Om du har kommit hit efter att ha sökt på Google efter “redigera PDF-filer” kan du bli besviken (och upplyst). Istället för att prata dig igenom den ofta mödosamma processen att redigera en PDF är predikan för den här artikeln: dröm större och redigera dina förväntningar!
Nackdelen med PDF-filer
Sanningen är att PDF-filer är statiska dokument och att de inte är till någon fördel. Alla data som finns i dem är fångade, och att överföra den information som de innehåller någon annanstans kan vara som att få blod ur en sten. Generellt sett måste du återgå till ditt originaldokument i Word, Google Docs etc. om du vill redigera din PDF-fil.
När du har gjort dina ändringar måste du sedan exportera det igen som PDF. Med tanke på att det sannolikt kommer att göras flera ändringar i ett dokument (och särskilt i ett avtal) innan du når en slutlig version, kan detta bli en mycket tråkig process. Undrar du fortfarande hur man redigerar en PDF-fil?
Alternativet till att redigera en PDF-fil?
Även om redigering av PDF-filer kan tyckas vara den enklaste lösningen finns det många alternativ som kan spara tid och frustration. En sådan lösning när det gäller avtal är att använda en digital plattform för avtalshantering som Oneflow.
Oneflow är en molnbaserad plattform som gör att du kan skapa och hantera digitala avtal utan att behöva redigera PDF-filer. Med Oneflow kan du enkelt skapa och anpassa avtal med hjälp av ett dra-och-släpp-gränssnitt, vilket gör det enkelt att lägga till eller ta bort klausuler, ändra formatering med mera.
Du kan också enkelt hantera versionskontroll. Du har hela historiken över de ändringar som gjorts i ett avtal, inklusive vem som gjort ändringarna och när, inom räckhåll. Detta gör det enkelt att spåra ändringar och se till att alla arbetar utifrån den mest uppdaterade versionen av ett avtal.
En annan fördel med Oneflow är att du kan effektivisera ditt arbetsflöde. Du kan skicka avtal för elektronisk signering, följa hur avtalet fortskrider och få meddelanden när avtalet har signerats. Detta kan spara värdefull tid och resurser eftersom du inte längre behöver skriva ut, signera och skanna dokument.
Läs också: Avtalshantering: De 5 bästa strategierna för ditt B2B-företag
Behöver du mer övertalning?
1. Mobilanpassad
PDF-filer är helt enkelt inte gjorda för att visas på mobila enheter. De reagerar inte alls och kräver att du zoomar in på dokumentet för att kunna läsa det ordentligt. Inte särskilt användarvänliga. Med digitala avtal slipper du skelna eftersom de är responsiva och ser bra ut oavsett skärmstorlek.
2. Skapa frihet för dina data
Som nämnts är PDF-filer i huvudsak bilder och utformade för att vara skrivskyddade. De data som finns i dem kan inte enkelt extraheras eller användas någon annanstans. Med digitala avtal kan data däremot lätt exporteras, överföras och till och med synkroniseras med andra system, t.ex. ditt CRM.
3. Kraften med AI
Vi är mycket stolta över den senaste innovativa funktionen från Oneflow – AI Assist. Det är en AI-driven copywriting-assistent som ger vem som helst möjlighet att skriva ett avtal på några sekunder. Utan att lämna plattformen. Allt du behöver göra är att ge en översikt över den typ av avtal du vill skriva och den skapar ett första utkast åt dig. Ta da!
Oavsett vilket behov du har av ditt avtal – AI Assist har allt du behöver. Det kan vara ett avtal för en ny lägenhet, ett konsultavtal eller till och med ett anställningserbjudande. Några grova kriterier kan bli ett fullfjädrad avtal med ett enda klick. Det är bara att ge det en korrekturläsning, göra eventuella nödvändiga justeringar och du är redo att gå i gång.
4. Sök specifika uppgifter
Även om det kan vara möjligt att söka efter ett ord eller en fras i en PDF om du manuellt har lagt till fält med dessa termer, kan du fortfarande inte söka i hela dokumentet på en gång. Med digitala avtal behöver du inte lägga till fält för att uppnå detta. Alla ord som du kan önska att hitta kan enkelt sökas och spåras upp.
Ännu bättre är att du kan filtrera och söka efter datum, nyckelord eller taggar i alla dina digitala avtal på en och samma gång – precis som med kalkylfunktioner.
Läs också: Why contract management the most important part of your business
5. Dokumentens integritet
Ett PDF-avtal kan ändras av andra utan att du nödvändigtvis vet om det. Ändringar kan göras utan att lämna ett digitalt fotspår som du kan spåra. Om du däremot använder digitala avtal kan du försäkra dig om att författaren har full kontroll över vilka delar som kan ändras och av vem. Du får också en fullständig verifieringskedja från avtalets början.
6. Minimera fel
När du skapar ett nytt PDF-avtal eller redigerar PDF-filer i allmänhet måste du troligen återgå till din ursprungliga fil (i Word, till exempel). När du har gjort ändringar måste du sedan “spara som PDF”. Det finns dock inget i denna process som kontrollerar om det finns några fel eller förhindrar att viktiga textavsnitt tas bort oavsiktligt.
Genom att använda digitala avtalsmallar kan författaren låsa de delar som han eller hon anser vara viktiga och kontrollera vilka delar som kan ändras. Detta minskar risken och felnivån och säkerställer att dina interna regler och policyer följs.
7. Arbeta från en version… i realtid!
Det finns ofta flera intressenter som är inblandade i förhandlingarna om ett avtal. När PDF-filer används kan det vara nästan omöjligt att vara säker på att alla parter arbetar utifrån samma version och är medvetna om kommentarer och ändringar som gjorts.
Med digitala avtal spåras allting och det är bara möjligt att arbeta med den senaste versionen av dokumentet. Alla användare meddelas också när någon har interagerat med avtalet.
Och det bästa? Oneflows plattform är HTML-baserad, vilket innebär att du kan redigera avtalet live, även efter att de skickats till motparten. I princip behöver du aldrig mer skicka en ny version av ett avtal, och alla parter kan se ändringarna i realtid.
Du behöver aldrig mer redigera PDF-filer!
Läs också: Varför elektroniska signaturer är lika giltiga som handskrivna signaturer
Okej, om du av någon anledning fortfarande vill redigera en PDF-fil kan du hitta svaren här. Dessutom är det helt gratis att signera en PDF med Oneflow för alltid!
