Hankinta (saati sitten sähköinen hankinta) voi olla hämmentävä käsite niille, jotka eivät ole perehtyneet asiaan. “Se on tavaran ostamista, eikö?”. Tämä on hyvin yksinkertaistettu määritelmä, mutta hankinta on pohjimmiltaan tavaroiden tai palvelujen hankkimista organisaatiollesi. Se on olennainen osa mitä tahansa yritystä, ja sillä varmistetaan, että yritys saa tarvitsemansa tavarat tai palvelut parhaaseen hintaan.
Sähköisistä hankinnoista on nopeasti tulossa ratkaisevan tärkeitä yrityksille, jotta ne voivat virtaviivaistaa toimintojaan, säästää rahaa ja lisätä kannattavuuttaan. Se antaa yrityksille mahdollisuuden yksinkertaistaa tavaroiden ja palveluiden hankintaprosessia ja poistaa samalla paperityötä, vähentää kustannuksia ja parantaa laatua.
Mitä sähköinen hankinta oikein on?
Sähköinen hankinta tarkoittaa sähköisen alustan käyttöä yrityksen hankinta- ja toimitusketjuprosessien keskitettyyn hallintaan.
Sähköisiä hankintatyökaluja voidaan käyttää erilaisiin toimintoihin, kuten hankintastrategioiden luomiseen, hankintaprosessin virtaviivaistamiseen sekä yhteistyön ja näkyvyyden parantamiseen koko organisaatiossa. Näin voidaan parantaa toimintoja, lisätä tehokkuutta ja auttaa organisaatioita vähentämään kustannuksia.
Se voi olla monenlaista, kuten EDI (sähköinen tiedonsiirto), sähköiset huutokaupat, sähköinen hankinta ja verkkopohjaiset hankintajärjestelmät. Näillä eri hankintamenetelmillä on erilaisia etuja ja haittoja. Esimerkiksi EDI:tä käytetään ostotilausten ja muiden transaktiotietojen vaihtoon kauppakumppaneiden välillä.
Sähköiset huutokaupat taas ovat verkkomarkkinapaikkoja, joilla yritykset voivat löytää tavaroita parhaaseen hintaan myyviä toimittajia. E-hankinnoissa käytetään verkkosivustoa tarjouspyyntöjen ja hankintatapahtumien joukkoistamiseen. Verkkopohjaiset hankintajärjestelmät ovat ohjelmistoja, joita käytetään ostotilausten toteuttamiseen ja toimittajasuhteiden hallintaan.
Lue myös: Miten myynnin, HR:n ja hankinnan tiimit käyttävät Oneflowta sopimushallintaan?
Mitkä ovat sähköisen hankinnan edut?
Sähköisillä hankinnoilla on monia etuja kaiken kokoisille ja -muotoisille yrityksille. Sen lisäksi, että se tehostaa toimintoja ja parantaa yhteistyötä, se voi myös auttaa lisäämään menojen näkyvyyttä ja parantaa toimittajasuhteita.
Yksinkertaisesti sanottuna sähköiset hankinnat voivat auttaa yrityksiä säästämään rahaa ja parantamaan kannattavuuttaan. Seuraavassa on vain muutamia konkreettisia etuja yrityksille:
Yksinkertaistettu hankintamenettely
Sähköiset hankintatyökalut voivat auttaa poistamaan monia nykyisin hankintojen hallinnointiin käytettäviä manuaalisia ja paperipohjaisia järjestelmiä. Kaikesta tulee paljon tehokkaampaa, kun useita prosesseja voidaan tiivistää ja hallita keskitetysti.
Ajansäästö automaation avulla
Hintaneuvottelujen, sopimusten hallinnan ja ostotilausten kaltaisten tehtävien automatisointi vapauttaa aikaa tärkeämpiin tehtäviin. Mahdollisuus käyttää valmiita asiakirjamalleja ja aiempia tarjouksia uudelleen voi myös säästää valtavasti aikaa!
Pienemmät kustannukset
Yksi sähköisten hankintojen suurimmista eduista on se, että niiden avulla voidaan vähentää yritysten kustannuksia. Paperiset hankintamenetelmät voivat olla kalliita ja aikaa vieviä. Sähköiset hankinnat voivat auttaa vähentämään näitä kustannuksia poistamalla monia manuaalisia tehtäviä ja tekemällä koko prosessista paljon helpommin hallittavissa olevan.
Näkyvyys menoihin
Sähköiset hankinnat voivat myös antaa yrityksille enemmän näkyvyyttä ja selkeyttä menoihinsa. Tämä voi puolestaan auttaa niitä ymmärtämään kustannuksia ja tekemään dataan perustuvia päätöksiä.
