Inkoop is een van de meest onaantrekkelijke onderdelen van een bedrijf. Het is van vitaal belang, maar heeft niet echt de glamour of opwinding die te vinden is in andere delen van een bedrijf, zoals verkoop of marketing. Het blijft vaak onderbelicht, maar een succesvolle inkoopstrategie kan een bedrijf letterlijk maken of breken. Vooral wanneer er sprake is van volatiele economische omstandigheden.
Allereerst, wat is inkoop?
Inkoop is het proces van het verkrijgen van diensten of materialen voor je bedrijf. Om een product of dienst te maken, heeft een bedrijf voorraden nodig. Of het moet zich verzekeren van de diensten van een bedrijf om hen van bepaalde materialen te voorzien. Hoe kan het anders het aanbod produceren dat het juist probeert te verkopen? Dat is waar inkoop om de hoek komt kijken. Het is het proces van het verkrijgen van de juiste materialen tegen de juiste prijs om ervoor te zorgen dat het bedrijf kan werken.
Het doel van inkoop is om de kosten voor een bedrijf te verlagen en de winst te verhogen door de marges te verhogen die ze ontvangen op de producten die ze verkopen.
Hier zijn de tien stappen voor het creëren van een succesvolle inkoopstrategie:
Evalueer de huidige staat van je bedrijf en inkoopproces
Voordat je ergens aan begint, is het een goed advies om te kijken waar je nu staat. Je moet niet in een nieuw proces springen of dingen veranderen zonder een duidelijke richting te hebben van waar je naartoe wilt. En je weet misschien niet waar je heen moet als je niet weet waar je op dat moment staat. Neem dus de tijd om je huidige behoeften en inkoopproces te evalueren. Wat werkt er? Wat werkt niet? Schrijf het allemaal op. Als je het dan allemaal hebt opgeschreven, kun je een stap terug doen en beoordelen hoe het gaat met een volledig overzicht van alles in vogelvlucht.
Lees ook:
Analyseer de huidige staat van de markt en de marktomstandigheden
Wanneer je werkt met inkoopstrategie, werk je in een zeer dynamische omgeving die extreem gevoelig is voor het huidige economische klimaat. Prijzen stijgen en dalen voortdurend, maar als je hele bedrijf afhankelijk is van het verkrijgen van de juiste hoeveelheid van een bepaald materiaal tegen de juiste prijs, is het natuurlijk beter om in te kopen wanneer de prijzen laag zijn. Dat is echter niet hoe de markt werkt of functioneert. Het is niet bepaald rationeel, ondanks het feit dat de economie ervan uitgaat dat alle actoren rationeel zijn, zijn mensen dat niet.
Als er op dit moment ergens een tekort aan is, verhoogt dat de prijs van dat goed en dan zullen mensen bereid zijn meer te betalen omdat ze weten dat er een tekort aan is. En de vraag neemt ook toe. Omdat het bij inkoop dus gaat om het verkrijgen van materialen of diensten, is het extreem gevoelig voor marktomstandigheden en kan het de ondergang van een bedrijf veroorzaken als de kosten voor het verkrijgen van goederen te hoog worden. Dan vreet het aan hun winstmarge. Ik heb veel bedrijven gezien die ten onder zijn gegaan aan het tekort aan spaanders of de hoge kosten van timmerhout.
Er kunnen ook kansen zijn om uit te buiten. Als er een overvloed aan materiaal is dat je op dit moment niet nodig hebt, maar je hebt de kans om het in bulk te krijgen voor een geweldige prijs waar je winst op kunt maken, ga er dan voor. Soms zijn dit de beslissingen die een buitenproportionele impact kunnen hebben op het eindresultaat als het gaat om inkoop.
Bepaal meetbare doelen
Wat probeer je te bereiken? Vanuit zakelijk oogpunt? En vanuit inkoopperspectief? Als je weet wat je wilt bereiken, dan heb je een duidelijkere richting voor hoe je het wilt bereiken.
Deze doelen moeten het S.M.A.R.T.-raamwerk volgen.
Specifiek. Meetbaar. Haalbaar. Relevant. Tijdgebonden.
Als je doelen stelt, moeten ze volgens dat raamwerk zijn, omdat het in de loop der tijd is getest en geverifieerd om resultaten te boeken. Ze zijn letterlijk slim, het zit in de naam.
Lees ook: Een complete gids voor inkoop voor 2023
Bepaal het inkoopbeleid
Wat zijn de grenzen van wat je bereid bent te betalen? Wat zijn de kwaliteiten die je zoekt in de materialen die je aanschaft? Ben je bereid een afweging te maken tussen kwaliteit versus prijs? Of kwantiteit versus kwaliteit? Dit zijn het soort vragen die je inkoopbeleid zullen bepalen.
Als je bijvoorbeeld weet dat je niet bereid bent om meer te betalen dan een prijs van $4 per eenheid met een minimumhoeveelheid van 5.000, dan is dat je basisprijs. Dat is de basis van waaruit je werkt (tenminste als het gaat om een prijsstrategie).
Het belangrijkste bij het opstellen van beleid is dat je een kader hebt van waaruit je kunt werken. En dat je moet begrijpen dat er afwegingen gemaakt moeten worden om de juiste hoeveelheid, de juiste kwaliteit of op het juiste moment veilig te stellen. Het moet ook duidelijk zijn wie de beslissingsbevoegdheid heeft als het gaat om het verkrijgen van de goederen of diensten die je nodig hebt om je bedrijf te laten draaien. Op die manier vliegen verschillende offertes niet rond naar de verkeerde mensen en wordt het hele proces niet ingewikkeld.
