Ditt senaste förfrågningsunderlag kan bli en av dina största kunder om du spelar dina kort rätt med en högklassig offerthantering! Offerter kan skapas när som helst under köparens resa. Även efter att de har blivit kunder kan du alltid uppgradera dem. När det kommer till kritan sparar du tid, energi och pengar genom att ha en ordentlig offerthantering.
Om ditt företag får många förfrågningsunderlag bör ditt team använda programvara för offerthantering för att skapa, samarbeta och genomföra olika offerter. Varför? Eftersom dåliga data kan slösa upp till 546 timmar av din säljares tid. Det är 2022, och det finns massor av verktyg för detta. Så dumpa pappersofferterna som leder till desorganisation, förvirring och i slutändan avslag.
Vill du förbättra dina offerter? Den här guiden är till för dig.
1. Vad är en offert?
Tänk på: Ett förfrågningsunderlag och en offert är olika.
En köpare kommer att göra ett förfrågningsunderlag för din tjänst/produkt. De kommer att ställa frågor om olika aspekter som erbjudanden, produktdifferentiering, pris och varianter. Deras mål med ett förfrågningsunderlag är att jämföra och kontrastera fördelarna med konkurrenterna på samma marknad och känna till ditt erbjudande i detalj.
Men efter att en köpare tagit upp ett RFP är det sedan upp till säljaren eller leverantören att skapa en offert. Offerten ska syfta till att besvara alla de frågor som ställts och tillgodose den information som efterfrågas i förfrågningsunderlaget. Offerten följer vanligtvis formatet i bilden nedan. Med varje avsnitt så informativt som möjligt så att köparen kan fatta ett välgrundat beslut om vilken produkt de ska välja.
2. Processen för att ta fram en offert
När förfrågningsunderlaget har mottagits är det dags att skapa en offert som svar. Vanligtvis faller detta på säljteamet som samarbetar med andra runt om i företaget för att se till att all information i offerten är korrekt. Marknadsföringen kan hjälpa till, liksom produktpersonalen, Customer Success för att tala om genomförandet osv.
Det är ett lagarbete att skapa en offert och du vill att det ska vara intressant.
Så för att hålla parterna intresserade bör ditt team skapa en offert som går rakt på sak. Innan du skapar din offert måste du ta reda på exakt vad ett företag letar efter när de ber om en offert. Att känna till företaget hjälper dig att fatta beslut:
- Offertens ton
- Metrics att använda
- Resonerande pain points
En bra offert innehåller i regel följande:
- Inledning: Det är här du ger dina kunder en översikt över vad de kan förvänta sig av offerten. Den omfattar grundläggande information om problemet, lösningen, priset, fördelarna, de unika fördelarna osv.
- Problemet: Din produkt löser ett specifikt problem i kundens verksamhet eller liv. Därför bör din offert definiera vem, vad, varför och när.
- Vem: Vems problem löser du?
- Vad: Vad är målet eller anledningen till att du skriver din offert?
- Varför: Varför skulle läsaren välja dig framför andra konkurrenter på marknaden? (Utnyttja dina styrkor, även kallade USP:er.)
- När: Hur ser tidsplanen för projektet ut? Hur lång tid kommer det att ta för dem att komma igång med din lösning? Ge dem en konkret tidsplan för när de kan förvänta sig att deras problem kommer att lösas med din lösning.
- Lösning: Detta är den viktigaste delen. Här ger du en detaljerad beskrivning av hur du ska lösa problemet. Förklara varför fördelarna överväger kostnaderna och vilka resurser du behöver. Hjälp dem att föreställa sig en framtid utan problemet och förklara för dem varför ditt erbjudande är lösningen på deras problem.
- Avslutningsvis: Slutsatsen ska alltid vara en kort sammanfattning av din lösning. Nämn priset, tacka läsaren och ge dina avslutande argument för varför de ska välja dig.
Läs också: De 11 bästa verktygen för säljstöd att ha koll på 2023
3. Programvara för offertgenerering
Programvara för offerter ger ditt team möjlighet att skapa vinnande offerter genom att klicka på musen. Det ger dig mer tid att fokusera på kärnverksamheten i ditt företag och hjälper dina offerter att sticka ut från resten av konkurrenterna. Med denna programvara som integreras i ditt CRM eller andra verktyg i din tekniska stack kan du utnyttja de aktuella data du har för att enkelt skapa offerter utan att behöva börja om från början varje gång.
