Din siste Request For Proposal (RFP) kan bli en av dine største kunder hvis du spiller kortene dine riktig med førsteklasses tilbudshåndtering! Tilbud kan opprettes når som helst i løpet av kundereisen. Selv etter at de er blitt kunder, kan du alltid oppgradere dem. Når alt kommer til alt, sparer du tid, energi og penger på å ha en god tilbudshåndtering.
Hvis bedriften din mottar mange tilbudsforespørsler (RFPs), bør teamet ditt bruke programvare for tilbudshåndtering til å skape, samarbeide om og gjennomføre ulike tilbud. Hvorfor det? Fordi dårlige data kan kaste bort opptil 546 timer av selgerens tid. Det finnes massevis av verktøy for dette. Så dropp papirtilbudene som fører til uorganisering, forvirring og til slutt avvisning.
1. Hva er et tilbud?
Husk på dette: Det er forskjell på en RFP og et tilbud.
En innkjøper vil sende inn en forespørsel (RFP )om tjenesten/produktet ditt. De vil stille spørsmål om ulike aspekter som tilbud, produktdifferensiering, pris og varianter. Målet med en RFP er å sammenligne og kontrastere fordelene ved konkurrentene i det samme markedet og få detaljert informasjon om tilbudet ditt.
Etter at en innkjøper har sendt inn en RFP, er det opp til leverandøren å utarbeide et tilbud. Formålet med tilbudet er å besvare alle spørsmålene som stilles, og å gi den informasjonen som etterspørres i anbudsinnbydelsen. Forslagene følger vanligvis formatet i bildet nedenfor. Hver del skal være så informativ som mulig, slik at innkjøperen kan ta en veloverveid beslutning om hvilket produkt han eller hun skal velge.
2. Prosess for utarbeidelse av tilbud
Når RFP-en er mottatt, er det på tide å utarbeide et tilbud som svar. Vanligvis er det salgsteamet som står for dette, og de samarbeider med andre i selskapet for å sikre at all informasjonen i tilbudet er korrekt. Markedsavdelingen kan hjelpe til, det samme kan produktavdelingen, Customer Success for å snakke om implementering osv.
Det er et teamarbeid å lage et forslag, og du vil at det skal være interessant.
For at partene skal være interessert, bør teamet ditt lage et tilbud som ikke går rundt grøten, men går rett på sak. Før du utarbeider tilbudet, må du finne ut nøyaktig hva selskapet er ute etter når de ber om et tilbud. Å kjenne selskapet hjelper deg med å ta en beslutning:
- Tilbudets tone
- Målinger å bruke
- Resonerende pain points
Et godt tilbud inneholder vanligvis følgende:
- Innledning: Her gir du potensielle kunder en oversikt over hva de kan forvente seg i tilbudet. Det omfatter grunnleggende informasjon om problemstillingen, løsningen, pris, fordeler, USP-er osv.
- Problemet: Produktet ditt løser et spesifikt problem i kundens bedrift eller liv. Tilbudet bør derfor definere hvem, hva, hvorfor og når.
- Hvem: Hvem sitt problem vil du løse?
- Hva: Hva er målet eller grunnen til at du skriver tilbudet?
- Hvorfor: Hvorfor vil leseren velge deg fremfor de andre konkurrentene i markedet? (Spill på dine styrker, også kalt USP-er.)
- Når: Hva er tidslinjen for dette prosjektet? Hvor lang tid vil det ta for dem å komme i gang med løsningen din? Gi dem en konkret tidsplan for når de kan forvente at løsningen vil løse problemene deres.
- Løsningen: Dette er den viktigste delen. Her gir du en detaljert beskrivelse av hvordan du vil løse problemet. Forklar hvorfor fordelene er større enn kostnadene og hvilke ressurser du trenger. Hjelp dem med å forestille seg en fremtid uten problemet, og forklar hvorfor tilbudet ditt er løsningen på problemet.
- Avslutningsvis: Avslutningen bør alltid være en rask oppsummering av løsningen din. Nevn prisen, takk leseren og kom med avsluttende argumenter for hvorfor leseren bør velge deg.
Les også: De 11 beste verktøyene for salgsstøtte å se opp for i 2024
3. Programvare for generering av tilbud
Programvare for tilbud gir teamet ditt muligheten til å lage vinnende tilbud med et klikk. Det gir deg mer tid til å fokusere på kjerneaktivitetene i bedriften, og gjør at tilbudene dine skiller seg ut fra konkurrentene. Med denne programvaren, som kan integreres i CRM-systemet eller andre verktøy i teknologipakken din, kan du utnytte de dataene du allerede har til å lage forslag uten å måtte starte fra bunnen av hver gang.
