Hvorfor er dashbordet for kontraktshåndtering viktig? Det tjener ikke bare til å presentere data, men også til å sikre at organisasjoner har klar innsikt i alle stadier av kontraktens livssyklus. Slike verktøy gir et tydelig øyeblikksbilde av kontraktenes ytelse og KPI-fremdrift ved hjelp av materielle grafer.
I denne artikkelen vil jeg guide deg gjennom de viktigste stegene for å skape et dashbord for kontraktshåndtering som gir ekte verdi. Fra å identifisere de riktige måleparameterne til å velge de beste verktøyene, lærer du hvordan du utformer en løsning som forenkler kontraktshåndteringen og støtter teamet ditt.
Viktigheten av et dashbord for kontrakter
Manuell kontraktshåndtering kan være tidkrevende og feilutsatt. Et kontraktsdashboard er et kraftig verktøy som forvandler måten organisasjoner håndterer kontraktene sine på, og som går lenger enn tradisjonell kontraktshåndtering. Det bruker teknologi til å effektivisere prosesserbare prosesser, øke synligheten og forbedre kontrollen over kontraktsavtalene. Et kontraktsplattformer er en sentralisert plattform som lar deg overvåke, analysere og iverksette tiltak i de digitale kontraktene dine i sanntid. Med en omfattende oversikt over kontraktsporteføljen din kan du ta informerte beslutninger og redusere risikoen på en effektiv måte.
Automatisering av kontraktshåndtering
Et kontraktsdashboard eliminerer manuelt papirarbeid og forenkler kontraktens livssyklus, fra utarbeidelse til gjennomføring, og legger til rette for effektive kontraktsforhandlinger. Det gir en samarbeidsplattform der interessenter kan gjennomgå, kommentere og foreslå endringer i kontraktsvilkårene. Denne forbedrede samarbeidsprosessen uten å måtte skrive ut og sende dokumenter reduserer risikoen for feilkommunikasjon eller misforståelser. Ved å automatisere repetitive oppgaver som dokumentgenerering, versjonskontroll og arbeidsflyter for godkjenning, lar dashbordet teamet fokusere i strategiske aktiviteter og forbedrer produktiviteten.
Se for deg at organisasjonen din har hundrevis eller tusenvis av kontrakter spredt over ulike avdelinger og lokasjoner. Med et dashbord for kontrakter får du tilgang til alle kontraktene dine på ett sentralisert sted. Dermed slipper du å lete gjennom mange mapper eller e-postvedlegg, noe som sparer deg for verdifull tid og krefter.
Økt synlighet og kontroll
Et sentralisert dashbord for kontrakter gjør revisjonssporet mye enklere og mer oversiktlig, slik at du kan spore endringer, overvåke kontraktsoppfyllelse og sikre compliance med kontraktsforpliktelser.
Se for deg at du kan overvåke kontraktsindikatorer som kontraktsverdi, utløpsdatoer og viktige milepæler. Et dashbord for kontrakter gir analyse- og rapporteringsmuligheter i sanntid, og identifiserer potensielle risikoer, muligheter og trender.
Det gir også bedre kontroll over kontraktene dine ved hjelp av automatiserte varsler og varslinger. Konfigurer påminnelser for viktige tidsfrister eller kontraktsfornyelser, noe som er spesielt viktig for team med ansvar for kontraktshåndtering, for eksempel salgsteam, innkjøpere, jurister og IT-folk. Denne proaktive tilnærmingen sikrer at du aldri går glipp av en viktig milepæl eller mulighet, noe som reduserer risikoen for manglende compliance eller tapte forretningsmuligheter.
Les også: 9 tips for å implementere en datadrevet salgsstrategi
Viktige funksjoner i et effektivt dashbord for kontrakter
La oss ta en titt på noen av de viktigste funksjonene som bidrar til effektiv kontraktshåndtering.
Kontraktsovervåking i sanntid
Et ideelt dashbord for kontrakter bør gi deg mulighet til å overvåke kontraktene dine i sanntid, slik at du kan følge med på viktige milepæler, tidsfrister og forpliktelser. Med automatiserte varsler og notifikasjoner kan du sikre at du handler i tide og unngår potensielle risikoer eller muligheter du går glipp av.
Bruksklare kontraktsmaler i Oneflow
Omfattende kontraktsregister
Et dashbord for kontrakter bør være et sentralt lager for alle kontraktsdokumentene dine. Det bør gi enkel tilgang til kontrakter, støttedokumenter og relatert kommunikasjon, slik at behovet for manuell lagring av filer elimineres. I tillegg bør det ha funksjoner for dokumenthåndtering, for eksempel versjonskontroll, dokumenttagging og sikker skylagring.
