AI er en gamechanger innen innkjøp. Den kan gjøre innkjøp smidigere og mer effektive enn noensinne. Men det avgjørende er hvordan du bruker den. Dette er hvordan og hvorfor du bør bruke AI i innkjøp.
But before we get to any of that…
Hva er AI?
AI står for “kunstig intelligens”. Det refererer til en rekke dataprogrammer og programvarer som kan utføre oppgaver som normalt ville kreve menneskelig intelligens. I hovedsak er AI-programvare programmert med logiske algoritmer som gir dem evnen til å “tenke” og handle hensiktsmessig.
AI har eksistert en stund, men det var lanseringen av ChatGPT i slutten av 2022 som virkelig førte til det store gjennombruddet. Vi har sikkert alle prøvd ChatGPT minst et par ganger nå. Så uansett om du synes det er fascinerende, litt skremmende eller likegyldig, kan vi alle være enige om at vi bare skraper i overflaten av hva AI kan gjøre, spesielt innen innkjøp.
Hva er innkjøp?
Innkjøp innebærer å finne og kjøpe varer og tjenester som bedriften trenger. Det omfatter en rekke oppgaver, for eksempel å evaluere potensielle leverandører, forhandle om kontrakter og følge opp resultatene.
Innkjøpsprosessen i B2B starter vanligvis med å identifisere organisasjonens behov, for eksempel utstyr eller tjenester. Når kravene er avtalt, evaluerer innkjøpsteamet potensielle leverandører basert på faktorer som kostnad, leveringstid og pålitelighet. Teamet kan be om tilbud fra flere leverandører for å finne den beste verdien.
Når en leverandør er valgt, forhandler innkjøpsteamet om kontraktsvilkårene, som ofte omfatter ting som priser, leveringsplaner og betalingsbetingelser. Det er viktig å merke seg at innkjøpsprosessen ikke bare handler om å få den laveste prisen, men også om å finne den leverandøren som kan gi organisasjonen den beste totalverdien.
Etter at kontrakten er signert, administrerer innkjøpsteamet forholdet til leverandøren og sørger for at de leverer varene eller tjenestene som avtalt. Dette innebærer blant annet å følge opp leverandørens prestasjoner, løse eventuelle problemer og sørge for at leverandøren oppfyller sine forpliktelser i henhold til kontrakten.
Så la oss ta en titt på hvordan du kan bruke kunstig intelligens i innkjøpsarbeidet.
Les også: Det er ikke bare ChatGPT! Topp 12 AI-applikasjoner for B2B-bedrifter
1. Hvorfor bør du bruke AI i innkjøp?
Kunstig intelligens handler ikke bare om å fjerne eller minimere administrative oppgaver. Det handler om å administrere arbeidet ditt så effektivt som mulig og om å levere så godt som mulig i forhold til målene dine.
Her er noen viktige grunner til at du bør bruke kunstig intelligens i innkjøp:
- Forbedre effektiviteten – AI kan hjelpe deg med å administrere dataregistrering og fakturahåndtering, oppgaver som kan være tidkrevende.
- Bedre beslutningstaking – Når du bruker mindre tid på administrative oppgaver, får innkjøpsteamet mer tid til å tenke stort – og strategisk. Med mer tid til å tenke større tanker får innkjøpsteamet mer tid til å vurdere viktige beslutninger og til og med fremme innkjøpsstrategien.
- Bedre planlegging – Med mer tid i arbeidsuken kan innkjøpsteamet se nærmere på organisasjonens innkjøpsbehov, hvor langt de er kommet og hvordan de kan komme videre.
- Tid til å skalere innkjøpene – Hvis du ønsker å skalere virksomheten, er innkjøpsteamet ditt en viktig del av prosessen. Med mer tid kan teamet lete etter leverandører som kan levere mer av det som trengs, til best mulig pris.
Dette er bare fire grunner til at du bør bruke innkjøp i AI. Men mulighetene er uendelige. Etter hvert som AI-teknologien utvikler seg og blir stadig mer avansert, vil innkjøpets rolle i AI bare bli mer uunnværlig.
