Sopimusten luominen ilman fyysisten asiakirjojen tulostamista, lähettämistä ja tallentamista? Kyllä, kiitos.
Digitaalisten sopimusten luominen on asia, joka jokaisen freelancerin, pienyrittäjän tai suuryrityksen johtajan pitäisi osata. Verkkosopimus on turvallinen sekä helposti muokattavissa ja käytettävissä mistä tahansa.
Jos mietit, miten tehdä sopimuksia verkossa, voin kertoa, että se on helpompaa kuin luuletkaan. Tässä artikkelissa esittelemme yksinkertaisimman ja kätevimmän tavan luoda oikeudellisesti sitovia sopimuksia verkossa. Lopputuloksena sinulla on tietoa ja varmuutta luoda sähköisesti sopimuksia, jotka ovat oikeudellisesti luotettavia.
Mitä sähköiset sopimukset ovat?
Verkkosopimus on yksinkertaisesti sanottuna kahden tai useamman osapuolen välinen sopimus, joka on luotu, allekirjoitettu ja tallennettu sähköisesti. Sopimukset voivat olla monenlaisia, kuten ostosopimuksia, palvelusopimuksia ja salassapitosopimuksia. Verkkokaupan ja etätyön yleistymisen myötä verkkosopimuksista on tullut olennainen osa digitaalista liiketoimintaa.
Lue myös: Mitä digitaaliset sopimukset ovat?
Sähköisten sopimusten merkitys
Verkkosopimukset tarjoavat tehokkaan tavan laatia sopimuksia, sillä fyysisiä asiakirjoja ei tarvita ja osapuolet voivat allekirjoittaa sopimukset verkossa ja vaihtaa ne etänä. Lisäksi verkkosopimukset ovat turvallisempia ja luottamuksellisempia, koska ne voidaan salata ja tallentaa turvallisesti digitaalisille alustoille.
Huomioon otettavat oikeudelliset näkökohdat
Ennen kuin luot ja allekirjoitat sopimuksen verkossa, varmista, että sopimukset ovat oikeudellisesti täytäntöönpanokelpoisia omalla alueellasi. Eri maissa ja eri alueilla on erityislainsäädäntöä, joka koskee sähköisiä allekirjoituksia ja sopimuksia. Tutustu asiaankuuluvaan lainsäädäntöön varmistaaksesi sen noudattamisen.
Lisäksi laatimissasi asiakirjoissa olisi esitettävä selkeästi sopimuksen ehdot, mukaan lukien maksuehdot, suoritteet, riitojenratkaisumekanismit ja immateriaalioikeudet. Ovatko verkossa tekemäsi sopimukset oikeudellisesti sitovia? Jos sinulla on epäilyksiä, ota yhteyttä asiantuntijaan.
Lue myös: Oikeudellisesti sitova sopimus: mitä sen tulee sisältää?
Verkkosopimuksen luomisen valmistelu
Ennen kuin ryhdyt laatimaan verkkosopimusta, on tärkeää valmistautua ja kerätä tarvittavat tiedot. Tutustutaan seuraavassa olennaisiin vaiheisiin, jotka on suoritettava ennen sopimuksen luomiseen ryhtymistä.
Sopimustarpeiden selvittäminen
Ensimmäinen askel sähköisen sopimuksen luomisessa on määrittää sopimustarpeesi. Millaisen sopimuksen haluat luoda? Mitkä ovat tärkeimmät osat ja ehdot, jotka on sisällytettävä sopimukseen? Sopimusvaatimusten ymmärtäminen auttaa sinua valitsemaan oikean verkkosopimusmallin ja varmistamaan, että kaikki tarvittavat määräykset sisältyvät lopulliseen asiakirjaan.
Lue myös: Ilmaiset sopimusmallit
Tarvittavien tietojen kerääminen
Kun olet tunnistanut sopimustarpeesi, seuraava vaihe on kerätä kaikki keskeiset tiedot. Näitä ovat muun muassa seuraavat:
- osapuolten yhteystiedot,
- toimitettavat tuotteet tai palvelut,
- maksuehdot,
- aikataulut.
