Asiakirjojen sähköinen allekirjoittaminen onnistuu usein muutamalla klikkauksella ja joskus myös yksinkertaisesti kirjoittamalla nimesi näppäimistöllä. Olipa kyse vuokrasopimuksen allekirjoittamisesta, tarjouksen vahvistamisesta tai palvelusopimuksen ehtojen hyväksymisestä, prosessi voi vaihdella sen mukaan, mitä työkalua käytät asiakirjojen allekirjoittamiseen.

Mutta onko näppäimistöllä tehty allekirjoitus pätevä ja onko sillä sama painoarvo kuin käsin kirjoitetulla allekirjoituksella?

Tässä artikkelissa perehdymme näppäimistöllä tehdyn allekirjoituksen laillisuuteen ja luotettavuuteen.

Mikä on näppäimistöllä tehty allekirjoitus?

Näppäimistöllä tehty allekirjoitus on digitaalinen vastine sille, että allekirjoitat nimesi kynällä. Sen sijaan, että kirjoittaisit nimesi fyysisesti, kirjoitat sen asiakirjan sille varattuun kenttään, usein tarkoituksenasi osoittaa suostumus tai hyväksyntä. Tällaisia allekirjoituksia käytetään yleisesti verkkolomakkeissa, sähköisissä allekirjoitusalustoissa ja sähköposteissa. Ne ovat nopeita ja helppoja tehdä, ja niiden avulla ei tarvitse tulostaa, allekirjoittaa ja skannata fyysisiä asiakirjoja.

Onko näppäimistöllä tehty allekirjoitus laillisesti sitova?

Lyhyt vastaus on kyllä, mutta se riippuu tilanteesta. Näppäimistöllä tehty allekirjoitus voi olla oikeudellisesti sitova, jos se täyttää tietyt oikeudelliset vaatimukset. Konekirjoitetun allekirjoituksen pätevyys riippuu sen tarkoituksesta ja sähköisiä allekirjoituksia koskevasta oikeudellisesta kehyksestä omalla alueellasi.

Koneella kirjoitettuja allekirjoituksia tukevat oikeudelliset puitteet

1. USA: ESIGN Act ja UETA
   Yhdysvalloissa Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) ja Uniform Electronic Transactions Act (UETA) antavat sähköisille allekirjoituksille, myös koneella kirjoitetuille allekirjoituksille, saman oikeudellisen aseman kuin käsinkirjoitetuille allekirjoituksille. Näissä laeissa edellytetään, että:
   • Molemmat osapuolet suostuvat sähköiseen kaupankäyntiin.
   • Näppäimistöllä tehty allekirjoitus kuvastaa allekirjoittajan aikomusta todistaa asiakirja oikeaksi.
2. Euroopan unioni: eIDAS-asetus
   EU:n eIDAS-asetuksessa sähköiset allekirjoitukset tunnustetaan oikeudellisesti sitoviksi, jos ne täyttävät tietyt kriteerit. Näppäimistöllä tehty allekirjoitus on eIDAS:n mukaisesti sähköisenen perusallekirjoitus, ja se kelpaa useimpiin jokapäiväisiin sopimuksiin.
3. Muut lainkäyttöalueet
   Monissa muissa maissa on voimassa vastaavia säännöksiä, kuten Kanadan PIPEDA tai Australian Electronic Transactions Act. Nämä lait tukevat sähköisten allekirjoitusten käyttöä kaupallisissa liiketoimissa.

Milloin näppäimistöllä tehty allekirjoitus ei ole sitova?

Vaikka nimen syöttäminen näppäimistöllä allekirjoitukseksi on yleensä pätevä useimmissa asiakirjoissa, on olemassa kuitenkin poikkeuksia:

• Testamentit: Nämä vaativat usein käsinkirjoitettuja allekirjoituksia ja todistajia.
• Notaarin oikeaksi todistamat asiakirjat: Lakisääteiset vaatimukset voivat edellyttää fyysisiä allekirjoituksia notaarin vahvistamista varten.
• Tietyt kiinteistökaupat: Joillakin lainkäyttöalueilla vaaditaan perinteisiä allekirjoituksia kauppakirjoihin.