Virheiden vähentäminen
Erilaisten tietosiilojen sijasta asiakirjat on tallennettu yhteen paikkaan, josta ne on helppo löytää. Tämä helpottaa huomattavasti virheiden tarkistamista. Samoin sinulla on kaikki aiemmat tilaukset käsilläsi, jotta voit vertailla ja viitata niihin ja vähentää virheiden riskiä.
Paremmat toimittajasuhteet
Lisäksi sähköiset hankinnat voivat auttaa vahvistamaan suhteita tavarantoimittajiin. Näiden välineiden käyttöönotto voi helpottaa tehokkaampaa viestintää ja tarjota paremman kokemuksen kaikille osapuolille. Se voi myös auttaa parantamaan toimittajien maksuehtoja.
Lue myös: Hankinnan opas vuodelle 2024
Sähköisen hankinnan strategia
Ennen kuin aloitat sähköisen hankinnan, on tärkeää kehittää toimiva strategia. Tämä alkaa siitä, että ymmärrät hankintasi nykytilan ja asetat selkeät tavoitteet parannuksille. Sen jälkeen voit päättää, mitkä hankintamenetelmät sopivat yrityksellesi ja mitkä sähköiset hankintatyökalut soveltuvat parhaiten tarpeisiisi.
Kun olet tunnistanut nämä osa-alueet, voit laatia toteutussuunnitelman ja alkaa käyttää sitä hankintojen parantamisen edistämiseen.
Lisää vinkkejä tehokkaan hankintastrategian rakentamiseen löydät täältä.
Sähköisen hankintajärjestelmän luominen
Ensimmäinen askel kohti sähköisen hankinnan hyötyjen saamista on sähköisen hankintajärjestelmän luominen. Tähän kuuluu oikeiden hankintamenetelmien ja oikean teknologian tunnistaminen strategiasi tueksi. Hankintojen kypsyysmallin luominen voi olla hyödyllistä.
Tämä malli voi auttaa sinua ymmärtämään organisaatiosi hankintojen nykytilaa ja tunnistamaan parannusalueita. Se voi myös auttaa sinua päättämään, mitkä hankintamenetelmät sopivat parhaiten liiketoimintaasi. Kun olet tunnistanut nämä, voit aloittaa oikean teknologian valitsemisen sähköiseen hankintajärjestelmääsi.
Parhaat vinkit
Kun otat sähköiset hankinnat käyttöön, on olemassa muutama vinkki, joiden avulla saat niistä kaiken hyödyn irti. Varmista, että organisaatiosi on valmistautunut sähköisiin hankintoihin ja että henkilökunta on koulutettu asianmukaisesti. On olennaista, että kaikki käyttäjät otetaan kunnolla mukaan, jotta voidaan varmistaa, että alusta otetaan käyttöön ja sitä hyödynnetään asianmukaisesti pitkällä aikavälillä.
Varmista myös, että integroit sähköisen hankinnan ratkaisusi muihin liiketoimintajärjestelmiin, kuten toiminnanohjausjärjestelmiin (ERP) tai toimitusketjun hallintajärjestelmiin (SCM). On myös tärkeää pohtia kustannuksia ja sitä, voidaanko järjestelmää ylläpitää ajan mittaan. Lopuksi on tärkeää arvioida strategiaa jatkuvasti uudelleen ja tehdä siihen ajan mittaan tarvittavia muutoksia.
Sähköisen hankinta-alustan valinta
Sähköisen hankinnan osalta ei ole olemassa mitään “yhden koon ratkaisua”. Jokaisella hankintamenetelmällä on omat työkalunsa ja etunsa. Ennen kuin valitset työkaluja sähköiseen hankintajärjestelmääsi, on tärkeää ymmärtää yrityksessäsi käytössä olevat eri hankintamenetelmät ja valita niistä sinulle parhaiten sopiva.
Sähköisen hankinnan työkaluja valittaessa on otettava huomioon muutamia asioita. Valintakriteerit vaihtelevat organisaatiosi tarpeiden mukaan. Tärkeimpiä huomioon otettavia kriteerejä ovat toiminnallisuus, turvallisuus, skaalautuvuus, hinta ja käyttöönoton helppous.
Lue myös: 10 parasta hankintaohjelmistoa vuonna 2024
Tiivistelmä
Sähköinen hankinta voi epäilemättä tuoda yrityksille monia etuja. Se voi auttaa yksinkertaistamaan hankintaprosessia, vähentämään kustannuksia, lisäämään menojen näkyvyyttä ja parantamaan toimittajasuhteita (vain muutamia esimerkkejä mainitakseni). Se voi auttaa kaikenkokoisia yrityksiä parantamaan toimintaansa ja lisäämään kannattavuuttaan.
On kuitenkin olennaista arvioida hankintatarpeet kunnolla ja kehittää perusteellinen sähköisen hankinnan strategia etukäteen. Tämän tutkimuksen perusteella voit sitten varmistaa, että investoit oikeisiin menetelmiin ja teknologioihin sähköisen hankintajärjestelmän tueksi.
