La passation de marchés (et a fortiori la passation de marchés en ligne) peut être un concept déroutant pour ceux qui ne s’y connaissent pas. “Il s’agit d’acheter des produits, n’est-ce pas ? Bien que cette définition soit très simpliste, l’approvisionnement consiste essentiellement à acquérir des biens ou des services pour votre organisation. Il s’agit d’un élément essentiel de toute entreprise qui veille à obtenir les biens ou les services dont elle a besoin au meilleur prix.
L’approvisionnement électronique devient rapidement essentiel pour les entreprises afin de rationaliser leurs opérations, d’économiser de l’argent et d’augmenter leur rentabilité. Il permet aux entreprises de simplifier le processus d’achat de biens et de services tout en éliminant la paperasserie, en réduisant les coûts et en améliorant la qualité.
Qu’est-ce que l’e-procurement ?
Comme dans la plupart des cas, le “e” signifie électronique. L’approvisionnement électronique est l’utilisation d’une plateforme électronique pour gérer de manière centralisée les processus d’approvisionnement et de chaîne logistique d’une entreprise. Pour être clair, l’approvisionnement électronique n’est viable que pour les entreprises B2B et non B2C, car il ne concerne que les achats commerciaux.
Les outils d’approvisionnement en ligne peuvent être utilisés pour diverses fonctions, notamment pour créer des stratégies d’e-procurement, rationaliser le processus d’achat et améliorer la collaboration et la visibilité au sein d’une organisation. Ils peuvent ainsi améliorer les opérations, accroître l’efficacité et aider les organisations à réduire les coûts.
Elle peut prendre diverses formes, notamment l’EDI (échange de données informatisées), les enchères électroniques, le sourçage électronique et les systèmes d’approvisionnement basés sur le web. Ces différentes méthodes d’approvisionnement présentent des avantages et des inconvénients différents. Par exemple, l’EDI est utilisé pour échanger des bons de commande et d’autres données transactionnelles entre partenaires commerciaux.
Les enchères électroniques, quant à elles, sont des places de marché en ligne où les entreprises peuvent trouver des fournisseurs qui vendent des biens au meilleur prix. L’e-sourcing utilise un site web pour lancer des appels d’offres et des événements de sourcing. Enfin, les systèmes d’approvisionnement basés sur le web sont des logiciels utilisés pour exécuter les commandes et gérer les relations avec les fournisseurs.
Quels sont les avantages de l’e-procurement ?
Il est juste de dire que l’approvisionnement électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises de toutes formes et de toutes tailles. Outre la rationalisation des opérations et l’amélioration de la collaboration, il permet également d’accroître la visibilité des dépenses et d’améliorer les relations avec les fournisseurs.
En d’autres termes, l’approvisionnement électronique peut aider les entreprises à économiser de l’argent et à accroître leur rentabilité. Voici quelques-uns des avantages spécifiques pour les entreprises :
Procurement simplifié
Les outils d’e-procurement peuvent contribuer à éliminer bon nombre des systèmes manuels et papier utilisés aujourd’hui pour gérer les achats. Tout devient beaucoup plus efficace lorsque de multiples processus peuvent être condensés et gérés de manière centralisée.
Gagner du temps grâce à l’automatisation
L’automatisation des tâches telles que les négociations de prix, la gestion des contrats et les bons de commande permet de consacrer plus de temps à des domaines plus importants. La possibilité d’utiliser des modèles et de réutiliser des appels d’offres antérieurs peut également faire gagner énormément de temps !
Coûts réduits
L’un des principaux avantages de l’approvisionnement électronique est qu’il permet de réduire les coûts pour les entreprises. Les méthodes d’approvisionnement basées sur le papier peuvent être coûteuses et prendre du temps. L’approvisionnement électronique peut contribuer à réduire ces coûts en éliminant de nombreuses tâches manuelles et en rendant l’ensemble du processus beaucoup plus facile à gérer.
Visibilité sur les dépenses
L’e-procurement permet également aux entreprises d’avoir une meilleure visibilité et une plus grande clarté sur leurs dépenses. Cela peut les aider à comprendre les coûts et à prendre des décisions plus éclairées.
