Nykypäivän nopeatempoisessa maailmassa sekä yritysten että yksityishenkilöiden on allekirjoitettava asiakirjat nopeasti ja tehokkaasti. Perinteinen allekirjoitustapa, joka vaatii tulostamista, allekirjoittamista ja skannaamista, voi olla aikaa vieviä ja hankala. Tässä kohtaa sähköiset allekirjoitukset tulevat kuvaan! Mutta voiko sähköisiä allekirjoituksia liittää asiakirjoihin? Lyhyesti sanottuna vastaus on kyllä; voit liittää sähköisen allekirjoituksen dokumenttiin.
Mitä sähköiset allekirjoitukset ovat?
Ennen kuin paneudumme sähköisten allekirjoitusten asiakirjoihin liittämisen laillisuuteen, määritellään ensin, mitä sähköinen allekirjoitus on: sähköinen allekirjoitus on käsinkirjoitetun allekirjoituksen digitaalinen esitystapa. Se luodaan käyttämällä sähköisiä välineitä, kuten hiirtä, kynää tai kosketusnäyttöä. Sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia, ja monet maat ympäri maailmaa tunnustavat ne päteväksi allekirjoitusmuodoksi.
Lue myös: Oneflown opas sähköisistä allekirjoituksista
Ovatko sähköiset allekirjoitukset oikeudellisesti sitovia?
Yksi yleisimmistä sähköisiin allekirjoituksiin liittyvistä kysymyksistä on, ovatko ne oikeudellisesti sitovia. Vastaus tähän on kyllä. Sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia useimmissa maissa, myös Yhdysvalloissa, kunhan ne täyttävät tietyt vaatimukset. Vaatimukset vaihtelevat maittain, mutta yleisesti ottaen sähköisen allekirjoituksen on oltava:
- Allekirjoittajalle yksilöllinen
- Turvallisia menetelmiä käyttäen luotu
- Liitetty asiakirjaan tavalla, josta käy selvästi ilmi, että allekirjoitus kuuluu allekirjoittajalle
- Luotu aikomuksena allekirjoittaa asiakirja
Sähköisen allekirjoituksen liittäminen asiakirjalle
Nyt kun tiedämme, että sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia, keskustellaan siitä, miten ne voidaan liittää asiakirjoihin. Tehokkain tapa tähän on hyödyntää luotettavaa alustaa kuten Oneflowta.
Oneflow on kaikenkattava sähköisen allekirjoituksen alusta, jonka avulla käyttäjät voivat lähettää ja vastaanottaa asiakirjoja allekirjoitettavaksi nopeasti ja helposti. Oneflown avulla käyttäjät voivat ladata asiakirjan, lisätä allekirjoituskentät ja lähettää asiakirjan vastaanottajalle allekirjoitettavaksi. Vastaanottaja voi sitten allekirjoittaa asiakirjan sähköisesti hiirellä, kynällä, kosketusnäyttöä käyttäen tai vahvan tunnistautumisen avulla. Kun allekirjoitetus on tehty, se liitetään automaattisesti asiakirjaan ja tiedosto voidaan tallentaa PDF-muodossa.
Oneflown alusta sisältää myös muita kehittyneitä ominaisuuksia, kuten valmiita asiakirjamalleja, muistutuksia ja ilmoituksia, jotka auttavat tehostamaan allekirjoitusprosessia. Se on myös turvallinen, sillä se täyttää kaikki sähköisiä allekirjoituksia koskevat lakisääteiset vaatimukset ja varmistaa, että allekirjoitettuja asiakirjoja ei voida muuttaa.
Lue myös: Sopimushallinta digitalisoituneessa maailmassa
Mitkä ovat Oneflown käytön edut?
Nyt kun tiedämme, miten sähköiset allekirjoitukset voidaan liittää asiakirjoihin Oneflown avulla, tarkastellaan, mitä etuja tämän alustan käyttäminen allekirjoitustarpeisiisi tuo.
1. Ajansäästö
Oneflow säästää aikaa, kun asiakirjoja ei tarvitse tulostaa, allekirjoittaa ja skannata. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä yrityksille, joiden on allekirjoitettava useita asiakirjoja päivittäin. Alusta automatisoi koko prosessin asiakirjan lähettämisestä sen tilan seurantaan, joten voit keskittyä tärkeämpiin tehtäviin.
2. Helppous
Oneflown avulla voit allekirjoittaa asiakirjoja mistä tahansa ja milloin tahansa, kunhan sinulla on internet-yhteys. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä yrityksille, joilla on etätyöntekijöitä tai -asiakkaita. Alusta on myös mobiiliystävällinen, joten voit allekirjoittaa asiakirjoja älypuhelimella tai tabletilla.
3. Kustannussäästöt
Oneflow säästää rahaa, koska perinteisiin allekirjoitustapoihin liittyvät paperi-, muste- ja toimituskulut jäävät pois. Oneflow tarjoaa myös ilmaista kokeiluversiota, joten voit testata, sopiiko se sinulle ja yrityksesi tarpeisiin.
4. Turvallisuus
Oneflow täyttää kaikki sähköisiä allekirjoituksia koskevat lakisääteiset vaatimukset ja varmistaa, että asiakirjasi ovat turvallisia ja oikeudellisesti sitovia. Alusta sisältää myös ominaisuuksia, kuten kirjausketjuja ja kaksivaiheista tunnistautumista, jotka parantavat turvallisuutta entisestään.
Tiivistelmä: sähköisen allekirjoituksen liittäminen dokumenttiin
Lopuksi voidaan todeta, että sähköisiä allekirjoituksia voidaan liittää asiakirjoihin useilla eri menetelmillä, kuten Oneflowlla. Oneflow on kattava sähköisen allekirjoituksen alusta, jonka avulla käyttäjät voivat lähettää ja vastaanottaa asiakirjoja allekirjoitettavaksi nopeasti ja turvallisesti. Alusta tarjoaa monia etuja, kuten ajansäästöä, mukavuutta, kustannussäästöjä ja turvallisuutta. Kun seuraavan kerran joudut allekirjoittamaan asiakirjan, kokeile Oneflown käyttöä, ja koe helpompi ja tehokkaampi allekirjoitusprosessi!
