d’un logiciel sur lequel vous pouvez compter pour automatiser les flux de travail et s’intégrer facilement aux plateformes que vous utilisez pour les ventes et les RH, comme HubSpot, Salesforce et TeamTailor.

Oneflow est une option qui répond à tous ces critères et plus encore.

Oneflow est une plateforme intelligente d’automatisation de la gestion des contrats qui rend la création et la gestion des contrats plus faciles que jamais. Les entreprises l’utilisent pour signer électroniquement des documents en toute sécurité et automatiser les flux de travail tels que l’acheminement des approbations et les révisions de contrats. Grâce à la rédaction de contrats assistée par l’IA et à l’analyse des erreurs, elle permet également d’identifier les risques potentiels et de garantir la conformité.

Et ce n’est que le début de ce que Oneflow peut faire pour vous.

Si votre entreprise utilise HubSpot pour les ventes, vous êtes au bon endroit.

Oneflow fonctionne parfaitement avec HubSpot, permettant à votre équipe de créer, gérer et suivre les contrats en un seul endroit. Les données de vos contrats se synchronisent automatiquement, il n’y a donc pas besoin d’uploads ou de téléchargements manuels – tout reste aligné sans travail supplémentaire.

De plus, au fur et à mesure que votre entreprise se développe et que vos processus de vente dans HubSpot deviennent plus complexes, Oneflow vous aide à évoluer facilement. Vous pouvez rapidement ajuster vos workflows pour que tout se passe bien.

Par exemple, si vous ajoutez de nouvelles étapes pour conclure des affaires, vous pouvez mettre à jour les flux d’approbation et modifier les modèles de contrat en quelques clics – pas de tracas, pas de confusion. Chaque modification est entièrement transparente, de sorte que toute votre équipe est toujours au courant, ce qui vous assure un contrôle total au fur et à mesure que vous évoluez.

Voici ce sur quoi vous pouvez compter avec Oneflow :

• Rédaction et révision de contrats assistées par l’IA : Oneflow accélère l’examen des contrats grâce à des outils d’IA qui identifient les risques et les problèmes. Il vous assiste également dans la création de contrats, vous aidant à produire des documents qui répondent à toutes les exigences légales et réglementaires.
• Création de contrats à partir d’un modèle : Oneflow vous permet de créer des contrats numériques à l’aide d’un modèle de contrat personnalisable en quelques clics. Votre équipe peut rapidement générer des contrats sans avoir à repartir de zéro à chaque fois.
• Collaboration en temps réel : Travaillez ensemble à chaque étape du cycle de vie du contrat. Les équipes peuvent apporter des modifications, laisser des commentaires et suivre les mises à jour simultanément. Grâce à des fonctionnalités telles que les notifications instantanées et la gestion des versions de documents, vous pouvez facilement suivre les révisions et éviter toute confusion.
• Signatures électroniques sécurisées : Oneflow offre différentes options de signature électronique, y compris les signatures électroniques standard, les signatures manuscrites, la vérification par SMS et les identifiants électroniques.
• Suivi et analyse des contrats : Le tableau de bord analytique de Oneflow fournit des données sur des indicateurs tels que les consultations et les signatures de contrats. Le tableau de bord analytique de Oneflow fournit des données sur des métriques telles que les contrats ouverts et les signatures. Grâce à ces informations, vous pouvez prendre des décisions basées sur des données, telles que l’ajustement des délais ou la mise au point des modèles, afin d’améliorer l’efficacité et d’accélérer vos processus contractuels.
• Stockage centralisé des documents : Tous vos contrats sont stockés dans les archives de Oneflow, ce qui facilite la récupération des documents à tout moment. Le système offre également des flux de travail automatisés pour supprimer les contrats obsolètes ou rejetés, garantissant la conformité avec les termes du contrat et les réglementations de confidentialité comme le GDPR.

Oneflow offre un plan gratuit pour toujours, vous donnant accès à la rédaction de contrats, au suivi des modifications, et aux signatures électroniques sécurisées – complètement gratuitement. Vous aurez également un accès complet à toutes les fonctionnalités premium pendant les 14 premiers jours, afin que vous puissiez explorer tout ce que Oneflow offre.

Essayez Oneflow pour prendre le contrôle de vos contrats, rationaliser vos processus et soutenir la croissance de votre entreprise.

Automatisation de la gestion des contrats HubSpot avec Oneflow

Alors que HubSpot offre des outils pour aider à la création de devis et à la signature électronique – tels que la création de documents, les signatures électroniques, et le suivi des contrats et des devis – il manque des fonctionnalités spécifiques d’ automatisation de la gestion des contrats.

