Viimeisimmästä tarjouspyyntöä tiedustelleesta liidistä voi tulla yksi suurimmista asiakkaistasi, jos pelaat korttisi oikein ja käytät huippuluokan tarjoushallintaa! Tarjouksia voidaan luoda milloin tahansa ostajan matkan aikana. Jopa sen jälkeen, kun he ovat asiakkaita, voit aina päivittää tarjoustasi. Loppujen lopuksi toimiva tarjoushallinta säästää aikaa, energiaa ja rahaa.
Jos yrityksesi saa paljon tarjouspyyntöjä, tiimisi tulisi käyttää tarjousten hallinnan ohjelmistoa erilaisten dokumenttien luomiseen, yhteistyöhön ja implementointiin. Huonot tiedot voivat tuhlata jopa 546 tuntia myyjiesi aikaa. Tähän prosessiin on olemassa valtavasti työkaluja. Hylkää siis paperiset tarjoukset, jotka johtavat epäjärjestykseen, sekavuuksiin ja pahimmassa tapauksessa hylkäämiseen.
Haluatko parantaa tarjouksiasi? Siinä tapauksessa tämä opas on sinua varten! Käsitellään seuraavaksi näitä teemoja:
- Mikä tarjous oikein on?
- Tarjouksen luontiprosessi
- Ohjelmistot tarjousten luontiin
- Mikä on tarjousten hallinnan suunnitelma?
- Tarjousten hallinnan prosessi
- Tarjousten hallinnan ohjelmisto
- Tarjousten luonti Oneflown avulla
1. Mikä tarjous oikein on?
Muista, että tarjouspyyntö ja tarjous ovat kaksi eri asiaa.
Ostaja tekee tarjouspyynnön palvelustasi/tuotteestasi. Hän kysyy kysymyksiä eri näkökohdista, kuten hinnoittelusta, tuotteen personoinnista ja erilaisista vaihtoehdoista. Tarjouspyynnön tavoitteena on vertailla eri kilpailijoiden tarjouksia samoilla markkinoilla ja saada yksityiskohtaista tietoa.
Sen jälkeen kun ostaja on esittänyt tarjouspyynnön, myyjän tai toimittajan tehtävänä on kuitenkin laatia vastatarjous. Siinä pyritään vastaamaan kaikkiin esitettyihin kysymyksiin ja täyttämään tarjouspyynnössä pyydetyt tiedot. Tarjoukset noudattavat yleensä alla olevan kuvan mukaista muotoa. Jokainen osio on mahdollisimman informatiivinen, jotta ostaja voi tehdä valistuneen päätöksen valitsemastaan tuotteesta.
2. Tarjouksen luontiprosessi
Kun tarjouspyyntö on vastaanotettu, on aika laatia tarjous. Tyypillisesti tämä kuuluu myyntitiimille, joka tekee yhteistyötä muiden yrityksen työntekijöiden kanssa varmistaakseen, että kaikki sen sisältämät tiedot ovat oikeita. Markkinointi voi auttaa, samoin tuotehenkilöstö, asiakastuki, jne.
Tarjouksen laatiminen on tiimityötä, ja sen halutaan olevan kiinnostava.
Jotta osapuolet pysyisivät kiinnostuneina, tiimisi olisi laadittava tarjous, jossa ei kierrellä ja kaarrella, vaan mennään suoraan asiaan. Ennen tämän laatimista sinun on selvitettävä, mitä yritys tarkalleen ottaen etsii. Yrityksen tunteminen auttaa sinua päättämään seuraavat asiat:
- Ehdotuksen sävy
- Käytettävät mittarit
- Resonoivat kipupisteet
Hyvä ehdotus sisältää yleensä seuraavat osiot:
- Johdanto: Tässä annat mahdolliselle asiakkaallesi yleiskatsauksen siitä, mitä he voivat odottaa tarjoukseltasi. Se kattaa perustiedot ongelmasta, ratkaisusta, hinnasta, hyödyistä, USP:stä jne.
