Skip to content

Sopimukset

Pirstaleiset järjestelmät aiheuttavat kaaosta sopimusten hallinnoinnissa

Sopimusten hallinta useilla eri alustoilla saattaa vaikuttaa käytännölliseltä ratkaisulta eri prosessien jongleeraamiseen, mutta se johtaa usein tahattomaan kaaokseen. Sen sijaan, että se loisi tehokkuutta, se pirstaloi työnkulkuja, tekee niistä tarpeettoman monimutkaisia ja haittaa kykyäsi toimia sujuvasti.

Myynti-, henkilöstö- ja lakitiimille pirstaleiset järjestelmät merkitsevät usein viivästyksiä sopimusten hyväksymisessä, virheitä dokumentoinnissa ja vastuun puutetta, joka voi levitä koko osastoille.

Tässä artikkelissa selvitämme, miten pirstaleiset järjestelmät aiheuttavat pullonkauloja, ja kerromme, miksi yhtenäinen ratkaisu on avain sopimusten hallinnan virtaviivaistamiseen.

Irrallisten järjestelmien todelliset kustannukset

Kahden tai useamman työkalun käyttäminen sopimusten elinkaaren hallintaan on yleisempää kuin luulisi. Tutkimuksemme mukaan 70,67 prosenttia yrityksistä käyttää kahdesta kolmeen järjestelmää sopimusten luomiseen, tarkistamiseen ja tallentamiseen. Vaikka tämä lähestymistapa saattaa toimia väliaikaisesti, se luo tehottomuutta, joka hidastaa prosesseja.

Useiden työkalujen käyttäminen sopimusten elinkaaren hallintaan – olipa kyse sitten sopimusten laatimisesta, tarkistamisesta tai tallentamisesta – on yleisempää kuin luulisi. Monet yritykset käyttävät kahta tai kolmea alustaa, koska uskovat, että joustavuus antaa niille paremman hallinnan. Tämä lähestymistapa aiheuttaa kuitenkin tehottomuutta, joka lopulta maksaa aikaa ja resursseja.

Kun sopimustiedot ovat hajallaan eri järjestelmissä, syntyy siiloja. Kukin osasto saattaa käyttää omaa työkalua sopimusten luomiseen tai tallentamiseen, mikä vaikeuttaa asiakirjan elinkaaren seuraamista. Näkyvyyden puute johtaa sekaannukseen, kun tiimit kamppailevat löytääkseen sopimuksen ajantasaisimman version. Samalla manuaalinen tietojen syöttö, jota usein vaaditaan tietojen synkronoimiseksi alustojen välillä, lisää virheiden todennäköisyyttä. Yksikin virhe kriittisessä sopimuksessa voi johtaa tulojen menetykseen, tarpeettomiin viivästyksiin tai – mikä vielä pahempaa – epäonnistuneeseen sopimukseen.

Lisäksi pirstaleiset järjestelmät aiheuttavat vastuuvelvollisuusongelmia. Ilman keskitettyä alustaa on haastavaa seurata, kuka on tehnyt muutoksia asiakirjaan tai missä vaiheessa asiakirjan hyväksymisprosessi on. Tämä epäselvyys johtaa väärinkäytöksiin, päällekkäiseen työhön ja usein myös myöhästymisiin, jotka voivat vahingoittaa yrityksesi mainetta.

Yhteenvetona voidaan todeta, että keskeisiä haasteita ovat mm:

  • Tietosiilot: Sopimustietojen tallentaminen erillisiin järjestelmiin vaikeuttaa niiden saatavuutta ja seurantaa.
  • Manuaalinen tietojen syöttö: Tietojen kopiointi alustojen välillä lisää virheiden riskiä.
  • Vastuun puute: Seuranta siitä, kuka on tehnyt muutoksia ja milloin, on monimutkaista.

Aberdeen Group raportoi, että yritykset, joilla on hajanaiset sopimustenhallintajärjestelmät, kokevat 20 prosenttia pidemmän sopimussyklin. Nämä tehottomuudet voivat maksaa yrityksille aikaa ja rahaa, varsinkin kun hyväksymisviiveet viivästyttävät sopimusten syntyä.

Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?

Miten pirstaleiset järjestelmät vaikuttavat tiimeihin

Pirstaleiset järjestelmät vaikuttavat eri tavoin eri osastoilla, mutta seuraukset ovat yhtä vahingollisia.

Myyntitiimit:

  • Viiveet sopimusten hyväksymisessä hidastavat kauppojen solmimista, jolloin tulomahdollisuuksia jää käyttämättä.

HR-tiimit:

  • Uusia työntekijöitä tai työsopimuksia koskevien sopimusten hallinta useissa eri järjestelmissä aiheuttaa pullonkauloja ja häiritsee työnkulkuja.

Lakitiimit:

  • Eri paikkoihin tallennettujen sopimusten tarkistaminen ja viimeistely lisää virheiden ja sääntöjen noudattamiseen liittyvien riskien todennäköisyyttä.