Par exemple, si vous souhaitez automatiser les flux de travail d’approbation, il n’y a pas d’outil pour cela. De même, lorsque vous devez adapter des modèles de contrat à différents clients, vous devez le faire manuellement. Cela peut prendre du temps et la prochaine fois que la situation se présente, vous devez tout recommencer.

Oneflow vous permet d’effectuer l’automatisation la gestion des contrats directement dans HubSpot. Vous pouvez aligner l’automatisation de la gestion des contrats avec la façon dont vous avez mis en place votre processus de vente. En générant et en envoyant automatiquement un contrat à la bonne étape de votre processus de vente, vous pouvez augmenter de manière significative la probabilité de le faire signer.

Comment fonctionne l’intégration de HubSpot avec Oneflow ?

L’optimisation de votre processus de vente avec des contrats riches en données permet à votre équipe de conclure des affaires et d’améliorer continuellement votre processus de vente.

Notre intégration HubSpot est conçue pour soulager les commerciaux de tâches administratives fastidieuses, créer des propositions claires et perspicaces et utiliser les données contractuelles pour identifier les goulots d’étranglement dans votre processus de vente.

L’intégration de Oneflow avec HubSpot offre :

• Une synchronisation bidirectionnelle des données – Supprimant encore plus d’administration fastidieuse et ennuyeuse en synchronisant les données de vos contrats vers Sales Hub et vice versa. Cela inclut également la synchronisation des lignes entre votre contrat et HubSpot.
• Visibilité complète – Suivez le statut de chaque contrat sur l’onglet Activité dans HubSpot. Vous savez exactement quand un contrat est ouvert, révisé ou signé, ce qui vous permet d’effectuer un suivi et de prendre des mesures en temps voulu.
• Processus de signature sécurisé et rapide – Concluez des affaires plus rapidement grâce à des signatures électroniques sécurisées. Dès qu’un contrat est signé, les deux parties reçoivent une copie entièrement exécutée et le statut du contrat est automatiquement mis à jour dans HubSpot.

Vous pouvez étendre cette fonctionnalité avec un module complémentaire HubSpot Workflows. Il vous permet de créer et d’envoyer automatiquement des contrats Oneflow basés sur des déclencheurs dans HubSpot.

Certains cas d’utilisation incluent la génération automatique d’un contrat après qu’un lead ait soumis un formulaire marketing sur votre site web, l’envoi d’un contrat si l’étape ou la valeur de l’affaire change et l’ ajout automatique de contreparties aux propositions.

Dans HubSpot, vous serez en mesure de construire des Workflows personnalisés en utilisant les actions Oneflow suivantes en combinaison avec les déclencheurs HubSpot :

• Créer un contrat
• Envoyer le contrat
• Ajouter un participant
• Obtenir les détails du contrat
• Supprimer le contrat
• Obtenir la liste des contrats

Un guide pas à pas pour connecter Oneflow à HubSpot

Nous avons veillé à ce que tout dans Oneflow soit facile à utiliser, y compris la mise en place de l’intégration avec HubSpot.

Il suffit de cinq étapes pour le faire :

1. Créez un compte gratuit et connectez-vous en tant qu’administrateur.
2. Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur Marketplace.

3. Sélectionnez HubSpot et cliquez sur « Enable ».

4. Cliquez sur « Authentifier à HubSpot ».

5. Choisissez le compte HubSpot que vous voulez connecter à Oneflow et cliquez sur « Choose Account » pour compléter la configuration de l’intégration.

Et c’est ainsi que l’intégration est opérationnelle ! Maintenant, vous pouvez utiliser ces plateformes ensemble pour améliorer l’automatisation de la gestion des contrats HubSpot.

Conclusion

En automatisant vos contrats, vous supprimez une grande partie des tâches manuelles et répétitives qui, franchement, sont ennuyeuses. Mais surtout, vous gagnez du temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : conclure des affaires et stimuler la croissance de l’entreprise.

Chez Oneflow, nous voulons supprimer autant que possible l’administration du CRM pour les commerciaux, afin que votre équipe puisse se concentrer sur la conclusion d’affaires et l’amélioration de votre processus de vente dans son ensemble.

C’est pourquoi nous avons conçu Oneflow comme la solution ultime d’automatisation de la gestion des contrats.

Oneflow s’intègre de manière transparente à HubSpot, rationalisant l’ensemble du cycle de vie des contrats, de la pré-signature aux processus de post-signature, en passant par la création et la signature. Des outils alimentés par l’IA, des modèles de contrats personnalisables et des options de signature électronique sécurisées font de Oneflow votre allié fiable dans l’automatisation de la gestion des contrats tout en améliorant leur précision et leur efficacité.

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