Upphandling (för att inte tala om e-upphandling) kan vara ett förvirrande begrepp för den som inte är insatt. “Det är att köpa saker, eller hur?”. Även om det är en mycket förenklad definition är upphandling i huvudsak att förvärva varor eller tjänster för din organisation. Det är en viktig del av alla företag och säkerställer att de får de varor eller tjänster de behöver till bästa möjliga pris.
E-upphandling blir snabbt avgörande för att företag ska kunna effektivisera sin verksamhet, spara pengar och öka sin lönsamhet. Det ger företag möjlighet att förenkla inköpsprocessen av varor och tjänster samtidigt som de slipper pappersarbete, minskar kostnaderna och förbättrar kvaliteten.
Vad är e-upphandling egentligen?
Så som i de flesta fall står “e” för elektronisk. E-upphandling är användningen av en elektronisk plattform för att centralt hantera ett företags processer för upphandling och leveranskedja. För att vara tydlig är e-upphandling endast genomförbart för B2B-företag och inte för B2C-företag, eftersom det endast omfattar företagsinköp.
Verktyg för e-upphandling kan användas för olika funktioner, bland annat för att skapa upphandlingsstrategier, effektivisera inköpsprocessen och förbättra samarbetet och insynen i organisationen. Som ett resultat kan detta förbättra verksamheten, öka effektiviteten och hjälpa organisationer att minska kostnaderna.
Det kan ta sig olika uttryck, t.ex. EDI (elektroniskt datautbyte), e-auktioner, e-sourcing och webbaserade upphandlingssystem. Dessa olika upphandlingsmetoder har olika fördelar och nackdelar. EDI används till exempel för att utbyta inköpsorder och andra transaktionsuppgifter mellan handelspartner.
E-auktioner är däremot marknadsplatser på nätet där företag kan hitta leverantörer som säljer varor till bästa pris. Vid e-upphandlingar används en webbplats för att samla in förfrågningsunderlag och upphandlingsevenemang. Slutligen är webbaserade upphandlingssystem programvaror som används för att genomföra inköpsorder och för att hantera leverantörsrelationer.
Läs också: 5 bästa metoder inom AI för avtalshantering: 2023
Vilka är fördelarna?
Man kan säga att e-upphandling har många fördelar för företag i alla former och storlekar. Förutom att effektivisera verksamheten och förbättra samarbetet kan det också bidra till att öka insynen i utgifterna och ge bättre relationer med leverantörerna.
Enkelt uttryckt kan e-upphandling hjälpa företag att spara pengar och öka sin lönsamhet. Här är bara några av de specifika fördelarna för företag:
Förenklad upphandling
Verktyg för e-upphandling kan bidra till att eliminera många av de manuella och pappersbaserade system som används för att hantera inköp idag. Allt blir mycket effektivare när flera processer kan sammanfattas och hanteras centralt.
Spara tid genom automatisering
Genom att automatisera uppgifter som prisförhandlingar, avtalshantering och inköpsorder frigörs tid som kan användas till viktigare områden. Möjligheten att använda mallar och att ha tidigare anbud till hands för återanvändning kan också spara enormt mycket tid!
Minskade kostnader
En av de största fördelarna med e-upphandling är att det kan bidra till att minska företagens kostnader. Pappersbaserade upphandlingsmetoder kan vara dyra och tidskrävande. E-upphandling kan bidra till att minska dessa kostnader genom att eliminera många manuella uppgifter och göra hela processen mycket mer hanterbar.
Synlighet i utgifterna
E-upphandling kan också ge företag större insyn och klarhet i sina utgifter. Detta kan i sin tur hjälpa dem att förstå kostnaderna och fatta mer välgrundade beslut.
Färre fel
Istället för att ha olika informationssilos lagras dokumenten på ett ställe och är lätta att hitta. Detta gör det mycket lättare att dubbelkontrollera för att upptäcka fel. På samma sätt har du alla tidigare beställningar till hands som du kan jämföra och referera till för att minska risken för att misstag ska uppstå.