International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) -järjestön mukaan yritykset menettävät jopa yhdeksän prosenttia vuotuisista tuloistaan huonojen sopimusten hallintakäytäntöjen vuoksi.

Pirstaleisten järjestelmien aiheuttama kaaos ei vain hidasta asioita, vaan se aiheuttaa todellisia riskejä yrityksellesi. Kun sopimukset on hajautettu useisiin eri työkaluihin, on vaikea pitää yllä selkeää yleiskuvaa siitä, missä kukin asiakirja on, missä vaiheessa se on ja kuka on vastuussa seuraavista toimista. Tämä hallinnan puute lisää virheiden todennäköisyyttä.

Jos esimerkiksi sopimuksen voimassaolon päättymis- tai uusimispäivää ei seurata kunnolla, koska se on tallennettu siiloutuneeseen järjestelmään, voit myöhästyä tärkeästä määräajasta. Uusimisen laiminlyönti voi johtaa arvokkaan kumppanuuden tai asiakassuhteen menettämiseen, kun taas sopimuksen purkamatta jättäminen ajoissa voi johtaa tarpeettomiin taloudellisiin velvoitteisiin.

Inhimilliset virheet ovat toinen merkittävä riski. Pirstaleiset järjestelmät merkitsevät, että työntekijät saattavat vahingossa tallentaa sopimuksen vanhentuneita versioita, lähettää väärän asiakirjan asiakkaalle tai hävittää kriittisiä tietoja. Nämä virheet lisääntyvät, kun ei ole keskitettyä alustaa, jolla ne voitaisiin havaita tai estää. Ajan mittaan nämä pienet ongelmat voivat kasvaa suuremmiksi ongelmiksi, mikä saattaa vahingoittaa asiakkaiden luottamusta ja vaikuttaa organisaatiosi maineeseen.

Pirstaleiset järjestelmät: todellisia esimerkkejä riskeistä

Kun sopimusten hallinnointi muuttuu kaoottiseksi, yritykset altistuvat merkittäville riskeille.

  • Meta: Vuonna 2023 Meta joutui maksamaan ennätyksellisen 1,2 miljardin euron sakon, koska se oli siirtänyt käyttäjätietoja pirstaleisten järjestelmien välillä ilman riittäviä suojatoimia ja rikkonut näin GDPR:n vaatimuksia.
  • Equifax: Tietovirtojen turvaamisen ja tietojen tehokkaan seurannan laiminlyönti johti vuonna 2017 massiiviseen tietomurtoon, joka vaikutti 147 miljoonaan henkilöön ja johti ainakin 575 miljoonan dollarin korvaukseen.

Nämä esimerkit korostavat, miten pirstaleiset järjestelmät aiheuttavat haavoittuvuuksia, jotka voivat johtaa taloudellisiin ja maineeseen liittyviin tappioihin.

Yhtenäisen sopimushallintajärjestelmän edut

Sopimusprosessien yhdistäminen yhdelle alustalle voi ratkaista nämä haasteet ja parantaa tehokkuutta merkittävästi.

Siirtymällä keskitettyyn sopimusten hallintajärjestelmään voidaan ratkaista nämä haasteet ja luoda sujuvampia työnkulkuja eri osastoille. Kun kaikki sopimuksiin liittyvät toiminnot yhdistetään yhdelle alustalle, yritykset saavat paremman hallinnan ja näkyvyyden koko sopimusten elinkaaren ajan.

Yhtenäinen järjestelmä varmistaa, että kaikki sidosryhmät työskentelevät saman asiakirjaversion pohjalta, mikä poistaa sekaannukset ja vähentää virheiden mahdollisuutta. Tiimit voivat seurata sopimuksia reaaliajassa, nähdä, kuka on tehnyt muutoksia, ja tunnistaa, missä vaiheessa asiakirjan hyväksymisprosessi on. Tämä läpinäkyvyys auttaa välttämään viivästyksiä ja pitää kaikki linjassa.

Automaatio on toinen yhtenäisten alustojen voimakas etu. Automaattiset muistutukset voivat pitää sopimukset aikataulussa ja varmistaa, että hyväksynnät saadaan ja allekirjoitukset kerätään ilman turhaa edestakaista viestintää. Nämä työkalut integroituvat myös saumattomasti muihin liiketoimintajärjestelmiin, kuten CRM-ohjelmistoihin, jolloin tiedot kulkevat vaivattomasti ja manuaalisen kirjaamisen tarve poistuu.

Ehkä tärkeintä on, että keskitetty alusta antaa mielenrauhaa. Kun kaikki sopimukset on tallennettu turvallisesti yhteen paikkaan, yritykset voivat paremmin suojata arkaluonteisia tietoja ja täyttää vaatimustenmukaisuusvaatimukset. Tämä vähentää riskejä ja varmistaa, että organisaatiosi on aina valmistautunut tarkastuksiin.