Hvis du ikke har automatisert prosessen med å lage tilbud ennå, kan Oneflow hjelpe deg.
Med Oneflow kan du lage digitale kontrakter og tilbud på bare noen minutter. Det er en fleksibel løsning som kan brukes i en rekke ulike situasjoner, og takket være at den er basert på samarbeid, fungerer den fantastisk som forslag. Hvis du for eksempel bruker Salesforce som CRM-system, kan du enkelt sende et tilbud direkte fra dashbordet. Det kan signeres, redigeres og arkiveres uten at du trenger å forlate Salesforce. Og dataene oppdateres automatisk i Salesforce.
4. Hva er en plan for tilbudshåndtering?
39 % av alle prosjekter mislykkes på grunn av dårlig planlegging. Det er nesten halvparten av alle prosjekter! Derfor trenger du en tilbudshåndteringsplan (PMP) for å skape en arbeidsflyt som sikrer at alle er på bølgelengde, og at ingen frister eller mål overskrides.
En PMP er en veiledning som beskriver hva alle som er involvert i utarbeidelsen av tilbud, skal gjøre. For en proposal manager betyr det at alt skal legges inn i en handlingsplan. Alle involverte bør vite hva som er deres ansvar, hvilke tidsfrister som gjelder, og hvis det oppstår problemer, må de kommunisere dette tydelig.
Gode tips for en effektiv PMP:
- Lag en PMP-mal som kan redigeres og brukes etter behov.
- Sørg for at alle er samkjørte og vet hva som er deres ansvar.
- Fjern all sjargongen fra PMP-en for å få frem poenget og unngå kommunikasjonsbrister.
Les også: Automatisering av kontrakter: En komplett guide
5. Proposal Management Process (PMP)
Prosessen for tilbudshåndtering bør være basert på beste praksis og fungere som en skisse for teamet som skriver tilbud.
Her er stegene i prosessen:
- Mulighet/ikke lukrativt
Your business serves a specific need. Before you create a plan, work out how your product will benefit them if they choose to go with you.
- Planlegg tilbudet ditt
Dette handler om hva, når og hvordan for hvert enkelt teammedlem som er involvert i utarbeidelsen av tilbudet.
- Oppstartsmøte
Du må dele planen din og sørge for at alle er enige om hvordan ting skal foregå. Du trenger dette møtet for å informere og introdusere formålet med tilbudet.
Et godt råd: Lag møtereferater for fraværende teammedlemmer, og gjenta de viktige punktene for alle andre.
- Generering av tilbud
Sett tonen i tilbudet, definer ressursene, gå gjennom det, foreslå endringer og ferdigstill det som et team.
- Sende ut/følge med på fremdriften
Send tilbudene til potensielle kunder. Når prospektet har mottatt det, må du spore fremdriften, analysere endringer og e-signere forslagskontrakter hvis de er godkjent.
6. Proposal Management Software (PMS)
Programvare for tilbudshåndtering som Oneflow forkorter salgssyklusen og hjelper deg med å lukke avtaler raskere. Med en programvare for tilbudshåndtering får du en plattform der alle tilbudene dine ligger, og der du kan opprette nye tilbud fra maler avhengig av situasjonen. Du kan også forhandle inne i forslaget, gjøre endringer i sanntid, legge igjen kommentarer og svare på spørsmål fra leseren, alt i sanntid. Programvaren gir deg mer fleksibilitet i løpet av tilbudsprosessen.
Du kan spore oppdateringene dine og skape en tilbudsflyt som fungerer innenfor de prosessene du allerede bruker. Oneflow integreres enkelt med verdens mest populære plattformer som Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics og Google. Hvis du bruker noe annet, er det ikke noe problem. Takket være et åpent API kan Oneflow integreres med hva som helst.
7. Skap stadig nye tilbud med Oneflow
Tilbud er en nødvendighet for de fleste bedrifter. Hvis du har en salgsavdeling, må du utarbeide tilbud. Selv om du ikke har det, trenger du dem likevel.
Oneflow kan hjelpe deg med å automatisere denne prosessen slik at du kan lage tilbud som passer enhver bedrifts behov. Alle involverte kan følge med på fremdriften og motta oppdateringer i sanntid. Det gjør det enklere og mer strømlinjeformet å samarbeide under tilbudsprosessen. Avtaler som tidligere falt mellom to stoler på grunn av misforståelser, hører fortiden til. Det blir enklere å få et “ja” på forslagene dine.
Når du har et stort utvalg av maler å velge mellom, har du et arkiv som du kan gå tilbake til når du trenger det. Du trenger aldri mer å lage et forslag fra bunnen av.
Finn ut hvordan du kan forbedre tilbudsflyten din her.
