I dagens snabba arbetsliv kan det vara en tidskrävande och komplicerad uppgift att hantera avtal, och det kan snabbt bli rörigt. Från dataextraktion till avtalsanalys kräver avtalshantering betydande resurser och uppmärksamhet på detaljer. Med AI:s ankomst har dock avtalshanteringen blivit effektivare, mer exakt och till och med mer förenlig med gällande regler. Därför tar vi här en titt på de 5 bästa metoderna för AI i avtalshantering.
Vad är AI?
AI står för artificiell intelligens. Det avser en rad datorprogram och programvaror som kan utföra uppgifter som normalt skulle kräva mänsklig intelligens. I huvudsak är AI-programvara programmerad med logiska algoritmer som ger dem förmågan att “tänka” och agera på lämpligt sätt.
AI har funnits ett tag, men det var lanseringen av ChatGPT i slutet av 2022 som verkligen ledde till det stora genombrottet. Vi har förmodligen alla haft åtminstone några försök med ChatGPT vid det här laget. Så oavsett om du tycker att det är fascinerande, något skrämmande eller är likgiltig inför det kan vi alla hålla med om att vi bara skrapar på ytan av vad AI kan göra, särskilt inom avtalsförvaltning.
Tips #1: Definiera tydliga mål för användningen av AI i avtalshanteringen
Den första av de bästa AI-tipsen inom avtalsförvaltning är att definiera tydliga mål. Dessa mål bör vara specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna (SMART). På så sätt kan man se till att AI-systemet utformas för att uppfylla de specifika behoven i avtalshanteringen.
Målen kan till exempel vara att minska den tid och ansträngning som krävs för att förvalta avtal, förbättra noggrannheten i avtalsanalysen och öka insynen i avtalen för att identifiera trender, risker och möjligheter.
För att uppnå dessa mål bör organisationer upprätta en tydlig plan för implementering av AI i avtalshantering. Denna plan bör inkludera identifiering av de viktigaste intressenterna, fastställande av projektmilstolpar och utveckling av ett ramverk för datastyrning. Genom att definiera tydliga mål och upprätta en plan för AI-implementering kan organisationer säkerställa att AI-systemet är anpassat till deras affärsmål och kan leverera mätbara resultat.
Tips #2: Säkerställ datakvaliteten
Datakvalitet är avgörande för att AI ska kunna användas framgångsrikt inom avtalsförvaltning. De uppgifter som används för att träna AI-systemet måste vara rena, korrekta och tillförlitliga. Det är viktigt att upprätta ett ramverk för datastyrning för att säkerställa att data samlas in, lagras och underhålls på rätt sätt. Detta ramverk bör omfatta datakvalitetskontroller, processer för datarensning och datasäkerhetsåtgärder.
För att säkerställa datakvaliteten bör organisationer genomföra en grundlig datarevision för att identifiera eventuella problem med datakvaliteten. Granskningen bör omfatta en översyn av datakällor, dataformat och dataintegritet. När datakvalitetsproblem har identifierats bör organisationerna utarbeta en plan för att åtgärda dessa problem. Planen bör omfatta processer för datarensning, datakvalitetskontroller och datasäkerhetsåtgärder.
Läs också: Verktyg för e-signering: 3 tips på vad man bör tänka på när man köper verktyg
Tips #3: Sök expertråd
Samarbete med experter inom AI och avtalshanteringen kan hjälpa organisationer att få värdefulla insikter om den senaste tekniken, verktygen och bästa praxis. Experter kan också ge vägledning om hur AI effektivt kan integreras i avtalshanteringsprocessen. Detta samarbete kan ta sig många olika former, bland annat workshops, seminarier och konferenser.
Organisationer bör också överväga att samarbeta med AI-leverantörer som har erfarenhet av avtalshantering. Dessa leverantörer kan ge tillgång till färdiga AI-modeller och lösningar för avtalshantering samt teknisk support och utbildning. Genom att samarbeta med experter inom AI i avtalshantering kan organisationer hålla sig uppdaterade om den senaste tekniken och bästa praxis och se till att deras AI-system är optimerat för avtalshantering.
Tips #4: Håll ett öga på hur AI fungerar
AI-system kräver kontinuerlig övervakning och utvärdering för att säkerställa att de fungerar effektivt. Regelbunden granskning av systemets prestandamätare kan hjälpa till att identifiera områden för förbättring och optimering. Regelbunden testning och utvärdering kan hjälpa organisationer att fatta datadrivna beslut om användningen av AI i avtalshanteringen.
För att kontinuerligt övervaka och utvärdera AI-systemet bör organisationerna skapa en återkopplingsslinga. Denna återkopplingsslinga bör inkludera regelbundna prestationsbedömningar, användaråterkoppling och systemrevisioner. Organisationerna bör också fastställa tydliga mått för att mäta AI-systemets effektivitet. Dessa mått kan omfatta den tid och ansträngning som krävs för att hantera avtal, noggrannheten i avtalsanalysen och identifiering av risker och möjligheter.
Läs också: Varför elektroniska signaturer är lika giltiga som handskrivna signaturer
Tips #5: Säkerställ öppenhet och efterlevnad
AI-system bör vara öppna i sina beslutsprocesser och följa rättsliga och etiska normer. Detta inbegriper att se till att normerna för dataintegritet och datasäkerhet uppfylls och att AI-systemet inte är partisk eller diskriminerande.
Öppenhet är avgörande för att skapa förtroende för AI-system. Organisationer bör se till att AI-systemets beslutsprocesser är transparenta och förklarliga. Det innebär att systemet ska kunna ge tydliga förklaringar till de beslut det fattar. Detta kan hjälpa användarna att förstå hur systemet fungerar och fatta välgrundade beslut om dess användning.
Förutom öppenhet är det också viktigt att följa reglerna. Organisationer bör se till att AI-systemet följer rättsliga och etiska normer. Detta inkluderar att se till att systemet uppfyller standarder för dataintegritet och säkerhet och att det inte är partisk eller diskriminerande. Det är viktigt att fastställa tydliga riktlinjer för användningen av AI i avtalshantering och att se till att dessa riktlinjer följs.
För att säkerställa efterlevnad bör organisationer genomföra regelbundna revisioner av AI-systemet. Dessa revisioner bör innefatta en granskning av systemets datainmatning, beslutsprocesser och resultat. De bör också se till att AI-systemet är anpassat till rättsliga och etiska standarder, såsom bestämmelser om dataskydd och lagar mot diskriminering, vilket gör detta till en utmärkt bästa praxis för AI inom avtalshantering.
Slutsats
AI har potential att revolutionera avtalshanteringen genom att optimera effektivitet, noggrannhet och efterlevnad. Genom att följa de bästa metoderna som beskrivs i den här artikeln kan organisationer se till att deras AI-system är anpassat till deras affärsmål och optimerat för avtalshantering. Från att definiera tydliga mål till att säkerställa transparens och efterlevnad kan dessa bästa metoder hjälpa organisationer att uppnå en konkurrensfördel i dagens affärsmiljö. Det här är bara 5 av de bästa metoderna för AI i avtalshantering som hjälper dig att komma igång.
