Innkjøp (for ikke å snakke om e-innkjøp) kan være et forvirrende konsept for dem som ikke er kjent med det. “Det er å kjøpe ting, ikke sant?”. Selv om det er en svært forenklet definisjon, handler innkjøp i bunn og grunn om å anskaffe varer og tjenester til organisasjonen. Det er en viktig del av enhver bedrifts virksomhet og sikrer at de får de varene eller tjenestene de trenger, til den beste prisen.
E-innkjøp er i ferd med å bli avgjørende for at bedrifter skal kunne effektivisere driften, spare penger og øke lønnsomheten. E-innkjøp gjør det mulig for bedrifter å forenkle prosessen med å kjøpe inn varer og tjenester, samtidig som det eliminerer papirarbeid, reduserer kostnadene og forbedrer kvaliteten.
Hva er egentlig e-innkjøp?
Som i de fleste tilfeller står “e” for elektronisk. E-innkjøp er bruken av en elektronisk plattform for sentral styring av en bedrifts innkjøps- og forsyningskjedeprosesser. Det er imidlertid viktig å være klar over at e-innkjøp kun er aktuelt for B2B-bedrifter og ikke for B2C-bedrifter, ettersom det kun omfatter innkjøp til bedrifter.
E-procurement-verktøy kan brukes til ulike formål, blant annet til å utarbeide innkjøpsstrategier, effektivisere innkjøpsprosessen og forbedre samarbeidet og synligheten på tvers av organisasjonen. Som et resultat kan dette forbedre driften, øke effektiviteten og hjelpe organisasjoner med å redusere kostnadene.
Dette kan skje på mange ulike måter, blant annet via EDI (elektronisk datautveksling), e-auksjoner, e-sourcing og nettbaserte innkjøpssystemer. Disse ulike anskaffelsesmetodene har forskjellige fordeler og ulemper. EDI brukes for eksempel til å utveksle innkjøpsordrer og andre transaksjonsdata mellom handelspartnere.
E-auksjoner, derimot, er nettbaserte markedsplasser der bedrifter kan finne leverandører som selger varer til den beste prisen. E-sourcing bruker et nettsted til å samle inn anbudsforespørsler og innkjøpsarrangementer. Endelig er nettbaserte innkjøpssystemer programvare som brukes til å utføre innkjøpsordrer og administrere leverandørrelasjoner.
Les også: Slik bruker salgs-, HR- og innkjøpsteam Oneflow til kontraktsadministrasjon
Hva er fordelene med e-innkjøp?
E-innkjøp har mange fordeler for bedrifter i alle størrelser og former. I tillegg til å effektivisere driften og forbedre samarbeidet, kan e-innkjøp også bidra til økt oversikt over innkjøpene og bedre leverandørrelasjoner.
Kort sagt kan e-innkjøp hjelpe bedrifter med å spare penger og øke lønnsomheten. Her er bare noen av de konkrete fordelene for bedrifter:
Forenklet innkjøp
E-innkjøpsverktøy kan bidra til å eliminere mange av de manuelle og papirbaserte systemene som brukes til å håndtere innkjøp i dag. Alt blir mye mer effektivt når flere prosesser kan samles og administreres sentralt.
Sparer tid gjennom automatisering
Automatisering av oppgaver som prisforhandlinger, kontraktshåndtering og innkjøpsordrer frigjør tid som kan brukes på viktigere områder. Muligheten til å bruke maler og gjenbruk av tidligere anbud kan også spare enormt mye tid!
Reduserte kostnader
En av de største fordelene med e-innkjøp er at det kan bidra til å redusere bedriftenes kostnader. Papirbaserte innkjøpsmetoder kan være dyre og tidkrevende. Derfor kan du redusere disse kostnadene ved å eliminere mange manuelle oppgaver og gjøre hele prosessen mye mer oversiktlig.
Synliggjøring av utgifter
Elektroniske innkjøp kan også gi bedrifter større oversikt og klarhet i utgiftene sine. Dette kan i sin tur hjelpe dem med å forstå kostnadene og ta mer informerte beslutninger.
Reduserte feil
Rather than having various silos of information, documents are stored in one place and easy to locate. This makes it far easier to cross-check for errors. Similarly, you have all of your past orders at your fingertips to compare and reference to reduce the risk of mistakes creeping in.
