Att signera dokument elektroniskt sker ofta med några få klick och ibland genom att du helt enkelt skriver ditt namn. Oavsett om du skriver under ett hyresavtal, godkänner en överenskommelse eller samtycker till användarvillkor kan processen skilja sig åt beroende på vilket verktyg du använder för att signera dokumenten.
Men är maskinskrivna signaturer giltiga och har samma tyngd som handskrivna signaturer?
I den här artikeln går vi igenom lagligheten, tillförlitligheten och de bästa metoderna för att använda en maskinskriven signatur.
Vad är en maskinskriven signatur?
En maskinskriven signatur är en digital motsvarighet till att skriva sitt namn med en penna. I stället för att fysiskt skriva ditt namn skriver du det i ett särskilt fält i ett dokument, ofta i syfte att visa att du samtycker eller godkänner det. Maskinskrivna signaturer används ofta i onlineformulär, e-signaturplattformar och e-postutbyten. De är snabba, enkla och eliminerar behovet av att skriva ut, signera och skanna fysiska dokument.
Läs också: Hur skapar jag en kursiv e-signatur? Generator för handskriven signatur
Är det juridiskt bindande att skriva sin namnteckning på datorn?
Det korta svaret är ja, det beror på. En maskinskriven underskrift kan vara juridiskt bindande, förutsatt att den uppfyller vissa rättsliga krav. Huruvida en sådan signatur är giltig beror på avsikten bakom den och det rättsliga ramverk som styr elektroniska signaturer i din jurisdiktion.
Juridiska ramverk som stöder maskinskrivna signaturer
- United States: ESIGN Act och UETA
I USA ger ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) och UETA (Uniform Electronic Transactions Act) elektroniska signaturer, inklusive maskinskrivna signaturer, samma rättsliga status som handskrivna signaturer. Dessa lagar kräver att:- Båda parter samtycker till att bedriva affärsverksamhet elektroniskt.
- Den maskinskrivna signaturen återspeglar undertecknarens avsikt att autentisera dokumentet.
- Europeiska unionen: eIDAS-förordningen
I EU erkänner eIDAS-förordningen elektroniska signaturer som juridiskt bindande, förutsatt att de uppfyller vissa kriterier. Dessa signaturer anses vara grundläggande elektroniska signaturer enligt eIDAS och är giltig för de flesta vardagliga avtal. - Andra rättsområden
Många andra länder har liknande bestämmelser, till exempel PIPEDA i Kanada eller Electronic Transactions Act i Australien. Dessa lagar stöder användningen av elektroniska signaturer i kommersiella transaktioner.
När maskinskrivna namnteckningar inte är giltiga
Att skriva sitt namn är i allmänhet giltigt för de flesta dokument, men det finns undantag:
- Testamenten och stiftelser: Dessa kräver ofta handskrivna signaturer och vittnen.
- Notariserade dokument: Juridiska krav kan kräva fysiska signaturer för notarisering.
- Vissa fastighetstransaktioner: Vissa jurisdiktioner kräver traditionella signaturer för lagfarter och titlar.
Hur fungerar en maskinskriven signatur?
Processen för att använda en sådan signatur är okomplicerad och omfattar vanligtvis följande steg:
- Öppna dokumentet: Öppna det digitala dokumentet via en e-signaturplattform eller en PDF-redigerare.
- Ange ditt namn: Skriv ditt namn i det avsedda signaturfältet.
- Bekräfta avsikten: Vissa system kan kräva att du kryssar i en ruta eller utför ytterligare en åtgärd för att bekräfta din avsikt att signera elektroniskt.
- Autentisera signaturen: Avancerade plattformar kan använda multifaktorautentisering, till exempel e-postverifiering eller SMS-koder, för att verifiera undertecknarens identitet.
Varför är det giltigt?
Giltigheten av en maskinskriven signatur på ett dokument beror på dess förmåga att uppfylla följande nyckelkrav:
- Avsikt att skriva under
Undertecknaren måste ha en tydlig avsikt att använda sitt maskinskrivna namn som signatur för att godkänna villkoren i dokumentet. - Samtycke till att genomföra affärer elektroniskt
Båda parter måste komma överens om att använda elektroniska signaturer i stället för fysiska. Detta är ofta underförstått när båda parter deltar i en online-transaktion. - Associering med dokumentet
Den maskinskrivna underskriften måste ha en logisk koppling till dokumentet. Den måste t.ex. finnas på rätt sida eller i rätt avsnitt. - Bevarande av handlingar
Dokumentet och underskriften måste förvaras på ett sätt som gör att de kan återskapas om det behövs för juridiska ändamål.