Om du ännu inte har automatiserat din process för att skapa offerter, kan Oneflow hjälpa dig.
Med Oneflow kan du skapa digitala avtal och offerter på bara några minuter. De är en flexibel lösning som kan användas i en mängd olika situationer och fungerar utmärkt som offerter tack vare sin samarbetsförmåga. Om du till exempel arbetar med Salesforce som CRM kan du enkelt skicka en offert direkt från din instrumentpanel. Det kan signeras redigeras och sedan arkiveras, allt utan att du behöver lämna Salesforce. Och uppgifterna uppdateras automatiskt i Salesforce.
4. Vad är en proposal management plan?
39 % av projekten misslyckas på grund av dålig planering. Det är nästan hälften av alla projekt! Det är därför du behöver en proposal management plan (PMP) för att skapa ett arbetsflöde som ser till att alla är överens och att inga deadlines eller mål missas.
En PMP är en guide som anger vad alla som är involverade i att skapa offerter måste göra. För en offertansvarig innebär det att allting ska läggas ner i en handlingsplan. Alla inblandade bör veta vilka ansvarsområden de har, vilka deadlines som gäller och om det uppstår problem måste de kommunicera detta tydligt.
Pro tips för en effektiv PMP:
- Skapa en PMP-mall som kan redigeras och användas vid behov.
- Se till att alla är överens och vet vad deras ansvarsområden är.
- Ta bort all jargong från din PMP för att få fram vad du vill säga och undvika brister i kommunikationen.
Läs också: 5 fördelar med automatiserad avtalshantering som kommer att stärka ditt företag
5. Proposal Management Process (PMP)
Din proposal management process bör använda bästa praxis och fungera som en översikt för teamet som skriver offerterna
Här är stegen i processen:
- Möjlighet/icke lukrativ
Din verksamhet tillgodoser ett specifikt behov. Innan du skapar en plan ska du ta reda på hur din produkt kommer att gynna dem om de väljer att gå med dig.
- Planera din offert
Det handlar om vad, när och hur varje gruppmedlem som deltar i utarbetandet av offerten ska göra.
- Kick-off möte
Du måste dela med dig av din plan och se till att alla är överens om hur saker och ting ska gå till. Du behöver detta möte för att informera och presentera syftet med offerten.
Protip: Skapa mötesprotokoll för frånvarande teammedlemmar och upprepa de viktiga punkterna för alla andra.
- Generering av offert
Ange tonen i offerten, definiera resurserna, granska det, föreslå ändringar och slutför det tillsammans med teamet.
- Skicka ut/uppföljning av framsteg
Skicka dina offerter till dina potentiella kunder. När prospektet har fått det måste du följa utvecklingen, analysera ändringar och e-signera offertavtalet om det har godkänts.
6. Proposal Management Software (PMS)
Proposal management software som Oneflow förkortar din försäljningscykel och hjälper dig att avsluta affärer snabbare. Med en programvara för offerthantering får du en plattform där alla dina offerter finns och där du kan skapa nya offerter från mallar beroende på situationen. Du kan också förhandla inne i offerten, göra live-redigeringar, lämna kommentarer och svara på läsarens frågor, allt i realtid. Programvaran skapar mer flexibilitet för dig under offertprocessen.
Du kan spåra dina uppdateringar och skapa ett offertflöde som fungerar inom de processer du redan använder. Oneflow integreras enkelt med världens mest populära plattformar som Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics och Google. Om du använder något annat är det ingen fara. Tack vare ett öppet API kan Oneflow integreras med vad som helst.
7. Skapa ständigt nya offerter med Oneflow
Offerter är en nödvändighet för de flesta företag. Om du har en försäljningsavdelning måste du skapa offerter. Även om du inte har det behöver du dem.
Oneflow kan hjälpa dig att automatisera denna process för att skapa offerter som passar alla företags behov. Alla inblandade kommer att kunna följa utvecklingen och få uppdateringar i realtid om offerten. Det möjliggör ett enklare och mer strömlinjeformat samarbete under offertprocessen. De affärer som tidigare föll mellan stolarna tack vare missförstånd kommer att tillhöra det förflutna. Det kommer att bli lättare att få ett “ja” på dina offerter.
Att ha en uppsjö av mallar som du kan välja mellan innebär att du har ett arkiv som du kan gå tillbaka till närhelst det behövs. Du kommer aldrig att behöva skapa en offert från grunden igen.
Ta reda på hur du kan förbättra ditt offertflöde här.
