Restez conforme au RGPD sans vous fatiguer grâce aux outils de gestion des contrats
Se débarrasser des processus sujets aux erreurs humaines est important pour la conformité au RGPD.
La confidentialité des données est devenue une priorité non négociable pour les entreprises du monde entier, en particulier pour celles qui gèrent des contrats impliquant des informations sensibles sur les clients.
Pour les entreprises américaines qui traitent les données personnelles des citoyens de l’UE, les enjeux sont encore plus importants. Le non-respect des exigences du RGPD peut entraîner des amendes considérables, des atteintes à la réputation et une perte de confiance.
Examinons les plus grands défis, les conséquences concrètes et les mesures que vous pouvez prendre pour protéger votre entreprise.
Les défis auxquels sont confrontées les entreprises américaines en matière de conformité au RGPD
Bien que le RGPD ait été introduit dans l’Union européenne, il s’applique à toute entreprise qui traite les données personnelles des citoyens de l’UE. Pour les entreprises basées aux États-Unis, cela ajoute une couche de complexité en plus des réglementations nationales existantes en matière de protection de la vie privée.
Voici quelques pièges courants :
- Les entreprises stockent et partagent souvent les contrats par courrier électronique ou via des systèmes non sécurisés, ce qui expose les données sensibles à des violations potentielles
- Les systèmes fragmentés rendent difficile le suivi, la mise à jour ou la suppression des données personnelles lorsque cela est nécessaire.
- Les entreprises qui travaillent avec des fournisseurs tiers peuvent ne pas comprendre pleinement les risques de conformité si ces partenaires traitent mal les données.
En 2021, Amazon a dû faire face à une amende vertigineuse de 746 millions d’euros pour des violations du RGPD liées à ses pratiques publicitaires. Cette affaire a mis en évidence la facilité avec laquelle les entreprises peuvent se mettre en porte-à-faux avec le RGPD, même lorsqu’elles opèrent en dehors de l’UE.
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Les coûts réels de la non-conformité
Lorsque les entreprises ne protègent pas les données à caractère personnel, les conséquences peuvent être catastrophiques.
- Violation des données d’Equifax
- En 2018, Equifax a accepté de payer au moins 575 millions de dollars après qu’une violation a exposé les informations sensibles de 147 millions de personnes. L’affaire a souligné l’importance d’un stockage sécurisé des données et de mesures de sécurité proactives.
- Meta condamné à une amende de 1,2 milliard d’euros
- En 2023, Meta a été sanctionné pour avoir transféré des données d’utilisateurs aux États-Unis sans mesures de protection adéquates. L’amende a souligné la nécessité pour les entreprises de s’aligner sur les exigences du RGPD lorsqu’elles traitent les données des citoyens de l’UE.
Ces exemples servent de signal d’alarme pour les entreprises de toutes tailles. La confidentialité des données n’est pas seulement une case réglementaire à cocher. C’est un élément essentiel pour gagner la confiance des clients et éviter les désastres financiers.
Comment la gestion manuelle des contrats peut mettre en péril la conformité au RGPD.
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) régit toutes les activités impliquant des informations personnellement identifiables, y compris celles liées aux contrats. Les entreprises doivent évaluer avec soin la manière dont elles traitent les documents contenant des données personnelles. Les activités de traitement comprennent des actions telles que l’enregistrement, l’envoi, le classement ou même la suppression de ces documents.
Malheureusement, les pratiques manuelles de gestion des contrats introduisent des vulnérabilités qui peuvent conduire à la non conformité au RGPD. Voici pourquoi.
Les activités de traitement peuvent inclure toute action que vous effectuez sur ce document, comme la sauvegarde, l’envoi, le classement, etc.
Parmi les activités susceptibles de donner lieu à des erreurs humaines, citons l’envoi par courrier électronique de contrats en pièces jointes, la création et la gestion de contrats dans des formats « manuels » tels que Word/PDF/papier, ou l’enregistrement sur votre ordinateur local d’une version différente du contrat à chaque fois qu’une modification y est apportée.
Les risques des processus contractuels manuels
La gestion manuelle des contrats implique souvent des activités sujettes à l’erreur humaine et au manque de supervision. Les exemples les plus courants sont les suivants
- L’envoi de contrats par courrier électronique
- Les contrats sont souvent envoyés en pièces jointes dans les courriels, ce qui augmente le risque d’envoyer accidentellement des données sensibles au mauvais destinataire.
- Utilisation de formats obsolètes tels que Word, PDF ou papier
- Ces formats rendent difficile le suivi des modifications et la garantie que toutes les parties travaillent sur la version la plus récente d’un contrat.
- Enregistrement de plusieurs versions sur des lecteurs locaux
- Lorsque les contrats sont stockés dans des boîtes aux lettres personnelles ou sur des ordinateurs locaux, des versions obsolètes subsistent souvent, ce qui crée des failles de sécurité et enfreint les politiques de conservation des données.
Par exemple, un employé peut envoyer par inadvertance un contrat à un mauvais destinataire ou ne pas supprimer de son appareil local des contrats expirés contenant des données personnelles. Ces oublis peuvent rapidement se transformer en violations de la conformité au RGPD.
