Upphandling är en av de mest osexiga delarna av ett företag. Den är mycket viktig, men har inte riktigt samma glamour eller spänning som andra delar av ett företag, t.ex. försäljning eller marknadsföring. Den tenderar att gå under radarn, men en framgångsrik upphandlingsstrategi kan bokstavligen vara avgörande för ett företag. Särskilt när det råder instabila ekonomiska förhållanden.
För det första, vad är upphandling?
Upphandling är processen för att skaffa tjänster eller material till ditt företag. För att ett företag ska kunna skapa en produkt eller tjänst behöver det förnödenheter. Eller så behöver det säkra tjänster från ett företag för att förse dem med vissa material. Hur kan det annars producera det erbjudande som det försöker sälja rätt? Det är där upphandling kommer in i bilden. Det är processen att skaffa rätt material till rätt pris för att säkerställa att företaget kan fungera.
Syftet med upphandling är att sänka kostnaderna för ett företag och öka vinsten genom att öka marginalerna på de produkter som säljs.
Här är de åtta stegen för att skapa en framgångsrik upphandlingsstrategi:
Utvärdera det nuvarande läget för din verksamhet och din upphandlingsprocess
Innan du börjar med något är det ett bra råd att titta på var du befinner dig just nu. Du bör inte hoppa in i en ny process eller ändra på saker och ting utan att ha en tydlig inriktning på vart du vill komma. Och du kanske inte vet vart du ska gå om du inte vet var du befinner dig för tillfället. Så ta dig tid att utvärdera dina nuvarande behov och upphandlingsprocess. Vad fungerar? Vad fungerar inte? Skriv ner allt. När du sedan har antecknat allt kan du ta ett steg tillbaka och utvärdera hur det går med ett fullständigt fågelperspektiv på det hela.
Läs också: Lågkonjunktur: 7 tips hur man överlever och klarar av den
Analysera marknadens nuvarande tillstånd och villkor
När man arbetar med upphandlingsstrategier arbetar man i en mycket dynamisk miljö som är extremt känslig för det rådande ekonomiska klimatet. Priserna stiger och sjunker hela tiden, men när hela verksamheten är beroende av att du får rätt mängd av ett visst material till rätt pris är det naturligtvis bättre att köpa när priserna är låga. Det är dock inte så marknaden fungerar eller fungerar. Den är inte precis rationell, trots att ekonomin utgår från att alla aktörer är rationella är människor det inte.
Om det råder brist på något ökar priset på varan, och då är folk villiga att betala mer eftersom de vet att det är brist på varan. Och efterfrågan ökar också. Så eftersom upphandling handlar om att säkra material eller tjänster är den extremt känslig för marknadsförhållanden och kan orsaka ett företags fall om kostnaden för att skaffa varor blir för hög. Då äter det upp deras vinstmarginal. Se många företag som har gått omkull på grund av flisbristen eller höga timmerkostnader.
Det kan också finnas möjligheter att utnyttja. Om det finns ett överflöd av material som du inte behöver för tillfället, men du har möjlighet att få det i bulk till ett bra pris som du kan göra en vinst på, så ta chansen. Ibland är det dessa beslut som kan ha en överdimensionerad inverkan på slutresultatet när det gäller upphandling.
Sätt mätbara mål
Vad försöker du uppnå? Ur ett affärsperspektiv? Och ur ett upphandlingsperspektiv? När du vet vad du vill åstadkomma har du en tydligare inriktning på hur du ska uppnå det.
Dessa mål bör följa S.M.A.R.T. ramverket.
Specifikt. Mätbar. Uppnåeligt. Relevant. Tidsbegränsad.
När du sätter upp mål bör de följa detta ramverk, eftersom det är tidstestat och verifierat att det ger resultat. De är bokstavligen smarta, det står i namnet.
Läs också: 10 tips för företag som använder e-signatur för att få ut det maximiala av det
Fastställa strategier för upphandling
Vad är dina gränser för vad du är villig att betala? Vilka egenskaper söker ni i det material som ni köper? Är du villig att göra en avvägning mellan kvalitet och pris? Eller kvantitet kontra kvalitet? Det är den här typen av frågor som kommer att ligga till grund för din upphandlingspolicy framöver.
Om du till exempel vet att du inte är villig att betala mer än 4 dollar per enhet med en minsta kvantitet på 5 000, är det ditt baspris. Det är den bas du arbetar utifrån (åtminstone när det gäller en prissättningsstrategi).
Det viktigaste när man utarbetar riktlinjer är att ha en ram som man kan arbeta utifrån. Och att man bör förstå att man kan behöva göra kompromisser för att säkra rätt mängd, rätt kvalitet eller rätt tidpunkt. Det bör också vara tydligt vem som har beslutanderätten när det gäller att säkra de varor eller tjänster som ni behöver för att er verksamhet ska fungera. På så sätt kan olika offerter inte flyga runt till fel personer och göra hela processen krånglig.
Diskutera med berörda parter
Hantering av intressenter är viktigt i alla organisationer och för alla funktioner. Detta gäller även för upphandling, eftersom upphandling kan ha en enorm inverkan på ett företag om den görs på rätt sätt, och ännu mer om den görs på fel sätt. Diskutera därför upphandlingsstrategin och planen med inköpschefen, deras upphandlingsteam och andra intressenter som kan ingå i ledningsgruppen eller vara involverade i processen. Till exempel de som hanterar den faktiska produktionen av din produkt, kvalitetssäkringsteamet osv. De kommer alla att ha värdefulla synpunkter på vilka material du bör köpa in och hjälpa till att fastställa deras värde.
Säkerställ rätt verktyg
Precis som i alla andra arbeten finns det verktyg som behövs för arbetet. När det gäller upphandling kan det vara att ha rätt programvara eller plattform som gör att du kan få de bästa erbjudandena. Eller var du kan vara med de största eller bästa leverantörerna för de material du behöver.
Att ha rätt verktyg kan vara en stor fördel eller ett stort hinder för din upphandlingsprocess. Det kan antingen påskynda saker och ting eller göra dem mycket långsammare. Digitala avtal är naturligtvis ett bra komplement till din upphandlingsprocess, men det finns andra verktyg som definitivt hjälper dig att få jobbet gjort också.
Läs också: De 10 bästa programvarorna för upphandling du måste känna till 2023
Utforma och slutför upphandlingsstrategin
När du har dina mål, intressenterna på plats och rätt verktyg till ditt förfogande. Då är du i stort sett framme. Det gäller bara att samla ihop allting och sätta det i en sammanhängande struktur. En som är lätt att förstå för alla som ska genomföra strategin.
När allt är klart och tydligt är det lättare för alla att komma på samma sida. De vet vad de har för ansvar och vad de måste göra. Det skapar en anpassning och gör nästa steg enklare.
Exekvera
Den sista men viktigaste delen är att genomföra den strategi som du har arbetat så hårt och länge med. Det är definitivt den svåraste delen, men om allt annat är klart kan du följa stegen för att genomföra planen till fullo. Det är naturligtvis mycket lättare sagt än gjort, men om alla tidigare steg är genomförda och du litar på ditt team är det verkligen allt du kan begära.
Att skapa en upphandlingsstrategi är mycket arbete. Det finns många rörliga delar. Många människor måste involveras, och det är känsligt för yttre krafter som företaget inte kan påverka. Med detta sagt är det en viktig process som ligger i hjärtat av ett företag. Om de gör fel vid upphandlingen kan företaget misslyckas. Men om de gör rätt kan företaget blomstra. Det är definitivt ett tveeggat svärd.