Bespreek met stakeholders
Stakeholder management is belangrijk in elke organisatie en bij elke functie. Dit geldt ook voor inkoop, want inkoop kan een enorme impact hebben op een bedrijf als het goed wordt gedaan, maar nog meer als het niet goed wordt gedaan. Bespreek de inkoopstrategie en het plan dus met de Chief Procurement Officer, het inkoopteam en andere stakeholders die deel uitmaken van het managementteam of betrokken zijn bij het proces. Bijvoorbeeld degenen die de feitelijke productie van je product managen, het kwaliteitsborgingsteam, enz. Zij zullen allemaal waardevolle input hebben over welke materialen je moet inkopen en helpen bij het bepalen van de waarde ervan.
Zorg voor de juiste tools
Zoals bij elke klus zijn er hulpmiddelen die je nodig hebt voor de klus. Voor inkoop kan dat de juiste software of het juiste platform zijn waarmee je de beste deals kunt krijgen. Of waar je de grootste of beste leveranciers kunt vinden voor de materialen die je nodig hebt.
Het hebben van de juiste hulpmiddelen kan een enorme zegen of belemmering zijn voor je inkoopproces. Het kan dingen versnellen of juist vertragen. Natuurlijk zijn digitale contracten een geweldige aanvulling op je inkoopproces, maar er zijn ook andere hulpmiddelen die zeker helpen om de klus te klaren.
De inkoopstrategie uitstippelen en afronden
Als je je doelen hebt gesteld, de stakeholders aan boord hebt en de juiste hulpmiddelen tot je beschikking hebt. Je bent er bijna. Je hoeft alleen nog maar alles samen te voegen en in een samenhangende structuur te zetten. Eén die gemakkelijk te begrijpen is voor iedereen die de strategie gaat uitvoeren.
Als alles is uitgestippeld, is het gemakkelijker voor iedereen om op één lijn te komen. Ze weten wat hun verantwoordelijkheden zijn en wat ze moeten doen. Dat zorgt voor afstemming en maakt de volgende stap gemakkelijker.
Tips voor een succesvolle inkoopstrategie: Uitvoeren
Het laatste maar belangrijkste onderdeel is het uitvoeren van de strategie waar je zo hard en lang aan hebt gewerkt. Het is absoluut het moeilijkste deel, maar als al het andere vastligt, kun je de stappen volgen om het plan volledig uit te voeren. Het is natuurlijk veel gemakkelijker gezegd dan gedaan, maar als alle voorafgaande stappen zijn doorlopen en je je team vertrouwt, dan is dat echt alles wat je kunt vragen.
Het maken van een inkoopstrategie is veel werk. Er zijn veel bewegende delen. Er moeten veel mensen aan boord worden gehaald en het is gevoelig voor krachten van buitenaf waar een bedrijf geen invloed op heeft. Dat gezegd hebbende, is het een cruciaal proces dat in het hart van een bedrijf ligt. Als ze de inkoop verkeerd aanpakken, kan het bedrijf failliet gaan. Maar als ze het goed doen, kan het bedrijf floreren. Het is absoluut een tweesnijdend zwaard.
Lees ook: Elektronische handtekeningen: 16 redenen waarom je ze zou moeten gaan gebruiken
Evalueren en optimaliseren
Voortdurende evaluatie van het inkoopproces is essentieel om ervoor te zorgen dat het relevant blijft voor de veranderende behoeften van de organisatie. Veranderingen in de markt, technologie en andere externe factoren kunnen allemaal van invloed zijn op de inkoop, waardoor het nodig is om het inkoopbeleid en de inkoopprocedures regelmatig te evalueren en bij te werken. Dit helpt ervoor te zorgen dat het inkoopproces afgestemd blijft op de bedrijfsdoelstellingen en -doelen van de organisatie.
Verbetering van het inkoopproces is ook nodig om de efficiëntie te optimaliseren en de kosten te verlagen. Door gebieden van inefficiëntie te identificeren en procesverbeteringen door te voeren, kunnen organisaties het inkoopproces stroomlijnen en de tijd en middelen verminderen die nodig zijn om goederen en diensten aan te schaffen. Dit kan resulteren in aanzienlijke kostenbesparingen voor de organisatie, die weer geïnvesteerd kunnen worden in andere bedrijfsonderdelen.
Om het inkoopproces voortdurend te evalueren en te verbeteren, moeten organisaties een gegevensgestuurde aanpak hanteren. Dit houdt in dat gegevens over inkoopactiviteiten worden verzameld en geanalyseerd om verbeterpunten te identificeren. Tools voor gegevensanalyse kunnen worden gebruikt om de prestaties van leveranciers te evalueren, mogelijkheden voor kostenbesparing te identificeren en inkoopworkflows te optimaliseren.
Gedetailleerde gegevens bijhouden
Het nauwkeurig bijhouden van gegevens biedt waardevolle inzichten in het inkoopproces, waardoor organisaties inefficiëntiegebieden en verbetermogelijkheden kunnen identificeren. Deze informatie kan worden gebruikt om de prestaties van leveranciers te evalueren, inkoopworkflows te optimaliseren en kosten te verlagen.
Effectief bijhouden van gegevens helpt organisaties ook om risico’s te beheersen, omdat alle inkoopactiviteiten worden vastgelegd en er wordt gegarandeerd dat contractuele verplichtingen worden nagekomen. In het geval van een geschil of conflict kan een nauwkeurige administratie worden gebruikt om de kwestie snel en efficiënt op te lossen.
Daarnaast is het bijhouden van een nauwkeurige administratie essentieel om te voldoen aan wettelijke eisen. Veel industrieën zijn onderworpen aan strenge wettelijke eisen en het niet bijhouden van een nauwkeurige administratie kan leiden tot aanzienlijke boetes en straffen en dat wil niemand.
