Als je hier bent gekomen na een Google-zoekopdracht naar “PDF bewerken”, dan staat je wat teleurstelling (en verlichting) te wachten. In plaats van je door het vaak moeizame proces van het bewerken van een PDF te praten, is de preek voor dit artikel: droom groter en bewerk je verwachtingen!
Het nadeel van PDF’s
De waarheid is dat PDF’s statische documenten zijn waar je echt niets aan hebt. Alle gegevens die erin staan zitten opgesloten; de informatie ergens anders naartoe overbrengen is als bloed uit een steen halen. Over het algemeen geldt dat als je je PDF wilt bewerken, je weer
Nadat je je wijzigingen hebt aangebracht, moet je het opnieuw exporteren als PDF. Als je bedenkt dat er waarschijnlijk meerdere wijzigingen in een document (en vooral in een contract) worden aangebracht voordat je tot een definitieve versie komt, kan dit een heel vervelend proces zijn. Vraag je je nog steeds af hoe je een PDF bewerkt?
PDF bewerken: wat zijn zijn de alternatieven?
Hoewel het bewerken van PDF’s de meest eenvoudige oplossing lijkt, zijn er veel alternatieve opties die je tijd en frustratie kunnen besparen. Een van die oplossingen voor contracten is het gebruik van een digitaal contractbeheerplatform zoals Oneflow.
Oneflow is een cloud-gebaseerd platform waarmee je digitale contracten kunt maken en beheren zonder dat je PDF-bestanden hoeft te bewerken. Met Oneflow kun je eenvoudig contracten maken en aanpassen met behulp van een drag-and-drop interface, waardoor het eenvoudig is om clausules toe te voegen of te verwijderen, de opmaak te wijzigen en nog veel meer.
Je kunt ook eenvoudig versiebeheer uitvoeren. De volledige geschiedenis van wijzigingen in een contract, inclusief wie de wijzigingen heeft gemaakt en wanneer, is binnen handbereik. Dit maakt het eenvoudig om wijzigingen bij te houden en ervoor te zorgen dat iedereen vanuit de meest actuele versie van een contract werkt.
Een ander voordeel van het gebruik van Oneflow is dat je je workflow kunt stroomlijnen. Je kunt contracten verzenden voor elektronische ondertekening, de voortgang van het contract bijhouden en meldingen ontvangen wanneer het contract is ondertekend. Dit kan je kostbare tijd en middelen besparen, omdat je geen documenten meer hoeft af te drukken, te ondertekenen en te scannen.
Read also: Top 5 contractmanagement strategieën voor je B2B bedrijf
Heb je meer redenen nodig?
1. Mobiel vriendelijk
PDF’s zijn gewoon niet gemaakt voor weergave op mobiele apparaten. Ze reageren totaal niet en je moet inzoomen op een document om het goed te kunnen lezen. Niet erg gebruiksvriendelijk. Met digitale contracten hoef je niet met je ogen te knipperen, want ze zijn responsief en zien er geweldig uit, ongeacht de schermgrootte.
2. Laat je gegevens vrij
Zoals gezegd zijn PDF’s in wezen afbeeldingen en ontworpen om alleen gelezen te worden. De gegevens die erin staan kunnen er niet gemakkelijk uitgehaald of elders gebruikt worden. Met digitale contracten daarentegen kunnen gegevens gemakkelijk worden geëxporteerd, overgedragen en zelfs gesynchroniseerd met je andere systemen, zoals je CRM.
3. De kracht van AI
We zijn erg trots op de nieuwste innovatieve functie van Oneflow – AI Assist. Het is een AI-gestuurde copywriting assistent die iedereen de mogelijkheid geeft om in een paar seconden een contract op te stellen. Zonder het platform te verlaten. Je hoeft alleen maar een schets te geven van het soort contract dat je wilt schrijven en er wordt een eerste opzet voor je gemaakt. Ta da!
Wat voor contract je ook nodig hebt, AI Assist heeft het voor je. Het kan een contract zijn voor een nieuw appartement, een adviesovereenkomst of zelfs een arbeidsovereenkomst. Wat ruwe criteria kunnen met één klik een volwaardig contract worden. Even nalezen, eventueel aanpassen en klaar.
4. Specifieke gegevens zoeken
Hoewel het mogelijk is om te zoeken naar een woord of zin in een PDF als je handmatig velden met deze termen hebt toegevoegd, kun je nog steeds niet in één keer door het hele document zoeken. Met digitale contracten hoef je hiervoor geen velden toe te voegen. Elk woord dat je wilt vinden, kun je gemakkelijk doorzoeken en opsporen.
Sterker nog, je kunt filteren en zoeken op datum, trefwoorden of tags in al je digitale contracten in één keer – net als met spreadsheetfuncties.
Lees ook: Wat contractmanagement voor jouw bedrijf kan doen
5. Integriteit van het document
Een PDF-contract kan door anderen worden gewijzigd zonder dat jij daar iets van hoeft te weten. Wijzigingen kunnen worden aangebracht zonder een digitale voetafdruk achter te laten die jij kunt volgen. Het gebruik van digitale contracten daarentegen zorgt ervoor dat de auteur volledige controle heeft over welke elementen gewijzigd kunnen worden en door wie. Je hebt ook een volledig controlespoor vanaf het begin van het contract.
6. PDF bewerken: Minimaliseer fouten
Bij het maken van een nieuw PDF-contract, of het bewerken van PDF’s in het algemeen, zul je waarschijnlijk terug moeten gaan naar je oorspronkelijke bestand (bijvoorbeeld in Word). Nadat je de bewerkingen hebt gemaakt, moet je dan “opslaan als PDF”. Er is echter niets in dit proces dat controleert op fouten of dat voorkomt dat belangrijke tekstpassages onbedoeld worden verwijderd.
Met digitale contractsjablonen kan de auteur delen die hij als integraal beschouwt vergrendelen en bepalen welke delen gewijzigd kunnen worden. Dit vermindert de kans op risico’s en fouten en zorgt ervoor dat je interne regels en beleid worden nageleefd.
7. Werk vanuit één versie… in realtime!
Er zijn vaak meerdere belanghebbenden betrokken bij de onderhandeling van een contract. Bij het gebruik van PDF’s kan het bijna onmogelijk zijn om er zeker van te zijn dat alle partijen vanuit dezelfde versie werken en op de hoogte zijn van opmerkingen en wijzigingen die zijn aangebracht.
Met digitale contracten wordt alles bijgehouden en is het alleen mogelijk om aan de laatste versie van je document te werken. Alle gebruikers worden ook op de hoogte gebracht wanneer iemand interactie heeft gehad met het contract.
Het beste deel? Het platform van Oneflow is HTML-gebaseerd, wat betekent dat je contracten live kunt bewerken, zelfs nadat ze naar de tegenpartij zijn gestuurd. Je hoeft dus nooit meer een nieuwe versie van een contract op te sturen en alle partijen kunnen de wijzigingen in real-time zien.
Je hoeft nooit meer PDF’s te bewerken!
Lees ook: Waarom elektronische handtekeningen net zo geldig zijn als handgeschreven handtekeningen
Oké, als je om de een of andere reden nog steeds onvermurwbaar bent over het bewerken van een PDF, dan kun je hier antwoorden vinden. Bovendien is het ondertekenen van een PDF met Oneflow voor altijd helemaal gratis!