Toisin sanoen, seuraavasti yhtenäinen järjestelmä voi auttaa:

  • Keskitetty arkisto: Säilytä kaikki sopimustiedot yhdessä paikassa, jotta ne ovat helposti saatavilla ja niiden versioiden hallinta on helppoa.
  • Virtaviivaistetut työnkulut: Automatisoi hyväksynnät ja seuraa edistymistä reaaliajassa, vähentäen viiveitä.
  • Parempi yhteistyö: Tiimit työskentelevät samalla alustalla, mikä varmistaa yhdenmukaisuuden ja minimoi virheet.
  • Parannettu vaatimustenmukaisuus: Sisäänrakennetut suojatoimet auttavat täyttämään GDPR:n ja muut sääntelyvaatimukset.

Esimerkiksi Aberdeen tutkimuksen mukaan yritykset, jotka ovat siirtyneet yhtenäisiin alustoihin, ovat raportoineet 30 prosenttia nopeammista kaupoista.

Lue myös: 10 parasta sopimushallinnan ohjelmistoa vuonna 2025

Yhtenäiseen järjestelmään siirtymisen vaiheet

Jos pirstaleiset järjestelmät vaikeuttavat työtä yrityksessäsi, pääset alkuun seuraamalla seuraavia ohjeita:

  1. Arvioi nykyiset prosessisi: Arvioi kaikki työkalut, joita tiimisi käyttävät sopimusten hallinnointiin, ja tunnista tehottomuudet.
  2. Valitse oikea alusta: Etsi sopimushallintajärjestelmä, joka voidaan integroida nykyisiin työnkulkuihin ja joka vastaa organisaatiosi tarpeita.
  3. Toteuta asteittain: Aloita vaiheittainen käyttöönotto, jotta tiimisi voivat sopeutua uuteen järjestelmään ja samalla minimoida häiriöt.
  4. Tarjoa koulutusta ja tukea: Varmista, että työntekijät ymmärtävät, miten alustaa käytetään tehokkaasti, ja että heillä on mahdollisuus jatkuvaan tukeen.

Sopimusprosessien yksinkertaistamisessa ei ole kyse vain mukavuudesta, vaan myös siitä, että tiimisi voivat keskittyä tärkeimpiin asioihin.

Oikeudellisesti sitovat sopimusmallit Oneflowssa

Älä kirjoita sopimuksia tyhjästä, vaan käytä Oneflown ilmaisia malleja.

Tiivistelmä

  • Pirstaleiset järjestelmät häiritsevät työnkulkuja ja aiheuttavat tehottomuutta, mikä hidastaa kauppojen loppuunsaattamista ja lisää riskejä.
  • Myynti-, HR- ja lakitiimit kohtaavat kaikki ainutlaatuisia haasteita, joita pirstaleiset järjestelmät aiheuttavat
  • Siirtyminen keskitettyyn sopimushallinta-alustaan virtaviivaistaa prosesseja, parantaa yhteistyötä ja vähentää virheitä
  • Ennakoivien toimien toteuttaminen sopimushallinnan yhtenäistämiseksi voi säästää aikaa, lisätä tuottavuutta ja suojata yritystä vältettävissä olevilta riskeiltä

Sopimusten hallinnan yhtenäistäminen ei ole vain tekninen päivitys. Se on strateginen päätös, joka lisää tehokkuutta ja tukee organisaatiosi pitkän aikavälin menestystä. Ota ensimmäinen askel kohti kaaoksen poistamista jo tänään!

Prev:

Miten yhteistoiminnalliset sopimusalustat parantavat tiimityötä

Next:

20 hotellialan asiakirjaa, jotka voit allekirjoittaa digitaalisesti

Move from friction to flow

Discover how digital contracts save you time, money, and admin pains. So you can focus on what you do best.

Move from friction to flow

Discover how digital contracts save you time, money, and admin pains. So you can focus on what you do best.
Get your demo
Enter your details in the form and we’ll be in touch shortly.

Lisää artikkeleita

Tuote

Oneflow ja Microsoft 365 -integraatio: Tehosta sopimusprosessejasi

Tuote

Älä koskaan missaa päivitystä Oneflown Slack-integraation avulla

Sopimukset

Miten työsopimus laaditaan?

Sopimukset

Miten digitaaliset sopimukset integroidaan HubSpotiin? Näin Oneflow x HubSpot Workflows toimii.

Sopimukset

Sopimusten lähettäminen sähköpostitse: Tämä jokapäiväinen käytäntö voi pilata sopimusprosessisi

Tuote

Parhaat integraatioalustat – Näin yhdistät liiketoiminnan työkalut tehokkaasti

Myynti

Parhaat B2B-myyntistrategiat yrityksesi kasvattamiseksi vuonna 2025

Sopimukset

Miten parannettu sopimustyöprosessi auttaa voittamaan aikaa ja vähentämään riskejä?