2. Hvordan bør du bruke AI i innkjøp?
Vi er alle enige om at kunstig intelligens kan være svært nyttig i innkjøpsprosessen. Men hvordan kan du egentlig bruke det?
Her er noen få eksempler på hvordan du kan bruke kunstig intelligens i innkjøp:
- Analyser utgiftene dine – AI kan hjelpe deg med å analysere utgiftene dine for å sikre at de er så effektive som mulig. Det kan bidra til å redusere overforbruk, og noen programmer kan også komme med anbefalinger om hvordan du kan redusere kostnadene. Dette er avgjørende i disse tøffe økonomiske tider.
- Administrer kontraktene dine på ett sted – Det er en komplisert prosess å måtte skrive, skanne, sende og behandle signerte kontrakter. Heldigvis kan AI hjelpe deg med dette. Med programvare for kontraktsadministrasjon kan du opprette, signere og lagre alle kontraktene dine på ett sted. Programvare for kontraktsadministrasjon leveres til og med med maler, slik at du bare trenger å lage en oversikt én gang, og så kan du bruke den så lenge du trenger.
- Etterspørselsprognoser – AI bruker tidligere data og sanntidsdata for å se hvordan etterspørselen etter produkter vil endre seg. Dette kan hjelpe deg med å planlegge dersom en viktig vare sannsynligvis vil øke i pris.
- Behandle fakturaene dine uten problemer – Vi er alle enige om at fakturering er en viktig del av innkjøpsprosessen, men det kan også være den mest utfordrende delen. Heldigvis finnes det AI-teknologi som kan automatisere hele prosessen og sikre en smidigere leverandørkjede.
- Finne riktig leverandør – AI kan brukes til å evaluere og rangere leverandører basert på kriterier som pris, kvalitet, leveringstider og prestasjonshistorikk.
Dette er bare noen av måtene du kan bruke AI i innkjøp på. Det beste med dette er at du kan skreddersy det etter virksomhetens behov.
Les også: De 10 beste programvarene for innkjøp du bør kjenne til i 2023
3. Hvilke AI-verktøy bør du bruke i innkjøp?
Når det gjelder innkjøpsverktøy som bruker kunstig intelligens, finnes det en hel haug der ute som bruker kunstig intelligens på ulike måter. Her er noen av de mange gode verktøyene som bruker kunstig intelligens i innkjøpsarbeidet:
- Oneflow
Oneflow er et alt-i-ett-verktøy for kontraktsadministrasjon og har en AI Assist-funksjon som oppretter en kontrakt fra bunnen av på bare noen få øyeblikk. Med Oneflows live-redigeringsfunksjon kan du også oppdatere kontraktsvilkårene mens du forhandler. Når det gjelder kontraktsforhandlinger og -administrasjon, er Oneflow en viktig del av anskaffelsesprosessen.
- Arkestro
Arkestro bruker kunstig intelligens til å forutsi atferdstrender innen innkjøp. Ved hjelp av maskinlæring kan du se kommende trender og planlegge deretter. Ved å integrere Arketro i arbeidsflyten kan du spare penger og ligge foran konkurrentene.
- Vendr
Vendr spesialiserer seg på innkjøp for bedrifter som er klare til å skalere. Vendr kommer med datastøttede anbefalinger som hjelper deg med å finne det riktige verktøyet for bedriften din på første forsøk. Det beste er at Vendr er spesielt rettet mot SaaS-virksomheter. Så du kan være trygg på at du skalerer med riktig programvare for deg.
- GEP SMART
GEP SMART er en innkjøpsprogramvare som hjelper deg med å holde kontroll på utgiftene dine ved hjelp av betalingsdata i sanntid. Og ikke bare det, den hjelper deg også med å forutse hvordan utgiftene dine vil endre seg over tid. Det beste er at GEP SMART er skybasert, slik at du ikke trenger å bekymre deg for å laste ned en ny programvare til innkjøpsteamet ditt.
