Hvis du har kommet hit etter å ha søkt på Google etter “redigere PDF-filer”, kan du vente deg en skuffelse (og opplysning). I stedet for å fortelle deg om den ofte vanskelige prosessen med å redigere en PDF, er budskapet i denne artikkelen: Drøm større og rediger forventningene dine!
Ulempen med PDF-filer
Sannheten er at PDF-filer er statiske dokumenter som ikke gjør deg noen tjenester. Alle dataene i dem er låst fast, og å overføre informasjonen de inneholder til et annet sted kan være som å få blod ut av en stein. Generelt sett må du gå tilbake til originaldokumentet i Word, Google Docs osv. hvis du ønsker å redigere PDF-filen.
Når du har gjort endringene, må du deretter eksportere dokumentet på nytt som PDF. Med tanke på at det sannsynligvis vil bli gjort mange endringer i et dokument (og spesielt i en kontrakt) før du kommer frem til en endelig versjon, kan dette være en svært omstendelig prosess. Lurer du fortsatt på hvordan du redigerer en PDF?
Alternativet til å redigere en PDF?
Selv om redigering av PDF-filer kan virke som den enkleste løsningen, finnes det mange alternativer som kan spare deg for tid og frustrasjon. En slik løsning når det gjelder kontrakter, er å bruke en digital kontraktshåndteringsplattform som Oneflow.
Oneflow er en skybasert plattform som lar deg opprette og administrere digitale kontrakter uten behov for PDF-redigering. Med Oneflow kan du enkelt opprette og tilpasse kontrakter ved hjelp av et dra-og-slipp-grensesnitt, noe som gjør det enkelt å legge til eller fjerne klausuler, endre formatering og mye mer.
Du kan også enkelt administrere versjonskontroll. Du har full oversikt over alle endringer som er gjort i en kontrakt, inkludert hvem som har gjort endringene og når de ble gjort. Dette gjør det enkelt å spore endringer og sikre at alle jobber ut fra den mest oppdaterte versjonen av en kontrakt.
En annen fordel med Oneflow er at du kan effektivisere arbeidsflyten. Du kan sende kontrakter for elektronisk signering, spore kontraktens fremdrift og motta varsler når kontrakten er signert. Dette kan spare deg for verdifull tid og ressurser, siden du ikke lenger trenger å skrive ut, signere og skanne dokumenter.
Les også: De 5 beste strategiene for kontraktshåndtering for B2B-bedrifter
Trenger du mer overbevisning?
1. Mobilvennlig
PDF-filer er ikke laget for visning på mobile enheter. De reagerer ikke som de skal, og du må zoome inn på dokumentet for å kunne lese det ordentlig. Ikke særlig brukervennlig. Med digitale kontrakter slipper du å myse, ettersom de er responsive og ser bra ut uansett skjermstørrelse.
2. Frigjør dataene dine
Som nevnt er PDF-filer i bunn og grunn bilder, og de er designet for å være skrivebeskyttet. Dataene som ligger i dem, kan derfor ikke uten videre hentes ut eller brukes andre steder. Med digitale kontrakter er det derimot enkelt å eksportere, overføre og til og med synkronisere data med andre systemer, for eksempel CRM-systemet.
3. Kraften i AI
Vi er veldig stolte av den nyeste innovative funksjonen fra Oneflow – AI Assist. Det er en AI-drevet tekstforfatterassistent som gir hvem som helst muligheten til å skrive en kontrakt på få sekunder. Uten å forlate plattformen. Alt du trenger å gjøre, er å legge inn en skisse av den typen kontrakt du ønsker å skrive, så lager den et førsteutkast for deg. Ta da!
Uansett hva du har behov for – AI Assist har det du trenger. Det kan være en kontrakt for en ny leilighet, en konsulentavtale eller til og med et tilbud om ansettelse. Noen grove kriterier kan bli til en fullverdig kontrakt med et enkelt klikk. Det er bare å lese korrektur og gjøre eventuelle justeringer, så er du klar til å sette i gang.
4. Søk i spesifikke data
Selv om det kan være mulig å søke etter et ord eller en frase i en PDF-fil hvis du manuelt har lagt til felter med disse termene, kan du likevel ikke søke i hele dokumentet på én gang. Med digitale kontrakter trenger du ikke å legge til felter for å oppnå dette. Alle ord du måtte ønske å finne, kan enkelt søkes etter og spores opp.
Og enda bedre: Du kan filtrere og søke etter dato, nøkkelord eller tagger i alle de digitale kontraktene dine på én gang – omtrent som med regnearkfunksjoner.
Les også: Hvorfor kontraktshåndtering er den viktigste delen av bedriften din
5. Dokumentets integritet
En PDF-kontrakt kan endres av andre uten at du nødvendigvis vet om det. Endringer kan gjøres uten å etterlate et digitalt fotavtrykk som du kan spore. Ved å bruke digitale kontrakter sikrer du derimot at forfatteren har full kontroll over hvilke elementer som kan endres og av hvem. Du får også et fullstendig revisjonsspor fra kontraktens begynnelse.
6. Minimere feil
Når du oppretter en ny PDF-kontrakt, eller redigerer PDF-filer generelt, må du sannsynligvis gå tilbake til den opprinnelige filen (for eksempel i Word). Når du har gjort endringer, må du deretter “lagre som PDF”. Det er imidlertid ikke noe i denne prosessen som kontrollerer om det er feil eller forhindrer at viktige tekstpassasjer fjernes utilsiktet.
Ved å bruke digitale kontraktsmaler kan forfatteren låse deler som de anser som viktige, og kontrollere hvilke områder som kan endres. Dette reduserer risikoen for feil og sikrer at interne regler og retningslinjer overholdes.
7. Arbeid fra én versjon… i sanntid!
Det er ofte flere interessenter involvert i forhandlingene om en kontrakt. Ved bruk av PDF-filer kan det være nesten umulig å være sikker på at alle parter arbeider ut fra samme versjon og er klar over hvilke kommentarer og endringer som er gjort.
Med digitale kontrakter spores alt, og det er bare mulig å jobbe med den nyeste versjonen av dokumentet. Alle brukere får også beskjed når noen har interagert med kontrakten.
Og det beste av alt? Oneflows plattform er HTML-basert, noe som betyr at du kan redigere avtalene i sanntid, selv etter at de er sendt til motparten. Du trenger altså aldri mer å sende en ny versjon av en kontrakt, og alle parter kan se endringene i sanntid.
Du trenger aldri mer å redigere PDF-filer!
Les også: Hvorfor elektroniske signaturer er like gyldige som håndskrevne signaturer
Vel, ok, hvis du av en eller annen grunn fortsatt ikke vil redigere en PDF, kan du finne svar her. Dessuten er det helt gratis å signere en PDF med Oneflow for alltid!
