Jos olet tullut tänne Google-hakua “muokkaa PDF-tiedostoja” käyttäen, sinua odottaa pettymys (ja valaistuminen!). Sen sijaan, että kertoisin sinulle PDF-tiedoston muokkaamisen usein vaivalloisesta prosessista, tämän artikkelin viesti on: haaveile isommin ja muokkaa odotuksiasi!
PDF-tiedostojen haittapuoli
Totuus on, että PDF-tiedostot ovat staattisia asiakirjoja, eikä niistä ole mitään hyötyä. Kaikki niiden sisältämä tieto on vangittuna, ja sen siirtäminen muualle voi olla kuin hiekanjyvien keräämistä aavikolta. Yleisesti ottaen, jos haluat muokata PDF-tiedostoa, sinun on palattava alkuperäiseen asiakirjaan esim. Wordissa tai Google Docsissa.
Kun olet tehnyt muutokset, joudut lataamaan tiedoston uudestaan PDF-muodossa. Kun otetaan huomioon, että asiakirjaan (ja erityisesti sopimukseen) tehdään todennäköisesti useita muutoksia ennen lopullisen version syntymistä, tämä voi olla hyvin työläs prosessi. Mietitkö yhä, miten PDF-tiedostoa muokataan?
Vaihtoehto PDF-tiedoston muokkaamiselle?
Vaikka PDF-tiedostojen muokkaaminen saattaa vaikuttaa suoraviivaisimmalta ratkaisulta, on olemassa monia vaihtoehtoisia ratkaisuja, jotka voivat säästää aikaa ja turhautumista. Yksi tällainen ratkaisu sopimusten osalta on Oneflown kaltaisen digitaalisen sopimushallinta-alustan käyttäminen.
Oneflow on pilvipohjainen alusta, jonka avulla voit luoda ja hallita digitaalisia sopimuksia ilman PDF-muokkausta. Oneflown avulla voit helposti luoda ja muokata sopimuksia intuitiivisen käyttöliittymän avulla, jolloin lausekkeiden lisääminen tai poistaminen, muotoilun muuttaminen ja muu editointi on helppoa.
Voit myös hallita eri sopimusversioita helposti. Sopimukseen tehtyjen muutosten koko historia, mukaan lukien se, kuka muutokset on tehnyt ja milloin, on aivan käden ulottuvilla. Näin sinun on helppo seurata muutoksia ja varmistaa, että kaikki työskentelevät sopimuksen ajantasaisimman version parissa.
Toinen Oneflown käytön etu on, että sen avulla voit virtaviivaistaa työnkulkuasi. Voit lähettää sopimukset sähköisesti allekirjoitettavaksi, seurata sopimuksen edistymistä ja saada ilmoituksia, kun sopimus on allekirjoitettu. Näin voit säästää arvokasta aikaa ja resursseja, kun sinun ei enää tarvitse tulostaa, allekirjoittaa ja skannata asiakirjoja.
Lue myös: Top 5 sopimushallintastrategiaa B2B-liiketoiminnallesi
Tarvitsetko lisää vakuuttelua?
1. Mobiiliystävällinen
PDF-tiedostoja ei ole suunniteltu mobiililaitteilla katseluun. Ne eivät reagoi lainkaan ja vaativat asiakirjan zoomaamista, jotta sitä voisi lukea kunnolla. Ne eivät ole kovin käyttäjäystävällisiä. Digitaalisten sopimusten ansiosta sinun ei tarvitse siristellä silmiäsi, sillä ne reagoivat ja näyttävät hyvältä näytön koosta riippumatta.
2. Vapauta datasi
Kuten mainittiin, PDF-tiedostot ovat pohjimmiltaan kuvia, ja ne on suunniteltu vain luettaviksi. Niiden sisältämiä tietoja ei voi helposti poimia tai käyttää muualla. Toisaalta digitaalisten sopimusten avulla tiedot voidaan helposti viedä, siirtää ja jopa synkronoida muualle, kuten CRM-järjestelmiin.
3. Tekoälyn voima
Olemme erittäin ylpeitä Oneflown uusimmasta innovatiivisesta ominaisuudesta – AI Assistista. Se on tekoälyllä toimiva tekstinkirjoitusavustaja, joka antaa kenelle tahansa mahdollisuuden laatia sopimuksen sekunneissa poistumatta alustalta. Sinun tarvitsee vain antaa hahmotelma sopimustyypistä, jonka haluat kirjoittaa, ja AI tekee sinulle ensimmäisen luonnoksen. Ta da!
