Uansett kontekst er det vanskelig å endre seg. Når du først har innarbeidet en rutine. En bestemt måte å gjøre ting på, er det lettere å holde kursen enn å gå nye veier. Det er verdt å huske at endring er en reise. Dette gjelder spesielt når man prøver å endre måten en organisasjon jobber på gjennom digital transformasjon. Det er enda vanskeligere å endre kulturen. Det er her kommunikasjonen kommer inn i bildet.
Kommunikasjon er nøkkelen. Det er kjennetegnet på suksess i personlige og profesjonelle relasjoner. Dette er noe vi alle har hørt tusenvis av ganger før. Og kommunikasjon er helt avgjørende når det gjelder digital transformasjon og organisasjonsendringer. Hvis du vil at din skal bli en suksess, er det helt avgjørende med effektiv kommunikasjon fra topp til bunn i organisasjonen.
Her er hva du kan gjøre for å kommunisere arbeidet med digital transformasjon i hele organisasjonen, slik at transformasjonen blir en suksess:
Det starter på toppen
Når man gjennomgår en digital transformasjon, starter man på toppen. Med ledelsen og lederne som overvåker initiativene.Det er de som har ansvaret. Det betyr at det er de som må stå i spissen for kommunikasjonsstrategiene. De må forklare detaljene. Hvem, hvor, hvorfor, hva og når transformasjonen skal skje.
Ledelsen bør ha en klar visjon som de deler med organisasjonen.Og tegne et detaljert bilde som alle kan se for seg. Visjonen bør ta for seg fordelene som endringene vil gi, og forklare resultatene på en konkret måte. Det er en visjon som alle i selskapet bør slutte seg til og tro på. Men det er mer enn bare en visjon.
Det handler om å fortelle en historie. En historie der de ansatte er heltene. Alle ser jo for seg at de selv er helten i historien, ikke sant? Det er ikke annerledes her. Det er de ansatte som er heltene i transformasjonen, fortell dem det. Det er mye mer sannsynlig at du er engasjert i prosessen og slutten av historien hvis du er involvert i utfallet, og enda mer hvis du er hovedpersonen.
Å kommunisere en visjon om transformasjonen med en overbevisende historie som plasserer de ansatte i sentrum av handlingen, vil bidra til å sikre den oppslutningen fra de ansatte som er så viktig for at transformasjonen skal bli en suksess. Lederne blir sett på som de mest troverdige aktørene i prosessen i begynnelsen, og de må opprettholde denne statusen etter hvert som transformasjonen skrider frem. Selvsagt må det være handling bak ordene, men tonen settes helt fra starten av fra toppen.
Håndter forventningene til digital transformasjon
En annen ting du bør tenke på når du skal kommunisere arbeidet med digital transformasjon, er å ha en skikkelig tidslinje og handlingsplan som alle kan følge. På denne måten kan man styre alles forventninger underveis i prosjektet. Den er viktig fordi den skisserer hva som skal gjøres, med tidsfrister og klare ansvarsområder. Den viser veien videre.
Dette, i tillegg til direkte kommunikasjon med de ansatte, holder folk oppdatert. Dette kan være viktig, for under en omstilling er det ikke sikkert at de ansatte er i kontinuerlig kontakt med hverandre. Men hvis de har en solid oversikt og et veikart, kan de følge med, og de kan trygt gå ut fra at kollegene er i rute for å overholde tidsfristene som alle er klar over.
Skape en følelse av eierskap
En vellykket omstilling forutsetter at alle i organisasjonen føler at de på en eller annen måte har tatt del i den. Medarbeiderne skal føle at de har en rolle i suksessen, enten de har vært direkte involvert eller ikke. Å skape en følelse av eierskap kan derfor øke sjansene for å lykkes betraktelig. Dette går hånd i hånd med å formidle en historie der de ansatte er heltene i transformasjonen. Det gir dem en følelse av eierskap til prosjektet. De føler at de har en aktiv rolle i resultatet og gjennomføringen. Det er en måte å inspirere dem på og få dem til å være stolte av arbeidet sitt. Motivere dem og motivere dem til å avslutte innsatsen på en positiv måte.
Forklare fordelene og verdien av digital transformasjon for de ansatte
Det er veldig enkelt for ledelsen og lederne av transformasjonen å snakke om fordelene og verdien transformasjonen vil gi organisasjonen, men ikke alltid for de ansatte. Selvsagt vil det gjøre selskapet mer effektivt og lønnsomt. Men hva betyr det egentlig for de ansatte?
