La gestion des contrats sur plusieurs plateformes peut sembler une solution pratique pour jongler avec différents processus, mais elle conduit souvent à un chaos involontaire. Au lieu de créer des gains d’efficacité, elle fragmente les flux de travail, introduit une complexité inutile et entrave votre capacité à fonctionner sans heurts.

Pour les équipes commerciales, RH et juridiques, les logiciels silotés sont souvent synonymes de retards dans l’approbation des contrats, d’erreurs dans la documentation et d’un manque de responsabilité qui peut se répercuter sur l’ensemble des services.

Dans cet article, nous examinerons comment les logiciels silotés créent des goulets d’étranglement et nous expliquerons pourquoi une solution unifiée est la clé de la rationalisation de la gestion des contrats.

Le coût réel des logiciels silotés

L’utilisation de deux ou plusieurs outils pour gérer le cycle de vie des contrats est plus courante qu’on ne le pense. Selon notre étude, 70,67 % des entreprises utilisent deux ou trois logiciels pour créer, réviser et stocker les contrats. Bien que cette approche puisse fonctionner temporairement, elle crée des inefficacités qui ralentissent les processus.

L’utilisation de plusieurs outils pour gérer le cycle de vie des contrats, que ce soit pour les rédiger, les réviser ou les stocker, est plus courante qu’on ne le pense. De nombreuses entreprises s’appuient sur deux ou trois plateformes, pensant que cette flexibilité leur permet de mieux contrôler la situation. Cependant, cette approche introduit des inefficacités qui finissent par coûter beaucoup plus cher en temps et en ressources.

Lorsque les données contractuelles sont dispersées dans différents logiciels, des silos se créent. Chaque service peut utiliser son propre outil pour créer ou stocker des contrats, ce qui rend difficile le suivi du cycle de vie du document. Ce manque de visibilité est source de confusion, les équipes s’efforçant de trouver la version la plus récente d’un contrat. Par ailleurs, la saisie manuelle des données, souvent nécessaire pour synchroniser les informations entre les plateformes, augmente la probabilité d’erreurs. Une seule erreur dans un contrat essentiel peut entraîner une perte de revenus, des retards inutiles ou, pire, l’échec de l’opération.

En outre, les logiciels silotés posent des problèmes de responsabilité. Sans plateforme centralisée, il est difficile de savoir qui a apporté des modifications à un document ou où il en est dans le processus d’approbation. Ce manque de clarté entraîne une mauvaise communication, une duplication du travail et, souvent, des délais non respectés qui peuvent nuire à la réputation de votre entreprise.

En résumé, les principaux défis sont les suivants

• Silos de données: le stockage des données contractuelles dans des logiciels distincts rend leur accès et leur suivi plus difficiles.
• Saisie manuelle des données: La copie d’informations entre plateformes augmente le risque d’erreurs.
• Manque de responsabilité: Il devient compliqué de contrôler qui a effectué les changements et quand.

L’Aberdeen Group indique que les entreprises dotées de logiciels de gestion des contrats fragmentés voient leur cycle contractuel s’allonger de 20 %. Ces inefficacités peuvent coûter du temps et de l’argent aux entreprises, en particulier lorsque les délais d’approbation retardent les transactions.

Lire aussi : Comment la gestion des contrats peut-elle vous aider à conclure des affaires plus rapidement ?

Comment la fragmentation affecte les équipes

L’impact de la fragmentation des logiciels est ressenti différemment selon les départements, mais les conséquences sont tout aussi dommageables.

Pour les équipes de vente :

• Les retards dans l’approbation des contrats réduisent la vitesse de conclusion des affaires, ce qui fait manquer des opportunités de revenus.

Pour les équipes des ressources humaines :

• La gestion des contrats pour les nouvelles recrues ou des accords avec les employés dans plusieurs logiciels crée des goulots d’étranglement et perturbe les flux de travail.

Pour les équipes juridiques :

• L’examen et la finalisation de contrats stockés à différents endroits augmentent la probabilité d’erreurs et les risques de non-conformité.

Selon l’International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), les entreprises perdent jusqu’à 9 % de leur chiffre d’affaires annuel en raison de mauvaises pratiques de gestion des contrats.

Le chaos créé par des logiciels silotés ne fait pas que ralentir les choses, il introduit des risques réels pour votre entreprise. Lorsque les contrats sont répartis entre plusieurs outils, il devient difficile d’avoir une vue d’ensemble claire de l’emplacement de chaque document, de l’étape à laquelle il se trouve et de la personne responsable de l’action suivante. Ce manque de contrôle augmente la probabilité d’erreurs et de faux pas.

Par exemple, si la date d’expiration ou de renouvellement d’un contrat n’est pas suivie correctement parce qu’elle est stockée dans un système cloisonné, vous risquez de manquer une échéance importante. Le fait de ne pas renouveler un contrat peut entraîner la perte d’un partenariat précieux ou d’une relation avec un client, tandis que le fait de ne pas résilier un contrat dans les délais impartis peut entraîner des obligations financières inutiles.

L’erreur humaine est un autre risque important. Avec des logiciels silotés, les employés peuvent enregistrer par inadvertance d’anciennes versions d’un contrat, envoyer le mauvais document à un client ou égarer des informations essentielles. Ces erreurs sont amplifiées lorsqu’il n’existe pas de plateforme centralisée pour les détecter ou les prévenir. Au fil du temps, ces petits problèmes peuvent se transformer en problèmes plus importants, risquant d’entamer la confiance des clients et d’affecter la réputation de votre organisation.