Miten näppäimistöllä tehty allekirjoitus toimii?

Näppäimistöllä kirjoitetun allekirjoituksen käyttäminen on yksinkertaista, ja siihen kuuluu yleensä seuraavat vaiheet:

1. Avaa asiakirja: Pääset digitaaliseen asiakirjaan sähköisen allekirjoitusalustan tai PDF-editorin kautta.
2. Kirjoita nimesi: Kirjoita nimesi nimikenttään näppäimistöllä.
3. Vahvista aikomus: Jotkin järjestelmät saattavat vaatia sinua merkitsemään rastin ruutuun tai suorittamaan lisätoiminnon vahvistaaksesi aikomuksesi allekirjoittaa sähköisesti.
4. Todenna allekirjoitus: Jotkin alustat voivat käyttää monivaiheista tunnistautumista, kuten sähköpostivarmennusta tai tekstiviestikoodeja, allekirjoittajan henkilöllisyyden todentamiseksi.

Miksi näppäimistöllä tehty allekirjoitus on pätevä?

Asiakirjalle näppäimistöllä tehtävän allekirjoituksen pätevyys perustuu siihen, että se täyttää seuraavat keskeiset vaatimukset:

1. Aikomus allekirjoittaa
   Allekirjoittajan on selvästi pyrittävä käyttämään kirjoitettua nimeään allekirjoituksena hyväksyäkseen asiakirjan ehdot.
2. Suostumus sähköiseen kaupankäyntiin
   Molempien osapuolten on suostuttava käyttämään sähköisiä allekirjoituksia fyysisten allekirjoitusten sijasta. Tämä on usein mahdollista, kun molemmat osapuolet tekevät verkkokaupan.
3. Yhteys asiakirjaan
   Syötetyn allekirjoituksen on liityttävä loogisesti asiakirjaan. Sen on esimerkiksi oltava asianmukaisella sivulla tai oikeassa kohdassa.
4. Tietojen säilyttäminen
   Asiakirja ja allekirjoitus on säilytettävä siten, että ne voidaan jäljentää, jos niitä tarvitaan oikeudellisiin tarkoituksiin.

Suosituimmat sopimusmallit

Saat käyttöösi yli 40 sopimusmallia Oneflowssa.

Lue lisää

Hyödyt

Näppäimistöllä tehty allekirjoitus tarjoaa lukuisia etuja perinteisiin käsin kirjoitettuihin allekirjoituksiin verrattuna:

1. Nopeus ja tehokkuus
   Allekirjoituksen tekeminen digitaalisesti säästää aikaa, koska asiakirjojen tulostaminen, allekirjoittaminen ja skannaaminen ei ole tarpeen.
2. Kätevyys
   Asiakirjat voidaan allekirjoittaa missä tahansa ja milloin tahansa tietokoneella tai mobiililaitteella.
3. Kustannussäästöt
   Yritykset säästävät paperi-, tulostus- ja postituskustannuksissa ottamalla käyttöön sähköiset allekirjoitukset.
4. Ympäristöystävällisyys
   Paperinkäytön vähentäminen tukee kestäviä käytäntöjä ja minimoi ympäristövaikutukset.
5. Parempi turvallisuus
   Nykyaikaiset sähköisen allekirjoituksen alustat sisältävät salauksen, todentamisen ja kirjausketjut, joten koneella kirjoitetut allekirjoitukset ovat turvallisempia kuin käsin kirjoitetut.