Moins d’erreurs
Plutôt que d’avoir plusieurs silos d’informations, les documents sont stockés en un seul endroit et faciles à localiser. Il est ainsi beaucoup plus facile de procéder à des vérifications croisées pour détecter les erreurs. De même, vous avez à portée de main toutes vos commandes antérieures pour les comparer et les référencer afin de réduire le risque d’erreurs.
Relations améliorées avec les fournisseurs
Enfin, l’e-procurement peut contribuer à renforcer les relations avec les fournisseurs. L’adoption de ces outils peut favoriser des méthodes de communication plus efficaces et offrir une meilleure expérience à toutes les parties concernées. Elle peut également contribuer à améliorer les conditions de paiement des fournisseurs.
Stratégie d’e-procurement
Vous souvenez-vous du vieil adage : “Ne courez pas avant de savoir marcher” ? Avant de vous lancer dans les achats électroniques, il est important d’élaborer votre stratégie. Il s’agit d’abord de comprendre l’état actuel de vos achats et de fixer des objectifs clairs en matière d’amélioration. Vous pouvez ensuite décider des méthodes d’approvisionnement qui conviennent à votre entreprise et des outils d’approvisionnement électronique les mieux adaptés à vos besoins.
Une fois ces domaines identifiés, vous pouvez créer un plan de mise en œuvre et commencer à les utiliser pour conduire la transformation des achats.
Créer votre système d’e-procurement
La première étape pour profiter des avantages de l’e-procurement est de créer votre système d’e-procurement. Il s’agit d’identifier les bonnes méthodologies d’achat et la bonne technologie pour soutenir votre stratégie. Il peut être utile de créer un modèle de maturité des achats.
Ce modèle peut vous aider à comprendre l’état actuel des achats dans votre organisation et à identifier les domaines à améliorer. Il peut également vous aider à déterminer les méthodes d’approvisionnement les mieux adaptées à votre entreprise. Une fois que vous les aurez identifiées, vous pourrez commencer à sélectionner la bonne technologie pour votre système d’approvisionnement électronique.
Meilleurs conseils
Quelques conseils peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de la mise en œuvre de l’approvisionnement électronique. Assurez-vous que votre organisation est préparée à l’approvisionnement électronique et que les membres du personnel sont correctement formés. Il est essentiel que tous les utilisateurs soient correctement intégrés pour que les plateformes soient correctement adoptées et utilisées à long terme.
Vous pouvez également veiller à intégrer votre solution d’approvisionnement électronique à d’autres systèmes d’entreprise, tels que les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) ou de gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM). Il est également important de prendre en compte le coût et de s’assurer qu’il peut être maintenu dans le temps. Enfin, il est important de réévaluer constamment votre stratégie et d’y apporter les modifications nécessaires au fil du temps.
Choisir la bonne plateforme d’e-procurement
Il n’y a pas de solution unique en matière de marchés publics électroniques. Chaque méthode d’approvisionnement possède son propre ensemble d’outils et d’avantages. Avant de sélectionner des outils pour votre système d’approvisionnement électronique, il est essentiel de comprendre les différentes méthodes d’approvisionnement en vigueur dans votre entreprise et de choisir celle qui vous convient le mieux.
Il y a quelques éléments à prendre en compte lors de la sélection des outils d’e-procurement. Les critères de sélection varieront en fonction des besoins de votre organisation. Parmi les critères les plus importants à prendre en compte figurent la fonctionnalité, la sécurité, l’évolutivité, le prix et la facilité de mise en œuvre.3
A retenir
Il ne fait aucun doute que l’approvisionnement électronique peut apporter de nombreux avantages aux entreprises. Il peut contribuer à simplifier le processus d’achat, à réduire les coûts, à accroître la visibilité des dépenses et à améliorer les relations avec les fournisseurs (pour n’en citer que quelques-uns). Il peut aider les entreprises de toutes tailles à améliorer leurs opérations et à accroître leur rentabilité.
Toutefois, il est essentiel d’évaluer correctement vos besoins en matière d’achats et d’élaborer au préalable une stratégie d’achats en ligne approfondie. Sur la base de cette étude, vous pourrez alors vous assurer que vous investissez dans les bonnes méthodologies et technologies pour soutenir votre système d’e-procurement.
