Skip to content

Elektronisk signatur: Fordelene og hvordan det fungerer

Hva er en elektronisk signatur?

En elektronisk signatur er en kostnadseffektiv og sikker måte å få elektroniske dokumenter signert raskt. E-signaturer er juridisk bindende i de aller fleste land rundt om i verden og kan ha samme tyngde og rettsvirkning som en håndskrevet signatur.

Elektroniske signaturer er som regel juridisk bindende, men det avhenger av hvor du bor. Finn ut alt du trenger å vite her.

E-signaturer kan også være forskjellige fra digitale signaturer – hvis du vil vite mer om forskjellen mellom elektroniske signaturer og digitale signaturer, kan du klikke her.

De ulike typene e-signaturer

Oneflow tilbyr både enkle (SES) og avanserte elektroniske signaturer (AdES). Den enkle e-signaturen finnes i mange former, blant annet følgende:

Standard e-signatur

Dette er den mest brukte formen for elektronisk signatur, der du signerer ved å klikke på en knapp via en privat, kryptert lenke.

Oneflow electronic signatures Standard e-signature
Standard e-signatur

SMS eller tekstmelding

Hvis du velger å signere med SMS eller tekstmelding, vil underskriveren motta en SMS med en 6-sifret kode som han/hun bruker for å bekrefte sin identitet når han/hun signerer kontrakten.

Oneflow Electronic signature guide sms verification
Signering av SMS eller tekstmeldinger

Håndskrevet signatur

Håndskrevet signatur er også kjent som blekksignatur og kan være praktisk når du vil at signaturen skal signeres “på samme enhet”. Med denne metoden kan du tegne eller skrive signaturen din, og den har samme juridiske virkning som en vanlig elektronisk signatur.


Oneflow electronic signatures Handwritten signature
Håndskrevet signatur

Elektronisk identifikasjon

Denne metoden gjør det mulig for deg og din motpart å signere kontrakter ved hjelp av elektronisk ID. For å kunne tilby sikre og pålitelige eID-er og avanserte signaturer i en rekke land samarbeider Oneflow med Signicat, den ledende eID-megleren i EU/EØS og en kvalifisert leverandør av tillitstjenester.

electronic signatures

Er elektronisk signatur sikre?

Her skal vi fokusere på Europa. Så kort sagt: ja.

En sentral del av eIDAS er anerkjennelsen av elektroniske signaturer som en gyldig signaturform. Det betyr at ingen EU/EØS-domstol kan avvise en elektronisk signatur bare fordi den er i et elektronisk format.

Alle signaturer er imidlertid ikke like gode, og forordningen definerer tre nivåer av elektroniske signaturer: “Enkel” elektronisk signatur, avansert elektronisk signatur og kvalifisert elektronisk signatur. Kravene på hvert nivå bygger på kravene på nivået under, slik at en kvalifisert elektronisk signatur oppfyller flest krav og en “enkel” elektronisk signatur færrest. Her finner du alt du trenger å vite.

Hvis du vil vite mer om lovligheten av e-signaturer, kan du lese blogginnlegget vårt her

Hva er fordelene ved å bruke e-signatur?

Raskere signering

Når du forhandler om kontrakter, kan hele prosessen med å skrive ut, signere, poste osv. ta flere dager, om ikke uker. Når mottakeren mottar dokumentene, må vedkommende gjenta den samme prosessen med å skrive ut dokumentet, signere det og sende det til deg. Denne prosessen frem og tilbake er frustrerende og tidkrevende. Med en digital kontrakt kan du inngå en avtale i løpet av få minutter ved hjelp av e-signaturer. Noen digitale kontraktsprogrammer, som Oneflow, gjør det også mulig å redigere kontrakten etter at den er sendt, slik at du ikke trenger å skrive om og laste den opp på nytt hver gang du gjør en endring. 

Gjennomgå og signer hvor som helst

Den moderne verden elsker å være på farten. Gjør det enkelt for motparten å se gjennom og signere kontrakten hvor som helst. Få dem til å signere den fra hvilken som helst enhet, fra mobiltelefonen eller den bærbare datamaskinen, uansett hvor de befinner seg, så lenge det finnes Internett. E-signaturer gjør det enkelt for alle å signere hvor som helst.

Forbli sikker og i samsvar med regelverket

Flytt hele kontraktsigneringsprosessen fra en manuell prosess til en digital arbeidsflyt, og reduser risikoen for kostbare feil og juridiske konsekvenser. Med digital kontraktprogramvare som Oneflow kan du tilpasse brukerrettigheter, BankID-signering og interne påminnelser for å sikre at du overholder lover og regler.