De bør være klar over hva de får ut av disse endringene. Vil det forbedre arbeidsflyten og spare dem for tid og krefter? Kanskje den automatiserer den mest irriterende delen av jobben deres og sparer dem for fremtidig frustrasjon. Vil det gjøre jobben deres enklere eller gjøre selskapet mer lønnsomt, noe som igjen vil føre til høyere kompensasjon? Eller kan det være belønninger som deles ut til de ansatte når et initiativ er gjennomført? Uansett hva fordelene er, bør de kommuniseres på en måte som engasjerer de ansatte og tydeliggjør hva det betyr for dem.
Snakk med hverandre om digital transformasjon
Etter hvert som den digitale transformasjonen skrider frem, bør det være regelmessige avstamminger, møter og kontinuerlig kommunikasjon om prosjektene fra alle hold. Det må være en aktiv intern kommunikasjonsplan hele veien. Teamene i organisasjonen kan for eksempel ha ukentlige eller månedlige telefonmøter der medlemmer som ikke er direkte involvert i prosjektet, kan delta og stille spørsmål, ta opp bekymringer og bli hørt. Alle bør vite hva som skjer i prosjektet, og det bør etableres toveiskommunikasjonskanaler.
Disse møtene eller samtalene bør brukes til å snakke om utfordringer, spørsmål og problemer som har oppstått. Du bør også informere om fremgangen som er gjort, og fremheve prestasjonene og det harde arbeidet til noen av teammedlemmene. Dialogen bør alltid være ærlig og åpen om alt. Siden denne kommunikasjonen går begge veier, må lederne og de som er direkte involvert i tiltakene, lytte og høre hva de andre medlemmene har å si. Og vise at innspillene deres blir verdsatt.
Denne kontinuerlige kommunikasjonen vil forene selskapet rundt endringene og sikre at alle slutter opp om dem. Det vil skape en følelse av lagånd og styrke tilhørigheten til prosjektet når de hele tiden deltar i diskusjonene rundt omstillingen.
Kommunikasjonsvolumet bør øke betydelig i løpet av transformasjonen, og det bør det fortsette å gjøre lenge etter at den er gjennomført.
Bruke digitale verktøy for omnikanal-kommunikasjon
Kommunikasjonen har endret seg drastisk de siste 20 årene. Vi kan nå og bli nådd nesten hvor som helst, når som helst på døgnet. Du bør ikke bombardere de ansatte etter arbeidstid, men du kan nå dem på de plattformene der de befinner seg. Ikke stol på tradisjonelle e-poster, innlegg i sosiale medier eller pressemeldinger på intranettet. Du kan holde en chat med spørsmål og svar på zoom eller ha en egen kanal for transformasjonen på Slack der du informerer om fremdriften i initiativene. Du kan til og med være kreativ og ha en fremdriftsmåler eller et dashboard i CRM-systemet eller på intranettet.
Det finnes en rekke tekniske verktøy som gjør det mulig å kommunisere, så hvis du har de riktige verktøyene til rådighet, sikrer du at alle får med seg budskapet. Så bruk en omnikanaltilnærming for å utvide rekkevidden av kommunikasjonsarbeidet ditt og spre budskapet ditt til alle som trenger å høre det. Sørg også for å uttrykke deg i lekmannsspråk. Selv om noen forstår den tekniske sjargongen og “corporate synergy”-termer som følger med organisasjonsendringer, er det ikke alle som gjør det. Derfor er det også viktig å få alle til å forstå de ulike aspektene ved endringen.
Kommunikasjonsvolumet bør øke betydelig i løpet av transformasjonen, og det bør det fortsette å gjøre lenge etter at den er ferdig.
Hold kommunikasjonen ved like etter den første endringen
Den siste, men ikke minst viktige komponenten når det gjelder å kommunisere endringer i organisasjonen, er at samtalene ikke stopper. Dialogen bør fortsette lenge etter at endringene er implementert. Kommunikasjonen bør snarere øke. Som nevnt tidligere er digital transformasjon ikke et sluttmål, det er en prosess. Det samme gjelder endringene som følger med. Derfor bør kommunikasjonen fortsette etter at endringene har satt inn. Dette for å håndtere spørsmål, problemer og forvirring som kan oppstå etter hvert.
Forandring er en del av livet. Dessverre, eller heldigvis i noen tilfeller, er det ingenting som forblir det samme med tiden. Livet er dynamisk, ikke statisk. Det gjelder spesielt i næringslivet. Hvis du vil være konkurransedyktig i den knallharde konkurransen i moderne industri, må du tilpasse deg. Omstille seg. De må være smidige for å kunne utvikle seg og vokse. Derfor er digital transformasjon så viktig. Og noe av det viktigste er å kommunisere den digitale transformasjonen på en god måte. Det er en utdatert og overdrevet påstand, men kommunikasjon er virkelig nøkkelen. Hvis du gjør det på riktig måte, vil transformasjonen ha mye større sjanse for å lykkes.
Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter
Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.
