Le secteur de l’hôtellerie et restauration évolue, mais certaines choses n’ont pas changé, comme les montagnes de paperasse nécessaires à la gestion d’un hôtel, d’un restaurant ou d’un espace événementiel. Alors que les attentes des clients montent en flèche, de nombreuses entreprises restent figées dans le passé, s’appuyant sur des formulaires et des contrats papier.
En fait, 84 % des entreprises du secteur de l’hôtellerie et restauration ont désormais des équipes dédiées à la transformation numérique des documents commerciaux. Pourtant, nombre d’entre elles n’ont pas encore pleinement adopté la puissance de la dématérialisation, avec des processus papier qui font perdre du temps et de l’argent.
La réussite du Radisson Hotel Group, qui a adopté la signature électronique de Oneflow pour l’hôtellerie et restauration, a démontré que les documents commerciaux sur papier peuvent être transformés non seulement en une approche plus écologique, mais aussi en une augmentation des réservations et en une meilleure expérience pour les clients.
Dans cet article, nous avons listé les 20 documents les plus importants dans le secteur de l’hôtellerie et restauration que vous pouvez signer numériquement, l’impact qu’ils ont sur votre entreprise et les raisons pour lesquelles passer à la signature électronique est une évidence.
Liste des cas d’utilisation de la signature numérique pour les entreprises du secteur de l’hôtellerie et restauration
1. Formulaires d’enregistrement des clients
- Qu’est-ce que c’est ? Formulaires recueillant les coordonnées des clients lors de l’enregistrement
- Pourquoi c’est important ? Permet de tenir des registres précis et de garantir le respect de la législation
- Qui le crée ? Le personnel de la réception
- Qui le signe ? Les clients
- Personnalisation : Principalement standardisé avec des champs spécifiques aux clients
2. Accords de réservation
- Qu’est-ce que c’est ? Contrats de réservation de salles ou d’espaces événementiels
- Pourquoi c’est important ? Définit clairement les termes, évitant ainsi les malentendus.
- Qui le crée ? Les équipes de réservation ou de vente
- Qui le signe ? Les clients ou les organisateurs de l’événement
- Personnalisation : Conditions standard avec des détails spécifiques à la réservation
3. Contrat d’événement
- Qu’est-ce que c’est ? Accords décrivant les conditions d’accueil des événements.
- Pourquoi c’est important ? Fixe les attentes et définit les responsabilités
- Qui le crée ? Les coordinateurs d’événements
- Qui le signe ? Les clients qui accueillent l’événement
- Personnalisation : Fortement adapté à chaque événement
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4. Contrats avec les vendeurs et les fournisseurs
- Qu’est-ce que c’est ? Les accords avec les fournisseurs de biens ou de services.
- Pourquoi c’est important ? Garantit une chaîne d’approvisionnement fiable
- Qui le crée ? Les équipes chargées des achats
- Qui le signe ? Les fournisseurs et les gestionnaires
- Personnalisation : Modèles standard avec détails des biens ou services
5. Contrats de travail
- Qu’est-ce que c’est ? Accords juridiques pour les nouveaux employés
- Pourquoi c’est important ? Définit clairement les rôles et les attentes
- Qui le crée ? Les départements RH
- Qui le signe ? Les employés et la direction
- Personnalisation : Standardisé avec des détails spécifiques au rôle
6. Accords de non-divulgation (NDA)
- Qu’est-ce que c’est ? Accords visant à protéger les informations confidentielles
- Pourquoi c’est important ? Sauvegarde des informations commerciales sensibles
- Qui le crée ? Les équipes juridiques
- Qui le signe ? Employés, fournisseurs ou partenaires
- Personnalisation : Principalement standard avec quelques clauses personnalisées
7. Accords de niveau de service (SLA)
- Qu’est-ce que c’est ? Contrats définissant les attentes en matière de qualité de service
- Pourquoi c’est important : Responsabilise les fournisseurs
- Qui les crée ? Les équipes opérationnelles
- Qui le signe ? Les fournisseurs de services et les gestionnaires
- Personnalisation : Adaptée à des services spécifiques
8. Contrats de maintenance
- De quoi s’agit-il ? Contrats pour l’entretien des équipements et des installations
- Pourquoi c’est important ? Garantit le bon déroulement des opérations
- Qui le crée ? Gestion des installations
- Qui le signe ? Les fournisseurs et le personnel
- Personnalisation : Spécifique au type de maintenance requis
9. Accords de franchise
- Qu’est-ce que c’est ? Contrats entre franchiseurs et franchisés
- Pourquoi c’est important : Définit les lignes directrices de la marque et les règles opérationnelles
- Qui le crée ? Les équipes juridiques
- Qui le signe ? Les franchiseurs et les franchisés
- Personnalisation : Conditions standard avec des détails spécifiques à l’emplacement
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10. Contrats de location
- De quoi s’agit-il ? Contrats de location de biens immobiliers
- Pourquoi c’est important ? Définit clairement les conditions d’utilisation des biens immobiliers
- Qui le crée ? Les équipes juridiques ou immobilières
- Qui le signe ? Les propriétaires et les locataires
- Personnalisation : Spécifique à la propriété et aux conditions
11. Formulaires de conformité en matière de santé et de sécurité
- Qu’est-ce que c’est ? Documents garantissant le respect des réglementations locales en matière de santé et de sécurité.
- Pourquoi c’est important : Permet de répondre aux exigences légales tout en donnant la priorité à la sécurité du personnel et des clients.