Opprette og administrere elektroniske signaturer

Signering er bare én del av kontraktens livssyklus, og det som gir Oneflow det lille ekstra i forhold til andre e-signaturprodukter på markedet i dag, er den omfattende prosessen fra før til etter signering. 

  • Opprette kontrakter ved hjelp av maler
  • Live-samarbeid før og etter sending
  • Lagring av kontrakter i et organisert arkiv
  • Angi interne påminnelser for oppsigelsesperioder
  • Eksporter bearbeidbare data om innholdet i kontraktene dine. 

Hvilke avdelinger drar nytte av e-signaturer?

Salg

E-signaturer effektiviserer salgsprosessen ved å eliminere behovet for fysisk papirarbeid og manuell signering. Salgsteamene kan sende kontrakter, avtaler og tilbud til kundene elektronisk, noe som gir raskere behandlingstid. E-signaturer forbedrer kundeopplevelsen ved å redusere forsinkelser og forenkle signeringsprosessen, noe som til syvende og sist fører til raskere avtaleinngåelse og inntektsgenerering.

HR

IT- og driftsavdelinger håndterer ofte kontrakter, leverandøravtaler, servicenivåavtaler og andre driftsdokumenter. Med e-signaturer kan disse avdelingene effektivisere prosessene ved å digitalisere signering av dokumenter. IT-avdelinger kan også dra nytte av e-signaturer når de skal godkjenne systemendringer, programvaredistribusjon eller tilgangstillatelser. E-signaturer reduserer den administrative byrden, forbedrer etterlevelsen og gjør det enklere å ta raskere beslutninger.

IT og drift

IT- og driftsavdelinger håndterer ofte kontrakter, leverandøravtaler, servicenivåavtaler og andre driftsdokumenter. Med e-signaturer kan disse avdelingene effektivisere prosessene ved å digitalisere signering av dokumenter. IT-avdelinger kan også dra nytte av e-signaturer når de skal godkjenne systemendringer, programvaredistribusjon eller tilgangstillatelser. E-signaturer reduserer den administrative byrden, forbedrer etterlevelsen og gjør det enklere å ta raskere beslutninger.

Juridisk

Juridiske avdelinger håndterer ofte kontrakter, taushetserklæringer, juridiske merknader og andre juridiske dokumenter som krever signaturer. E-signaturer gir juridiske avdelinger flere fordeler, blant annet raskere behandlingstid, økt sikkerhet, bedre revisjonsspor og reduserte utskrifts-, frakt- og lagringskostnader. E-signaturløsninger omfatter ofte avanserte autentiserings- og krypteringstiltak som sikrer integriteten og autentisiteten til de signerte dokumentene.

Finans

Økonomiavdelinger håndterer ulike finansielle avtaler, for eksempel fakturaer, innkjøpsordrer, leverandørkontrakter og utleggsrapporter. Implementering av e-signaturer forenkler økonomiprosessene ved å muliggjøre digital signering, redusere papirarbeidet og øke effektiviteten. E-signaturer gir også raskere tilgang til finansielle dokumenter, bedre samsvar og et revisjonsspor for sporing av signaturer og godkjenninger.

Funksjoner du bør se på når du skal velge den beste e-signeringsprogramvaren

Nettleserbasert kontra PDF-basert kontraktsoppretting

Velg en programvare som lar deg opprette kontrakter i et dynamisk nettleserbasert format, i stedet for å laste opp statiske PDF-filer. Denne funksjonen vil gi deg fordeler på kort sikt ved at det blir enklere å redigere og samarbeide i sanntid, og det vil også hjelpe deg på lang sikt ved at du kan laste ned metadata fra alle kontraktene dine og ta datadrevne beslutninger. 

Kapasitet for flere team

Hvis ulike team bruker ulike e-signaturprogramvarer, kan det bli et mareritt med hensyn til revisjon og juridiske spørsmål. Sørg for at programvaren har kapasitet til å dekke behovene til alle teamene, og at den kan håndtere alle de ulike teamenes maler med brukerrettigheter slik at de ansatte bare ser de kontraktene som er relevante for dem. 

Samarbeid og redigering i sanntid

Med fjernarbeid er det viktigere enn noensinne å kunne samarbeide med kolleger og motparter direkte i kontraktsprogramvaren. Med en tjeneste som Oneflow kan du redigere direkte med kollegene dine og legge inn interne eller eksterne kommentarer. 

