Du bör definitivt använda e-signaturer för inköp. Varför? För att elektroniska signaturer snabbt håller på att bli det vanliga sättet att signera. Detta gäller särskilt i länder där den digitala kompetensen är exceptionellt hög. Men överallt ökar användningen av e-signaturer.
Människor släpper pennan och blyertspennan till förmån för att skriva under på sin valda elektroniska enhet. Detta gäller för en mängd olika branscher, men en av dem är särskilt inköp. Varför blir det allt vanligare med e-signaturer för inköp? Och varför ska du använda dig av detta? Det finns en mängd olika skäl.
E-signering för inköp: Effektivitet och tidsbesparingar
E-signaturer för inköp effektiviserar arbetsflödet vid inköp genom att eliminera behovet av fysiskt pappersarbete och manuell signering. Detta minskar de administrativa uppgifterna, som att skriva ut, skanna och skicka dokument, vilket leder till snabbare handläggningstider och ökad effektivitet i inköpsprocessen. Det är ett sätt att snabba på processen eftersom det inte längre krävs en massa fram och tillbaka för att samla in underskrifter.
Kostnadsminskning
E-signaturer för inköp eliminerar kostnaderna för utskrift, papper, bläck, porto och lagringsutrymme för fysiska dokument.Genom att bli papperslösa kan organisationer spara pengar på förbrukningsmaterial och driftskostnader, vilket gör inköpen mer kostnadseffektiva i det långa loppet. Inköp handlar om att säkra det bästa materialet till det bästa priset. När du använder elektroniska signaturer vid inköp kan du förhandla mer effektivt för att få det slutresultat som du och ditt företag vill ha.
Förbättrad tillgänglighet och bekvämlighet
Genom att använda e-signaturer kan intressenterna underteckna dokument var som helst och när som helst, så länge de har tillgång till en internetansluten enhet. Denna tillgänglighet och bekvämlighet påskyndar signeringsprocessen, särskilt när det handlar om flera parter som befinner sig på olika geografiska platser. Den ökade tillgängligheten gör att inköp kan ske var som helst och med människor som är verksamma över hela världen. Förr var vi tvungna att faxa och sedan mejla dokument fram och tillbaka för att samla in underskrifter. Nu, när vi använder elektroniska signaturer vid inköp, är det lika enkelt som att skicka ett Oneflow-avtal.
E-signaturer för inköp: Förbättrad säkerhet och efterlevnad
Avancerade lösningar för elektroniska signaturer använder robusta säkerhetsåtgärder för att säkerställa integritet, äkthet och oavvislighet för signerade dokument. Kryptering, revisionsspår och mekanismer för användarautentisering skyddar sekretessen för känslig information om inköp och ger en högre säkerhetsnivå jämfört med traditionella signaturer. Dessutom uppfyller elektroniska signaturer ofta rättsliga ramar, t.ex. ESIGN-lagen (Electronic Signatures in Global and National Commerce) i USA och eIDAS-förordningen i EU.
Förbättrad spårning och ansvarsutkrävande
E-signaturer för inköp möjliggör bättre spårning och övervakning av upphandlingsprocessen. Organisationer kan enkelt spåra dokumentens status, inklusive när de undertecknades, av vem och eventuella ändringar som gjorts. Denna transparens förbättrar ansvarsskyldigheten och minskar risken för tvister eller missförstånd. Särskilt när stora summor eller stora mängder material är inblandade. De små detaljerna när det gäller sådana här affärer är otroligt viktiga. Du vill inte lämna någon sten orörd, så se till att varje I är prickat och T är kryssat. Det är något som kan åstadkommas genom att använda elektroniska signaturer vid inköp.
Miljömässig hållbarhet
Genom att minska pappersförbrukningen bidrar elektroniska signaturer till arbetet för miljömässig hållbarhet. Att digitalisera inköp ligger i linje med organisationers bredare mål att anta grönare metoder och minska sitt koldioxidavtryck. Vi vet alla hur viktigt det är att skydda miljön, och att använda E-signaturer för inköp kan ha den effekten. Att bli papperslös och underteckna färre dokument är bra. Både internt för din organisation och externt. Det är en vinnande affär
Det är viktigt att notera att de specifika fördelarna naturligtvis varierar beroende på vilket företag som beslutar sig för att använda elektroniska signaturer vid inköp, men det kommer garanterat att ha en märkbar effekt på ditt sätt att arbeta. Vissa branscher eller företag kan se ökade marginaler eller lägre priser bara på grund av stordriftsfördelarna. Men det är definitivt en produkt som är värd att kolla in, och ett verktyg som är värt att implementera eftersom det kan ha en märkbar effekt direkt.
Läs mer om hur elektroniska signaturer hjälper inköp här.
