Pysy GDPR-vaatimusten mukaisina vaivattomasti sopimusten hallintatyökalujen avulla.
Inhimillisille virheille alttiista prosesseista eroon pääseminen on tärkeää GDPR:n noudattamisen kannalta.
Tietosuojasta on tullut yrityksille kaikkialla maailmassa ehdoton prioriteetti – erityisesti niille, jotka hallinnoivat arkaluonteisia asiakastietoja sisältäviä sopimuksia.
EU-kansalaisten henkilötietoja käsitteleville yhdysvaltalaisille yrityksille panokset ovat vieläkin suuremmat. GDPR-vaatimusten noudattamatta jättäminen voi johtaa valtaviin sakkoihin, maineen vahingoittumiseen ja luottamuksen menettämiseen.
Tutustutaan suurimpiin haasteisiin, käytännön seurauksiin ja toimiin, joilla voit suojella yritystäsi.
GDPR:n noudattamiseen liittyvät haasteet yhdysvaltalaisille yrityksille
GDPR otettiin käyttöön Euroopan unionissa, mutta sitä sovelletaan kaikkiin yrityksiin, jotka käsittelevät EU:n kansalaisten henkilötietoja. Yhdysvaltalaisille yrityksille tämä lisää monimutkaisuutta nykyisten kotimaisten tietosuojasäännösten lisäksi.
Seuraavassa on joitakin yleisiä sudenkuoppia:
- Yritykset tallentavat ja jakavat sopimuksia usein sähköpostitse tai turvattomien järjestelmien kautta, mikä altistaa arkaluonteiset tiedot mahdollisille tietoturvaloukkauksille.
- Hajanaisten järjestelmien vuoksi henkilötietoja on vaikea seurata, päivittää tai poistaa tarvittaessa.
- Kolmannen osapuolen toimittajien kanssa työskentelevät yritykset eivät ehkä täysin ymmärrä sääntöjen noudattamiseen liittyviä riskejä, jos nämä kumppanit käsittelevät tietoja väärin.
Vuonna 2021 Amazon joutui maksamaan huikeat 746 miljoonan euron sakot GDPR:n rikkomuksista, jotka liittyivät sen mainontakäytäntöihin. Tämä tapaus osoitti, miten helposti yritykset voivat rikkoa GDPR-asetusta, vaikka ne toimisivat EU:n ulkopuolella.
Lue myös: Miten automatisoida myynnin prosesseja sopimushallinnan järjestelmän avulla?
Vaatimusten noudattamatta jättämisen todelliset kustannukset
Kun yritykset epäonnistuvat henkilötietojen suojaamisessa, seuraukset voivat olla katastrofaaliset.
- Equifaxin tietomurto
Vuonna 2018 Equifax suostui maksamaan vähintään 575 miljoonaa dollaria sen jälkeen, kun tietomurto paljasti 147 miljoonan ihmisen arkaluonteiset tiedot. Tapaus korosti turvallisen tietojen säilytyksen ja ennakoivien turvatoimien merkitystä. - Metalle 1,2 miljardin euron sakko
Vuonna 2023 Metaa rangaistiin käyttäjätietojen siirtämisestä Yhdysvaltoihin ilman riittäviä suojatoimia. Sakko korosti, että yritysten on noudatettava GDPR:n vaatimuksia käsitellessään EU:n kansalaisten tietoja.
Nämä esimerkit toimivat varoittavina esimerkkeinä kaikenkokoisille yrityksille. Tietosuoja ei ole pelkkä lainsäädännöllinen ruutu, johon merkitään puumerkki. Se on tärkeä osa asiakkaiden luottamuksen rakentamista ja taloudellisten katastrofien välttämistä.
Miten manuaalinen sopimusten hallinta voi vaarantaa GDPR-vaatimustenmukaisuuden?
Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) koskee kaikkia toimia, joihin liittyy henkilökohtaisesti tunnistettavia tietoja, mukaan lukien sopimuksiin liittyvät toimet. Yritysten on arvioitava huolellisesti, miten ne käsittelevät henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja. Käsittelytoimiin kuuluvat sellaiset toimet, kuten näiden asiakirjojen tallentaminen, lähettäminen, arkistointi tai jopa poistaminen.
