Mikä ajaa muutosta? Kun asiaa tarkastellaan yksityiskohtaisesti ja katsotaan kaikkia historiallisia suuntauksia, se voi johtua mistä tahansa. Joskus se johtuu poliittisista mullistuksista tai kulttuurisesta kehityksestä tai yhteiskunnallisissa kysymyksissä. Ehkä uskonnolliset asenteet ovat muuttuneet tai ulkoinen kriisi, kuten sota tai kulkutauti, ajaa muutosta. Tietenkin on olemassa teknologinen kehitys ja sen kauaskantoiset vaikutukset yhteiskuntaan. Nykyisellä aikakaudellamme teknologia kehittyy nopeammin kuin pystymme käsittämään. Tämän edistyksen vaikutusten tuntuminen laajassa mittakaavassa vie aikaa. Yhä useammat yritykset haluavat osallistua tähän digitaaliseen vallankumoukseen ja hyödyntää sitä edukseen työn tulevaisuuden kehittyessä. Mutta mitkä ovat digitaalisen muutoksen ajurit?
Eräät historian aikana vaikuttaneet henkilöt ovat saaneet alun perin merkityksettömiltä tuntuneet vesipisarat lammessa muuttumaan massiivisiksi muutoksen hyökyaalloiksi. Kirjapainon keksiminen demokratisoi tiedon voiman ja mullisti valtarakenteet Euroopassa 1400-luvulla. Ruotsalainen kemisti Alfred Nobel keksi dynamiitin toivoen voivansa estää sodan, mutta päätyi lopulta muuttamaan sodan aiheuttamaa ehdotonta tuhoa dramaattisesti. Myöhäisillan puuhastelu autotallissa johti Applen ja myöhemmin älypuhelinten luomiseen. Nyt meillä kaikilla on supertietokoneet taskuissamme ja toimimme digitaalisessa maailmassa. Juuri nämä läpimurrot ja teknologiset innovaatiot aiheuttivat valtavia muutoksia.
Digitaalinen muutos on tällä hetkellä yksi yritysmaailman kuumimmista trendeistä. Yritykset haluavat digitalisoitua, jopa niin pitkälle, että se käy tarpeettomaksi. Kyse ei kuitenkaan ole niinkään “halusta” tulla digitaalisemmaksi, vaan “tarpeesta”. Mutta mitä digitaalinen muutos tarkalleen ottaen on?
Digitaalinen muutos
Yleisesti ottaen digitaalisella muutoksella tarkoitetaan sitä, että yritys ottaa käyttöön digitaalisia työkaluja parantaakseen prosessejaan ja toimintojaan. Digitaalinen muutos voi kuitenkin näyttää erilaiselta jokaisessa yrityksessä, joka käy sen läpi, sillä jokainen muutos on ainutlaatuinen. Pohjimmiltaan kyse on kuitenkin digitaalisen työkalun hyödyntämisestä, jotta yrityksesi toimisi sujuvammin ja tarjoaisi paremman kokemuksen, joka tuottaa enemmän arvoa asiakkaillesi.
Tämä on paperilla oleva määritelmä. Kyse on kuitenkin muustakin kuin vain muutaman uuden digitaalisen työkalun lisäämisestä, jotta asiat sujuisivat sujuvammin tai manuaalinen työ poistettaisiin. Kyse on myös organisaation ajattelutavan ja kulttuurin muutoksesta. BCG:n mukaan kunnollinen digitaalinen transformaatio edellyttää sellaisen kulttuurin luomista, jossa hyväksytään muutos, kokeilut, jatkuva oppiminen ja epäonnistuminen. Kyse on ketterämmäksi tulemisesta ja teknologian hyödyntämisestä tämän tilan saavuttamiseksi.
Digitaalinen muutos on, on ollut ja tulee jatkossakin olemaan yritysten tärkeimpiä asioita. Todellisen muutoksen muodostavat kuitenkin useat eri tekijät, sillä se ei ole vain “yksi ja valmis” hanke, jonka jälkeen muutos on valmis. Se on jatkuva prosessi. Tämä ei myöskään ole vain villitys tai ohimenevä trendi. Se on tullut jäädäkseen pitkäksi aikaa. Monien toimitusjohtajien, muiden ylempien johtajien ja hallituksen jäsenten prioriteettilistan kärjessä on “digitalisoituminen”.
Google Cloudin varapuheenjohtaja ja alustajohtaja Amit Zavery sanoo asiasta näin: “Ajattele digitaalista muutosta vähemmän valmiiksi saatettavana teknologiaprojektina ja enemmän jatkuvan ketteryyden tilana, joka on valmis kehittymään sen mukaan, mitä asiakkaat seuraavaksi haluavat.”