Avanserte søke- og filtreringsfunksjoner
Tenk på alle de gangene du har hatt behov for å finne den ene spesifikke kontraktsopplysningen raskt. Et dashbord for kontrakter bør gjøre livet ditt enklere med avanserte søke- og filterfunksjoner, slik at du kan finne kontrakter i henhold til spesifikke kriterier som kontraktsstatus, leverandørnavn eller kontraktsverdi.
Les også: Hvordan Oneflows integrasjoner gjør livet ditt enklere
Hva du får i Oneflow-instrumentbordet
De gode nyhetene? Oneflow, vår programvare for kontaktshåndtering, har alle funksjonene nevnt ovenfor. Det er et ideelt verktøy for kontraktshåndtering i et intuitivt utformet dashbord for kontrakter, med unike oppsett for ulike workspaces. Her er hva det inkluderer:
De gode nyhetene? Oneflow, vår programvare for kontaktshåndtering, har alle funksjonene nevnt ovenfor. Det er et ideelt verktøy for kontraktshåndtering i et intuitivt utformet dashbord for kontrakter, med unike oppsett for ulike workspaces. Her er hva det inkluderer:
- Sporing av dokumentstatus
- Informasjon om tid for signering av kontrakter
- Diagram over signeringsrate
- Overvåking av avtaler i sanntid
- Sporing av motparter
- Dokumentliste med egendefinerte mapper og filtre for ventende, forfalt, signert osv.
- Søkefunksjonalitet som tar hensyn til tagger, signeringsrekkefølge, livssyklusstadium eller datoer
Les også: Hvordan kommunisere digital transformasjon i organisasjonen
Les også: Den ultimate guiden til tilbudshåndtering
Måling av suksessen til kontraktsdashbordet ditt
Ta utgangspunkt i følgende nøkkelindikatorer (KPI-er) når du skal evaluere kontraktsdashboardets effektivitet og innvirkning på organisasjonen.
Nøkkelindikatorer for kontraktshåndtering
Onflow tilbyr verktøy og funksjoner som kan bidra til å måle viktige nøkkeltall for kontraktshåndtering, som f.eks:
- Kontraktens syklustid: Spor prosessen med utarbeidelse av kontrakter fra forberedelse til signering, noe som kan bidra til å overvåke (og forbedre) tiden som går mellom disse trinnene. Kontraktshåndtering kan også bruke kontraktskalendere og funksjoner for motpartssporing til å overvåke spesifikke hendelser i kontraktens livssyklus.
- Compliance med kontrakter: Plattformen vår har funksjoner som sikrer compliance ved å sørge for at kontraktene administreres og oppdateres på riktig måte. Dette omfatter blant annet låsing av seksjoner i maler som begrenser redigeringstilgangen, automatiske påminnelser om kontraktsperioder og organiserte kontaktarkiver.
- Kontraktsverdi: Spor den totale verdien av kontrakter som administreres via dashbordet, for å fastslå den økonomiske effekten.
Evaluering av dashbordets effektivitet
Evaluer regelmessig hvordan instrumentbordet for kontraktshåndtering bidrar til å nå målene dine. Analyser tilbakemeldinger fra brukerne, følg med på hvor mye tid og ressurser som spares, og vurder den generelle forbedringen i prosessene for kontraktshåndtering. Bruk disse dataene til å forbedre organisasjonens prosesserbare prosesser.
Hvordan kan Oneflow ellers hjelpe deg?
Oneflow er mye mer enn et visuelt grensesnitt for å organisere kontaktdataene dine. Det er et grundig system for kontraktshåndtering som tar hånd om hele kontraktens livssyklus. Her er hva det kan gjøre:
- AI-kontraktsgjennomgang – Gjennomgå kontrakter for å sikre compliance, identifisere problemer og fange opp menneskelige feil.
- E-signaturer – Signer kontrakter med juridisk bindende signaturer. Velg mellom flere verifiseringsmetoder, inkludert standard elektroniske signaturer, digitale signaturer, SMS-autentisering, elektronisk identifikasjon eller til og med håndskrevne signaturer.
- Workspaces og samarbeid – Organiser kontraktarbeidsflyten ved hjelp av branding av arbeidsområder som er tilpasset bedriftens arbeidsflyter. Aktiver samarbeid med funksjoner som revisjonsspor, delte kommentarer og videoopptak. Skjul deler av kontrakter basert på forhåndsdefinerte regler og triggere for økt fleksibilitet og sikkerhet.
- Dynamiske maler – Forenkle utarbeidelsen av kontrakter med en rekke tilpassbare maler for kontrakter og invitasjonsmeldinger. De juridiske medarbeiderne kan også lage maler fra bunnen av, slik at du sparer tid i fremtidig utarbeidelse av kontrakter.
- Kontraktssporing – Overvåk signeringsprosessen fra start til slutt (og videre). Spor når et dokument åpnes, inkludert nøyaktig dato og klokkeslett, og se hvor mange ganger noen har sett på avtalen. Hvis et dokument åpnes gjentatte ganger, men ikke signeres, kan disse dataene bidra til å identifisere potensielle problemer.