- Ongelma: Tuotteesi ratkaisee tietyn ongelman asiakkaan liiketoiminnassa tai elämässä. Näin ollen tarjouksessasi olisi määriteltävä kuka, mitä, miksi ja milloin.
- Kuka: Kenen ongelman aiot ratkaista?
- Mikä: Mikä on tarjouksen tavoite tai syy sen tekemiselle?
- Miksi: Miksi lukija valitsisi sinut muiden markkinoilla olevien kilpailijoiden sijaan? (Käytä vahvuuksiasi eli USP:täsi.)
- Milloin: Mikä on hankkeen aikataulu? Kuinka kauan kestää, ennen kuin ostaja pääsee käyttämään ratkaisuasi? Anna heille konkreettinen aikataulu siitä, milloin he voivat odottaa ratkaisusi ratkaisevan heidän ongelmansa.
- Ratkaisu: Tämä on tärkein osa. Tässä annat yksityiskohtaisen kuvauksen siitä, miten aiot ratkaista ongelman. Selitä, miksi hyödyt ovat suuremmat kuin kustannukset ja mitä resursseja tarvitset. Auta asiakasta kuvittelemaan tulevaisuus ilman ongelmaa ja selitä heille, miksi tarjouksesi on ratkaisu tähän.
- Tiivistelmä: Johtopäätöksen tulisi aina olla nopea yhteenveto ratkaisustasi. Mainitse hinta, kiitä lukijaa ja esitä loppupuheenvuorosi siitä, miksi hänen pitäisi valita sinut.
Lue myös: 11 parasta työkalua myynnin tehostamiseen vuodelle 2024
3. Ohjelmistot tarjousten luontiin
Tarjousohjelmisto antaa tiimillesi mahdollisuuden luoda voittavia ehdotuksia muutamalla klikkauksella. Se antaa sinulle enemmän aikaa keskittyä yrityksesi ydintoimintoihin ja auttaa tarjouksiasi erottumaan muista kilpailijoista. Tämän CRM:ään tai muihin työkaluihin integroituvan ohjelmiston avulla voit hyödyntää nykyisiä tietojasi ja luoda tarjouksia helposti ilman, että sinun tarvitsee joka kerta aloittaa alusta.
Jos et ole vielä automatisoinut tarjousten luomisprosessia, Oneflow voi auttaa tässä.
Oneflown avulla voit luoda digitaalisia sopimuksia ja tarjouksia muutamassa minuutissa. Se on joustava ratkaisu, jota voidaan käyttää monissa eri tilanteissa, ja tarjoukset rakennetaan sujuvasti yhteistoiminnallisen luonteen ansiosta. Jos esimerkiksi käytät CRM:näsi Salesforcea, voit helposti lähettää tarjouksen suoraan Salesforcesta. Sitä voidaan muokata ja se voidaan allekirjoittaa ja arkistoida ilman, että sinun tarvitsee poistua Salesforcesta. Ja kaikki tiedot päivittyvät automaattisesti Salesforcen sisällä.
4. Mikä on tarjousten hallinnan suunnitelma?
39 prosenttia hankkeista epäonnistuu huonon suunnittelun vuoksi. Se on lähes puolet kaikista hankkeista! Siksi tarvitset tarjousten hallintasuunnitelman (Proposal Management Plan, PMP), jolla luot työnkulun, jolla varmistetaan, että kaikki ovat linjassa keskenään ja että määräaikoja tai tavoitteita ei ylitetä.
PMP on opas, jossa määritellään, mitä kaikkien tarjouksen laatimiseen osallistuvien on tehtävä. Työtä valvovan henkilön kannalta se tarkoittaa, että kaikki on kirjattava toimintasuunnitelmaan. Kaikkien asianosaisten on tiedettävä, mitkä ovat heidän vastuualueensa ja mitkä ovat määräajat, ja jos ongelmia ilmenee, niistä on ilmoitettava selkeästi.
Ammattilaisten vinkit tehokkaaseen tarjousten hallintaan:
- Luo selkeä tarjousten hallinnan suunnitelma, jota voidaan muokata ja käyttää tarpeen mukaan.