Kontraktsarkiv

Hvis du lagrer kontraktene i en annen programvare enn den du bruker til å sende dem, øker risikoen ytterligere. Ansatte kan glemme å lagre kontraktene, lagre dem på feil sted eller glemme at de må fornyes. Velg en programvare som Oneflow, som har automatisk og søkbar lagring og interne påminnelser for alle hendelser i kontraktens livssyklus.

Oneflow product tour
En kort oversikt over Oneflows plattform for kontraktsadministrasjon

Vanlige spørsmål om elektronisk signatur

Hvilke nivåer av e-signaturer finnes i henhold til eIDAS?

More information hereIkke alle signaturer er like, og forordningen definerer tre nivåer av elektroniske signaturer: “Enkel” elektronisk signatur, avansert elektronisk signatur og kvalifisert elektronisk signatur. Kravene på hvert nivå bygger på kravene på nivået under, slik at en kvalifisert elektronisk signatur oppfyller flest krav og en “enkel” elektronisk signatur færrest.

Er elektroniske signaturer juridisk bindende i mitt land?

Et av de vanligste spørsmålene fra brukerne våre er om elektroniske signaturer er juridisk bindende i de landene der de opererer.

Først og fremst er det viktig å være klar over at selv om eIDAS-regelverket setter opp et rammeverk som skal hjelpe bedrifter med å gjennomføre sikrere transaksjoner i alle land i det europeiske indre markedet og på tvers av landegrensene i EU/EØS, varierer den lokale lovgivningen i hvert enkelt land. I mange tilfeller har den lokale lovgivningen forrang fremfor eIDAS-regelverket, og i tillegg oppdateres lovgivningen kontinuerlig.

Det betyr at med mindre du konsulterer en advokat som spesialiserer seg på dette lovområdet i landet du opererer i, vil alt du leser på Internett ha en “dette er ikke juridisk rådgivning”-ansvarsfraskrivelse for å unngå tvister.

Oneflow utvikler, selger og implementerer digitale systemer for kontraktstyring og automatisering. Som leverandør av en SaaS-plattform for kontraktsautomatisering er vi, i likhet med mange andre leverandører av elektroniske signaturer i bransjen, ikke i noen troverdig posisjon til å gi råd til noen eller noen virksomhet i juridiske spørsmål.

Det eneste vi kan gjøre, er å informere deg om hvordan Oneflow fungerer, hvordan de ulike signaturnivåene implementeres og hvilke forutsetninger systemet bygger på. Det vil alltid være opp til deg som bruker å sørge for at du bruker den typen signatur som passer til din type dokument og omstendighet.

Hvilke typer elektroniske signaturer tilbyr Oneflow?

Oneflow tilbyr blant annet følgende enkle elektroniske signaturtyper:

  • Standard e-signatur, der du signerer ved å klikke på en knapp via en privat, kryptert lenke.
  • Signering med SMS eller tekstmelding;
  • Signering med blekk eller håndskrevet signatur;
  • Signering med elektronisk identifikasjon gjennom våre eID-partnere.

For avanserte elektroniske signaturer benytter Oneflow seg av eksterne partnere, som svenske og norske BankID og Signicat.

Hvordan overholder elektroniske signaturer i Oneflow signaturnivåene i eIDAS-forordningen?

Oneflow tilbyr elektroniske signaturer på enkelt (Simple Electronic Signature, SES) og avansert nivå (Advanced Electronic Signature, AdES).

Det enkle nivået har ingen krav utover “data i elektronisk form som er knyttet til eller logisk assosiert med andre data i elektronisk form, og som brukes av underskriveren til å signere” (eIDAS artikkel 3). Alle våre enkle signaturer gjør dette og mye mer. Vi samler også inn flere datapunkter for hver signatur, noe som gjør at selv det enkle nivået i mange tilfeller er sikrere enn en tradisjonell håndskrevet signatur.

Det avanserte nivået stiller strenge krav til identifikasjon av underskriveren og dennes kontroll over signeringsmidlene. I Oneflow håndteres dette av de ulike eID-ene som kan brukes til signering. Vi inkluderer også selve signaturen, som vi får fra eID-leverandøren, i den signerte kontrakten, slik at den senere kan kontrolleres og valideres.

Som beskrevet ovenfor, i avsnittet “Hvordan gjelder eIDAS-forordningen for EU/EØS og andre land?”, tilbyr ikke Oneflow juridisk rådgivning og kan ikke fortelle deg hvilken type signatur du trenger i ditt spesifikke tilfelle (type dokument og omstendighet).

Hva er forskjellen mellom elektroniske segl og elektroniske signaturer?

Det juridiske rammeverket og den tekniske implementeringen av segl er i de fleste henseender identisk med signaturer. Hovedforskjellen mellom de to er at signaturer innebærer en juridisk intensjon fra underskriverens side, noe som ikke er tilfelle for segl.