Fördelar med maskinskrivna signaturer
Maskinskrivna signaturer erbjuder många fördelar jämfört med traditionella handskrivna signaturer:
- Snabbhet och effektivitet
Genom att skriva in din signatur direkt på datorn sparar du tid eftersom du inte behöver skriva ut, signera och skanna dokument. - Bekvämlighet
Dokument kan signeras var som helst, när som helst, med hjälp av en dator eller mobil enhet. - Kostnadsbesparingar
Företag sparar in på pappers-, utskrifts- och postkostnader genom att använda elektroniska signaturer. - Miljövänlighet
Att minska pappersanvändningen ligger i linje med hållbara metoder och minimerar miljöpåverkan. - Förbättrad säkerhet
Moderna plattformar för e-signaturer innehåller kryptering, autentisering och verifieringskedjor, vilket gör maskinskrivna signaturer säkrare än handskrivna.
Bästa praxis
För att säkerställa att din maskinskrivna signatur är giltig och säker, följ dessa bästa metoder:
- Använd välrenommerade plattformar för e-signaturer
Betrodda plattformar som Oneflow tillhandahåller robusta säkerhetsåtgärder, såsom kryptering, tidsstämplar och identitetsverifiering. - Verifiera din identitet
Använd alltid system som verifierar din identitet via e-post, SMS eller multifaktorautentisering. - Uttryck klart och tydligt avsikten
Se till att din avsikt att underteckna framgår tydligt, t.ex. genom att du kryssar i en ruta eller klickar på knappen ”Skriv under”. - Förvara signerade dokument på ett säkert sätt
Förvara en kopia av det undertecknade dokumentet på en säker och lättåtkomlig plats för framtida referens. - Förstå de rättsliga kraven
Var medveten om de specifika regler och bestämmelser som gäller för elektroniska signaturer i din jurisdiktion.
Läs också: Allt du behöver veta om elektroniska signaturer
Maskinskrivna signaturer vs handskrivna signaturer
Både maskinskrivna och handskrivna signaturer är juridiskt bindande, men de har olika syften beroende på sammanhanget:
- Maskinskrivna signaturer:
- Bäst för digitala transaktioner och vardagliga avtal.
- Säkrare när den kombineras med autentiseringsmetoder.
- Lämpligt för distansarbete och papperslösa arbetsflöden.
- Handskrivna signaturer:
- Krävs ofta för värdefulla eller känsliga dokument.
- Företrädesvis för situationer som kräver vittnen eller notarisering.
- Nödvändigt för efterlevnad i specifika juridiska sammanhang.
När bör du undvika maskinskrivna signaturer?
Det finns scenarier där maskinskrivna signaturer kanske inte är det bästa valet:
- Dokument som kräver vittnen eller notarius publicus: Maskinskrivna signaturer kan inte ersätta handskrivna signaturer för notarisering.
- Jurisdiktioner med strikta krav: Vissa länder kanske inte erkänner maskinskrivna signaturer för vissa typer av avtal.
- Transaktioner med höga insatser: För mycket känsliga affärer kan en handskriven signatur kännas säkrare för alla inblandade parter.
Slutsats: Är en maskinskriven signatur giltig?
Att skriva sin signatur på ett dokument är inte bara giltigt utan också allmänt accepterat enligt lagar som ESIGN Act och eIDAS Regulation. Så länge som processen visar på tydlig avsikt, samtycke och autentisering har en maskinskriven signatur samma vikt som en handskriven för de flesta vardagliga avtal.
I takt med den digitala omvandlingen har både företag och privatpersoner börjat använda maskinskrivna signaturer för att de är snabba, säkra och praktiska. Genom att använda säkra plattformar för e-signaturer och förstå det rättsliga ramverket i din region kan du tryggt använda detta moderna sätt att underteckna dokument.
Så nästa gång du blir ombedd att skriva ditt namn på ett dokument kan du vara säker på att din signatur inte bara är giltig … det är ett steg in i framtiden för papperslösa arbetsflöden.