Å kvitte seg med prosesser som er utsatt for menneskelige feil, er viktig for compliance med GDPR.
Vær GDPR-kompatibel uten å bli svett ved hjelp av verktøy for kontraktshåndtering
Personvern har blitt en ikke-forhandlingsbar prioritet for selskaper overalt, spesielt for dem som håndterer kontrakter som involverer sensitiv kundeinformasjon.
For selskaper i USA som håndterer personopplysninger om EU-borgere, er innsatsen enda høyere. Hvis de ikke oppfyller kravene i personvernforordningen, kan det føre til store bøter, svekket omdømme og tap av tillit.
La oss se nærmere på de største utfordringene, konsekvensene i den virkelige verden og hva du kan gjøre for å beskytte selskapene dine.
Utfordringene amerikanske selskaper står overfor når det gjelder compliance med GDPR
GDPR ble innført i EU, men gjelder for alle selskaper som behandler personopplysninger om EU-borgere. For selskaper i USA innebærer dette en ekstra kompleksitet i tillegg til eksisterende nasjonale personvernregler.
Her er noen vanlige fallgruver:
- Selskaper lagrer og deler ofte kontrakter via e-post eller usikre systemer, noe som utsetter sensitive data for potensielle sikkerhetsbrudd.
- Fragmenterte systemer gjør det vanskelig å spore, oppdatere eller slette personopplysninger når det er nødvendig.
- Bedrifter som jobber med tredjepartsleverandører, forstår kanskje ikke helt risikoen for compliance hvis disse partnerne håndterer data feil.
I 2021 ble Amazon ilagt en svimlende bot på 746 millioner euro for brudd på personvernforordningen i forbindelse med annonseringspraksis. Denne saken viste hvordan selskaper lett kan komme på kant med personvernforordningen, selv når de driver virksomhet utenfor EU.
Les også: How contract management can help you automate your sales process?
De reelle kostnadene ved manglende compliance
Når selskaper ikke klarer å beskytte personopplysninger, kan konsekvensene bli katastrofale.
- Datainnbrudd hos Equifax
I 2018 gikk Equifax med på å betale minst 575 millioner dollar etter at sensitive opplysninger om 147 millioner mennesker ble eksponert. Saken understreket viktigheten av sikker datalagring og proaktive sikkerhetstiltak. - Meta ilagt en bot på 1,2 milliarder euro
I 2023 ble Meta straffet for å ha overført brukerdata til USA uten tilstrekkelige sikkerhetstiltak. Boten understreket behovet for at selskaper innretter seg etter GDPR-kravene når de behandler data om EU-borgere.
Disse eksemplene er en vekker for selskaper av alle størrelser. Personvern er ikke bare en forskriftsbestemt boks å krysse av i. Det er en kritisk del av det å bygge tillit hos kundene og unngå økonomiske katastrofer.
Hvordan manuell kontraktshåndtering kan sette GDPR-compliance i fare
Personvernforordningen (GDPR) regulerer alle aktiviteter som involverer personlig identifiserbar informasjon, inkludert aktiviteter knyttet til kontrakter. Bedrifter må nøye vurdere hvordan de behandler dokumenter som inneholder personopplysninger. Behandlingsaktiviteter omfatter handlinger som lagring, sending, arkivering eller til og med sletting av disse dokumentene.
Dessverre medfører manuell kontraktshåndtering sårbarheter som kan føre til manglende compliance med GDPR. Her er hvorfor.
Behandlingsaktiviteter kan omfatte alle handlinger du utfører på dokumentet, for eksempel lagring, sending, arkivering osv.
Noen av de aktivitetene som er utsatt for menneskelige feil, er å sende kontrakter vedlagt i e-poster frem og tilbake, skape og administrere kontrakter i «manuelle» formater som Word/PDF/papir, eller lagre en ny kontraktsversjon hver gang det gjøres en endring i kontrakten på den lokale datamaskinen.
Risikoen ved manuelle kontraktsprosesser
Manuell kontraktshåndtering innebærer ofte aktiviteter som er utsatt for menneskelige feil og manglende oversikt. Vanlige eksempler inkluderer:
- Emailing contracts back and forth
Contracts are frequently sent as attachments in emails, which increases the risk of accidentally sending sensitive data to the wrong recipient. - Using outdated formats like Word, PDF, or paper
These formats make it difficult to track changes and ensure all parties are working on the most up-to-date version of a contract. - Saving multiple versions on local drives
When contracts are stored in personal mailboxes or local computers, outdated versions often linger, creating security gaps and violating data retention policies.
For instance, an employee could inadvertently email a contract to an incorrect recipient or fail to delete expired contracts containing personal data from their local device. These oversights can quickly escalate into GDPR compliance violations.