Förbättrade leverantörsrelationer
Slutligen kan e-upphandling bidra till att stärka relationerna med leverantörerna. Genom att införa dessa verktyg kan man underlätta effektivare kommunikationsmetoder och ge en bättre upplevelse för alla inblandade parter. Det kan också bidra till att förbättra leverantörernas betalningsvillkor.
Läs också: En komplett guide till upphandling för 2023
Strategi för e-upphandling
Minns du det gamla ordspråket: “Spring inte innan du kan gå”? Innan du börjar med e-upphandling är det viktigt att utveckla din strategi. Det börjar med att du förstår hur din upphandling ser ut i dag och sätter upp tydliga mål för förbättringar. Därefter kan du bestämma vilka upphandlingsmetoder som är lämpliga för ditt företag och vilka verktyg för e-upphandling som är bäst lämpade för att uppfylla dina behov.
När du har identifierat dessa områden kan du skapa en genomförandeplan och börja använda dem för att driva förändringen av upphandlingen.
Här hittar du fler tips om hur du bygger upp en effektiv upphandlingsstrategi.
Skapa ett system för e-upphandling
Det första steget mot att utnyttja fördelarna med e-upphandling är att skapa ett e-upphandlingssystem. Detta innebär att identifiera rätt upphandlingsmetoder och rätt teknik för att stödja din strategi. Det kan vara till hjälp att skapa en mognadsmodell för upphandling.
Denna modell kan hjälpa dig att förstå det nuvarande läget för upphandling i din organisation och identifiera områden som kan förbättras. Den kan också hjälpa dig att avgöra vilka upphandlingsmetoder som är bäst lämpade för din verksamhet. När du har identifierat dessa kan du börja processen med att välja rätt teknik för ditt e-upphandlingssystem.
Bästa tipsen
När du implementerar e-upphandling finns det några tips som kan hjälpa dig att få ut det mesta av det. Se till att din organisation är förberedd för e-upphandling och att personalen har fått rätt utbildning. Det är viktigt att alla användare är ordentligt inskolade för att se till att plattformarna antas och används på rätt sätt på lång sikt.
Du kan också se till att integrera din e-upphandlingslösning med andra affärssystem, t.ex. system för resursplanering (ERP) eller hantering av leveranskedjan (SCM). Det är också viktigt att tänka på kostnaden och om den kan upprätthållas över tid. Slutligen är det viktigt att ständigt omvärdera och göra nödvändiga ändringar i strategin med tiden.
Att välja rätt plattformar för e-upphandling
Det finns ingen “universalmetod” när det gäller e-upphandling. Varje upphandlingsmetod har sina egna verktyg och fördelar. Innan du väljer verktyg för ditt e-upphandlingssystem är det viktigt att du förstår vilka olika upphandlingsmetoder som används i ditt företag och väljer den som passar dig bäst.
Det finns några saker du bör tänka på när du väljer verktyg för e-upphandling. Urvalskriterierna varierar beroende på din organisations behov. Några av de viktigaste kriterierna är funktionalitet, säkerhet, skalbarhet, pris och enkel implementering.
Läs också: De 10 bästa programvarorna för upphandling du måste känna till 2023
Slutsats
Det råder ingen tvekan om att e-upphandling kan ge många fördelar för företag. Det kan förenkla upphandlingsprocessen, minska kostnaderna, öka insynen i utgifterna och förbättra leverantörsrelationerna (för att nämna några exempel). Det kan hjälpa företag av alla storlekar att förbättra sin verksamhet och öka sin lönsamhet.
Det är dock viktigt att du gör en ordentlig bedömning av dina inköpsbehov och utvecklar en djupgående strategi för e-upphandling i förväg. Utifrån denna undersökning kan du sedan se till att du investerar i rätt metoder och teknik för att stödja ditt e-upphandlingssystem.