Yleinen väärinkäsitys on, että muutos on lopullinen. Siinä jätetään kuitenkin täysin huomiotta koko muutosprosessi. Ja se on juuri sitä, prosessi.
Lue myös: Ihmiset: tärkein osa yritystäsi.
Digitaalisen muutoksen lyhyt historia
Olemme kaikki olleet todistamassa yhteiskunnan kehitystä ja digitaalisten työkalujen käyttöönottoa. Vaikka emme ehkä aina tunnista sitä, kun näemme sen. Tämä johtuu pääasiassa siitä, että se on näyttänyt erilaiselta vuosien saatossa ja uusien teknologioiden käyttöönoton myötä. Teknologisen kehityksen keskeinen periaate on löytää keino parantaa prosessia tai olla tuottavampi ja tehokkaampi. Siitä on tullut myös liiketoimintastrategian keskeinen periaate, kun etsitään keinoja lisäarvon tuottamiseksi digitaalisessa talousympäristössä, jossa nyt toimimme.
Vanhan teknologian päivittäminen on aina ollut keskeinen osa digitalisoitumista. Siirtyminen tiedostojen tallentamisesta levykkeiltä pilvipalveluun ei tapahtunut yhdessä yössä. Historiasta löytyy kuitenkin otoksia, jotka kertovat yhteiskunnan digitaalisesta matkasta. Ikoninen kuva Bill Gatesista vuodelta 1994, jossa hän roikkuu puissa kahden valtavan paperipinon vieressä ja pitää kädessään CD-levyä, johon voi tallentaa paljon tietoa. Tämä oli pieni askel. Nyt ympäri maailmaa sijaitsevat massiiviset tietovarastot mahdollistavat sen, että me kaikki voimme käyttää pilvipalveluja.
Digitaalisten muutosten kohdalla on kuitenkin ongelma. Ongelmana on se, mitä sana “digitaalinen” tarkoittaa eri ihmisille. Jos sanot digitaalinen jollekin henkilölle, se voi tarkoittaa digitaalisten sopimusten käyttöä paperin sijaan. Jollekin toiselle se tarkoittaa siirtymistä SaaS:n ja pilvipalvelun kaltaisiin teknologioihin. Ja toiselle se tarkoittaa tekoälyn tai koneoppimisen käyttöä uuden algoritmin kouluttamiseen. Kaikki riippuu henkilön, ryhmän tai yrityksen digitaalisesta kypsyydestä.
Nyt, vuonna 2024, on siis paljon yrityksiä, joiden tuotteena on työkalu tai ratkaisu, joka nopeuttaa prosessia ja muuttaa sen digitaaliseksi. Ensisijaisesti ne tuovat yritykselle lisäarvoa jollakin tavalla tai jossakin muodossa muuttamalla jotakin yrityksen toimintatapaan liittyvää osa-aluetta. Colorlibin mukaan SaaS-yrityksiä on ainakin 31 000. Tämä osoittaa, että kyseessä on varsin tuottoisa liiketoiminta, sillä monet yritykset haluavat nykyaikaistaa prosessejaan, tulla ketterämmiksi ja saada työkaluja tulevaisuuden työtä varten.
Digitaalisen muutoksen viisi ajuria
Muutokset ovat vaikeita. Varsinkin digitaaliset. Mckinseyn tutkimuksen mukaan vain 30 prosenttia niistä onnistuu. Eikä mikään digitaalinen muutos näytä ulkoisesti samanlaiselta. Se on hyvin subjektiivista. Aivan kuten jokainen yritys on erilainen, niillä kaikilla on erilaiset tavoitteet ja päämäärät muutokselleen. Silti jokaisella transformaatiolla on onnistuakseen muutama yhteinen piirre. Kutsumme näitä transformaation ajureiksi.
Muutoksen ajureita ovat kulttuuri, liiketoimintaprosessit ja teknologia. Nämä voidaan jakaa viiteen keskeiseen piirteeseen, jotka ovat yhteisiä kaikissa suotuisia tuloksia saaneissa muutoksissa. Jos nämä tekijät otetaan käyttöön, digitaalinen muutos onnistuu 80-prosenttisesti. Mitä ne sitten ovat?