Valitettavasti manuaaliset sopimustenhallintakäytännöt aiheuttavat haavoittuvuuksia, jotka voivat johtaa GDPR:n noudattamatta jättämiseen. Tässä on syy.
Joitakin inhimillisille virheille alttiita toimintoja ovat esimerkiksi sähköpostiviestien liitteenä olevien sopimusten lähettäminen edestakaisin, sopimusten luominen ja hallinnointi ”manuaalisissa” muodoissa, kuten Wordissa/PDF:nä/paperisina, tai eri sopimusversioiden tallentaminen aina, kun sopimukseen tehdään muutoksia paikallisella tietokoneella.
Manuaalisten sopimusprosessien riskit
Manuaaliseen sopimusten hallinnointiin liittyy usein toimintoja, jotka ovat alttiita inhimillisille virheille ja valvonnan puutteelle. Yleisiä esimerkkejä ovat:
- Sopimusten lähettäminen sähköpostitse edestakaisin
Sopimuksia lähetetään usein sähköpostien liitteinä, mikä lisää riskiä sille, että arkaluonteisia tietoja lähetetään vahingossa väärälle vastaanottajalle. - Vanhentuneiden formaattien, kuten Word, PDF tai paperi, käyttäminen.
Tällaiset muodot vaikeuttavat muutosten seuraamista ja sen varmistamista, että kaikki osapuolet työskentelevät sopimuksen ajantasaisimman version parissa. - Useiden versioiden tallentaminen paikallisille asemille
Kun sopimuksia tallennetaan henkilökohtaisiin postilaatikoihin tai paikallisiin tietokoneisiin, vanhentuneet versiot jäävät usein jäljelle, mikä aiheuttaa tietoturva-aukkoja ja rikkoo tietojen säilyttämiskäytäntöjä.
Työntekijä voi esimerkiksi vahingossa lähettää sopimuksen sähköpostitse väärälle vastaanottajalle tai jättää poistamatta henkilötietoja sisältäviä vanhentuneita sopimuksia paikalliselta laitteeltaan. Nämä laiminlyönnit voivat nopeasti johtaa GDPR-vaatimusten noudattamisen rikkomiseen.
Miksi tämä on tärkeää GDPR:n noudattamisen kannalta
Tietojen säilyttäjänä organisaatiollasi on lakisääteinen velvollisuus valvoa henkilötietojen kulkua. Tämä tarkoittaa, että olet vastuussa siitä, että kaikki tietojenkäsittelytoimet ovat turvallisia ja että niihin ei liity tarpeettomia riskejä.
Seuraavassa kerrotaan, miksi manuaalinen sopimusten hallinta on ongelmallista:
- Puutokset tiedonkulun seurannassa: Ilman asianmukaista seurantaa on helppo kadottaa näkyvistä, minne henkilötietoja tallennetaan tai lähetetään.
- Suurempi riski tietoturvaloukkauksiin: Inhimilliset virheet, kuten väärin osoitetut sähköpostit tai unohdetut versiot, jättävät arkaluonteiset tiedot haavoittuviksi.
- Tietojen säilyttämiskäytäntöjen noudattamatta jättäminen: Vanhentuneiden sopimusten poistamatta jättäminen rikkoo GDPR:n periaatetta tietojen minimoinnista.
Yksi GDPR:n merkittävimmistä vaatimustenmukaisuuteen liittyvistä riskeistä on tietojen kartoittamisen ja valvonnan laiminlyönti. Manuaaliset prosessit vaikeuttavat vastuullisuuden osoittamista, mikä on asetuksen keskeinen vaatimus.
Ilmaiset sopimusmallit Oneflowssa
Ratkaisu riskien vähentämiseen
Sisäisten rutiinien ja menettelyjen valvonnan lisäksi yritysten on tarjottava vaihtoehtoinen tapa, joka on paitsi turvallinen myös helppo ottaa käyttöön. Työntekijöiden on kuitenkin edelleen suoritettava tehtävänsä GDPR:n mukaisella tavalla. Suositeltava lähestymistapa tämän saavuttamiseksi on, että yritykset etsivät pilvipohjaisen ratkaisun, joka täyttää nämä kriteerit:
- Ratkaisu on turvallinen ja käyttää hyväksyttyä salausstandardia
- Ratkaisu tallentaa tietosi EU:n tai ETA:n alueella
- Ratkaisu poistaa ”liitä sähköpostiin” -käytännön
- Ratkaisu poistaa ”tallenna levylle” -käytännön
- Ratkaisun avulla voit hallita asiakirjoja suoraan palvelussa
Siirtyminen automatisoituun ja keskitettyyn sopimustenhallintajärjestelmään voi poistaa nämä riskit. Näin se onnistuu:
- Reaaliaikainen seuranta: Pidä kaikki sopimustiedot yhdessä turvallisessa paikassa ja varmista, että kaikki työskentelevät saman asiakirjan parissa.
