Sopimusten hallinta oli ennen loputon päänvaiva yrityksille. Allekirjoitusten seuranta, eri versioiden hallinta ja sopimusten pitäminen ajan tasalla.
Onneksi sille ei enää ole tarvetta! Oneflow on tehnyt sopimusten digitaalisesta luomisesta, allekirjoittamisesta ja seurannasta helpompaa kuin koskaan, joten paperisopimukset kuuluvat menneisyyteen.
Tässä artikkelissa opit suoraan asiakkailta ja käyttäjiltä, miten erilaiset tiimit hyötyvät Oneflowsta.
Manuaalisen sopimushallinnan aiheuttama päänsärky
Ennen Oneflowta sopimusten hallinta oli sotkuista ja aikaa vievää. Asiakirjamalleja oli vaikea ylläpitää, muutokset katosivat sähköpostiviesteihin, ja allekirjoitusten hankkiminen saattoi kestää päiviä – jopa viikkoja.
”Ennen Oneflowta työskentelimme Google Sheetsissä ja lähetimme asiakkaillemme Google-taulukoita. Se vei paljon aikaa”, Beatlyn toimitusjohtaja Emma selittää.
Manuaalinen sopimushallinta aiheutti monille yrityksille päänvaivaa. Asiakirjat olivat hajallaan sähköposteissa ja eri tallennusjärjestelmissä. Virheitä lipsahteli välillä, ja määräajat jäivät helposti saavuttamatta.
Kaaoksesta selkeyteen Oneflown avulla
Sitten Oneflow tuli kuvaan, ja asiat muuttuivat. Sopimusten luomisesta tuli helppoa valmiiden mallien avulla. Muutosten ja päivitysten hallinta oli saumatonta. Allekirjoitusten kerääminen hoitui sutjakasti.
Arvostelujen perusteella Oneflow-käyttäjät ovat tyytyväisiä parannuksiin.
”Olemme siirtäneet kaiken sopimushallinnan Oneflowhun, sekä ulkoisen että sisäisen”, eräs käyttäjä sanoo. Kysymyksiin ”Mitä ongelmia Oneflow ratkaisee ja miten se hyödyttää teitä?” vastattiin: “[Oneflow] Poistaa tarpeen seurata asiakirjoja ja sähköposteja, se lyhentää allekirjoitusprosessia asiakkaiden ja työntekijöiden kanssa ja parantaa viestintää sopimuskeskustelujen aikana.”
Oneflow integroituu saumattomasti yritysten jo käyttämiin työkaluihin, kuten CRM-järjestelmiin. Beatlyssä integraatio HubSpotin kanssa on tehnyt muutoksen entiseen:
”Sen sijaan, että olisimme luottaneet hajallaan oleviin Google Sheets -taulukoihin, meillä on nyt kaikki yhdistetty HubSpotiin, joka on ainoa tietolähteemme”, Emma kertoo. ”Näin meidän ei enää tarvitse etsiä sopimuksia useista eri paikoista – ne on kaikki tallennettu yhteen keskitettyyn paikkaan, josta pääsemme niihin helposti käsiksi”, hän sanoo.
Tämä integraatio ei ole säästänyt pelkästään aikaa, vaan se on muuttanut tiimien yhteistyötä:
”Sanoisin, että yhteistyö on parantunut, ja virheiden riski on vähentynyt merkittävästi. On paljon helpompaa tehdä asiat oikein, kun kaikki on organisoitua. Lisäksi tiimin turhautuminen on vähentynyt – voimme nyt tehdä yhteistyötä tehokkaammin, eikä mikään lipsahda vahingossa mihinkään”, Emma lisäsi.
Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?
Ajan ja planeetan säästäminen
Oneflow ei pelkästään helpota sopimusten hallintaa. Se säästää myös valtavasti aikaa.
”Oneflow tekee sopimushallinnasta paljon helpompaa minulle ja kollegoilleni”, eräs käyttäjä kertoi. ”Kun olet kerran ottanut järjestelmän käyttöön (mikä on helppoa), säästät paljon aikaa prosessissa.” Yrityksille, jotka käsittelevät useita sopimuksia päivittäin, nämä ajansäästöt ovat korvaamattomia.
”[Oneflow] säästää aikaa sopimusten hallinnoinnissa. Kaikki on yhdessä paikassa. Tiimin kasvaessa varmistetaan johdonmukaisuus”, kommentoi toinen käyttäjä. Sopimusprosessin johdonmukaisuus tekee liiketoiminnan skaalaamisesta sujuvampaa ja vähemmän stressaavaa.
Jotkut käyttäjät ovat jopa huomanneet, kuinka paljon nopeammaksi koko sopimuksen elinkaari on muuttunut. ”Nopeutamme sopimusprosessia ja pystymme pitämään itsemme ajan tasalla prosessin vaiheista”, kertoi eräs toinen asiakas. Reaaliaikaisen seurannan ansiosta yritykset voivat vahtia jokaista vaihetta sopimuksen laatimisesta allekirjoittamiseen ilman, että jokin jää huomaamatta.
Oneflow on myös auttanut yrityksiä pienentämään ympäristövaikutuksiaan. Kysymykseen ”Mitä ongelmia Oneflow ratkaisee ja miten se hyödyttää teitä?” eräs käyttäjä vastasi: ”Hiilijalanjäljen minimoiminen ja se, että meidän ei tarvitse tulostaa yhtä paljon sopimuksia kuin ennen.”
Siirtymällä digitaalisiin sopimuksiin yritykset eivät siis pelkästään säästä aikaa, vaan tekevät myös oman osuutensa maapallon hyväksi.
Ilmaiset sopimusmallit Oneflowssa
Älykkäämpi tapa käsitellä sopimuksia
Oneflow on enemmän kuin pelkkä sopimushallinta-alusta – se on työkalu, jonka avulla yritykset voivat kasvaa luottavaisin mielin. ”Se on helpottanut työtämme huomattavasti, koska teemme nopeasti sopimuksia ja liiketoimintaa monien asiakkaiden kanssa”, eräs käyttäjä kertoi.
Kun mennään automaatio edellä, sopimusten hallinnan tulevaisuus näyttää valoisalta ja tehokkaalta.