De tre nivåene av signaturer, SES, AdES og QES, finnes også for segl og heter noe forvirrende det samme, nemlig Simple Electronic Seal (SES), Advanced Electronic Seal (AdES) og Qualified Electronic Seal (QES).

Hvilke tre typer elektroniske signaturer finnes det?

Det finnes ulike typer eller nivåer av elektroniske signaturer i henhold til eIDAS RegulationSES (Simple Electronic Signature), AdEs (Advanced Electronic Signature), and QES (Qualified Electronic Signature).

SES (Simple Electronic Signature)

Definisjonen av en elektronisk signatur i henhold til svensk lov og EU-retten betyr at “data i elektronisk form som er knyttet til eller logisk forbundet med andre data i elektronisk form, og som brukes av underskriveren til å signere”. (eIDAS Regulaton article 3).

Ettersom det ikke er fastsatt noen spesifikke sikkerhetskrav i loven, er det ikke mulig å fastslå den juridiske verdien av en slik signatur uten å vurdere metoden og sikkerheten som brukes i det konkrete tilfellet.

AdEs (Advanced Electronic Signature)

Som navnet antyder, er det en avansert form for signatur som gir større sikkerhet enn en enkel elektronisk signatur. Den kan også identifisere personen som har signert dokumentet.

Med denne typen e-signatur kan du oppdage om noen har tuklet med signaturen etter at underskriveren har satt den på dokumentet. Disse signaturene gjøres sikre ved hjelp av kryptografiske nøkler.

According to eIDAS Regulation, en avansert elektronisk signatur betyr “en elektronisk signatur som oppfyller følgende krav:

  1. den er entydig knyttet til signataren;
  2. Alle parter er i stand til å identifisere underskriveren;
  3. den skal opprettes ved hjelp av data for oppretting av elektroniske signaturer som signataren med høy grad av tillit kan bruke under sin egen kontroll. Og
  4. den er knyttet til dataene som er signert med den, på en måte som gjør det mulig å oppdage eventuelle senere endringer i dataene.

QES (Qualified Electronic Signature)

eIDAS Regulation definerer kvalifisert elektronisk signatur som en avansert elektronisk signatur som er opprettet av en kvalifisert enhet for oppretting av elektroniske signaturer, og som er basert på et kvalifisert sertifikat for elektroniske signaturer”.

Disse signaturene er avanserte e-signaturer, men må overholde visse EU-standarder. (bl.a. basert på et såkalt kvalifisert sertifikat), noe som betyr at de tilbyr ekstra beskyttelseskontroller i forhold til de avanserte signaturene.

Du lager denne signaturen ved hjelp av en enhet som er spesielt utviklet for å lage e-signaturer. En domstol må normalt tilkjenne disse sertifikatene samme juridiske verdi som en håndskrevet signatur.

Få en demo av Oneflow

Oppdag hvordan digitale kontrakter sparer deg for tid og penger, samtidig som du reduserer det administrative arbeidet.

Få en demo av Oneflow

Oppdag hvordan digitale kontrakter sparer deg for tid og penger, samtidig som du reduserer det administrative arbeidet.
Få din demo
Skriv inn opplysningene dine i skjemaet, så tar vi kontakt med deg innen kort tid.

"*" indicates required fields

Opt Out

Relaterte artikler

Produkt

Oneflow x Dynamics 365-integrasjonen din ble nettopp bedre

Produkt

Oneflow x HubSpot 2.0 – En game-changer for HubSpot-brukere

Salg

Steg i salgsfunnelen: En komplett guide for 2023

Kontrakter

Oneflow – en plattform for automatiserte kontrakter som passer for alle

Elektroniske signaturer

Guide: Elektroniske signaturer og hva som gjør dem juridisk bindende

Produkt

Signere dokumenter med bankid — i hele Norden

Elektroniske signaturer

Elektronisk signatur: hva, hvordan og hvor?

Kontrakter

De fire største fordelene med SaaS-kontraktsadministrasjon

Kontrakter

Forstå forskjellen mellom kontraktens ikrafttredelsesdato og gjennomføringsdato

Elektroniske signaturer

Hvordan konvertere JPEG/PNG-bilder til en e-signatur i 6 trinn

Elektroniske signaturer

Hvordan konvertere en signatur til en e-signatur?

Elektroniske signaturer

14 fordeler med e-signaturer for netthandel

Elektroniske signaturer

Kan elektroniske signaturer vedlegges dokumenter?

Kontrakter

Opprette et effektivt kontraktsdashboard