Kun sinulla on kaikki tarvittavat tiedot käsillä, voit laatia verkkosopimuksen nopeammin ja välttyä edestakaiselta viestinnältä.
Suosituimmat sopimusmallit
Oikean sopimusalustan valitseminen
Kun sopimustarpeesi ja tietosi ovat ajan tasalla, seuraava vaihe on oikean verkkosopimusalustan valinta. Huomioi esimerkiksi helppokäyttöisyys, tietoturvaominaisuudet, räätälöintimahdollisuudet ja integrointi muiden ohjelmistotyökalujen kanssa.
Suosittelemme (luonnollisesti) Oneflowta – verkossa toimivaa sopimusohjelmaa, joka automatisoi koko sopimuksen elinkaaren aina sen luomisesta sähköiseen allekirjoittamiseen ja hallinnointiin. Tämä sopimusautomaatioalusta poistaa tarpeen useille eri työkaluille ja antaa tiimien hoitaa kaiken yhdestä paikasta käsin. Oneflowssa on useita ominaisuuksia, jotka tekevät siitä täydellisen valinnan verkkosopimuksen luomiseen:
- Reaaliaikainen yhteistyö: Muokkaa ja tee yhteistyötä sopimuksilla reaaliaikaisesti – jopa niiden lähettämisen jälkeen – ilman, että sinun tarvitsee tulostaa tai skannata useita asiakirjoja.
- Sähköiset allekirjoitukset: Allekirjoita sopimukset ja muut asiakirjat sähköisesti yksinkertaisilla käsin kirjoitetuilla allekirjoituksilla tai turvallisemmilla digitaalisilla allekirjoituksilla. Oneflow tekee yhteistyötä BankID:n ja Signican kaltaisten palveluntarjoajien kanssa tarjotakseen korkeamman turvallisuustason.
- Integrointikyvyt: Integroimalla Oneflown jo käyttämiisi liiketoiminta-alustoihin, kuten Microsoft Dynamics 365:een, HubSpotiin, Salesforceen, Slackiin ja Zapieriin, voit liittää sopimusten hallinnan nykyisiin työnkulkuihin.
- Kehittynyt analytiikka: Käytä analytiikkatyökaluja sopimushallintaprosessien tarkentamiseen. Esimerkiksi eräs tekoälypohjainen ominaisuutemme analysoi sopimusten käytön trendejä, mikä auttaa organisaatioita kasvattamaan allekirjoitusten määrää ja havaitsemaan, mikäli verkkosopimus sisältää riskejä – varhaisessa vaiheessa.
Oneflow on sitoutunut tekemään sopimusautomaatioprosesseista sujuvampia ja nopeampia, mikä näkyy työkalun ominaisuuksissa. Esimerkiksi käyttäjät, joilla on toistuvia sopimuksia, kuten konsulttiyritykset, myyjät ja henkilöstöhallinnon tiimit, voivat lisätä vastapuolet sopimukselle automaattisesti ilman, että yhteystietoja tarvitsee syöttää manuaalisesti joka kerta. Jos haluat lisätietoja siitä, miten se toimii, lue tämä opas HR-prosessien automatisoinnista.
Lue myös: Sopimuksen allekirjoittaminen verkossa
Nyt kun olet luonut pohjatyön ja valmistellut tarvittavat tiedot, keskustellaanpa siitä, miten teet sopimuksia verkossa helposti.
Näin luot sähköisiä sopimuksia vaihe vaiheelta
Oneflown avulla sopimusten luominen on helppoa – voit tehdä sen poistumatta Google-työtilasta! Jotta voit muuntaa Google-dokumenttisi Oneflow-sopimukseksi, sinun on vain asennettava Oneflow-lisäosa Google Workspaceen ja varmistettava, että sinulla on aktiivinen Oneflow-tili. Jos et ole käyttänyt sitä aiemmin, rekisteröidy täällä.