1. Selkeä integroitu strategia, jossa määritellään yksityiskohtaisesti, miltä menestys näyttää, ja etenemissuunnitelma sille, miten nämä tavoitteet saavutetaan
Nämä tavoitteet ovat yleensä yrityksen johdon ja keskeisten sidosryhmien määrittelemiä ja asettamia. He ovat ne, jotka määrittelevät, mitä he haluavat saavuttaa muutoksella, ja määrittelevät digitaaliset tavoitteet. Lisäksi on olemassa etenemissuunnitelma, jota kaikki voivat käyttää oppaana prosessin läpiviemisessä ja sen varmistamisessa, että kaikki osastot ovat linjassa. Strategiassa on kuitenkin varmistettava, että digitaalinen muutos todella vaikuttaa koko organisaatioon, eikä sitä siiloteta tietyille osastoille. Sen on oltava johdonmukainen yrityksen kokonaisstrategian kanssa ja siitä on tiedotettava selkeästi kaikille.
Lue myös: 9 sopimuksiin liittyvää oivallusta vuoteen 2024
2. Oikeat digitaaliset johtajat, esimiehet ja henkilöt oikeassa paikassa
Organisaatiomuutoksen yhteydessä on erittäin tärkeää, että oikeat ihmiset ovat oikeassa paikassa. Tämä pätee erityisesti digitaalisiin muutoksiin. Ruorissa on oltava osaavimmat ihmiset, jotka tuntevat teknologian, osaavat ihmisten johtamisen ja ovat huippusuorituskykyisiä. Kokemus on myös tässä yhteydessä ehdoton edellytys. Muutos- tai Digijohtaja, joilla on jo muutama muutos takanaan, parantavat huomattavasti mahdollisuuksia siihen, että transformaatio onnistuu hyvin. Koska tämä ei ole heidän ensimmäinen rodeonsa, he pystyvät valmentamaan ja opastamaan muita, jotta he eivät tekisi virheitä, joita he ovat nähneet ennenkin.
Tämä lahjakkuutta hyödyntävä kolmiportainen lähestymistapa antaa muutoksellesi sen uskottavuuden, jota muu organisaatio tarvitsee, jotta se voi pitää sitä oikeutettuna. Korkean suorituskyvyn yhdistäminen poikkeukselliseen organisaation johtamiseen ja digitaaliseen asiantuntemukseen parantaa huomattavasti muutoksen onnistumisen mahdollisuuksia.
3. Tehokas ja usein ylhäältä alaspäin tapahtuva viestintä, jolla varmistetaan sitoutuminen ja tiedotetaan edistymisestä
Digitaalinen muutos koskee kaikkia päivittäiseen työhön osallistuvia organisaation jäseniä sekä muita mahdollisia yrityksessä toimivia henkilöitä. Tämä edellyttää kuitenkin, että kaikki ottavat jonkin verran vastuuta hankkeista. Koska jos kaikilla on jonkinlainen omistajuus, he tuntevat osallistuneensa siihen. Tehokas viestintä on siis avainasemassa. Tämä alkaa organisaation huipulta aina alaspäin. Johtajien olisi sitouduttava muutokseen ja välitettävä luottamuksensa hankkeisiin ja aloitteisiin muulle yritykselle.
Tämä tarkoittaa säännöllisiä tapaamisia, kokouksia ja päivityksiä yrityksen kanssa perinteisiä ja uusia digitaalisia viestintävälineitä käyttäen. Jopa pyytämällä muilta työntekijöiltä, jotka eivät ole suoraan mukana tietyssä hankkeessa, heidän panostaan tai näkökulmaansa. Ketään ei pidä jättää pimentoon siitä, miten asia etenee, miltä se näyttää ja mitkä ovat muutoksen tavoitteet. Kyseessä on koko yritystä koskeva aloite, joten yrityksen pitäisi olla jollain tavalla mukana.
4. Epäonnistumisen hyväksymisen ja muutospositiivisen kulttuurin luominen
Kulttuuri on kiistatta tärkein osa onnistunutta digitaalista muutosta. Koska muutoksissa on päivitettävä yrityksen ajattelutapa ja samalla juurrutettava uusia ajattelutapoja, ei pelkästään uutta teknologiaa. Sekä työntekijöiden että johtajien on voitava tuntea olonsa mukavaksi työskennellä uusilla tavoilla ja uusilla välineillä sekä sopeutua siihen, että osa työstä digitalisoituu. Tämä alkaa tietysti hankkeen ja yrityksen johtajista ja päälliköistä. Jos he osoittavat halukkuutta muutokseen ja ketterää ajattelutapaa, se on hyvä esimerkki kaikille muille. He eivät voi pelätä epäonnistumista, erehtymistä tai virheiden tekemistä. Kyse on eturintaman johtamisesta, ja muutoksen hyväksyminen on olennainen osa sitä.