Exemples concrets des risques de la fragmentation

Lorsque la gestion des contrats devient chaotique, les entreprises s’exposent à des risques importants.

• Meta: En 2023, Meta a dû faire face à une amende record de 1,2 milliard d’euros pour avoir transféré des données d’utilisateurs entre des logiciels silotés sans garanties adéquates, violant ainsi les exigences du RGPD.
• Equifax: L’incapacité à sécuriser les flux de données et à suivre les informations de manière efficace a conduit à une violation massive des données en 2017, affectant 147 millions de personnes et entraînant un règlement d’au moins 575 millions de dollars.

Ces exemples soulignent à quel point les logiciels silotés créent des vulnérabilités qui peuvent entraîner des pertes financières et de réputation.

Les avantages d’une plateforme unifiée de gestion des contrats

La consolidation des processus contractuels au sein d’une plateforme unique peut résoudre ces problèmes et améliorer considérablement l’efficacité.

Le passage à un système centralisé de gestion des contrats peut résoudre ces problèmes et créer des flux de travail plus fluides entre les différents services. En regroupant toutes les activités liées aux contrats au sein d’une même plateforme, les entreprises bénéficient d’un meilleur contrôle et d’une meilleure visibilité sur l’ensemble du cycle de vie des contrats.

Un système unifié garantit que toutes les parties prenantes travaillent à partir de la même version d’un document, ce qui élimine la confusion et réduit le risque d’erreurs. Les équipes peuvent suivre les contrats en temps réel, voir qui a apporté des modifications et identifier où en est le document dans le processus d’approbation. Cette transparence permet d’éviter les retards et de maintenir l’alignement de tous.

L’automatisation est un autre avantage important des plateformes unifiées. Des rappels automatisés permettent de respecter le calendrier des contrats, en veillant à ce que les approbations soient obtenues et que les signatures soient collectées sans communications inutiles. Ces outils s’intègrent également de manière transparente à d’autres logiciels d’entreprise, tels que les logiciels de gestion de la relation client (CRM), ce qui permet aux données de circuler sans effort et élimine la nécessité d’une saisie manuelle.

Le plus important est peut-être qu’une plateforme centralisée offre une certaine tranquillité d’esprit. Tous les contrats étant stockés en toute sécurité à un seul endroit, les entreprises peuvent mieux protéger les informations sensibles et répondre aux exigences de conformité. Cela réduit les risques et garantit que votre organisation est toujours prête pour les audits ou les examens.

En d’autres termes, voici comment un système unifié peut vous aider :

• Stockage centralisé: Conservez toutes les données contractuelles en un seul endroit pour faciliter l’accès et le contrôle des versions.
• Flux de travail rationalisés: Automatisez les approbations et suivez les progrès en temps réel, réduisant ainsi les retards.
• Amélioration de la collaboration: Les équipes travaillent sur la même plateforme, ce qui garantit l’alignement et minimise les erreurs.
• Conformité renforcée: Les protections intégrées aident à répondre au RGPD et à d’autres exigences réglementaires.

Par exemple, selon Aberdeen Research, les entreprises qui sont passées à des plateformes unifiées ont conclu des contrats 30 % plus rapidement.

Lire aussi : Les 10 meilleurs logiciels de gestion des contrats en 2025

Étapes de la transition vers un système unifié

Si votre entreprise est aux prises avec des logiciels silotés, la solution commence par une action intentionnelle.

1. Évaluez vos processus actuels: Faites le point sur tous les outils que vos équipes utilisent pour gérer les contrats et identifiez les inefficacités.
2. Choisissez la bonne plateforme: Recherchez un système de gestion des contrats qui puisse s’intégrer à vos flux de travail existants et répondre aux besoins de votre organisation.
3. Mettre en œuvre progressivement: Commencez par un déploiement progressif, permettant à vos équipes de s’adapter au nouveau système tout en minimisant les perturbations.
4. Assurer la formation et le soutien: Veillez à ce que les employés comprennent comment utiliser efficacement la plateforme et aient accès à une assistance continue.

Simplifier vos processus contractuels n’est pas seulement une question de commodité, c’est aussi permettre à vos équipes de se concentrer sur ce qui compte le plus.

Principaux enseignements

• Les logiciels silotés perturbent les flux de travail et introduisent des inefficacités, ralentissant la conclusion des contrats et augmentant les risques.
• Les équipes commerciales, RH et juridiques sont toutes confrontées à des défis uniques causés par des outils de gestion des contrats cloisonnés.
• La transition vers une plateforme centralisée de gestion des contrats rationalise les processus, améliore la collaboration et réduit les erreurs.
• En prenant des mesures proactives pour unifier votre gestion des contrats, vous pouvez gagner du temps, augmenter votre productivité et protéger votre entreprise contre des risques évitables.

L’unification de la gestion des contrats n’est pas une simple mise à jour technique. Il s’agit d’une décision stratégique qui favorise l’efficacité et positionne votre organisation sur la voie de la réussite à long terme. Faites le premier pas vers l’élimination du chaos dès aujourd’hui.