Olipa sopimustarpeesi mikä tahansa – AI Assist on valmiina auttamaan. Se voi luoda sopimuksen uudesta asunnosta tai rakentaa vaikka työtarjouksen tai konsultointisopimuksen. Karkeista asettamistasi kriteereistä voidaan luoda täysimittainen sopimus yhdellä klikkauksella. Tarkista luonnos, tee tarvittavat muutokset ja olet valmis.
4. Hae tiettyjä tietoja
Vaikka sanan tai lauseen etsiminen PDF-tiedostosta saattaa olla mahdollista, jos olet lisännyt käsin kenttiä, joissa nämä termit ovat, et voi silti etsiä koko dokumentista kerralla. Digitaalisissa sopimuksissa sinun ei tarvitse lisätä kenttiä tämän tiedon löytämiseksi. Mikä tahansa sana, jonka haluat löytää, voidaan helposti hakea ja jäljittää.
Voit suodattaa ja hakea päivämäärän, avainsanojen tai tunnisteiden perusteella kaikista digitaalisista sopimuksistasi yhdellä kertaa – aivan kuten taulukkolaskennan ohjelmilla.
Lue myös: Miksi sopimusten hallinta on kriittisen tärkeää yrityksellesi
5. Asiakirjan eheys
Muut voivat muokata PDF-sopimusta ilman, että sinä välttämättä tiedät siitä mitään. Muutokset voidaan tehdä ilman, että niistä jää digitaalinen jälki, jota sinun on mahdollista seurata. Digitaalisten sopimusten käyttö sen sijaan varmistaa, että tekijä voi täysin valvoa, mitä elementtejä voi muuttaa ja kuka niitä muuttaa. Sinulla on myös täydellinen kirjausketju sopimuksen syntymisestä lähtien.
6. Minimoi virheet
Kun luot uutta PDF-sopimusta tai muokkaat PDF-tiedostoja, joudut todennäköisesti palaamaan alkuperäiseen tiedostoon (esimerkiksi Wordissa). Kun muokkaukset on tehty, sinun on tallennettava tiedosto PDF-muodossa. Tässä prosessissa ei kuitenkaan tarkisteta virheitä tai estetä tärkeiden tekstikappaleiden tahatonta poistamista.
Digitaalisten sopimusmallien käyttö antaa kirjoittajalle mahdollisuuden lukita olennaisiksi katsomansa kohdat ja valvoa, mitä alueita voidaan muuttaa. Tämä vähentää virheiden syntymistä ja varmistaa sisäisten sääntöjen ja käytäntöjen noudattamisen.
7. Työskentele yhden version parissa… reaaliaikaisesti!
Sopimusneuvotteluihin osallistuu usein useita sidosryhmiä. PDF-tiedostoja käytettäessä voi olla lähes mahdotonta olla varma siitä, että kaikki osapuolet käyttävät samaa versiota ja ovat tietoisia tehdyistä kommenteista ja muutoksista.
Digitaalisissa sopimuksissa kaikkea seurataan, ja on mahdollista työskennellä vain asiakirjan viimeisimmän version parissa. Kaikille käyttäjille ilmoitetaan myös aina, kun joku on ollut vuorovaikutuksessa sopimuksen kanssa.
Ja mikä parasta; Oneflown alusta on HTML-pohjainen, mikä tarkoittaa, että voit muokata sopimusta livenä myös sen jälkeen, kun se on lähetetty vastapuolelle. Käytännössä sinun ei enää koskaan tarvitse lähettää uutta versiota sopimuksesta, ja kaikki osapuolet näkevät aina muutokset reaaliajassa.
PDF-tiedostoja ei tarvitse enää koskaan muokata!
Lue myös: Miksi sähköiset allekirjoitukset ovat yhtä päteviä kuin käsin kirjoitetut allekirjoitukset?
Jos jostain syystä olet edelleen jääräpäinen PDF-tiedoston muokkaamisen suhteen, löydät apuja siihen täältä. Lisäksi PDF:n allekirjoittaminen Oneflown avulla on sinulle ikuisesti täysin ilmaista!