Hvorfor dette er viktig for compliance med GDPR
Som behandlingsansvarlig er organisasjonen din juridisk forpliktet til å ha kontroll over flyten av personopplysninger. Det betyr at du er ansvarlig for å sørge for at alle databehandlingsaktiviteter er sikre og fri for unødvendige risikoer.
Her er hvorfor manuell kontraktshåndtering er problematisk:
- Manglende oversikt over dataflyten: Uten skikkelig sporing er det lett å miste oversikten over hvor personopplysninger lagres eller sendes.
- Høyere risiko for datainnbrudd: Menneskelige feil, som feiladresserte e-poster eller glemte versjoner, gjør sensitive data sårbare.
- Manglende compliance med retningslinjer for oppbevaring av data: Manglende fjerning av utdaterte kontrakter er i strid med GDPRs prinsipp om dataminimering.
En av de største risikoene for compliance under GDPR er manglende kartlegging og kontroll av dataflyten. Manuelle prosesser gjør det vanskelig å påvise ansvarlighet, noe som er et sentralt krav i forordningen.
Løsningen for å redusere risiko
I tillegg til å se over de interne rutinene og prosedyrene, må bedriftene tilby en alternativ måte som ikke bare er sikker, men også enkel å ta i bruk. De ansatte må imidlertid fortsatt utføre oppgavene sine på en måte som er i samsvar med GDPR. For å oppnå dette anbefales det at bedrifter ser seg om etter en skybasert løsning som oppfyller disse kriteriene:
- The solution is secure and uses approved encryption standard
- The solution stores your data within the EU or EEA
- The solution eliminates the “attach to email” practice
- The solution eliminates the “save to disk” practice
- The solution allows you to manage documents within the service itself
Switching to an automated and centralized contract management platform can eliminate these risks. Here’s how:
- Sporing i sanntid: Oppbevar alle kontraktsdata på ett sikkert sted med versjonskontroll for å sikre at alle jobber med det samme dokumentet.
- Tilgangskontroll: Begrens hvem som kan se, redigere eller dele kontrakter for å redusere risikoen for utilsiktet eksponering.
- Retningslinjer for oppbevaring av data: Automatiser påminnelser og sletteprosesser for utløpte kontrakter for å overholde GDPRs regler for oppbevaring.
Disse trinnene styrker ikke bare compliance med GDPR, men effektiviserer også arbeidsflyten, noe som sparer organisasjonen for tid og ressurser.
Hvordan du sikrer at selskapet ditt overholder regelverket
Å unngå fallgruvene i GDPR starter med bevisste handlinger. Her er noen tiltak bedriften din kan iverksette for å sikre compliance:
- Styrk rutinene dine for databeskyttelse
Krypter sensitiv informasjon og bruk sikre plattformer for kontraktshåndtering - Gjennomfør regelmessige personvernrevisjoner
Gå regelmessig gjennom prosessene dine for å identifisere svake punkter i hvordan du lagrer, behandler og deler data - Lær opp teamet ditt i beste praksis for personvern
De ansatte må forstå hvordan handlingene deres kan påvirke compliance med GDPR. Gi tydelig veiledning og kontinuerlig opplæring - Evaluer tredjepartssamarbeidene dine
Sørg for at leverandørene og tjenesteleverandørene dine følger GDPR-standardene, da feil fra deres side kan føre deg i hardt vær
Ved å ta tak i disse områdene kan du minimere risikoen samtidig som du viser en tydelig forpliktelse til personvern.
Sammendrag
Mange PDF-baserte e-signeringsverktøy krever at du laster ned og laster opp kontrakten hver gang du gjør en oppdatering i løpet av forhandlingsprosessen. Du må ofte åpne det opprinnelige Word-dokumentet, gjøre de ønskede endringene, lagre dokumentet som PDF og laste det opp til den elektroniske signeringstjenesten.
Ved å gjøre dette kan du utilsiktet komme til å lagre eldre versjoner av kontrakten på datamaskinen din. Det kan til og med hende at du må legge ved dokumentet i e-posten din. Denne praksisen utgjør, som nevnt tidligere, en alvorlig risiko for compliance med GDPR.
Så det viktigste å ta med seg er at hvis du fortsatt bruker papir eller PDF-baserte e-signeringsverktøy, er du ikke klar for GDPR.
- Amerikanske selskaper som håndterer EU-data, må ta GDPR-compliance på alvor
- Høyprofilerte saker, som de som involverer Amazon og Meta, viser den økonomiske og omdømmemessige risikoen ved manglende compliance
- Proaktive tiltak som datakryptering, opplæring av ansatte og leverandørevalueringer kan beskytte selskapene dine
Hvis du tar disse stegene nå, kan du unngå kostbare feil senere. Å beskytte kundenes data handler ikke bare om å unngå bøter. Det handler om å bygge tillit og holde seg i forkant i et konkurranseutsatt marked.
Les også: Oneflow’s commitment to the GDPR compliance.
Oneflows forpliktelse til compliance med GDPR.