Hva er det som driver endringer? Når du bryter det ned og ser på alle de historiske trendene, kan det være hva som helst. Noen ganger skyldes det politiske omveltninger. Eller kulturell utvikling i sosiale spørsmål. Kanskje religiøse holdninger har endret seg, eller en ekstern krise som krig eller pest. Og så har vi selvfølgelig den teknologiske utviklingen og de vidtrekkende effektene den har på samfunnet. I vår tid utvikler teknologien seg raskere enn vi klarer å ta inn over oss. Det tar tid før effektene av disse fremskrittene blir ordentlig merkbare i stor skala. Stadig flere bedrifter ønsker å ta del i den digitale revolusjonen og utnytte den til sin fordel i fremtidens arbeidsliv. Men hva er det som driver den digitale transformasjonen?
Noen viktige personer gjennom historien har fått det som i utgangspunktet virket som ubetydelige dråper vann i en dam, til å bli til enorme flodbølger av forandring. Oppfinnelsen av boktrykkerkunsten demokratiserte kunnskapen og snudde opp ned på maktstrukturen i Europa på 1400-tallet. Den svenske kjemikeren Alfred Nobel oppdaget dynamitten i håp om å forhindre krig, men endte opp med å drastisk endre krigens absolutte ødeleggelser. Nattlig flikking i en garasje førte til utviklingen av Apple og senere smarttelefoner. Nå har vi alle superdatamaskiner i lommene og lever i en digital verden. Det er disse gjennombruddene og teknologiske nyvinningene som har ført til enorme endringer.
For tiden er digital transformasjon en av de heteste trendene i næringslivet. Bedriftene ønsker å bli mer digitale, til og med til et punkt der det blir overflødig. Men det er ikke så mye et “ønske” om å bli mer digital som et “behov”. Men hva er egentlig digital transformasjon?
Digital transformasjon forklart
Generelt sett er digital transformasjon når en bedrift tar i bruk og implementerer digitale verktøy for å forbedre prosesser og drift. Det kan imidlertid se forskjellig ut fra bedrift til bedrift, ettersom hver enkelt transformasjon er unik. Men i bunn og grunn handler det om å utnytte et digitalt verktøy for å få virksomheten til å fungere smidigere og levere en bedre opplevelse som gir kundene større verdi.
Det er definisjonen på papiret. Men det handler om mer enn bare å ta i bruk noen nye digitale verktøy for å få ting til å gå litt smidigere eller fjerne manuelt arbeid. Det handler også om et skifte i organisasjonens tankesett og kultur. Ifølge BCG handler en skikkelig digital transformasjon om å skape en kultur som omfavner endring, eksperimentering, kontinuerlig læring og fiasko. Det handler om å bli mer fleksibel og utnytte teknologi for å oppnå denne statusen.
Digital transformasjon er, har vært og vil fortsette å være et viktig tema for bedrifter. Men det er flere faktorer som inngår i en ekte transformasjon, for det er ikke bare et prosjekt som er “en gang for alle”, og så er transformasjonen fullført. Det er en kontinuerlig prosess. Dette er heller ikke bare en døgnflue eller en forbigående trend. Det er kommet for å bli i det lange løp. Mange administrerende direktører, toppledere og styremedlemmer har “bli mer digital” øverst på prioriteringslisten.
Amit Zavery, VP og Head of Platform i Google Cloud, sier følgende om dette: “Tenk på digital transformasjon mindre som et teknologiprosjekt som skal avsluttes, enn som en tilstand av evig fleksibilitet, alltid klar til å utvikle seg i tråd med kundenes ønsker, så er du på rett vei.”
Det er en vanlig misforståelse at en transformasjon er endelig. Men da ser man helt bort fra hele endringsprosessen. Og det er nettopp det, en prosess.
Les også: Mennesker. Den viktigste delen av organisasjonen din
En kort historie om digital transformasjon
Vi har alle vært vitner til samfunnets utvikling og implementering av digitale verktøy. Selv om vi kanskje ikke alltid gjenkjenner den når vi ser den. Det er først og fremst fordi det har sett annerledes ut etter hvert som årene har gått og ny teknologi har blitt introdusert. Å finne en måte å forbedre en prosess eller bli mer produktiv og effektiv på er en sentral del av den teknologiske utviklingen. Og det har blitt en sentral del av forretningsstrategien å finne måter å skape merverdi på i det digitale økonomiske landskapet vi nå opererer i.