- Pääsynvalvonta: Rajoita, kuka voi tarkastella, muokata tai jakaa sopimuksia, jotta vähennät tahattoman altistumisen riskiä.
- Tietojen säilyttämiskäytännöt: Automaattiset muistutukset ja poistoprosessit vanhentuneita sopimuksia varten GDPR:n säilyttämissääntöjen noudattamiseksi.
Näiden vaiheiden toteuttaminen vahvistaa GDPR-vaatimusten noudattamista ja myös tehostaa työnkulkuasi, mikä säästää organisaatiosi aikaa ja resursseja.
Miten varmistat, että yrityksesi pysyy vaatimustenmukaisena
GDPR:n sudenkuoppien välttäminen alkaa tarkoituksellisella toiminnalla. Seuraavassa on joitakin toimia, joilla yrityksesi voi varmistaa vaatimustenmukaisuuden:
- Vahvista tietosuojakäytäntöjäsi
Salaa arkaluonteiset tiedot ja käytä turvallisia alustoja sopimusten hallinnointiin - Suorita säännöllisiä tietosuojaa koskevia tarkastuksia
Tarkastele prosessejasi säännöllisesti, jotta tunnistat heikkoja kohtia siinä, miten tallennat, käsittelet ja jaat tietoja - Kouluta tiimisi parhaista tietosuojakäytännöistä
Työntekijöiden on ymmärrettävä, miten heidän toimintansa voi vaikuttaa GDPR:n noudattamiseen. Tarjoa selkeää ohjeistusta ja jatkuvaa koulutusta - Arvioi kolmannen osapuolen kumppanuuksia
Varmista, että myyjät ja palveluntarjoajat noudattavat GDPR-standardeja, sillä niiden virheet voivat aiheuttaa sinulle ongelmia.
Näihin osa-alueisiin puuttumalla voit minimoida riskit ja osoittaa samalla selkeän sitoutumisesi tietosuojaan.
Tiivistelmä
Monet PDF-pohjaiset sähköiset allekirjoitustyökalut vaativat, että lataat sopimuksen uudelleen aina, kun teet siihen päivityksen neuvotteluprosessin aikana. Sinun on usein avattava alkuperäinen Word-asiakirja, tehtävä pyydetyt muutokset, tallennettava asiakirja PDF-muodossa ja ladattava se sähköiseen allekirjoituspalveluun.
Näin tehdessäsi saatat tahattomasti tallentaa tietokoneellesi sopimuksen vanhemmat versiot. Saatat jopa joutua liittämään asiakirjan sähköpostiin. Nämä käytännöt, kuten aiemmin mainittiin, aiheuttavat vakavia GDPR:n noudattamiseen liittyviä riskejä.
Tärkein johtopäätös on siis se, että jos luotat edelleen paperisiin tai PDF-pohjaisiin sähköisiin allekirjoitustyökaluihin, et ole valmis GDPR:ään.
- EU:n tietoja käsittelevien yhdysvaltalaisyritysten on suhtauduttava vakavasti GDPR:n noudattamiseen
- Korkean profiilin tapaukset, kuten Amazonin ja Metan tapaukset, ovat osoitus vaatimusten noudattamatta jättämisen taloudellisista ja maineeseen liittyvistä riskeistä
- Ennakoivat toimenpiteet, kuten tietojen salaus, työntekijöiden koulutus ja kumppaneiden arviointi, voivat suojata yrityksesi
Näiden toimien toteuttaminen nyt voi säästää sinut kalliilta virheiltä myöhemmin. Asiakkaidesi tietojen suojaaminen ei ole vain sakkojen välttämistä. Kyse on myös luottamuksen rakentamisesta ja etulyöntiaseman säilyttämisestä kilpailluilla markkinoilla.