- Varmista, että kaikki ovat samassa linjassa ja tietävät, mitkä ovat heidän vastuualueensa.
- Poista kaikki jargon suunnitelmastasi, jotta saat asiasi perille ja vältät viestinnälliset puutteet.
Lue myös: Opas sopimusautomaatiosta
5. Tarjousten hallinnan prosessi
Tarjousten hallinnointiprosessissa voidaan käyttää parhaita käytäntöjä, ja sen olisi toimittava suuntaviivana tarjouksia laativille henkilöille.
Tässä ovat prosessin vaiheet:
- Mahdollisuus vai epätuottoisa diili?
Yrityksesi palvelee tiettyä tarvetta. Ennen kuin laadit suunnitelman, selvitä, miten tuotteesi hyödyttää asiakkaita, jos he valitsevat sinut.
- Suunnittele tarjous
Tässä on kyse siitä, mitä, milloin ja miten kukin ehdotuksen laatimiseen osallistuva tiimin jäsen tekee.
- Aloituspalaveri
Sinun on jaettava suunnitelmasi ja varmistettava, että kaikki ovat samaa mieltä siitä, miten asiat etenevät. Tässä kokouksessa sinun on tiedotettava ja esiteltävä tarjouksen tarkoitus.
Vinkki: Laadi kokouspöytäkirjat poissaolevia tiimin jäseniä varten ja toista tärkeät kohdat myös muiden luettaviksi.
- Tarjouksen laatiminen
Päättäkää sävy, määritelkää resurssit, tarkistakaa, ehdottakaa muokkauksia ja viimeistelkää tarjous tiiminä.
- Lähetä / Seuraa edistymistä
Lähetä tarjouksesi vastapuolen tarkasteltavaksi. Kun prospektisi on vastaanottanut sen, sinun on seurattava edistymistä, analysoitava muutoksia ja lopulta allekirjoitettava sopimus sähköisesti, mikäli se hyväksytään.
6. Tarjousten hallinnan ohjelmisto
Oneflown kaltainen tarjousten hallinnan ohjelmisto lyhentää myyntisykliä ja auttaa sinua klousaamaan sopimuksia nopeammin. Tarjousten hallinnan ohjelmisto antaa sinulle alustan, jossa kaikkia tarjouksia ja sopimuksia säilytetään, ja jossa voit luoda uusia tarjouksia valmiista malleista tilanteen mukaan. Sen avulla voit myös neuvotella suoraan tarjousdokumentilla, tehdä reaaliaikaisia muokkauksia, jättää kommentteja sekä vastata kysymyksiin. Ohjelmisto luo sinulle lisää joustavuutta tarjousten tekoprosessin aikana.
Voit seurata päivityksiä ja luoda työnkulun, joka toimii jo käyttämiesi prosessien puitteissa. Oneflow integroituu helposti maailman suosituimpiin alustoihin, kuten Salesforceen, HubSpotiin, Microsoft Dynamicsiin ja Googleen. Avoimen API:n ansiosta voit integroida sen myös mihin tahansa muuhun ohjelmistoon.
7. Tarjousten luonti Oneflown avulla
Tarjoukset ovat välttämättömiä useimmille yrityksille. Jos sinulla on myyntitiimi, sinun on laadittava tarjouksia.
Oneflow voi auttaa sinua automatisoimaan tämän prosessin ja luomaan tarjouksia, jotka sopivat minkä tahansa yrityksen tarpeisiin. Kaikki asianosaiset voivat seurata sopimuksen edistymistä ja saada reaaliaikaisia päivityksiä. Se mahdollistaa helpomman ja virtaviivaisemman yhteistyön tarjousprosessin aikana. Ne sopimukset, jotka aiemmin jäivät tekemättä väärinymmärrysten tai muiden virheiden vuoksi, ovat mennyttä aikaa.
Oneflowssa sinulla on lukuisia asiakirjamalleja, joista voit valita, ja sinulla on arkisto, johon voit palata aina tarvittaessa. Sinun ei tarvitse enää koskaan luoda tarjousta tyhjästä.
Selvitä täältä, miten voit parantaa omaa tarjousprosessiasi.