- Qui le crée ? Les responsables de la conformité ou la direction.
- Qui le signe ? Les employés ou les inspecteurs.
- Personnalisation : Formulaires standardisés avec, à l’occasion, des champs spécifiques à un lieu.
12. Formulaires d’autorisation de carte de crédit
- Qu’est-ce que c’est ? Autorisation fournie par le client pour le traitement des paiements
- Pourquoi c’est important : Sécurise les paiements tout en réduisant les risques de fraude
- Qui le crée ? Le personnel de la réception ou des finances
- Qui la signe ? Les clients
- Personnalisation : Généralement standard, avec des détails spécifiques à la transaction.
13. Formulaires de rapport d’incident
- Qu’est-ce que c’est ? Documents détaillant les accidents ou les événements inattendus survenus sur le site
- Pourquoi c’est important : Assure une documentation appropriée pour les réclamations en matière de responsabilité et d’assurance
- Qui le crée ? Les membres du personnel concernés ou la direction
- Qui le signe ? Les témoins, les parties concernées et parfois les invités.
- Personnalisation : Formulaires standard complétés par des détails spécifiques à l’incident
14. Ordres de banquet (BEO)
- Qu’est-ce que c’est ? Description détaillée d’un événement organisé par un traiteur, y compris la nourriture, la mise en place et les horaires.
- Pourquoi c’est important : Permet de s’assurer que toutes les équipes sont en phase pour une exécution sans heurts de l’événement.
- Qui la crée ? Les planificateurs d’événements
- Qui le signe ? Les clients et les chefs de service
- Personnalisation : Très spécifique à chaque événement
15. Accords avec les agences de voyage
- Qu’est-ce que c’est ? Contrats entre les hôtels et les agences de voyage pour les réservations des clients.
- Pourquoi c’est important : Élargit les canaux de réservation et la visibilité de l’hôtel
- Qui le crée ? Les équipes de vente ou de marketing
- Qui le signe ? Les représentants de l’hôtel et les responsables de l’agence
- Personnalisation : Inclut généralement des clauses standard, avec des structures de commission variables.
16. Contrats de vente de groupe
- Qu’est-ce que c’est ? Contrats pour les réservations de groupes importants, tels que les conférences ou les visites guidées.
- Pourquoi c’est important ? Permet d’obtenir des réservations en masse et d’augmenter les revenus
- Qui le crée ? Les équipes de vente
- Qui le signe ? Les organisateurs de groupes
- Personnalisation : Adaptée à la taille du groupe, à sa durée et à ses besoins
- Lire aussi : Comment Oneflow peut aider les équipes de vente à conclure des affaires plus rapidement
17. Formulaires de consentement pour les spas et le bien-être
- Qu’est-ce que c’est ? Les formulaires de consentement des clients pour les traitements de spa ou de bien-être
- Pourquoi c’est important ? Permet de s’assurer que le client est informé du traitement et des risques qui y sont associés.
- Qui le crée ? La direction du spa
- Qui le signe ? Les clients
- Personnalisation : Formulaires standards avec détails sur des traitements spécifiques
18. Accords sur la politique relative aux animaux de compagnie
- De quoi s’agit-il ? Contrats décrivant les règles de l’hôtel pour les clients voyageant avec des animaux de compagnie.
- Pourquoi c’est important ? Prévient les malentendus et assure la protection des biens.
- Qui le crée ? La réception ou la direction
- Qui le signe ? Les clients ayant des animaux de compagnie
- Personnalisation : Généralement standard, avec des détails spécifiques à l’hôte
19. Accord sur la protection des données
- Qu’est-ce que c’est ? Des accords visant à assurer la conformité avec les lois sur la confidentialité des données comme le RGPD.
- Pourquoi c’est important : Protège les données des clients et garantit la conformité légale
- Qui le crée ? Les équipes juridiques ou informatiques
- Qui le signe ? Le personnel, les fournisseurs ou les partenaires tiers
- Personnalisation : Largement standardisé avec des ajustements spécifiques au domaine juridique
20. Accords relatifs aux programmes d’adhésion ou de fidélisation
- Qu’est-ce que c’est ? Conditions d’adhésion à des programmes de fidélisation
- Pourquoi c’est important : Clarifie les avantages et les responsabilités liés à l’adhésion
- Qui le crée ? Les équipes de marketing ou de fidélisation de la clientèle
- Qui la signe ? Invités ou membres
- Personnalisation : Généralement standardisé, avec des champs spécifiques aux membres
Pourquoi les leaders de l’hôtellerie et restauration adoptent-ils les signatures électroniques ?
Le groupe hôtelier Radisson est un excellent exemple de la manière dont la transformation numérique peut porter ses fruits. En passant à des processus numériques, Radisson a constaté des délais d’exécution des contrats plus rapides, une plus grande satisfaction des clients et des économies significatives. Il a tout numérisé, des formulaires d’inscription des clients aux contrats avec les fournisseurs, améliorant ainsi l’efficacité et l’empreinte écologique.
- Le secteur de l’hôtellerie et restauration vise à créer des expériences inoubliables, et non à s’enliser dans la paperasserie
- Les contrats numériques dynamiques augmentent les délais d’exécution des contrats et les réservations de vente.
- Les signatures numériques sont devenues une nécessité pour les entreprises du secteur de l’hôtellerie et restauration qui cherchent à rester compétitives en accélérant leurs opérations et en adoptant des pratiques plus écologiques.