Oppdatering av eldre teknologi har alltid vært en viktig del av digitaliseringen. Overgangen fra lagring av filer på disketter til skyen skjedde ikke akkurat over natten. Men det finnes øyeblikksbilder fra historien som illustrerer samfunnets digitale reise. Det ikoniske bildet av Bill Gates fra 1994, som henger i trærne ved siden av to store papirbunker med en CD som kunne lagre så mye informasjon. Det var et lite skritt. Nå finnes det enorme datalagringslagre rundt om i verden som gjør det mulig for oss alle å bruke cloud computing.
Men når det gjelder digitale transformasjoner, er det et problem. Problemet er hva ordet “digital” betyr for ulike personer. For én person betyr “digital” kanskje å bruke digitale kontrakter i stedet for papir. For en annen betyr det å bruke kunstig intelligens eller maskinlæring til å trene opp en ny algoritme. Alt avhenger av den digitale modenheten til personen, gruppen eller selskapet.
I 2021 er det mange selskaper der ute som har et verktøy eller en løsning som gjør en prosess raskere og digital. De tilfører først og fremst verdi til en virksomhet på en eller annen måte ved å endre et eller annet aspekt ved måten virksomheten fungerer på. Ifølge Statista finnes det minst 15 000 SaaS-selskaper der ute. Dette viser at det er en ganske lukrativ bransje å være i, ettersom mange selskaper ønsker å modernisere prosessene sine, bli mer smidige og ha verktøy for fremtidens arbeid.
De fem drivkreftene bak digital transformasjon
Transformasjoner er vanskelige. Spesielt digitale. Ifølge en Mckinsey-studie lykkes bare 30 % av dem. Og når det gjelder utseendet, er det ikke to digitale transformasjoner som ser like ut. Det er veldig subjektivt. Akkurat som alle selskaper er forskjellige, har de også ulike mål og målsettinger for transformasjonen. Likevel har alle transformasjoner noen felles kjennetegn for å lykkes. Vi kaller disse drivkreftene for transformasjon.
Drivkreftene er kultur, forretningsprosesser og teknologi. Disse kan deles inn i fem nøkkelegenskaper som går igjen i alle transformasjoner med gode resultater. Hvis disse faktorene tas i bruk, er det 80 % sannsynlighet for at den digitale transformasjonen lykkes. Så hva er disse faktorene?
1. En tydelig integrert strategi som beskriver hva som skal til for å lykkes, med et veikart for hvordan målene skal nås
Disse målene bestemmes og fastsettes vanligvis av ledelsen i selskapet og de viktigste interessentene. Det er de som identifiserer hva de ønsker å oppnå med transformasjonen og fastsetter de digitale målene. Det finnes også et veikart som alle kan bruke som en guide for å navigere gjennom prosessen og sikre at alle avdelinger er samkjørte. Strategien må imidlertid sikre at transformasjonen virkelig påvirker hele organisasjonen, og ikke er avgrenset til utvalgte avdelinger. Den må være i samsvar med virksomhetens overordnede strategi og kommuniseres tydelig til alle.
Les også: Digitale transformasjonstrender å holde øye med
2. Å ha de riktige digitale lederne, lederne og talentene på riktig sted
Når det gjelder organisasjonsendringer, er det svært viktig å ha de rette personene på rett sted. Dette gjelder spesielt for digitale transformasjoner. Det er viktig å ha de flinkeste folkene som har kunnskap om teknologien, er gode på personalledelse og presterer godt. Erfaring er også et must når det gjelder dette. Hvis du har en Chief Digital Officer eller en leder eller to som har gjennomført noen transformasjoner, øker sjansene for at det går bra. Siden det ikke er deres første rodeo, vil de kunne veilede andre slik at de ikke gjør feil de har sett før.
Denne tredelte tilnærmingen til bruk av talent gir transformasjonen den troverdigheten den trenger for å bli oppfattet som legitim av resten av organisasjonen. Ved å kombinere høy ytelse med eksepsjonell organisatorisk ledelse og digital ekspertise øker sjansene for at transformasjonen lykkes betraktelig.
3. Hyppig og effektiv kommunikasjon ovenfra og ned som sikrer oppslutning og informerer om fremdriften.
For at transformasjonen skal lykkes, må alle som er involvert i det daglige arbeidet, og alle andre i organisasjonen, gjøre jobben sin som vanlig. Men dette krever at alle tar eierskap til prosjektene. Hvis alle har et eierforhold til prosjektet, føler de at de er delaktige i det. Derfor er det viktig med effektiv kommunikasjon. Dette starter helt fra toppen av organisasjonen og hele veien nedover. Ledelsen bør være engasjert i transformasjonen og formidle og kommunisere sin tillit til prosjektene og initiativene til resten av selskapet.