Forbedrede leverandørrelasjoner
Endelig kan elektroniske innkjøp bidra til å styrke forholdet til leverandørene. Ved å ta i bruk disse verktøyene kan man legge til rette for mer effektive kommunikasjonsmetoder og gi en bedre opplevelse for alle involverte parter. Det kan også bidra til bedre betalingsvilkår for leverandørene.
Les også: En komplett guide til innkjøp for 2023
Strategi for e-innkjøp
Husker du det gamle ordtaket: “Ikke løp før du kan gå”? Vel, før du setter i gang med elektronisk innkjøp, er det viktig å utvikle en strategi. Først må du gjøre deg opp en oversikt over dagens innkjøpssituasjon og sette deg klare mål for forbedringer. Deretter kan du avgjøre hvilke innkjøpsmetoder som passer for virksomheten din, og hvilke elektronisk innkjøpsverktøy som er best egnet til å dekke behovene dine.
Når du har identifisert disse områdene, kan du lage en implementeringsplan og begynne å bruke dem til å gjennomføre innkjøpsendringer.
Her finner du flere tips om hvordan du utarbeider en effektiv innkjøpsstrategi.
Opprette et e-innkjøpssystem
Det første trinnet på veien mot å utnytte fordelene ved e-innkjøp er å opprette et e-innkjøpssystem. Det innebærer blant annet å finne de riktige innkjøpsmetodene og den riktige teknologien som støtter strategien. Det kan være nyttig å lage en modenhetsmodell for innkjøp.
Denne modellen kan hjelpe deg med å forstå hvor langt organisasjonen er kommet med innkjøpsarbeidet og identifisere forbedringsområder. Den kan også hjelpe deg med å finne ut hvilke innkjøpsmetoder som passer best for din virksomhet. Når du har identifisert disse, kan du begynne prosessen med å velge riktig teknologi for e-innkjøpssystemet.
De beste tipsene
Når du implementerer e-innkjøp, er det noen tips som kan hjelpe deg med å få mest mulig ut av det. Sørg for at organisasjonen er forberedt på e-innkjøp og at de ansatte har fått tilstrekkelig opplæring. Det er viktig at alle brukere får god opplæring for å sikre at plattformene blir tatt i bruk på riktig måte på lang sikt.
Du kan også sørge for å integrere e-innkjøpsløsningen med andre forretningssystemer, for eksempel ERP-systemer (Enterprise Resource Planning) eller SCM-systemer (Supply Chain Management). Det er også viktig å vurdere kostnadene og om løsningen kan opprettholdes over tid. Til slutt er det viktig å kontinuerlig revurdere og gjøre nødvendige endringer i strategien over tid.
Å velge riktig plattform for e-innkjøp
Det finnes ingen “one-size-fits-all” når det gjelder e-innkjøp. Hver innkjøpsmetode har sine egne verktøy og fordeler. Før du velger verktøy til e-innkjøpssystemet ditt, er det viktig at du setter deg inn i de ulike innkjøpsmetodene i bedriften din og velger den som passer best for deg.
Det er noen ting du bør tenke på når du velger e-innkjøpsverktøy. Utvelgelseskriteriene vil variere avhengig av organisasjonens behov. Noen av de viktigste kriteriene er funksjonalitet, sikkerhet, skalerbarhet, pris og enkel implementering.
Les også: De 10 beste programvarene for innkjøp du bør kjenne til i 2023
Konklusjon
Det er ingen tvil om at e-innkjøp kan gi bedrifter mange fordeler. Det kan bidra til å forenkle innkjøpsprosessen, redusere kostnadene, øke oversikten over utgiftene og forbedre leverandørrelasjonene (for å nevne noe). Det kan hjelpe bedrifter i alle størrelser med å forbedre driften og øke lønnsomheten.
Det er imidlertid viktig å gjøre en grundig vurdering av innkjøpsbehovene og utvikle en grundig e-innkjøpsstrategi på forhånd. På bakgrunn av disse undersøkelsene kan du deretter investere i de riktige metodene og teknologiene for å støtte e-innkjøpssystemet.
