Je laatste Request For Proposal (RFP) lead kan een van je grootste klanten worden als je je kaarten goed uitspeelt met offerte management van topkwaliteit! Offertes kunnen op elk moment van het kooptraject worden aangemaakt. Zelfs als ze al klant zijn, kun je ze altijd opwaarderen. Als het erop aankomt, zal een goed voorstelbeheer je tijd, energie en geld besparen.
Als je bedrijf veel RFP’s ontvangt, moet je team proposal management software gebruiken om verschillende voorstellen te maken, samen te werken en uit te voeren. Waarom? Omdat slechte gegevens tot 546 uur van de tijd van je verkoper kunnen verspillen. Het is 2022, en er zijn tonnen hulpmiddelen voor. Dus dump de papieren voorstellen die leiden tot desorganisatie, verwarring en uiteindelijk afwijzing.
Wil je je voorstellen verbeteren? Deze gids is voor jou. Dit is wat we behandelen:
- Wat is een voorstel?
- Proces van het maken van een voorstel
- Software voor het maken van voorstellen
- Wat is een voorstelbeheersplan?
- Proces voor voorstelbeheer (PMP)
- Software voor voorstelbeheer (PMS)
- Altijd groene voorstellen maken met Oneflow
1. Wat is een voorstel?
Houd in gedachten: Een RFP en een voorstel zijn verschillend.
Een inkoper stelt een RFP op voor jouw dienst/product. Ze zullen vragen stellen over verschillende aspecten zoals aanbiedingen, productdifferentiatie, prijs en varianten. Hun doel voor een RFP is om het voordeel van concurrenten in dezelfde markt te vergelijken en te contrasteren en jouw aanbod in detail te kennen.
Maar nadat een inkoper een RFP heeft opgesteld, is het vervolgens aan de verkoper of leverancier om een voorstel te maken. Het voorstel moet alle gestelde vragen beantwoorden en voldoen aan de informatie die in de RFP wordt gevraagd. Voorstellen volgen meestal het formaat in de afbeelding hieronder. Elk onderdeel is zo informatief mogelijk, zodat de koper een weloverwogen beslissing kan nemen over welk product hij zal kiezen.
2. Proces van voorstellen maken
Nadat de RFP is ontvangen, is het tijd om een voorstel te maken als antwoord. Meestal wordt dit gedaan door het verkoopteam, dat samenwerkt met anderen in het bedrijf om ervoor te zorgen dat alle informatie in het voorstel juist is. Marketing kan helpen, net als de productmensen, Customer Success om te praten over de implementatie, enz.
Het is een teamprestatie om een voorstel te maken en je wilt dat het interessant is.
Dus om de partijen geïnteresseerd te houden, moet je team een voorstel maken dat er niet omheen draait en direct ter zake komt. Voordat je je voorstel maakt, moet je uitzoeken wat een bedrijf precies zoekt als het om een voorstel vraagt. Kennis van het bedrijf helpt je beslissen:
- De toon van het voorstel
- Te gebruiken statistieken
- Resonerende pijnpunten
Een goed voorstel bevat over het algemeen het volgende:
- Inleiding: Hier geef je je prospect een overzicht van wat ze in het voorstel kunnen verwachten. Het omvat de basisinformatie over het probleem, de oplossing, de prijs, de voordelen, de USP’s, enz.
- Het probleem: Je product lost een specifiek probleem op in het bedrijf of leven van de klant. Daarom moet je voorstel definiëren – wie, wat, waarom en wanneer.
- Wie: Wiens probleem ga je oplossen?
- Wat: Wat is het doel of de reden voor het schrijven van je voorstel?
- Waarom: Waarom zou de lezer jou kiezen boven de andere concurrenten op de markt? (Speel in op je sterke punten, ook wel USP’s genoemd).
- Wanneer: Wat is het tijdschema voor dit project? Hoe lang duurt het voordat ze met jouw oplossing aan de slag kunnen? Geef ze een concrete tijdslijn van wanneer ze kunnen verwachten dat hun problemen door jouw oplossing zijn opgelost.
- Oplossing: Dit is het belangrijkste deel. Hier geef je een gedetailleerde beschrijving van hoe je het probleem gaat oplossen. Leg uit waarom de voordelen opwegen tegen de kosten en welke middelen je nodig hebt. Help hen zich de toekomst voor te stellen zonder het probleem, en leg hen uit waarom jouw aanbod de oplossing is voor hun probleem.
- Concluderend: De conclusie moet altijd een snelle samenvatting zijn van je oplossing. Noem de prijs, bedank de lezer, en geef je slotargumenten over waarom ze jou zouden moeten kiezen.
3. Software voor het genereren van voorstellen
Proposal software geeft je team de mogelijkheid om met een muisklik winnende voorstellen te maken. Het geeft je meer tijd om je te richten op de kernactiviteiten van je bedrijf en helpt je voorstellen zich te onderscheiden van de rest van de concurrentie. Met deze software die integreert in je CRM of andere tools in je tech stack, kun je gebruik maken van de huidige gegevens die je hebt om gemakkelijk voorstellen te maken zonder elke keer opnieuw te moeten beginnen.