Det betyr at man må ha regelmessige avstämningsmøter, møter og oppdateringer med selskapet ved hjelp av tradisjonelle og nye digitale kommunikasjonsmidler. Til og med be andre ansatte som ikke er direkte involvert i et bestemt prosjekt, om innspill eller synspunkter. Ingen skal være i uvisshet om hvordan det går, hvordan det ser ut og hva som er målene for transformasjonen. Det er et initiativ som omfatter hele selskapet, så selskapet bør være en del av det på en eller annen måte.
4. Etablering av en kultur der man aksepterer feil og er villig til å endre seg
Kultur er uten tvil den viktigste delen av en vellykket digital transformasjon. I en transformasjon er det ikke bare ny teknologi som må tas i bruk, men også et nytt tankesett og nye måter å tenke på. Både ansatte og ledere må føle seg komfortable med å jobbe på nye måter, med nye verktøy og tilpasse seg digitaliseringen av deler av arbeidet. Dette starter selvfølgelig med lederne og lederne av prosjektet og selskapet. Hvis de viser endringsvilje og en smidig tankegang, er det et godt eksempel til etterfølgelse for alle andre. De kan ikke være redde for å feile, ta feil eller gjøre feil. Det handler om å gå foran, og det å akseptere endringer er en viktig del av dette.
Det gir også medarbeiderne mulighet til å være mer aktive, kreative og tenke utenfor boksen. Å mislykkes er en del av livet, en beklagelig sannhet som vi alle må akseptere. Det gjelder også i yrkeslivet. Men vi kan bruke disse nederlagene som en mulighet til å lære. Det er nettopp det en kultur som er preget av kontinuerlig læring, aksept for å mislykkes og aksept for endringer, gjør med en organisasjon. Det åpner opp for nye muligheter og ideer og fjerner tidligere begrensninger.
5. Implementere digitale verktøy og ferdigheter for fremtiden
Den siste drivkraften bak transformasjonen er å implementere digitale verktøy som gir et solid grunnlag for fremtiden. Men det omfatter også kompetanseheving og opplæring av de ansatte, slik at de er forberedt på det som kommer. De bør få opplæring og ha de riktige ferdighetene som er i tråd med målene for transformasjonen. Selv om en marginal økning på noen områder vil være svært gunstig, er det ikke sikkert at denne forbedringen vil stå seg over tid. Det kan for eksempel være å digitalisere arkivdokumentene i stedet for å implementere et arkivprogram som sorterer og sporer dokumentene. Digitalisering er en kortsiktig løsning for å bli “digital”, mens verktøyet faktisk forbedrer prosessen og er mer transformativt. Og fordi digital transformasjon er en prosess, ikke et mål, bør disse endringene ha en lengre levetid.
Kompetanseheving og oppskalering er en viktig drivkraft for å sikre at transformasjonsprosessen fungerer godt for organisasjonen. I tillegg til å bygge bro mellom den gamle måten å jobbe på og den nye digitale måten. Ved å ha en person som fungerer som dette bindeleddet, kan den organisatoriske ekspertisen fra ledelsen og den digitale kunnskapen fra teknologien gi et løft til begge sider av ligningen. På den måten har man et støttepunkt som folk kan lene seg på for å støtte transformasjonen.
Eksempler på digital transformasjon
Selv om vi alle elsker universalløsninger, veikart og veiledninger og eksempler som er enkle å følge, er det mange måter en digital transformasjon kan gjennomføres på. Ingen av dem er identiske, men hvis de har de nevnte driverne for transformasjon, er det sannsynlig at de ender positivt. Men hvordan ser en digital transformasjon ut i praksis?
Frigjør deg selv fra friksjon
Det kan ta mange former. Spesielt når du tar i betraktning permutasjonene som kan forekomme i ulike bransjer, sektorer og virksomheter. Noen er enklere enn andre. Det kan for eksempel være å implementere et verktøy som Winningtemp, en digital plattform som kan brukes til å måle medarbeidernes tilfredshet og ta pulsen på organisasjonen. Et annet eksempel er å gå fra papirkontrakter til et digitalt kontraktshåndteringssystem som gjør hele prosessen smidigere og mer friksjonsfri. Denne typen endringer frigjør de ansatte fra manuelle oppgaver og gir dem mer tid til å fokusere på kreative aspekter ved jobben og problemløsning.