Kun olet asentanut lisäosan, yhdistä se Oneflow-tiliisi. Valitse Oneflow-lisäosan Asetukset-kuvake ja valitse Yhdistä Oneflow-tilisi kanssa. Käynnistät yksinkertaisen 3-vaiheisen prosessin yhteyden loppuunsaattamiseksi.
Luo seuraavaksi Oneflow-tililläsi asiakirjamalli, jossa on yksi PDF-osio, ja valitse malliryhmäksi Google-malli.
Nyt olet valmis luomaan sopimuksen. Seuraa näitä vaiheita:
- Valitse Google-työtilassa Luo sopimus / Create Contract -kuvake.
- Valitse työtilasi ja valitse jokin sopimusmalleista. Oneflow tarjoaa useita maksuttomia sopimusmalleja, jotka asiantuntijat ovat suunnitelleet. Niitä ovat mm:
- Valitse malli ja muokkaa se vastaamaan ehtojasi.
- Lisää osallistuja sopimukseen valitsemalla LISÄÄ VASTAPUOLI / ADD COUTERPARTY. Valitse oikea tyyppi – yritys tai yksityishenkilö.
- Täytä osallistujan tarvittavat tiedot, valitse hänen roolinsa sopimuksessa ja klikkaa LISÄÄ / ADD.
- Voit lisätä samalle vastapuolelle lisää osallistujia valitsemalla LISÄÄ OSALLISTUJA / ADD PARTICIPANT.
- Jos haluat lisätä toisen vastapuolen, valitse LISÄÄ VASTAPUOLI / ADD COUNTERPARTY.
- Ota käyttöön sähköiset tai digitaaliset allekirjoitukset. Oneflow tarjoaa kaksi pääasiallista allekirjoitustapaa: Yksinkertaiset sähköiset allekirjoitukset (SES) ja kehittyneet sähköiset allekirjoitukset (AdES). Valitse sopiva menetelmä tarpeidesi mukaan.
- Sopimuksesi on valmis!
Lue myös: Sopimuksen allekirjoittaminen verkossa
Verkkosopimuksen tarkistaminen ja viimeistely
Kun olet laatinut sopimuksen, tarkista se mahdollisten virheiden varalta, ennen kuin lähetät sen eteenpäin. Näin se tehdään:
- Tarkista perusteellisesti – Tunnista kaikki virheet, epäselvyydet tai puutteet, jotka voivat vaikuttaa sopimuksen täytäntöönpanokelpoisuuteen. Varmista, että kaikki ehdot vastaavat tarkasti osapuolten aikomuksia.
- Tee tarvittavat tarkistukset – Tämä voi tarkoittaa tiettyjen osien uudelleenkirjoittamista, uusien määräysten lisäämistä tai kielen mukauttamista selkeyden parantamiseksi. Ota yhteyttä juristiin, jos sinulla on epäilyksiä tai huolenaiheita.
- Viimeistele ja lähetä sopimus – Varmista, että kaikilla osapuolilla on ollut mahdollisuus tarkistaa sopimus ja selvittää mahdolliset kysymykset tai huolenaiheet ennen jatkamista. Kun kaikki osapuolet ovat yksimielisiä, allekirjoita sopimus sähköisesti ja jaa kopiot kaikille osapuolille.
Lue tämä sopimuksten tarkistuslista varmistaaksesi, että sopimuksesi on pätevä ja täytäntöönpanokelpoinen. Tapauksissa, joissa sopimuksen tiettyihin näkökohtiin, kuten vastuisiin, velvoitteisiin tai maksuehtoihin, on kiinnitettävä enemmän huomiota, saatat tarvita liitettä.
