Håll dig GDPR-kompatibel med hjälp av verktyg för avtalshantering
Att göra sig av med processer som är benägna att leda till mänskliga fel är viktigt för efterlevnaden av GDPR.
Datasekretess har blivit en icke förhandlingsbar prioritet för företag överallt, särskilt för dem som hanterar avtal som omfattar känslig kundinformation.
Låt oss utforska de största utmaningarna, konsekvenserna i den verkliga världen och de åtgärder du kan vidta för att skydda ditt företag.
Utmaningar med GDPR-efterlevnad för svenska företag
För svenska företag innebär GDPR-kraven utmaningar som kräver anpassningar av både teknik och interna rutiner.
Här är några vanliga fallgropar:
- Hantering av avtal och känslig information: Företag lagrar och delar ofta avtal via mejl eller osäkra system, vilket kan utsätta känsliga uppgifter för potentiella dataintrång.
- Fragmenterade system: Många organisationer använder olika system som inte är samordnade, vilket gör det svårt att spåra, uppdatera eller radera personuppgifter när det behövs.
- Samarbeten med tredje parter: Företag som arbetar med externa leverantörer riskerar att bli ansvariga för brister i dataskydd om dessa partners inte följer GDPR-kraven.
Ett uppmärksammat svenskt exempel på GDPR-överträdelser gäller flera företag som använt Google Analytics, inklusive Tele2 och CDON. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) fann att dessa företag överfört personuppgifter till USA utan tillräckliga skyddsåtgärder, vilket bryter mot GDPR. Tele2 bötfälldes med 12 miljoner kronor, och CDON med 300 000 kronor. Även Coop och Dagens Industri granskades, men de undgick böter efter att ha vidtagit förbättrade åtgärder. Detta fall belyser hur användningen av populära digitala verktyg kan leda till kostsamma överträdelser om dataskyddslagarna inte följs strikt.
Läs även: Hur kan avtalshantering hjälpa dig att automatisera din försäljningsprocess?
Hur manuell hantering av avtal kan äventyra efterlevnaden av GDPR
Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) reglerar all verksamhet som involverar personligt identifierbar information, inklusive den som är relaterad till avtal. Företag måste noggrant bedöma hur de behandlar dokument som innehåller personuppgifter. Behandlingen omfattar åtgärder som att spara, skicka, arkivera eller till och med radera dessa dokument.
Tyvärr innebär manuell hantering av avtal sårbarheter som kan leda till att GDPR inte efterlevs. Här får du veta varför.
Behandlingsaktiviteter kan omfatta alla åtgärder som du vidtar med dokumentet, t.ex. spara, skicka, arkivera osv.
Några av de aktiviteter som är benägna att leda till mänskliga fel är att skicka bifogade avtal i e-postmeddelanden fram och tillbaka, att skapa och hantera avtal i ”manuella” format som Word/PDF/papper eller att spara en annan version av avtalet varje gång det görs en ändring i avtalet på din lokala dator.
Riskerna med manuella processer för avtal
Manuell hantering av avtal omfattar ofta aktiviteter som är känsliga för mänskliga fel och bristande tillsyn. Vanliga exempel inkluderar:
- E-posta avtal fram och tillbaka
Avtal skickas ofta som bilagor i e-postmeddelanden, vilket ökar risken för att känsliga uppgifter av misstag skickas till fel mottagare. - Använda föråldrade format som Word, PDF eller papper
Dessa format gör det svårt att spåra ändringar och se till att alla parter arbetar med den mest aktuella versionen av ett avtal. - Spara flera versioner på lokala enheter
När avtal lagras i personliga brevlådor eller lokala datorer finns det ofta föråldrade versioner kvar, vilket skapar säkerhetsluckor och bryter mot policyn för datalagring.
En anställd kan till exempel av misstag mejla ett avtal till fel mottagare eller missa att radera utgångna avtal som innehåller personuppgifter från sin lokala enhet. Dessa förbiseenden kan snabbt eskalera till överträdelser av GDPR.
Varför detta är viktigt för efterlevnaden av GDPR
Som registerförare har din organisation en lagstadgad skyldighet att upprätthålla kontrollen över flödet av personuppgifter. Det innebär att du är ansvarig för att se till att all databehandling är säker och fri från onödiga risker.
Här är varför manuell hantering av avtal är problematiskt:
- Bristande insyn i dataflödet: Utan ordentlig spårning blir det lätt att tappa bort var personuppgifter lagras eller skickas.