- Tilpassbare tillatelser – Sørg for riktig tilgangskontroll ved å delegere spesifikke oppgaver og tilgangsnivåer til brukerne. Dette inkluderer å skape egendefinerte roller for kontoer og workspaces, slik at brukerne bare har tilgang til de funksjonene og dataene de trenger.
- Integrasjoner – Oneflow kan integreres med en rekke verktøy, noe som muliggjør sømløs kontraktshåndtering i plattformer som Membrain, Salesforce, HubSpot og flere. Velg det CRM- eller selskapets verktøy som passer best til din drift.
Høres det bra ut? Registrer deg nå for å se hva det kan gjøre for dine behov for kontraktsautomatisering.
Konklusjon
For å skape et effektivt dashbord for kontakter får organisasjonen data i sanntid og et innblikk i kundereisen, og det sikrer at alle interessenter er i samme båt. Ved å fokusere på de riktige beregningene, bruke intuitivt materiell og sørge for brukervennlig funksjonalitet, kan du endre hvordan teamet ditt håndterer kontrakter og overvåker ytelsen.
Oneflow er en programvare for kontraktshåndtering som tilbyr overvåking av kontraktene dine i sanntid, automatiske varsler og varslinger for å spore fremdriften i kontraktene og avanserte søke- og filtreringsfunksjoner som hjelper deg med å finne viktige kontraktsdata på et blunk.
Prøv Oneflow i dag, begynn å bygge dashbordet for kontraktshåndtering og ta kontroll over kontraktens livssyklus for å få mer verdi ut av avtalene dine.
Ofte stilte spørsmål
Hva er de seks trinnene i kontraktshåndtering?
De seks trinnene i kontraktshåndtering inkluderer:
- Kontraktsinngåelse eller forespørsel – Identifisere behovet for en kontrakt og skissere målene og forventningene til de involverte partene.
- Utarbeidelse og utforming av kontrakter – Utarbeidelse av kontrakten i henhold til maler eller av interne eller eksterne interessenter.
- Kontraktsforhandlinger – Gjennomgå, forhandle og samarbeide om kontraktsvilkårene for å sikre at de er i tråd med alle parters interesser.
- Godkjenning av kontrakt –Kontrollere at kontrakten er i juridisk compliance og få den godkjent av relevante interessenter.
- Kontraktsgjennomføring og -administrasjon – Signering av autoriserte underskrivere og implementering av kontrakten.
- Kontaktovervåking, fornyelse eller oppsigelse – Løpende overvåking som sikrer compliance og ytelse. I denne fasen må man også ta stilling til om kontrakten skal fornyes, endres eller avsluttes når den nærmer seg utløp.
Hva er den beste programvaren for kontraktshåndtering?
Oneflow er en sterk programvare for kontraktshåndtering med ende-til-ende-kontroll over hele kontraktshåndteringsprosessen, fra utarbeidelse til signering og videre. Den tilbyr funksjoner som sporing av signeringsprosessen, overvåking av hendelser i kontraktens livssyklus og innstilling av påminnelser for viktige datoer.
Hva er de fire elementene i god kontraktshåndtering?
De fire elementene i god kontraktshåndtering, slik de er skissert i ulike rammeverk, er
- Struktur og ressurser – Etablering av nødvendig organisasjonsstruktur, ressurser og prosesser for effektiv kontraktshåndtering. Planlegging, styring og sikring av at de rette personene og systemene er på plass for kontraktshåndtering.
- Levering – Organisere driften av kontraktshåndteringen, som å administrere relasjoner, sikre tjenesteleveranser og håndtere prestasjonsproblemer. Opprettholde sterke interne og eksterne relasjoner og sørge for at tjenestene leveres i henhold til kontraktsvilkårene.
- Utvikling – Håndtere endringer i kontrakter, inkludert oppdateringer, endringer og oppsigelser. Sikre at kontraktene forblir relevante og effektive over tid ved å tilpasse dem til selskapets skiftende behov.
- Strategi – Implementering av de strategiske aspektene ved kontraktshåndtering, inkludert styring av leverandørforhold, markedsstyring og tilpasning av kontrakter til bredere organisatoriske mål. Planlegging av langsiktige fordeler og styring av markedsdynamikken.
Hva er KPI-er i kontraktshåndtering?
Viktige resultatindikatorer (KPI-er) i kontraktsprosessen inkluderer (men er ikke begrenset til):
- Kontraktens livssyklustid – måler tiden det tar for en kontrakt å gå gjennom livssyklusstadiene
- Annualisert kontraktsverdi – vurderer den totale verdien av kontrakter i løpet av et år
- Rater for fornyelse av kontrakter – overvåker prosentandelen av fornyede kontakter
- Antall revisjoner – måler hvor mange endringer kontrakten har før den blir ferdig.