Tiivistelmä
Verkkosopimusten luominen ja automatisointi säästää aikaa ja resursseja, mutta auttaa sinua myös tulemaan ammattimaisemmaksi ja sopeutumiskykyisemmäksi. Kun otat käyttöön tässä artikkelissa käsitellyt sopimusten luomiseen liittyvät käytännöt, voit edistää luottamusta, vähentää riskejä ja rakentaa vahvempia liikesuhteita.
Sopimusten luominen ja automatisointi on helppoa, jos sinulla on oikeat työkalut. Oneflow on sopimuskone, joka käyttää tekoälyä sujuvan ja tehokkaan kokemuksen tarjoamiseen. Tämä työnkulun automatisointityökalu vähentää sopimusprosessiin liittyvää aikaa ja vaivaa. Se yksinkertaistaa sopimusten elinkaarta, parantaa tarkkuutta ja helpottaa yhteistyötä. Varaa esittely tai kokeile itse.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten luoda sopimus verkossa ilmaiseksi?
Sopimuksen tekeminen verkossa ilmaiseksi on helppoa, ja useat alustat tarjoavat käyttäjäystävällisiä työkaluja, jotka auttavat sinua tässä.
Esimerkiksi Oneflow tarjoaa paketin, jolla voit luoda ja hallita sopimuksiasi 14 päivän ajan ilmaiseksi. Saat myös kirjaston sopimusmalleja käyttöösi. Täysin ilmaisella online-sopimusalustalla on kuitenkin tyypillisesti paljon rajallisemmat työkalut sopimusten automatisointiin ja hallintaan.
Miten voin tehdä oman sopimuksen?
Voit luoda oman laillisen sopimuksen verkossa eri työkalujen ja alustojen avulla. Tässä on vaiheittainen opas, miten se tehdään:
- Valitse alusta, joka tarjoaa ilmaisia sopimuksen luontityökaluja. Suosittu online-sopimusalusta on Oneflow.
- Valitse malli. Useimmat alustat tarjoavat valmiita malleja erilaisille sopimuksille, kuten kumppanuussopimuksille, vuokrasopimuksille ja freelancereiden sopimuksille.
- Täytä tarvittavat tiedot, kuten osapuolet, työn laajuus ja maksuehdot.
- Tarkista huolellisesti sopimuksen oikeellisuus ja mahdolliset virheet. Varmista, että kaikki osapuolet ymmärtävät asiakirjassa esitetyt velvollisuutensa ja oikeutensa.
- Lisää sähköinen allekirjoitus. Hyvät online-sopimusalustat antavat sinulle mahdollisuuden sisällyttää kentät, joiden avulla kukin osapuoli voi allekirjoittaa sopimukset digitaalisesti.
- Lähetä sopimus allekirjoitettavaksi vastapuolelle.
Voiko sopimuksia tehdä verkossa?
Kyllä, voit luoda sopimuksia verkossa käyttämällä siihen tarkoitettua alustaa, esimerkiksi Oneflowta. Sopimuksen luomisprosessi on suoraviivainen: Rekisteröitymisen jälkeen voit valita asiakirjamallin tai luoda oman sopimuksesi tyhjästä. Täytä tarvittavat tiedot, sisällytä sähköinen allekirjoitus, tarkista sopimus ja lähetä se osapuolille allekirjoitettavaksi.
Miten tehdään sopimus, jonka voi allekirjoittaa verkossa?
Voit luoda ammattimaisia sopimuksia verkossa Oneflown avulla. Tämän verkossa toimivan sopimusalustan avulla voit kerätä sähköisiä allekirjoituksia ja seurata toimintoja, kommentteja ja keskeisiä suorituskykyindikaattoreita. Allekirjoitusprosessi on käyttäjäystävällinen ja turvallinen. Oneflowlla luodut sopimukset ovat oikeudellisesti täytäntöönpanokelpoisia. Työkalu tarjoaa maksullisissa paketeissa myös kehittyneempiä ominaisuuksia, kuten tekoälytyökaluja, datan säilyttämistä ja analysointia sekä kertakirjautumisen (SSO).