Les også: 15 verktøy for hybridarbeid som du ikke kan leve uten
Handlekurvene blir digitale
Et mer kjent eksempel som vi kjenner til, er overgangen fra vanlig handel til e-handel. Det er ingen hemmelighet at covid-19-pandemien raskt snudde opp ned på tradisjonelle kjøps- og salgspraksiser. Vi ble tvunget til å handle digitalt, ettersom fysiske butikker noen steder ble stengt. Ifølge en undersøkelse fra Harvard Business Review, “Accelerating Transformation for a Post Covid-19 World”, sier 90 % av globale ledere at covid-19 tvang dem til å akselerere den digitale transformasjonen og fremskynde prosessen. Bedriftene fokuserte derfor på å forbedre kundenes digitale handleopplevelse og på leveringstjenestene. De lanserte virtuelle butikker, implementerte virtuelle prøverom, gjorde produktene sine mer tilgjengelige i den digitale økosfæren og optimaliserte de digitale kontaktpunktene med forbrukerne.
Effekten av digital transformasjon
Å bli mer digital og digital transformasjon er moteord. De brukes i fleng på møter og settes opp som mål uten at de egentlig betyr noe. Selv om det i noen tilfeller er tilfelle, er effekten av digital transformasjon mye mer konkret, hvis den gjennomføres på riktig måte.
De reelle effektene av å gjennomgå en kontinuerlig digital transformasjonsprosess er betydelige. Det gir virksomheten din et grunnlag av digital kompetanse og forbereder den på fremtiden. Det forandrer måten du tenker på når du skal løse et problem. Man tar ikke lenger hensyn til tidligere begrensninger, fordi man fjerner den begrensede måten å tenke på. Det skaper ny kompetanse og nye muligheter for kontinuerlig forbedring i organisasjonen. Ved å ansette nye fagarbeidere og oppgradere kompetansen til de nåværende medarbeiderne får de muligheten og kunnskapen til å være forberedt på fremtidens digitale arbeid. Det kan for eksempel innebære å sertifisere seg i smidig prosjektledelse. Det samme gjelder å ta i bruk teknologi som ikke blir utdatert om noen år. Ved å jobbe og tenke smidigere kan du utnytte teknologien til å løse mer komplekse problemer og takle nye utfordringer.
Verdi er det som virkelig teller. Når man gjennomfører en digital transformasjon, er det for å skape mer verdi. For virksomheten, forbrukerne eller samfunnet som helhet. Ved å optimalisere prosessene, øke smidigheten og innføre en ny tankegang og kultur, skapes det verdier som kan deles.
Trender og fremtiden for digital transformasjon
Det sier seg selv at tiden er inne for å bli mer digital. Det er også litt ironisk at det måtte en global krise til for å tvinge folk til å slutte seg til bevegelsen. Hele 97 % av respondentene i en HBS-undersøkelse sier at vellykket transformasjon vil bli en stadig viktigere konkurransefaktor i deres bransje i 2021 og fremover. Trendene som kommer til å prege det neste året og definere denne suksessen, er noe vi bør holde øye med. De kan se omtrent slik ut:
- Cybersikkerhet
- Hybridarbeid
- Automatisering
- Selvbetjening
- Kunden i sentrum
- Digital handel
Det er helt sikkert flere trender som vil oppstå, forsvinne og dukke opp etter hvert som tiden går. Det er alltid vanskelig å spå om fremtiden. Men det er lett å forutsi at digital transformasjon vil fortsette å være en viktig del av forretningsinitiativene fremover.
Stol på prosessen
Som nevnt tidligere er en digital transformasjon ikke et sluttresultat. Det er en kontinuerlig prosess. En ny måte å tenke, jobbe og operere på. Det handler om å utnytte digitale verktøy for å jobbe mer effektivt, smartere og skape mer verdi. Det finnes altså ikke noe “sluttprodukt” eller noe absolutt resultat, siden det hele tiden vil utvikle seg i takt med at mer avanserte verktøy og teknologi introduseres på markedet. Drivkreftene bak transformasjonen vil sette sitt preg på nesten alle aspekter av livet vårt, både privat og profesjonelt. Den digitale transformasjonen som pågår i dag, vil ha stor innvirkning på morgendagen. Det er avgjørende at vi gjør de riktige grepene og gjør dem til en suksess for å sikre at morgendagens arbeid blir gjort bedre enn i dag.
Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter
Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.