Se myös antaa työntekijöille mahdollisuuden olla aktiivisempia, luovempia ja ajatella laatikon ulkopuolelta. Epäonnistuminen on osa elämää, valitettava totuus, joka meidän kaikkien on hyväksyttävä. Se koskee myös työelämäämme. Voimme kuitenkin käyttää näitä puutteita oppimismahdollisuuksina. Jatkuvan oppimisen kulttuuri, epäonnistumisten hyväksyminen ja muutoksen hyväksyminen vaikuttavat organisaatioon. Se avaa kaikille uusia mahdollisuuksia ja ideoita ja poistaa aiemmat rajoitukset.
5. Digitaalisten välineiden ja taitojen käyttöönotto tulevaisuutta varten
Viimeinen muutosvoima on sellaisten digitaalisten työkalujen käyttöönotto, jotka luovat vankan perustan tulevaisuutta varten. Näistä digitaalisista välineistä alustoilla, esimerkiksi digitaalisen sopimushallinnan alustoilla, on keskeinen rooli asiakirjahallinnan tehostamisessa ja yhteistyön parantamisessa. Siihen kuuluu kuitenkin myös työntekijöiden täydennyskoulutus ja uuden kouluttaminen, jotta he ovat valmiita tulevaan. Heillä pitäisi olla tietotaitoa ja asianmukaiset valmiudet, jotka ovat linjassa muutoksen tavoitteiden kanssa. Vaikka joillakin aloilla marginaalinen muutos olisi erittäin riittävä kyseisessä hetkessä, tämä lisäys ei välttämättä kestä aikaa (esimerkiksi arkistoitujen asiakirjojen digitointi sen sijaan, että otettaisiin käyttöön arkistointiohjelmisto, joka lajittelee ja seuraa näitä asiakirjoja). Digitalisointi on lyhyen aikavälin ratkaisu “digitaalisuuden” saavuttamiseksi, kun taas työkalu itse asiassa parantaa prosessia ja on enemmän muutosta aikaansaava. Ja koska digitaalinen muutos on prosessi, ei päämäärä, näiden muutosten pitäisi olla pitkäikäisempiä.
Täydennyskoulutus on olennainen ajuri, jolla varmistetaan, että muutosprosessi toimii organisaation kannalta hyvin. Sekä vanhan toimintatavan että uuden digitaalisen toimintatavan välisen kuilun kurominen umpeen. Kun henkilö toimii tällaisena linkkinä, voi johtamisen organisatorinen asiantuntemus ja teknologian digitaalinen osaaminen edistää yhtälön molempia osapuolia. Näin on olemassa tukipiste, johon ihmiset voivat nojata tarvittaessa.
Esimerkkejä digitaalisesta muutoksesta
Vaikka me kaikki rakastammekin simppeleitä ratkaisuja, etenemissuunnitelmia ja helposti seurattavia oppaita ja esimerkkejä, digitaalinen muutos voi epäonnistua monella eri tavalla. Mikään niistä ei ole identtinen, mutta jos niissä on edellä mainittuja muutoksen ajureita, on todennäköistä, että ne päättyvät myönteisesti. Mutta miten digitaalinen transformaatio näkyy käytännössä?
Digitaaliset alustat työnteon tueksi
Digitaalinen muutos voi olla monen muotoinen. Varsinkin kun otetaan huomioon eri toimialoilla, sektoreilla ja yrityksissä esiintyvät muunnokset. Jotkut muutokset ovat yksinkertaisempia kuin toiset. Esimerkki yksinkertaisesta vaihtoehdosta on Winningtempin kaltaisen työkalun käyttöönotto. Kyseessä on digitaalinen alusta, jonka avulla voidaan mitata työntekijöiden tyytyväisyyttä ja saada pulssi organisaatiosta. Toinen esimerkki voisi olla siirtyminen paperisopimuksista digitaaliseen sopimushallintaan, jolloin avitetaan sopimusprosessin sujuvuutta.