Pourquoi cela importe-t-il pour la conformité au RGPD ?
En tant que responsable du traitement des données, votre organisation a l’obligation légale de maintenir le contrôle sur le flux de données personnelles. Cela signifie que vous devez vous assurer que toutes les activités de traitement des données sont sécurisées et exemptes de risques inutiles.
Voici pourquoi la gestion manuelle des contrats est problématique :
- Manque de visibilité du flux de données: Sans un suivi approprié, il est facile de perdre de vue l’endroit où les données personnelles sont stockées ou envoyées.
- Risque accru de violations: Les erreurs humaines telles que les courriels mal adressés ou les versions oubliées rendent les données sensibles vulnérables.
- Non-respect des politiques de conservation des données: Ne pas supprimer les contrats obsolètes viole le principe de minimisation des données du RGPD.
L’un des risques de conformité les plus importants dans le cadre du RGPD est l’incapacité à cartographier et à contrôler les flux de données. Les processus manuelsses make it difficult to demonstrate accountability, which is a core requirement of the regulation.
La solution pour atténuer les risques
Outre la supervision des routines et procédures internes, les entreprises doivent proposer une solution alternative qui soit non seulement sûre, mais aussi facile à adopter. Les employés devront toutefois continuer à accomplir leurs tâches dans la conformité au RGPD. L’approche recommandée pour y parvenir est que les entreprises recherchent une solution basée sur le cloud qui réponde à ces critères :
- La solution est sécurisée et utilise une norme de cryptage approuvée.
- La solution stocke vos données au sein de l’UE ou de l’EEE
- La solution élimine la pratique « attacher à l’email ».
- La solution élimine la pratique de l’« enregistrement sur disque ».
- La solution vous permet de gérer les documents au sein même du service.
Le passage à une plateforme automatisée et centralisée de gestion des contrats peut éliminer ces risques. Voici comment :
- Suivi en temps réel: Conservez toutes les données contractuelles dans un emplacement sécurisé avec un contrôle des versions pour vous assurer que tout le monde travaille sur le même document.
- Contrôle d’accès: Limitez les personnes autorisées à consulter, modifier ou partager les contrats afin de réduire le risque d’exposition accidentelle.
- Politiques de conservation des données: Automatisez les rappels et les processus de suppression des contrats expirés pour vous conformer aux règles de conservation du RGPD.
Prendre ces mesures permet non seulement de renforcer votre conformité au RGPD, mais aussi de rationaliser votre flux de travail, ce qui permet à votre organisation de gagner du temps et d’économiser des ressources.
Comment s’assurer que votre entreprise reste conforme
Éviter les pièges du RGPD commence par une action intentionnelle. Voici quelques mesures que votre entreprise peut prendre pour assurer sa conformité :
- Renforcez vos pratiques en matière de protection des données
- Crypter les informations sensibles et utiliser des plateformes sécurisées pour la gestion des contrats.
- Effectuer des audits réguliers de la protection de la vie privée
- Examinez régulièrement vos processus pour identifier les points faibles dans la manière dont vous stockez, traitez et partagez les données.
- Formez votre équipe aux meilleures pratiques en matière de protection de la vie privée
- Les employés doivent comprendre comment leurs actions peuvent avoir un impact sur la conformité au RGPD. Fournissez des conseils clairs et une formation continue.
- Évaluez vos partenariats avec des tiers
- Assurez-vous que vos fournisseurs et prestataires de services respectent la conformité au RGPD, car leurs erreurs peuvent vous mettre dans l’eau chaude
En abordant ces domaines, vous pouvez minimiser les risques tout en démontrant un engagement clair en faveur de la confidentialité des données.
Points clés
De nombreux outils de signature électronique au format PDF exigent que vous téléchargiez et téléchargiez le contrat chaque fois que vous effectuez une mise à jour au cours du processus de négociation. Vous devez souvent ouvrir le document Word original, apporter les modifications demandées, enregistrer le document au format PDF et le télécharger vers le service de signature électronique.
Ce faisant, vous risquez de sauvegarder involontairement les anciennes versions du contrat sur votre ordinateur. Il se peut même que vous deviez joindre le document à votre courrier électronique. Ces pratiques, comme mentionné précédemment, présentent de sérieux risques de conformité au RGPD.
Le principal enseignement à tirer est donc le suivant : si vous vous appuyez encore sur des outils de signature électronique sur papier ou au format PDF, vous n’êtes pas prêt pour le RGPD.
- Les entreprises américaines qui traitent des données de l’UE doivent prendre au sérieux la conformité au RGPD.
- Des affaires très médiatisées, comme celles d’Amazon et de Meta, montrent les risques financiers et de réputation liés à la non-conformité.
- Des mesures proactives telles que le cryptage des données, la formation des employés et l’évaluation des fournisseurs peuvent protéger votre entreprise.
En prenant ces mesures dès maintenant, vous éviterez des erreurs coûteuses plus tard. Protéger les données de vos clients ne consiste pas seulement à éviter les amendes. Il s’agit d’instaurer la confiance et de rester en tête sur un marché concurrentiel.
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