Als je je proces voor het maken van voorstellen nog niet hebt geautomatiseerd, lees je hier hoe Oneflow kan helpen.
Met Oneflow kun je in luttele minuten digitale contracten en voorstellen maken. Ze zijn een flexibele oplossing die in allerlei situaties kan worden gebruikt, en werken fantastisch als voorstellen dankzij hun collaboratieve aard. Als je bijvoorbeeld werkt met Salesforce als je CRM, kun je gemakkelijk een voorstel rechtstreeks vanuit je dashboard versturen. Je kunt het ondertekenen, bewerken en archiveren zonder Salesforce te hoeven verlaten. En de gegevens worden automatisch bijgewerkt in Salesforce.
4. Wat is een offerte managementplan?
39% van de projecten mislukt door slechte planning. Dat is bijna de helft van alle projecten! Daarom heb je een proposal management plan (PMP) nodig om een workflow te creëren die ervoor zorgt dat iedereen op één lijn zit, en dat er geen deadlines of doelen worden gemist.
Een PMP is een gids waarin staat wat iedereen die betrokken is bij het maken van offertes moet doen. Voor een proposal manager betekent dat alles vastleggen in een uitvoerbaar plan. Alle betrokkenen moeten weten wat hun verantwoordelijkheden zijn, wat de deadlines zijn en als er problemen zijn, moeten ze dat duidelijk communiceren.
Pro tips voor een effectief PMP:
- Maak een PMP-sjabloon dat naar behoefte kan worden bewerkt en gebruikt.
- Zorg ervoor dat iedereen op één lijn zit en weet wat hun verantwoordelijkheden zijn.
- Verwijder al het jargon uit je PMP om het punt over te brengen en communicatiekloven te voorkomen.
Read also: 5 benefits of contract management that will boost your business
5. Proces voor offerte management (PMP)
Je offerte management proces moet gebruik maken van de beste praktijken en werken als een schets voor het team dat het voorstel schrijft.
Hier zijn de stappen in het proces:
- Gelegenheid/Niet-lucratief
Je bedrijf voorziet in een specifieke behoefte. Voordat je een plan maakt, werk je uit hoe jouw product hen ten goede zal komen als ze met jou in zee gaan.
- Plan your proposal
This is all about the what, when, and how for each team member involved in creating the proposal.
- Plan je offerte
Dit gaat over het wat, wanneer en hoe voor elk teamlid dat betrokken is bij het maken van de offerte.
Protip: Maak notulen van de vergadering voor afwezige teamleden en herhaal de belangrijke punten voor alle anderen.
- Offertes maken
Zet de toon van je voorstel, bepaal de middelen, bekijk het, stel wijzigingen voor, en werk het als team af.
- Versturen/Voortgang volgen
Stuur je offertes naar je prospects. Zodra je prospect het ontvangt, moet je de voortgang bijhouden, wijzigingen analyseren, en voorstel contracten e-handtekenen als ze zijn goedgekeurd.
6. Software voor offerte management (PMS)
Software voor offerte management zoals Oneflow verkort je verkoopcyclus en helpt je sneller deals te sluiten. Met Proposal Management Software heb je een platform waar al je voorstellen op staan, en waar je afhankelijk van de situatie nieuwe voorstellen uit sjablonen kunt maken. Je kunt ook in het voorstel onderhandelen, live wijzigingen aanbrengen, opmerkingen achterlaten en ingaan op de vragen van je lezer, allemaal in realtime. De software creëert meer flexibiliteit voor je tijdens het voorstelproces.
Je kunt je updates bijhouden en een voorstelstroom creëren die werkt binnen de processen die je al gebruikt. Oneflow integreert gemakkelijk met ‘s werelds meest populaire platforms zoals Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics en Google. Gebruik je iets anders, dan is dat geen probleem. Dankzij een open API kan Oneflow overal mee integreren.
7. Maak altijd groene offertes met Oneflow
Offerte management is een noodzaak voor de meeste bedrijven. Als je een verkoopafdeling hebt, moet je offertes maken. Zelfs als je dat niet hebt, heb je ze nog steeds nodig.
Oneflow kan je helpen dit proces te automatiseren om voorstellen te maken die passen bij de behoeften van elk bedrijf. Alle betrokkenen zullen de voortgang kunnen volgen en real-time updates over het voorstel ontvangen. Het maakt een eenvoudigere en meer gestroomlijnde samenwerking tijdens het voorstelproces mogelijk. Die deals die vroeger door miscommunicatie door de mand vielen, behoren tot het verleden. Het wordt gemakkelijker om een “Ja” te krijgen op je offertes.
Een overvloed aan sjablonen waaruit je kunt kiezen betekent dat je een opslagplaats hebt waar je op elk moment naar terug kunt grijpen. Je hoeft nooit meer een offerte vanaf nul op te stellen.
Ontdek hier hoe je je offerte management kunt verbeteren.