Lue myös:
Ostoskärryt digitalisoituvat
Digitaalinen muutos mainitaan yleensä, kun puhutaan tavallisen kaupankäynnin siirtymisestä verkkoon. Ei ole mikään salaisuus, että COVID19-pandemia mullisti nopeasti perinteiset osto- ja myyntikäytännöt. Meidän oli pakko tehdä ostoksia digitaalisesti, sillä joissakin paikoissa fyysiset kaupat konkreettisesti suljettiin. Harvard Business Review -lehden tutkimuksen “Accelerating Transformation for a Post Covid-19 World” mukaan 90 prosenttia globaaleista johtajista sanoo, että koronavirus pakotti heidät nopeuttamaan digitaalista muutostaan. Niinpä yritykset keskittyivät parantamaan asiakkaidensa digitaalista ostokokemusta ja keskittyivät toimituspalveluihinsa, käynnistivät virtuaalisia myymälöitä, ottivat käyttöön virtuaalisia pukuhuoneita ja tekivät tuotteistaan laajemmin saatavilla olevia digitaalisessa ekosfäärissä sekä optimoivat digitaalisia kosketuspisteitään kuluttajiinsa.
Digitaalinen muutos ja sen vaikutukset
Digitaalisuus ja digitaalinen muutos ovat muotisanoja. Niitä heitellään kokouksissa ja asetetaan tavoitteiksi ilman varsinaista kontekstia. Vaikka näin onkin joissakin tapauksissa, digitaalisen muutoksen vaikutus on paljon konkreettisempi, jos se toteutetaan oikein.
Digitaalinen muutos tuo mukanaan merkittäviä vaikutuksia. Se antaa yrityksellesi digitaalisen osaamisen perustan ja valmistaa sitä tulevaisuutta varten. Se keksii uusia tapoja, joilla ajattelet ongelmanratkaisua. Aiempia rajoitteita ei enää oteta huomioon, koska rajoitettu ajattelutapa poistuu. Se luo organisaatioon uutta osaamista ja mahdollisuuksia jatkuvaan parantamiseen. Uusien ammattitaitoisten työntekijöiden lisääminen ja nykyisten työntekijöiden täydennyskoulutus antaa valmiudet ja tietotaidon valmistautua tulevaisuuden digitaaliseen työhön. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi ketterän projektinhallinnan sertifiointia. Sama koskee sellaisen teknologian käyttöönottoa, joka ei vanhene muutamassa vuodessa. Ketterämpi työskentely- ja ajattelutapa antaa mahdollisuuden hyödyntää teknologiaa monimutkaisempien ongelmien ratkaisemiseen ja uusiin haasteisiin vastaamiseen.
Kyse on todellakin arvosta. Digitaalinen muutos on tarkoitettu luomaan arvoa. Yritykselle, kuluttajalle tai koko yhteiskunnalle. Optimoimalla prosesseja, lisäämällä ketteryyttä ja juurruttamalla uutta ajattelutapaa ja kulttuuria tuotettu arvo on valuuttaa, joka voidaan jakaa.
Digitaalinen muutos ja tulevaisuus
On itsestään selvää, että nyt on aika digitalisoitua. On myös hieman ironista, että tarvittiin maailmanlaajuinen kriisi, jotta ihmiset viimein saatiin todella mukaan tähän liikkeeseen. Trendejä, jotka pyyhkäisevät ylitsemme ja määrittelevät menestyksen, kannattaa pitää silmällä. Ne saattavat näyttää jotakuinkin tältä:
- Tietoturva
- Hybridityö
- Automaatio
- Itsepalvelu
- Asiakaskeskeisyys
- Digitaalinen kaupankäynti
On varmasti muitakin trendejä, jotka nousevat, hiipuvat ja ilmestyvät ajan myötä. Tulevaisuutta on aina vaikea ennustaa. On kuitenkin helppo ennustaa, että digitaaliset muutostoimet ovat jatkossakin liiketoiminta-aloitteiden eturintamassa.
Luota prosessiin
Kuten aiemmin mainittiin, digitaalinen muutos ei ole lopputulos. Se on jatkuva prosessi. Uusi tapa ajatella, työskennellä ja toimia. Kyse on digitaalisten työkalujen hyödyntämisestä tehokkaampaan ja älykkäämpään työskentelyyn ja lisäarvon luomiseen. Lopputuotetta tai absoluuttista lopputulosta ei siis ole, sillä muutos kehittyy jatkuvasti, kun markkinoille tuodaan entistä kehittyneempiä työkaluja ja teknologiaa. Transformaation ajurit jättävät jälkensä lähes kaikkiin elämämme osa-alueisiin, niin henkilökohtaisiin kuin ammatillisiinkin. Tänään käynnissä oleva digitaalinen muutos ja sen monet muodot vaikuttavat syvällisesti huomiseen elämäämme. Niiden oikeanlainen implementointi on ratkaisevan tärkeää, jotta voimme varmistaa, että huomisen työ tehdään nykyistä paremmin.