Parhaat käytännöt

Jos haluat varmistaa, että näppäimistöllä tehty allekirjoitus on pätevä ja turvallinen, noudata näitä parhaita käytäntöjä:

1. Käytä hyvämaineisia sähköisen allekirjoituksen alustoja
   Oneflown kaltaiset luotettavat alustat tarjoavat vankat turvatoimet, kuten salauksen, aikaleimat ja henkilöllisyyden todentamisen.
2. Todista henkilöllisyytesi
   Käytä aina järjestelmiä, jotka varmistavat henkilöllisyytesi sähköpostilla, tekstiviestillä tai monivaiheisella tunnistautumisella.
3. Ilmaise aikomus selkeästi
   Varmista, että aikomuksesi allekirjoittaa on selvä, esimerkiksi merkitsemällä rasti ruutuun tai klikkaamalla ”Allekirjoita”-painiketta.
4. Säilytä allekirjoitetut asiakirjat turvallisesti
   Säilytä kopio allekirjoitetusta asiakirjasta turvallisessa, helposti löydettävässä paikassa myöhempää käyttöä varten.
5. Ymmärrä oikeudelliset vaatimukset
   Ole tietoinen sähköisiä allekirjoituksia koskevista erityissäännöistä ja -määräyksistä omalla alueellasi.

Lue myös: Oneflown opas sähköisistä allekirjoituksista

Näppäimistöllä tehty allekirjoitus vs. käsin kirjoitettu allekirjoitus

Sekä koneella että käsin kirjoitetut allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia, mutta niillä on eri tarkoitukset asiayhteydestä riippuen:

• Näppäimistöllä tehty allekirjoitus:
  • Paras digitaalisiin tapahtumiin ja jokapäiväisiin sopimuksiin.
  • Turvallisempi yhdistettynä todennusmenetelmiin.
  • Kätevä etäkäyttöön ja paperittomiin työnkulkuihin.
• Käsin kirjoitettu allekirjoitus:
  • Tarvitaan usein arvokkaille tai arkaluonteisille asiakirjoille.
  • Suositeltava tilanteissa, jotka edellyttävät todistajia tai notaarin vahvistamista.
  • Tarpeellinen vaatimustenmukaisuuden kannalta tietyissä oikeudellisissa yhteyksissä.

Milloin tietokoneella tai mobiililaitteella kirjoitettuja allekirjoituksia tulisi välttää?

On tilanteita, joissa koneella kirjoitetut allekirjoitukset eivät välttämättä ole paras vaihtoehto:

• Asiakirjat, jotka edellyttävät todistajia tai notaareita: Konekirjoitetut allekirjoitukset eivät voi korvata käsinkirjoitettuja allekirjoituksia notaarin vahvistamista varten.
• Lainkäyttöalueet, joilla on tiukat vaatimukset: Jotkut maat eivät ehkä tunnusta sähköisiä allekirjoituksia tietyntyyppisissä sopimuksissa.
• Suurten panosten liiketoimet: Käsin kirjoitettu allekirjoitus voi tuntua turvallisemmalta kaikille osapuolille erittäin arkaluonteisissa kaupoissa.

Tiivistelmä

Näppäimistöllä tehty allekirjoitus eli sähköinen allekirjoitus on paitsi pätevä myös laajalti hyväksytty ESIGN-lain ja eIDAS-asetuksen kaltaisten lakien nojalla. Kunhan prosessi osoittaa selkeän aikomuksen, suostumuksen ja todentamisen, tällaisella allekirjoituksella on sama painoarvo kuin käsin kirjoitetulla allekirjoituksella useimmissa jokapäiväisissä sopimuksissa.

Digitaalisen muutoksen myötä sekä yritykset että yksityishenkilöt ottavat käyttöön sähköisiä allekirjoituksia niiden nopeuden, turvallisuuden ja mukavuuden vuoksi. Käyttämällä turvallisia sähköisen allekirjoituksen alustoja ja ymmärtämällä alueesi oikeudelliset puitteet voit luottavaisin mielin ottaa käyttöön tämän nykyaikaisen tavan allekirjoittaa asiakirjoja.

Kun sinua seuraavan kerran pyydetään kirjoittamaan nimesi asiakirjaan, voit olla varma, että allekirjoituksesi ei ole vain pätevä, vaan se on myös askel paperittomien prosessien tulevaisuuteen.