- Högre risk för intrång: Mänskliga misstag som feladresserade e-postmeddelanden eller bortglömda versioner gör känsliga uppgifter sårbara.
- Bristande efterlevnad av policyer för datalagring: Att inte ta bort föråldrade avtal strider mot GDPR:s princip om uppgiftsminimering.
En av de största riskerna med GDPR är att man inte lyckas kartlägga och kontrollera dataflöden. Manuella processer gör det svårt att påvisa ansvarsskyldighet, vilket är ett centralt krav i förordningen.
Gratis avtalsmallar i Oneflow
Lösningen för att minska riskerna
Förutom att se över de interna rutinerna och förfarandena måste företagen tillhandahålla ett alternativt sätt som inte bara är säkert utan också enkelt att använda. De anställda kommer fortfarande att behöva utföra sina uppgifter, men på ett sätt som är förenligt med GDPR. Det rekommenderade tillvägagångssättet för att uppnå detta är att företagen letar efter en molnbaserad lösning som uppfyller dessa kriterier:
- Lösningen är säker och använder godkänd krypteringsstandard
- Lösningen lagrar dina uppgifter inom EU eller EES
- Lösningen eliminerar ”bifoga till e-post”-metoden
- Lösningen eliminerar ”spara på hårddisk”-metoden
- Lösningen gör att du kan hantera dokument inom själva tjänsten
Genom att byta till en automatiserad och centraliserad plattform för hantering av avtal kan dessa risker elimineras. Så här gör du:
- Spårning i realtid: Förvara alla uppgifter om avtalet på en säker plats med versionshantering för att säkerställa att alla arbetar med samma dokument.
- Kontroll av åtkomst: Begränsa vem som kan visa, redigera eller dela avtal för att minska risken för oavsiktlig exponering.
- Policyer för datalagring: Automatisera påminnelser och raderingsprocesser för utgångna avtal för att följa GDPR:s lagringsregler.
Genom att följa dessa steg stärker du inte bara din efterlevnad av GDPR utan effektiviserar också ditt arbetsflöde, vilket sparar tid och resurser för din organisation.
Så här säkerställer du att ditt företag följer reglerna
Att undvika fallgropar i GDPR börjar med avsiktliga åtgärder. Här är några steg som ditt företag kan ta för att säkerställa efterlevnad:
- Stärka dina rutiner för dataskydd
Kryptera känslig information och använd säkra plattformar för hantering av avtal - Genomföra regelbundna integritetsrevisioner
Granska regelbundet dina processer för att identifiera svaga punkter i hur du lagrar, bearbetar och delar data - Utbilda ditt team i bästa praxis för sekretess
Medarbetarna måste förstå hur deras handlingar kan påverka efterlevnaden av GDPR. Ge tydlig vägledning och fortlöpande utbildning - Utvärdera dina partnerskap med tredje part
Se till att dina leverantörer och tjänsteleverantörer följer GDPR-standarderna, eftersom deras misstag kan leda till att du hamnar i blåsväder
Genom att ta itu med dessa områden kan du minimera riskerna och samtidigt visa ett tydligt engagemang för datasekretess.
Viktiga lärdomar
Många PDF-baserade e-signeringsverktyg kräver att du laddar ner och laddar upp avtalet varje gång du gör en uppdatering under förhandlingsprocessen. Ofta måste man öppna det ursprungliga Word-dokumentet, göra de begärda ändringarna, spara dokumentet som PDF och ladda upp det till tjänsten för elektronisk signering.
Genom att göra detta kan du oavsiktligt spara de äldre versionerna av avtalet på din dator. Du kanske till och med måste bifoga dokumentet till ditt e-postmeddelande. Dessa metoder innebär, som tidigare nämnts, allvarliga risker för efterlevnaden av GDPR.
Om du fortfarande förlitar dig på pappers- eller PDF-baserade e-signeringsverktyg är du alltså inte redo för GDPR.
- Högprofilerade fall, som de som involverar Tele2 och CDON, visar de ekonomiska riskerna och riskerna för dåligt rykte som bristande efterlevnad medför
- Proaktiva åtgärder som datakryptering, utbildning av anställda och utvärderingar av leverantörer kan skydda ditt företag
Om du vidtar dessa åtgärder nu kan du undvika kostsamma misstag senare. Att skydda dina kunders uppgifter handlar inte bara om att undvika böter. Det handlar om att bygga förtroende och hålla sig framme på en konkurrensutsatt marknad.
Läs också mer om detta: Oneflows åtagande att följa GDPR.