- Planergy
Planergy er en alt-i-ett-plattform som bruker kunstig intelligens til å automatisere hele innkjøpsprosessen, fra forhandlinger til betaling. Planergy gir sanntidsinnsikt i utgiftene dine og gir til og med tips om hvordan du kan gjøre prosessene enda mer effektive. Målet er å redusere sløsing med tid og ressurser i innkjøpsteamet.
4. Hva er fordelene med å bruke AI i innkjøp?
Det er så mange fordeler ved å bruke AI i innkjøp at det kan være vanskelig å vite hvor man skal begynne. Her er bare noen av dem:
- Bedre kontroll over utgiftene – Ved å bruke kostnads- og trendanalysene som følger med AI, får du full kontroll over utgiftene dine. Du kan til og med se nøyaktig hvor du kan spare penger, noe som er uvurderlig i disse tøffe økonomiske tider.
- Sanntidsinnsikt i trender som er spesifikke for bedriftens behov – dette er nøkkelen til å finne ut hva du skal kjøpe og når. Hvis du ser at en viktig vare er i ferd med å stige i pris, kan du kjøpe mer av den. Og hvis noe er i ferd med å gå ned i pris, kan du vente med å kjøpe det i grossistmengder til det skjer.
- Smidigere og raskere innkjøpsprosesser – Altfor ofte drukner innkjøpsprosessen i tilsynelatende endeløst papirarbeid. Bruk av kunstig intelligens i innkjøpsprosessen endrer på dette. Du kan forhandle, opprette kontrakter, få dem signert og til og med betale fakturaer med bare noen få klikk, slik at du får mer tid til å bygge videre på innkjøpsstrategien.
- Alt innkjøpsmaterialet på ett sted – I stedet for å måtte lete i arkivskap eller i et overfylt Google Workspace, kan du samle alt av dokumentasjon, kontrakter og dokumenter på ett sted. Dette gjør det enklere enn noensinne å ha full kontroll over prosessen.
5. Hvilke konsekvenser har AI for næringslivet?
Som vi allerede har sett med bruken av AI i verktøy som Salesforce, kan AI ha stor innvirkning på virksomheten. Her er tre lett håndgripelige forretningsfordeler med kunstig intelligens i innkjøp:
- Mindre tid til administrasjon, mer fortjeneste – Når du bruker mindre tid på arkivering, revisjon og andre generelle administrative oppgaver, kan innkjøpsteamet bruke mer tid på det de er best til å få best mulig pris på viktige forsyninger. Når du får mer tid til å forhandle, kan det bety at teamet til slutt får en bedre pris, noe som gir større fortjeneste i det lange løp.
- Bedre kundetilfredshet – Ved å være i stand til å skaffe forsyninger raskere kan du ligge foran konkurrentene. På den måten kan du holde på kundene dine, som ønsker å se at du ligger i forkant når det gjelder tjenestene du tilbyr. Når du får mer tid til å forhandle om avtaler, kan du også fortsette å tilby konkurransedyktige priser, noe som er viktig i disse tider.
- Mer tid til kreativ tenkning – Innkjøpsavdelinger over hele linjen må venne seg til å gjøre mer med mindre. Når de bruker mindre tid på administrasjon, kan teamet ditt bruke den ekstra tiden til å finne nye og innovative måter å maksimere budsjettet på.
Les også: En komplett guide til innkjøp for 2023
Det viktigste å ta med seg
AI i innkjøpsavdelingen er en gamechanger. Det gjør det mulig for innkjøpsavdelinger å forhandle og godkjenne leveranser som aldri før, enten det dreier seg om fysiske varer eller programvare. Vi er bare i begynnelsen av AIs potensielle rolle innen innkjøp.
Men du kan allerede bruke AI til å analysere utgifter, prognostisere etterspørsel og behandle fakturaer, for å nevne noen få bruksområder. AI kan også gi deg sanntidsinnsikt i hvordan du kjøper inn, hva du bruker og hvordan du kan redusere kostnadene.
Bruksområdene og fordelene med kunstig intelligens i innkjøp er mange. Det hele begynner med å finne den AI-baserte innkjøpsprogramvaren som passer best for deg og din virksomhets behov.
